Iemand die aan een laptop werkt

Wat is bedrijfsprocesbeheer?

Een bedrijfsproces is een reeks herhaalbare taken die opeenvolgend worden uitgevoerd om een routinedoel te bereiken. Bedrijfsprocessen kunnen minuten of weken in beslag nemen en kunnen activiteiten omvatten die zo eenvoudig zijn als vakantieverzoeken van werknemers of zo gecompliceerd als ketenlogistiek. Met efficiënte en doeltreffende processen kunnen de productiviteit van werknemers, de klantbetrokkenheid en alle ander facetten van je bedrijf worden verbeterd. Niet-efficiënte, disfunctionele processen kunnen leiden tot gefrustreerde werknemers, onnodige kosten en uiteindelijk verlies van opbrengst.

Bedrijfsprocesbeheer (BPM) verwijst naar de langetermijndoelstellingen van je bedrijf om deze processen te analyseren, te versnellen en te optimaliseren, vaak door het gebruik van werkstroomautomatisering om handmatige processen te stroomlijnen en specifieke bedrijfsdoelen te realiseren. Door alle soorten routinetaken in het bedrijf te automatiseren – van het beheer van bestanden tot het bijwerken van spreadsheets – kun je de efficiëntie vergroten, de risico’s verlagen en je onderneming beter strategisch gefocust houden.

Benut de voordelen van BPM

Voordat je begint met het ontwikkelen van een BPM-strategie, is het belangrijk een goed begrip te hebben van de verschillende soorten bedrijfsprocessen, van degenen binnen je bedrijf die ervoor verantwoordelijk zijn en van de problemen die BPM je kan helpen oplossen.

Om te beginnen kunnen bedrijfsprocessen in drie hoofdcategorieën worden ingedeeld:

  • Operationele processen omvatten kernactiviteiten en specifieke waardestromen, zoals orders van klanten, de aanmaak van accounts en optimalisering van de productie.

  • Managementprocessen omvatten zaken als corporate governance, budgetten en HR-werkstromen.

  • Ondersteunende processen vormen de basis onder grotere processen op gebieden als de boekhouding, werving en technische ondersteuning.

Stel je BPM-team samen

Werknemers die verantwoordelijk zijn voor een bedrijfsproces, worden de eigenaar van een bedrijfsproces genoemd. Omdat ze een proces van begin tot eind beheren, begrijpen ze wat de invloed van het proces is en hoe het wordt beïnvloed door andere processen die voor en na dit proces komen. Als je het eigendom van afzonderlijke bedrijfsprocessen toekent aan belangrijke medewerkers die met andere afdelingen werken, kan dat tot meer begrip leiden en kan het BPM binnen de gehele organisatie bevorderen.

Een geslaagd BPM-team in een groot bedrijf kan bijvoorbeeld al deze rollen omvatten:

  • Kampioen voor het bedrijfsproces. Een kampioen begrijpt de verregaande voordelen en brengt de waarde van BPM over aan de organisatie.

  • Proceseigenaar. Een persoon of team – met zakelijke uitdagingen die aangepakt moeten worden, werkstromen die gestroomlijnd moeten worden of kansen die aangegrepen moeten worden – kan belangrijke perspectieven en input bijdragen, wat essentieel is voor de acceptatie door gebruikers en het slagen van BPM.

  • Bestuurder van het bedrijfsproces. Een bestuurder leidt de organisatiebrede BPM-initiatieven.

  • Consultant voor het bedrijfsproces. Een consultant gebruikt technische vaardigheden en begrip van BPM om een bestuurder van het bedrijfsproces te adviseren.

  • Projectmanager. Een projectmanager helpt bij de samenstelling en implementatie van het projectplan en beheert de teamcommunicatie, mijlpalen, te leveren resultaten en deadlines.

  • Bedrijfsanalist. Een analist geeft aan wat de noodzakelijke procesverbeteringen zijn.

  • Oplossingsarchitect. Een oplossingsarchitect levert technische ondersteuning, met name op het vlak van interoperabiliteit met bestaande Line-of-Business-applicaties.

  • Influencers. Influencers hebben vaak een voorbeeldfunctie onder vakgenoten, pakken nieuwe ideeën, praktijken en tools in een vroeg stadium op en dragen die uit, helpen bij het verfijnen van verbeteringen in bedrijfsprocessen en zijn voorvechters van verandering.

  • BPM-ondersteuningsgroep. Deze groep omvat belangrijke IT-professionals, managers die verantwoordelijk zijn voor de bedrijfsplanning en andere leidinggevenden die helpen bij het institutionaliseren van standaarden, methoden, governance en technologie voor bedrijfsprocesbeheer.

Neem geen genoegen met gemiste kansen

Traditionally, business leadership has owned BPM; they are business processes, after all. But with the advent of highly sophisticated business process management software, IT is now playing a greater role. You might find a productive balance between your technology and business requirements if you let IT deploy a self-serve, low-code workflow automation platform that business employees can use to streamline processes and solve the issues they best understand.

Automatiseren, automatiseren, automatiseren

Automatisering vormt de kern van BPM. Met de technologie die op dit moment verkrijgbaar is, moeten bedrijven elke mogelijkheid aangrijpen om repetitieve, tijdrovende handmatige processen te automatiseren. Met werkstroomautomatisering automatiseer je bedrijfsprocessen zoals data-invoer, updates voor sociale media, voorraden, rapportage en meer. Je kunt je werknemers repetitieve en routinematige processen uit handen nemen, de productiviteit vergroten, de kosten verlagen en het aantal menselijke fouten verlagen.

