Wat is bedrijfsprocesbeheer?

Benut de voordelen van BPM

Voordat je begint met het ontwikkelen van een BPM-strategie, is het belangrijk een goed begrip te hebben van het belang van bedrijfsprocessen, de verschillende soorten bedrijfsprocessen, degenen binnen je bedrijf die ervoor verantwoordelijk zijn en de problemen die BPM je kan helpen oplossen.

Leer je bedrijfsprocessen kennen

Een bedrijfsproces is een reeks herhaalbare taken die opeenvolgend worden uitgevoerd om een routinedoel te bereiken. Bedrijfsprocessen kunnen minuten of weken in beslag nemen en kunnen activiteiten omvatten die zo eenvoudig zijn als vakantieverzoeken van werknemers of zo gecompliceerd als ketenlogistiek. Met efficiënte en doeltreffende processen kunnen de productiviteit van werknemers, de klantbetrokkenheid en alle andere facetten van je bedrijf worden verbeterd. Niet-efficiënte, disfunctionele processen kunnen leiden tot gefrustreerde werknemers, onnodige kosten en uiteindelijk verlies van opbrengst.

Bedrijfsprocessen kunnen in drie hoofdcategorieën worden ingedeeld:

• Operationele processen omvatten kernactiviteiten en specifieke waardestromen, zoals orders van klanten, de aanmaak van accounts en optimalisering van de productie.
• Managementprocessen omvatten zaken als corporate governance, budgetten en HR-werkstromen.
• Ondersteunende processen vormen de basis onder grotere processen op gebieden als de boekhouding, werving en technische ondersteuning.

Door alle soorten bedrijfsprocessen te automatiseren, kun je de efficiëntie verbeteren, risico’s verkleinen en de strategische focus van je bedrijf versterken.

Stel je BPM-team samen

Werknemers die verantwoordelijk zijn voor een bedrijfsproces, worden de eigenaar van een bedrijfsproces genoemd. Omdat ze een proces van begin tot eind beheren, begrijpen ze wat de invloed van het proces is en hoe het wordt beïnvloed door andere processen die voor en na dit proces komen. Als je het eigendom van afzonderlijke bedrijfsprocessen toekent aan belangrijke medewerkers die met andere afdelingen werken, kan dat tot meer begrip leiden en kan het BPM binnen de gehele organisatie bevorderen.

Een geslaagd BPM-team in een groot bedrijf kan bijvoorbeeld al deze rollen omvatten:

• Kampioen voor het bedrijfsproces. Een kampioen begrijpt de verregaande voordelen en brengt de waarde van BPM over aan de organisatie.
• Proceseigenaar. Een persoon of team – met zakelijke uitdagingen die aangepakt moeten worden, werkstromen die gestroomlijnd moeten worden of kansen die aangegrepen moeten worden – kan belangrijke perspectieven en input bijdragen, wat essentieel is voor de acceptatie door gebruikers en het slagen van BPM.
• Bestuurder van het bedrijfsproces. Een bestuurder leidt de organisatiebrede BPM-initiatieven.
• Consultant voor het bedrijfsproces. Een consultant gebruikt technische vaardigheden en begrip van BPM om een bestuurder van het bedrijfsproces te adviseren.
• Projectmanager. Een projectmanager helpt bij de samenstelling en implementatie van het projectplan en beheert de teamcommunicatie, mijlpalen, te leveren resultaten en deadlines.
• Bedrijfsanalist. Een analist geeft aan wat de noodzakelijke procesverbeteringen zijn.
• Oplossingsarchitect. Een oplossingsarchitect levert technische ondersteuning, met name op het vlak van interoperabiliteit met bestaande Line-of-Business-applicaties.
• Influencers. Influencers hebben vaak een voorbeeldfunctie onder vakgenoten, pakken nieuwe ideeën, praktijken en tools in een vroeg stadium op en dragen die uit, helpen bij het verfijnen van verbeteringen in bedrijfsprocessen en zijn voorvechters van verandering.
• BPM-ondersteuningsgroep. Deze groep omvat belangrijke IT-professionals, managers die verantwoordelijk zijn voor de bedrijfsplanning en andere leidinggevenden die helpen bij het institutionaliseren van standaarden, methoden, governance en technologie voor BPM.

Ontwikkel een strategie voor bedrijfsprocesbeheer

Als jouw bedrijf te kampen heeft met omslachtige, dubbele of lange, trage of kostbare operationele, beheer- en supportprocessen, kan het opzetten van een uitvoerige BPM-strategie een stap in de goede richting zijn. De volgende best practices zullen je helpen een BPM-initiatief op te starten en je succes te evalueren:

• Zoek de steun van het management. Dit is cruciaal als je bedrijfsmiddelen nodig hebt om je verbeterplannen voor bedrijfsprocessen te ondersteunen.
• Analyseer het specifieke proces en breng het in kaart. Gebruik stroomdiagrammen, mindmaps of software voor processmining om knelpunten, dubbel werk en onnodige vertragingen te vinden. Zoek feedback van de mensen die het nauwst bij het proces betrokken zijn om te begrijpen wat je kunt verbeteren – bij hen begint de inzet voor verandering.
• Vind het proces opnieuw uit. Vraag de mening van belanghebbenden en zorg dat iedereen de waarde van een gestroomlijnd proces inziet. Gebruik de kennis die je in de mindmaps en analyses hebt opgedaan. Overweeg een effectanalyse voor kritieke of complexe werkstromen.
• Verzamel middelen en voer veranderingen door. Verzamel de bedrijfsmiddelen die je nodig hebt om een effectief BPM-platform te ontwikkelen, zoals projectmanagementsoftware, tools voor werkstroomautomatisering en realtime dashboards. Kies middelen die aansluiten op de bedrijfswaarde die je wilt realiseren en beheer de verandering met specifieke resultaten en tijdlijnen. Als je eerst een klein pilotproject uitrolt, kun je bugs wegwerken, enthousiasme opbouwen en het gebruik bevorderen.
• Volg en optimaliseer. Monitor de werking van je nieuwe processen door de resultaten na te gaan bij belanghebbenden. Bereid je voor om waar nodig verbeteringen toe te voegen.

Creëer BPM-waarde

Als je de hierboven genoemde best practices volgt, een solide BPM-team opstelt en begrijpt hoe je processen kunt verbeteren om meer waarde te bieden, kan bedrijfsprocesbeheer onder meer de volgende tastbare voordelen opleveren:

• Verhoogde productiviteit. Efficiëntere processen leveren efficiëntere werknemers op. Je kunt de prestatiemetrieken evalueren met analytics-software voor werkomgevingen.
• Snellere time-to-benefit. Verbeterde IT-processen kunnen van invloed zijn op de snelheid waarmee softwareapplicaties worden ontwikkeld en ingezet in je bedrijf.
• Verbeterde kwaliteit. Verbeterde testmethoden versnellen niet alleen het ontwikkelproces maar leiden ook tot een vlottere oplossing van eventuele prestatie- of beveiligingsproblemen, wat de kwaliteit van je product of service ten goede komt.
• Meer klanttevredenheid. Verbeter de processen van de klantenservice om meer klanten binnen te halen en de loyaliteit te vergroten.
• Betere werknemerservaringen. Efficiënte bedrijfsprocessen vormen de basis van tevredenheid op de werkplek. Het moreel wordt beter waardoor het verloop teruggedrongen kan worden.