Wat zijn tools voor werkstroomautomatisering?

Definitie van software voor werkstroomautomatisering

Software voor werkstroomautomatisering stroomlijnt van oudsher handmatige en eentonige taken zodat bedrijven tijd kunnen besparen, het risico van menselijke fouten kunnen verminderen en de productiviteit op de werkplek kunnen verhogen. Door het automatiseren van processen kunnen teams zich richten op projecten met een hogere impact in plaats van op repetitieve taken. Dit geeft meer inzicht in de werkstromen en maakt duidelijk waar kansen liggen.

Werkstroomautomatisering helpt bedrijven om hun proces op verschillende manieren te verfijnen door:

• Taken automatiseren en activeren.
• Efficiëntie en productiviteit verbeteren.
• Gebieden voor procesverbetering identificeren.
• Werkstromen beheren en prestaties bewaken.
• Herinneringen instellen.
• Teams synchroon laten werken.
• Praktische inzichten verwerven.
• Resourcegebruik optimaliseren.

Software voor werkstroomautomatisering werkt met gegevensbronnen en een set regels om die gegevens te bewerken, waarbij de menselijke intelligentie wordt nagebootst. Deze instructietools volgen gewoonlijk “als/dan-instructies” en regels als “als A gebeurt, voer dan B uit”. Dit op regels gebaseerde logicasysteem beschrijft de acties die op een gebeurtenis moeten volgen, wat tijd en geld bespaart en het risico van menselijke fouten vermindert.

Typen werkstroomautomatiseringstools

Of het nu gaat om gegevensinvoer, leadgeneratie of boekhouding, werkstroomautomatiseringstools zijn ontworpen om intensieve werkzaamheden te verminderen en processen te optimaliseren. Zo kunnen tijd en middelen van het bedrijf optimaal worden benut en kunnen werknemers al hun aandacht schenken aan projecten met meer impact die vaak meer probleemoplossingstechnieken en denkwerk vereisen. Zelfs de beste werkstroomautomatiseringssoftware kan dat niet vervangen.

Werkstroomautomatiseringssoftware is een belangrijk onderdeel van beheer van bedrijfsprocessen (BPM) en er zijn diverse tools voor het optimaliseren van de kernfuncties in je organisatie en het stroomlijnen van handmatige taken. Sommige typen werkstroomautomatiseringstools omvatten:

Projectbeheer

Apps voor projectbeheer zijn misschien wel het vaakst toegepast type projectautomatiseringtool. Ze koppelen mensen, data en andere bedrijfsmiddelen aan elkaar om processen te optimaliseren. Dit type tools verbetert de samenwerking en zorgt voor het definiëren, beheren en verbeteren van de werkzaamheden tussen meerdere teams. Met een hoge zichtbaarheid van het project en een open communicatie, kunnen processen uiteindelijk soepel en efficiënt lopen.

Verkoop en marketing

Werkstroomtools voor verkoop en marketing maken het gemakkelijker om data van prospects en klanten te beheren. De beste apps werken met ingebouwde analyse om inefficiënte elementen op te sporen en processen over meerdere kanalen te versnellen: van e-mail en sms tot sociale media. Deze automatiseringstools voeren niet elke keer dezelfde taak uit, maar veel werkstromen versturen aangepaste marketingcontent op basis van het gedrag van de klant.

Klantenservice

Werkstroomtools voor klantenservice wijzen automatisch tickets toe aan agenten, sturen automatische antwoorden op veelgestelde vragen en taggen tickets automatisch op basis van de ingediende vraag. Door automatisering van de klantenservicewerkstroom kunnen bedrijven vragen van klanten sneller oplossen, zodat live agenten beschikbaar zijn voor complexere problemen.

Financiën

Automatiseringstools voor financiële werkstromen helpen bedrijven om financiële processen te organiseren en consistent te houden en om naleving van de voorschriften te garanderen. Deze werkstroomtypen ondersteunen dagelijkse werkzaamheden als budgetgoedkeuringen, facturering, inkoop- en onkostenaanvragen en boekhouding.

Human Resources

Werkstroomtools voor Human Resources helpen om documentatie te automatiseren en administratieve missers te verminderen, waardoor er minder fouten worden gemaakt en de werknemers betere ondersteuning krijgen. Deze tooltypen kunnen helpen bij het beheren van nieuwe aanstellingen, urenstaten, vacatures en verlofaanvragen, waardoor HR-professionals meer tijd krijgen om te focussen op hoogwaardige taken.

Wat is het voordeel van werkstroomautomatisering voor jouw organisatie?

