Wat is intelligente documentverwerking?
Data heeft een verzadigingspunt bereikt. Hedendaagse organisatie hebben vaak zo veel gegevens dat het moeilijk is om te bepalen wat waardevolle informatie en wat ruis is. Het analyseren van grote hoeveelheden data om tot praktische inzichten te komen, kan duur en tijdrovend zijn. Daar kan intelligente documentverwerking of IDP uitkomst bieden.
Intelligente documentverwerking (IDP) is een werkstroomautomatisering-technologie die betekenisvolle informatie uit grote datastromen scant, leest, extraheert, categoriseert en ordent in toegankelijke indelingen. De technologie kan tal van documenttypen verwerken: papier, PDF's, Word-documenten, spreadsheets en nog heel veel andere indelingen. De primaire functie van IDP is het extraheren van waardevolle informatie uit grote gegevenssets zonder menselijke invoer.
Het automatiseren van een deel van je documentverwerking met IDP heeft diverse voordelen. Dankzij kunstmatige intelligentie kan IDP de noodzaak van handmatige data-invoer en gegevensverwerkers elimineren. Hierdoor worden data niet alleen veel sneller verwerkt, maar worden ook de kosten verlaagd en de efficiëntie verhoogd door menselijke fouten te verminderen.
Modern organisaties hebben doorgaans grote hoeveelheden van drie typen data: gestructureerd, ongestructureerd en semigestructureerd. Gestructureerde gegevens zijn overzichtelijker en gemakkelijker leesbaar voor menselijke gegevensverwerkers. Ongestructureerde data kosten echter veel tijd om te verwerken en analyseren. Semigestructureerde data vallen daartussen. Oplossingen voor intelligente documentverwerking kunnen de gegevensverwerking voor gestructureerde, ongestructureerde en semigestructureerde data automatiseren.
Hoe werkt intelligente documentverwerking?
Intelligente documentverwerking bestaat uit een aantal stappen.
Het begint met intelligente documentherkenning, waarbij IDP gebruikmaakt van complexe, Deep Learning AI-technologie om documenten te scannen en te classificeren. Deze technologie kan worden getraind in 190 talen en kan documenten lezen en interpreteren zoals een werknemer die zich bezighoudt met gegevensverwerking.
Nadat je data zijn geclassificeerd, begint de intelligente documentautomatiseringssoftware de data te extraheren die van waarde zijn voor je organisatie. De extractie wordt voltooid via cognitieve AI-technologieën die specifieke stukjes informatie in het grotere document identificeren. Vervolgens ordent IDP de relevante data en presenteert de data in een eenvoudig toegankelijke indeling.
Als je organisatie grote hoeveelheden gestructureerde, semigestructureerde of ongestructureerde data heeft, moet je de investering in intelligente documentverwerking zeker overwegen als deel van je strategie voor bedrijfsprocesbeheer.
Voordelen van intelligente documentverwerking
Het is aangetoond dat intelligente documentverwerking bedrijfsprocessen verbeterd en de efficiëntie van teams verhoogt. Hier volgen een aantal belangrijke voordelen van het automatiseren van je documentverwerking:
- Grotere nauwkeurigheid van je verwerking met intelligente documentverwerking. Het foutpercentage van menselijke gegevensverwerkers is veel hoger dan van IDP.
- Lagere kosten van documentverwerking door een aantal van je werkstromen te automatiseren. Handmatige documentverwerking kost gemiddeld 6 tot 8 euro per document. De kosten per document van geautomatiseerde documentverwerking zijn aanzienlijk lager.
- Hogere productiviteit van werknemers door ze de mogelijkheid te bieden om werk met meer impact te doen. Zonder de noodzaak om tijdrovende documenten te verwerken, kunnen werknemers hun aandacht ergens anders op richten.
Wat is het verschil tussen intelligente documentverwerking en geautomatiseerde documentverwerking?
Automatische documentverwerking is een verwante, maar heel andere technologie van IDP. Automatische documentverwerking wordt voornamelijk gebruikt om papieren documenten te digitaliseren. Door digitale kopieën van papieren documenten te maken, kunnen de documenten worden geïndexeerd en in een database worden doorzocht. Dit is cruciaal voor organisaties zoals de RDW die vertrouwen op papieren documentatie, maar hun data in digitale vorm nodig hebben.
Intelligente documentverwerking is een software voor bedrijfsprocesbeheer waarmee papieren documenten worden gedigitaliseerd en geïndexeerd, maar gaat ook een paar stappen verder door waardevolle informatie te identificeren en inzichten te leveren op basis van de data in papieren documenten (of een ander type), in plaats van alleen digitale toegang tot die documenten te bieden.
Intelligente documentverwerkingssoftware kiezen
Het kiezen van de beste intelligente documentverwerkingssoftware voor je organisatie bestaat uit een aantal stappen.
- De eerste stap bij het kiezen van een IDP is de behoeften voor gegevensverwerking van je organisatie te bepalen. Heb je meer gestructureerde of ongestructureerde data? In welke indeling zijn de meeste data beschikbaar? Hoeveel van je gegevensverwerking wil je automatiseren?
