Iemand die een presentatie geeft

Meer gedaan krijgen met werkstroomautomatisering

Van medewerkers van de klantenservice tot CEO’s: vrijwel alle zakelijke professionals zijn een te groot deel – tot wel de helft – van hun werkdagen kwijt aan onproductieve, overbodige handmatige processen die geautomatiseerd kunnen worden. Tijdrovende routinetaken verlagen de efficiëntie van medewerkers op elk niveau, maar slimme bedrijven gebruiken werkstroomautomatisering om iedereen te helpen effectiever te werken.

Werkstroomautomatisering vormt de kern van de moderne bedrijfsvoering en wordt aangestuurd door steeds betere technologie en snelle innovatie. Nu steeds meer bedrijven automatisering in hun bedrijfsprocessen integreren en de voordelen ervan duidelijk worden, wordt de markt voor werkstroomautomatisering alleen maar groter. En naarmate de technologie meer wijdverbreid en geavanceerd wordt, gaan meer bedrijven werkstroomautomatisering inzetten om gestroomlijnde, efficiënte werkmethoden te ontwikkelen, waardoor meerdere bedrijfstakken verstoord raken en er meer concurrentievoordeel op hun markten ontstaat.

Wat is werkstroomautomatisering?

Door de software voor werkstroomautomatisering te gebruiken die geschikt is voor jouw bedrijf, kun je handmatige processen zoals data-invoer, updates voor sociale media en reacties op e-mails vervangen door gestroomlijnde, geautomatiseerde werkstromen waarmee je tijd bespaart, de foutmarge verlaagt (zodat je minder tijd kwijt bent aan het corrigeren van vergissingen) en werknemers helpt zich op meer strategisch werk met grotere impact te richten.

Met werkstroomautomatisering kun je zelfs papieren bedrijfsprocessen digitaliseren en optimaliseren – denk aan het bestellen van voorraad of het reageren op verzoeken om goedkeuring. Overal waar er handmatige, repetitieve taken in het bedrijf te vinden zijn, kun je werkstroomautomatisering gebruiken om die processen vlotter te laten verlopen.

Effectieve werkstroomautomatisering in vijf eenvoudige stappen

Met de juiste software kan het automatiseren van handmatige processen eenvoudig gerealiseerd worden en gigantisch veel opleveren. Als je inefficiënte handmatige taken op een effectieve manier wilt elimineren en de bedrijfsvoering wilt transformeren, moet je weten welke processen je hierbij tegenhouden, je automatiseringsopties begrijpen, de inzet ervan beheren, training bieden en je succes meten.

Gebruik deze vijf eenvoudige stappen om je werkstromen te automatiseren:

  1. Kies je processen. Bepaal welke procedures inefficiënt, overgecompliceerd of te duur zijn, rangschik ze en kies de belangrijkste kandidaten voor automatisering.
  2. Ga op onderzoek uit. Hoe hebben andere organisaties vergelijkbare processen geautomatiseerd? Overweeg je keuzes voor het bouwen en implementeren van geautomatiseerde werkstromen: ga je IT-professionals inschakelen of kunnen citizen developers in je bedrijf een automatiseringstool met weinig code gebruiken om hun eigen krachtige geautomatiseerde werkstromen te ontwikkelen?
  3. Beheer de veranderingen en bevorder het gebruik. Nadat je je nieuwe werkstromen hebt geïntroduceerd, is het belangrijk ervoor te zorgen dat ze ook bedrijfsbreed in gebruik worden genomen. Hoe meer mensen geautomatiseerde werkstromen gebruiken, des te effectiever ze zijn.
  4. Communiceer met je werknemers en bied training. Zorg dat iedereen weet dat de nieuwe tools voorhanden zijn om ze te helpen de werkdag eenvoudiger te maken. Lever de documentatie en training die ze nodig hebben om het gebruik te vergemakkelijken.
  5. Evalueer en verfijn de oplossing. Begin direct met het meten van het succes van je nieuwe processen. Als je vooraf bepaalde KPI’s volgt, wordt de effectiviteit van geautomatiseerde werkstromen duidelijk en kun je eventueel passende wijzigingen aanbrengen.

Maak uitmuntende successen mogelijk met software voor werkstroomautomatisering

Nu je weet wat werkstroomautomatisering is, kun je bedenken hoe je dit kunt realiseren en welke waarde je ermee kunt genereren. De eenvoudigste manier om werkstroomautomatisering in je bedrijf te introduceren is het gebruik van software of een cloudservice voor werkstroomautomatisering.

Kracht in de handen van de juiste mensen

Met deze technologieën geef je de kracht om innovatieve werkstromen te bouwen in de handen van de mensen die jouw bedrijf het best kennen: je werknemers. Zij kennen de processen die via automatisering versneld en verbeterd kunnen worden uit de eerste hand. Het hoeft niet moeilijk te zijn. In de meeste bedrijven kan bijna elke werknemer een citizen developer worden die automatiseringstechnologie met weinig of geen code gebruikt om krachtige werkstromen te maken.

Het is belangrijk op zoek te gaan naar een oplossing voor werkstroomautomatisering die intuïtief, gebruiksvriendelijk en flexibel is. In het ideale geval wil je een technologie waarmee je verschillende applicaties in je werkstroom kunt integreren.

Een andere manier om bedrijfsprocessen te optimaliseren, is het gebruik van een technologie met weinig code voor het ontwikkelen van apps om engineers, gewone zakelijke gebruikers of bedrijfsleiders te helpen de mobiele apps te maken die ze nodig hebben om verbonden te blijven, productief te werken en op kansen in te spelen – zonder dat ze daarbij professionele ontwikkelaars hoeven in te schakelen.

Werkstromen in de cloud

Houd er rekening mee dat automatiseringstools in de cloud voordelen bieden ten opzichte van hun on-premises tegenhangers, zoals verbeterde schaalbaarheid en een hoge mate van beveiliging. Ook moet software voor werkstroomautomatisering samenwerken met je bestaande bedrijfstools voor analytics, zodat je de prestaties van de geautomatiseerde werkstromen gemakkelijk kunt monitoren.

Tot slot kan software voor werkstroomautomatisering met mobiele functionaliteit door werknemers worden gebruikt om overal en altijd werkstromen te automatiseren.

Hoe het werkt

Met werkstroomautomatisering stellen de gebruikers een trigger in voor een reeks acties. Als er bijvoorbeeld een nieuwe medewerker wordt aangenomen, kan er een geautomatiseerde werkstroom worden ontwikkeld waarmee die werknemer automatisch een welkomstmail ontvangt en begeleid wordt bij het invullen van de benodigde formulieren voor nieuw personeel.

De gebruikers definiëren de reeks met taken die nodig zijn om gangbare bedrijfsprocessen af te ronden. Hierna voert de geautomatiseerde werkstroom de toegewezen taken uit wanneer de opgegeven trigger wordt geactiveerd.

Ontdek betere werkwijzen

Geef iedereen de mogelijkheid geautomatiseerde oplossingen te maken zodat ze hun werkdag optimaal kunnen benutten met Microsoft Power Automate. Maak gebruik van stromen – wat in Power Automate werkstroomautomatisering wordt genoemd – om elke werknemer te helpen repetitieve, tijdrovende taken te automatiseren en een meer strategische, dynamische werkplek in te richten.