Of je nu processen wilt automatiseren voor financiën, marketing of IT, met werkstroomautomatiseringssoftware wordt de werklast van handmatige taken verlicht en kunnen bedrijven aanzienlijke besparingen realiseren op tijd, middelen en geld. Deze werkstroomtools versnellen niet alleen de processen voor je team, ze helpen ook tijd vrijmaken voor belangrijke taken en geven, als onderdeel van een grotere software voor bedrijfsprocesbeheer-oplossing, richting aan toekomstige besluitvorming.

Voordelen van werkstroomautomatiseringstools

1. Minder fouten

   Handmatig gegevens invoeren is saai en kan gemakkelijk leiden tot kleine menselijke fouten die een grote impact op je organisatie kunnen hebben, van onnauwkeurigheden in de boekhouding tot onjuiste facturen. Werkstroomsoftware daarentegen gebruikt gecentraliseerde, realtime data bij het uitvoeren van administratieve taken, waardoor het risico van kostbare fouten wordt teruggedrongen.

2. Gestroomlijnde processen

   Werkstroomautomatiseringstools verbeteren de zichtbaarheid van processen, lossen knelpunten op en zorgen dat projecten de goede kant uit gaan. Omdat opdrachten en follow-uptaken automatisch kunnen worden toegewezen, kunnen prestaties eenvoudiger worden gevolgd en beheerd, waardoor minder vertraging ontstaat in het proces.

3. Hogere productiviteit

   Wanneer eentonige en handmatige taken worden geautomatiseerd, hebben teams meer tijd en middelen om te besteden aan projecten met meer impact. Veel apps voor werkstroomautomatisering verbeteren ook de algehele samenwerking, waardoor minder tijd verloren gaat aan het opsporen van informatie, het aanvragen van goedkeuringen of het opvolgen van alle communicatie.

4. Betere communicatie

   Helder ontworpen werkstromen en geautomatiseerde meldingen voorkomen misverstanden omdat werknemers weten wat hun rol in het project is. Hierdoor wordt multifunctionele samenwerking eenvoudiger en de verantwoordelijkheid voor taken duidelijker terwijl iedereen naar hetzelfde doel toewerkt.

5. Diepere inzichten

   Realtime rapporten met betere visualisatie zijn een groot voordeel van werkstroomautomatisering. Als gegevensanalyse wordt gebruikt voor processen, kunnen organisaties prestatiemetingen vastleggen, verbeteringspunten aangeven en beter onderbouwde beslissingen nemen over hun werkzaamheden.

Het kiezen van de beste tools voor werkstroomautomatisering in jouw bedrijf

Bij het kiezen van de beste werkstroomautomatiseringstool voor je organisatie is het van belang om eerst de bestaande processen te analyseren, knelpunten aan te geven en inzicht te krijgen in welke teams de tools gebruiken. Als je een beter begrip hebt van de behoeften van je bedrijf, bekijk dan de volgende functies als je verschillende oplossingen vergelijkt:

• Een gebruiksvriendelijke interface en eenvoudige navigatie.
• AI en machine learning voor intelligente documentverwerking (IDP).
• Naadloze integratie met tools van derden en de apps die je dagelijks gebruikt.
• Aanpasbare werkstromen.
• Mogelijkheden voor werken in de cloud.
• Gegevensanalyse en realtime rapportage.
• Verbeterde veiligheid en gegevensbeveiliging.
• Schaalbaarheid voor veranderende bedrijfsbehoeften.

Voorbeelden van werkstroomautomatisering in de praktijk

Er gaat al snel veel tijd gemoeid met eenvoudige processen als het beantwoorden van e-mails, het maken van taken of het kopiëren van gegevens uit de ene bron naar de andere. Door het instellen van geautomatiseerde werkstromen kunnen bedrijven de efficiency sterk verbeteren en weer extra waarde geven aan de kerntaken, van marketing en financiën tot human resources.

Voorbeelden van werkstroomautomatisering in de praktijk zijn:

• Verzenden van geautomatiseerde follow-ups en antwoorden nadat een klant een contactformulier heeft ingevuld.
• Verzenden van e-mailreeksen voor leadgeneratie na een getriggerde gebeurtenis.
• Klanten automatisch factureren voor maandelijkse betalingen.
• SLA's maken om op tijd te reageren op urgente kwesties.
• Onkosten van werknemers vergoeden.
• Herinneringen verzenden voor deadlines en goedkeuringen.
• Automatisch taken en projecten toewijzen aan teamleden.
• Onboarding van nieuwe werknemers.
• Verlofaanvragen goedkeuren.