- Vervolgens moet je beoordelen welke data het best kunnen worden gebruikt voor de intelligente documentverwerking. Overweeg hoeveel tijd het kost om elke gegevensset te verwerken en bij de automatisering van welke gegevenssets je organisatie het meeste baat heeft. De documenten die het meeste tijd kosten om handmatig te verwerken, kunnen goede kandidaten voor IDP zijn.
- Als je hebt bepaald welke werkstromen voor documentverwerking je wilt automatiseren, kun je een beslissing nemen over intelligente documentverwerkingssoftware. Baseer je beslissing op basis van de vraag naar automatisering en de vereisten van je organisatie voor automatische documentverwerking. Hier volgen een paar vragen die je kunt stellen om je keuze te maken:
- Hoe snel kan de oplossing voor intelligente documentautomatisering worden geïmplementeerd?
- Hoe gemakkelijk kan de software worden onderhouden?
- Welk ondersteuningsniveau biedt het softwarebedrijf voor hun intelligente documentautomatiseringsservices?
- Kan de technologie voor intelligente documentherkenning in de software alle documenten lezen die je organisatie wil verwerken?
- Wordt het aantal fouten aanzienlijk lager door de nauwkeurigheid van de software?
Gebruiksscenario's voor intelligente documentverwerking
IDP wordt gebruikt in talloze bedrijfstakken. Hier volgen een paar gebruiksscenario's voor intelligente documentverwerking:
- Financiële afdelingen kunnen leveranciersfuncties automatiseren, zoals het verwerken van facturen.
- Human Resources- afdelingen kunnen cv's verwerken, werknemers screenen en werknemersenquêtes en andere HR-data verwerken met IDP.
- Overheidsinstanties kunnen vergunningen beheren, e-documenten uitgeven en aanvragen verwerken met intelligente documentverwerkingssoftware.
- Verzekeringsmaatschappijen kunnen geautomatiseerde documentverwerking gebruiken om claims te verwerken, fraude te detecteren, triages voor verzekeringspolissen uit te voeren en de documentverwerking van je organisatie te versnellen.
- Advocatenkantoren kunnen met IDP wettelijke gegevens met een hogere nauwkeurigheid verwerken, archiveren en beheren dan via handmatige documentverwerking.
Dit zijn slechts een paar sectoren waarin intelligente documentverwerking wordt gebruikt om werkstromen voor gegevensverwerking te versnellen en te verbeteren. Als je met de juiste software werkt, beschikt IDP over een breed scala aan toepassingen en voordelen voor de meeste organisaties.
Vereenvoudig documentverwerking met Microsoft Power Automate
Met documentverwerking kun je in je organisatie nuttige data verzamelen uit je documenten, met minder menselijke fouten en tegen lagere kosten. IDP zorgt ervoor dat je werknemers minder gegevensverwerking hoeven uit te voeren en extraheert betekenisvolle data-inzichten in gebruiksvriendelijke, toegankelijke indelingen.
IDP is slechts een van de werkstroomautomatiseringen die Power Automate biedt om repetitieve taken te elimineren en werk efficiënter te maken. Dankzij tools met weinig code en die werken met slepen en neerzetten, kan Power Automate je helpen innovatieve manieren te creëren om zaken voor elkaar te krijgen.
Veelgestelde vragen
Wat is intelligente documentverwerking?
Intelligente documentverwerking (IDP) is een technologie voor werkstroomautomatisering die betekenisvolle informatie uit grote datastromen scant, leest, extraheert en ordent.
Hoe werkt intelligente verwerking?
Intelligente documentverwerking maakt gebruik van intelligente documentherkenning om documenten te classificeren. Vervolgens wordt de data verwerkt met patroonherkenningstechnologie. Nadat het document is verwerkt, extraheert de IDP-software betekenisvolle data die in een toegankelijke indeling wordt gezet.
Wat zijn de voordelen van intelligente documentverwerking?
Intelligente documentverwerking vergroot aantoonbaar de nauwkeurigheid, efficiëntie en snelheid van gegevensverwerking voor organisaties in allerlei bedrijfstakken.
Wat is het verschil tussen intelligente documentverwerking en geautomatiseerde documentverwerking?
Automatische documentverwerking wordt voornamelijk gebruikt om papieren documenten te digitaliseren. Met intelligente documentbewerking worden veel verschillende typen documenten volledig verwerkt en worden de relevante data geordend, zodat er geen menselijke gegevensverwerkers meer nodig zijn.
Hoe implementeer ik intelligente documentverwerkingssoftware?
Het implementeren van documentsoftware begint met een evaluatie van je werkstromen voor documentverwerking om te bepalen welke geautomatiseerd kunnen worden. Als je weet welke documenten je wilt automatiseren, identificeer je de werkstromen waarvoor het hoogste nauwkeurigheidsniveau vereist is en automatiseer je die als eerste.
Wat zijn enkele gebruiksscenario's voor intelligente documentverwerking?
Intelligente documentverwerking kan worden gebruikt in verschillende bedrijfstakken, van verzekeringsmaatschappijen tot overheidsinstanties, om de verwerking van veel verschillende typen data te versnellen en te verfijnen.