Co to są aplikacje do przetwarzania dokumentów?
Aplikacje do przetwarzania dokumentów wykorzystują technologie uczenia maszynowego i sztucznej inteligencji (AI) do wyodrębniania danych z dokumentów i formularzy. Pobierają dane, takie jak informacje z faktur, paragonów i zamówień dostawy z wiadomości e-mail lub formularzy papierowych, dokonują ich cyfryzacji i przechowują je w postaci uporządkowanej bazy danych. Dane są następnie importowane do systemu docelowego, takiego jak rozwiązanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) lub zarządzania relacjami z klientem (CRM). Korzyści, jakie zapewniają aplikacje do przetwarzania dokumentów, mogą mieć istotny wpływ na uzyskiwanie przez firmy oszczędności, zwiększanie ich produktywności oraz ściąganie z barków pracowników obowiązku wykonywania powtarzalnych zadań, które mają niewielką wartość, a przy tym obniżają wydajność pracownika i niosą za sobą ryzyko błędów.
Znalezienie rozwiązania służącego do cyfryzacji dużych ilości papierowych dokumentów stanowi wyzwanie, z którym wiele firm musi zmierzyć się na pewnym etapie działalności. Aplikacje do przetwarzania dokumentów niosą za sobą wiele korzyści dla firm, zwiększając ich wydajność, eliminując konieczność ręcznego wykonywania pracochłonnych zadań związanych z wprowadzaniem danych, a także dostarczając firmom szczegółowych informacji na temat możliwości optymalnego wykorzystania ich danych.
Jak działa przetwarzanie dokumentów?
Przetwarzanie dokumentów opiera się na technologiach optycznego rozpoznawania znaków (OCR), uczenia maszynowego i zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA). Te trzy elementy zasadniczo umożliwiają zinterpretowanie i zrozumienie informacji w sposób podobny do tego, w jaki czynią to ludzie.
- OCR Rozpoznaje wydrukowany, zapisany ręcznie lub na komputerze tekst z zeskanowanych dokumentów lub obrazów. Identyfikuje jasne i ciemne obszary z zeskanowanych treści i wyszukuje litery oraz cyfry, które są następnie kategoryzowane na podstawie wzorców lub funkcji.
- Uczenie maszynowe Tworzy algorytmy, które uczą się ze wzorców i kontekstu z dokumentów. W miarę przetwarzania kolejnych informacji technologia uczenia maszynowego uczy się ze wszystkich napotkanych przypadków użycia, dzięki czemu działa wydajniej i inteligentniej podczas podejmowania decyzji.
- RPA Wykorzystuje boty działające zgodnie z regułami i otrzymywanymi instrukcjami, aby zautomatyzować powtarzalne zadania. Dzięki wykorzystaniu zaawansowanych możliwości z zakresu rozpoznawania tekstu, RPA pozwala szybko przetwarzać dane z wielu źródeł.
W przypadku technologii OCR połączenie uczenia maszynowego i rozwiązań RPA wyznacza typowy przebieg przetwarzania dokumentów:
Gromadzenie
Dane z różnych źródeł, takich jak dokumenty papierowe, pliki PDF, wiadomości e-mail i formularze elektroniczne, są skanowane i poddawane cyfryzacji.
Przetwarzanie wstępne
Jakość i dokładność zeskanowanych danych można poprawić dzięki procesom takim jak korygowanie kątów, zmniejszenie szumu poprzez eliminację ewentualnego rozbłysku lub znaczników tła oraz wycinanie z obrazów niepożądanych obszarów zewnętrznych.
Klasyfikacja
Dokumenty są rozdzielane na różne kategorie w zależności od ich formatu, zawartości i typu, co pomaga w wyodrębnianiu i archiwizacji danych.
Wyodrębnianie
Kluczowy krok w procesie, w ramach którego rozwiązanie OCR wyodrębnia dane z dokumentów i definiuje typy, które muszą zostać przetłumaczone (na przykład nazwy, liczby, daty, pismo odręczne).
Walidacja
RPA sprawdza i weryfikuje wszystkie dane przed ich przeniesieniem do odpowiednich systemów, baz danych i strumieni pracy. Wszystkie błędy są na tym etapie oznaczane do ręcznego przeglądu i korekty.
Integracja
Po uruchomieniu wszystkich pozostałych procesów dane są przesyłane do odpowiednich baz danych i repozytoriów za pośrednictwem interfejsów programowania aplikacji.
Co to jest analiza dokumentów z użyciem technologii uczenia głębokiego?
Analiza dokumentacji z użyciem technologii uczenia głębokiego integruje się z technologią przetwarzania dokumentów, korzystając z możliwości sieci neuronowych w celu rozpoznawania wzorców danych, w szczególności podczas analizy dokumentów i ich układu, a także identyfikacji tekstu i pobierania dokumentów. Sieci neuronowe zbierają informacje z wielu warstw, uzyskując coraz więcej danych oraz coraz większą wiedzę i stając się tym samym coraz inteligentniejszymi, w czym przypominają ludzkie mózgi.
Analiza dokumentacji z użyciem technologii uczenia głębokiego wykorzystuje możliwość użycia przypominającej w swym działaniu ludzki mózg technologii sztucznej inteligencji w ramach różnych algorytmów sieci neuronowych, głównie cyklicznych i konwolucyjnych. Konwolucyjne sieci neuronowe filtrują obrazy w celu wykrycia każdego ich elementu, natomiast sieci cykliczne mogą zapamiętywać punkty danych, co wpływa na ich zdolność przewidywania przyszłych wyników.