Creëer een cultuur van citizen developers

You can also optimize some business processes by building mobile apps that help your employees stay more connected and efficient, transform how they get work done, and generate real-time business insights. With the right app development platform, engineers, IT specialists, and ordinary business users can build a citizen development culture and create their own low-code business solutions—without having to rely on or wait for business leadership and professional developers.

Maak optimaal gebruik van elke mogelijkheid

Je hoeft geen genoegen te nemen met inefficiënte handmatige processen, extra kosten en gemiste kansen. Met de juiste mensen in de juiste rollen, een solide begrip van je processen en goede automatiseringstools, kan je bedrijf BPM inzetten voor het volgende:

  • Omslachtige online betaalprocessen beperken waardoor klanten ontmoedigd raken en de verkoop in het gedrang komt.
  • Handmatige processen automatiseren die te lang duren, te veel kosten en werknemers frustreren.
  • Obstakels verwijderen uit financiële processen zodat betalingen niet langer vertraging oplopen.
  • Verdubbeling verminderen waardoor middelen worden verspild.
  • Lange of foutgevoelige processen met invloed op deadlines verkorten of standaardiseren.
  • Inefficiënte onboarding van klanten stroomlijnen om te voorkomen dat relaties in gevaar komen.

Ontwikkel een strategie voor bedrijfsprocesbeheer

Als jouw bedrijf te kampen heeft met omslachtige, dubbele of lange, trage of kostbare operationele, beheer- en supportprocessen, kan het opzetten van een uitvoerige BPM-strategie een stap in de goede richting zijn. De volgende best practices zullen je helpen een BPM-initiatief op te starten en je succes te evalueren:

  • Zoek de steun van het management. Dit is cruciaal als je bedrijfsmiddelen nodig hebt om je verbeterplannen voor bedrijfsprocessen te ondersteunen.

  • Analyseer het specifieke proces en breng het in kaart. Gebruik stroomdiagrammen, mindmaps of software voor processmining om knelpunten, dubbel werk en onnodige vertragingen te vinden . Zoek feedback van de mensen die het nauwst bij het proces betrokken zijn om te begrijpen wat je kunt verbeteren – bij hen begint de inzet voor verandering.

  • Herontwerp het proces. Vraag de mening van belanghebbenden en zorg dat iedereen de waarde van een gestroomlijnd proces inziet. Gebruik de kennis die je in de mindmaps en analyses hebt opgedaan. Overweeg een effectanalyse voor kritieke of complexe werkstromen.

  • Verzamel middelen en voer veranderingen door. Verzamel de bedrijfsmiddelen die je nodig hebt om een effectief BPM-platform te ontwikkelen, zoals projectmanagementsoftware, tools voor werkstroomautomatisering en realtime dashboards. Kies middelen die aansluiten op de bedrijfswaarde die je wilt realiseren en beheer de verandering met specifieke resultaten en tijdlijnen. Als je eerst een klein pilotproject uitrolt, kun je bugs wegwerken, enthousiasme opbouwen en het gebruik bevorderen.

  • Volg en optimaliseer. Monitor de werking van je nieuwe processen door de resultaten na te gaan bij belanghebbenden. Bereid je voor om waar nodig verbeteringen toe te voegen.

Creëer BPM-waarde

Als je de hierboven genoemde best practices volgt, een solide BPM-team opstelt en begrijpt hoe je processen kunt verbeteren om meer waarde te bieden, kan bedrijfsprocesbeheer onder meer de volgende tastbare voordelen opleveren:

  • Verhoogde productiviteit. Efficiëntere processen leveren efficiëntere werknemers op. Je kunt de prestatiemetrieken evalueren met analytics-software voor werkomgevingen.

  • Snellere time-to-benefit. Verbeterde IT-processen kunnen van invloed zijn op de snelheid waarmee softwareapplicaties worden ontwikkeld en ingezet in je bedrijf.

  • Verbeterde kwaliteit. Testverbeteringen versnellen niet alleen het ontwikkelproces maar leiden ook tot een vlottere oplossing van eventuele prestatie- of beveiligingsproblemen, wat de kwaliteit van je product of service ten goede komt.

  • Meer klanttevredenheid. Door de processen van de klantenservice te verbeteren, kun je meer klanten binnenhalen en de loyaliteit vergroten.

  • Betere werknemerservaringen. Efficiënte bedrijfsprocessen vormen de basis van tevredenheid op de werkplek. Het moreel wordt beter waardoor het verloop teruggedrongen kan worden.

Begin nu met het optimaliseren van je bedrijfsprocessen

Elk bedrijf wil beter, sneller en slimmer werken. Door een uitgebreide BPM-strategie te combineren met de juiste software voor werkstroomautomatisering, kun je je onderneming helpen deze doelen te realiseren.

Microsoft Power Automate is een gebruiksvriendelijke oplossing voor werkstroomautomatisering die je medewerkers de mogelijkheid biedt alledaagse inefficiënties weg te nemen – met positieve gevolgen voor het hele bedrijf.