Korzyści ze stosowania zautomatyzowanego przetwarzania dokumentów
Zautomatyzowane przetwarzanie dokumentów pozwala ulepszać procesy biznesowe i zwiększać efektywność zespołów dzięki szybkości, dokładności i skalowalności. Może to mieć bardzo duży wpływ na sposób doskonalenia procesów i poprawy rentowności m.in. w branży prawnej, nieruchomości, opieki zdrowotnej czy bankowości.
Kluczowe korzyści ze stosowania zautomatyzowanego przetwarzania dokumentów:
Szybkie pobieranie:
Osoby upoważnione do wyświetlania dokumentów mogą po poddaniu dokumentów cyfryzacji uzyskać do nich dostęp praktycznie w dowolnym miejscu i czasie.
Większe bezpieczeństwo i prywatność
Firmy mogą szyfrować swoje pliki i przypisywać do nich poziomy zabezpieczeń w celu ochrony danych przed uzyskiwaniem do nich dostępu przez niepożądanych użytkowników.
Oszczędność czasu i pieniędzy:
Dzięki eliminacji czasochłonnych i kosztownych procesów zarządzania papierowymi dokumentami pracownicy mają więcej czasu na realizację celów o krytycznym znaczeniu dla firmy, a ich produktywność wzrasta.
Zmniejszone ryzyko błędów ludzkich:
Brak konieczności ręcznego wprowadzania danych powoduje, że automatyzacja dokumentów wpływa na znaczną poprawę ich dokładności i jakości.
Większe możliwości w zakresie współpracy:
Pracownicy należący do poszczególnych zespołów z różnych działach mogą współdzielić dokumenty i pracować nad nimi razem, mając stałą wiedzę na temat ich stanu w czasie rzeczywistym.
Standardowe szablony:
Automatyzacja dokumentów umożliwia standaryzację szablonów i struktur, które można stosować na bieżąco w ramach przepływów pracy.
Jak wybrać rozwiązanie programowe do przetwarzania dokumentów
Wybór rozwiązania do przetwarzania dokumentów zależy od czynników powiązanych z potrzebami użytkownika. Jedną z najważniejszych decyzji, jakie należy podjąć, jest określenie, czy rozwiązanie ma być uruchamiane w chmurze, czy w miejscu pracy w danej lokalizacji. Systemy w chmurze są obsługiwane przez dostawcę pobierającego za to opłaty; dane w takich systemach są automatycznie zapisywane, dzięki czemu są dostępne w trybie online. Wybór rozwiązania lokalnego oznacza, że konieczne będzie używanie własnych serwerów i magazynu, a także samodzielne przeprowadzanie konserwacji oraz tworzenie kopii zapasowych.
Inne istotne kwestie, jakie należy wziąć pod uwagę, wybierając rozwiązanie do przetwarzania dokumentów:
Wyszukiwanie:
Warto mieć wiele różnych opcji wyszukiwania, w tym według nazwy i typu pliku, zawartości oraz daty modyfikacji. Dobrze jest także mieć możliwość przypisania metadanych i znaczników, które ułatwią porządkowanie wszystkich plików.
Prosta struktura plików:
Ważne jest, aby struktura plików była łatwa w użyciu i logiczna dla wszystkich użytkowników.
Zabezpieczenia:
System powinien umożliwiać ograniczanie dostępu do poufnych dokumentów i konfigurowanie uprawnień przez użytkownika.
Prostota:
Wszyscy pracownicy powinni mieć możliwość korzystania z systemu bez trudu, w sposób pozwalający wyeliminować przerwy w realizacji codziennych zadań.
Integracja:
Upewnij się, że możesz używać systemu z programami, które są już w użyciu, takimi jak klient poczty e-mail i oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientem.
Rozpocznij transformację w obszarze przetwarzania dokumentów już teraz
Microsoft Power Automate to łatwe w użyciu rozwiązanie do optymalizacji przepływu pracy, które umożliwia pracownikom utworzenie rozwiązania do przetwarzania dokumentów. W ten sposób można zminimalizować powtarzalne, czasochłonne, wykonywane ręcznie zadania i zapewnić zespołom więcej czasu na skoncentrowanie się na pracy o znaczeniu strategicznym, dając im dostęp do pojedynczej platformy automatyzacji.
Często zadawane pytania
Co to są aplikacje do przetwarzania dokumentów?
Aplikacje do przetwarzania dokumentów stanowią zautomatyzowane rozwiązanie do cyfryzacji dużych ilości papierowych dokumentów.
Jak działa przetwarzanie dokumentów?
Przetwarzanie dokumentów opiera się na technologiach uczenia maszynowego i sztucznej inteligencji, które umożliwiają wyodrębnianie danych z dokumentów i przechowywanie ich w bazie danych.
Co to jest analiza dokumentów z użyciem technologii uczenia głębokiego?
Analiza dokumentacji z użyciem technologii uczenia głębokiego opiera się na możliwościach, jakie dają sieci neuronowe, które uzyskują informacje i nabywają wiedzę analogicznie do ludzkich mózgów. Im więcej informacji uzyskają oraz im większą wiedzę zgromadzą, tym skuteczniejsze i inteligentniejsze będą się stawać w miarę przetwarzania kolejnych informacji.
Jakie korzyści zapewnia zautomatyzowane przetwarzanie dokumentów?
Większa produktywność, mniejsze ryzyko błędów ludzkich i lepsza skalowalność to niektóre z wielu zalet automatycznego przetwarzania dokumentów.
Jak wybrać rozwiązanie programowe do przetwarzania dokumentów?
Rozpocznij od oceny bieżącego przepływu pracy dokumentu i określ, co chcesz usprawnić. Najważniejsze funkcje rozwiązania do przetwarzania dokumentów, które mogą Ci się przydać, to: możliwość skanowania, magazyn w chmurze, funkcja wyszukiwania, kontrola wersji dokumentów oraz możliwość zarządzania uprawnieniami.