Iemand is telefonisch in gesprek en bekijkt een laptop

6 voordelen van automatisering van bedrijfsprocessen

Als je bedrijf continu grote hoeveelheden data verwerkt en elke dag opnieuw veel verschillende taken moet uitvoeren, kan het voor teamleden lastiger worden om de foutmarge te verlagen, vertragingen te beperken en met inefficiënte bedrijfssystemen te werken. Met behulp van intuïtieve software voor de automatisering van bedrijfsprocessen kan je bedrijf veel directe en langetermijnvoordelen boeken door terugkerende activiteiten te automatiseren – zodat je bedrijf kan concurreren op de hedendaagse competitieve markt.

Wat is automatisering van bedrijfsprocessen?

Business process automation (BPA) is the automation of daily, repeatable business processes that are normally completed in manual settings. Ranging from multi-level workflows to simple customer responses, BPA offers you the ability to complete repetitive work and convert to paperless processes quickly and efficiently. This means automating jobs that deal with an excessive amount of raw data and documentation like product development, sales, human resources, and more. Adding business process management software (BPMS) helps to manage all of the new workflows created from your new business process automation to build, manage, and optimize your organization’s effectiveness and efficiency.

De voordelen van een BPA-oplossing

Als je weet welke processen je al dan niet kunt automatiseren en hoe je een dynamische werkstroom creëert voor je team, kun je de voordelen van automatiseringssoftware gaan benutten. Dit zijn de zes belangrijkste voordelen van automatisering van bedrijfsprocessen voor je organisatie:

1. Verbeterde efficiëntie en productiviteit

Als je een nieuwe automatiseringsoplossing gebruikt waarmee de kans op fouten wordt geëlimineerd, is je bedrijf per direct meer gestroomlijnd en wordt de foutmarge verlaagd. Je neemt niet alleen lastige en omslachtige processen weg die dagelijks handmatig door je team worden uitgevoerd, maar verwijdert ook knelpunten en versnelt bedrijfsprocessen op hoger niveau tussen afdelingen, teamleden en alle andere spelers binnen de organisatie.

2. Minder tijd en kosten

Met automatisering kan je bedrijf de kosten verlagen en de winstgevendheid vergroten, met name op gebieden waarbij sprake is van handmatige papieren processen. Aangezien automatisering de interne activiteiten versnelt, kun je eenvoudig tijd en geld besparen voor de resources die nodig zijn om die processen af te ronden – en je kunt werknemers die voorheen handmatig werk deden vervolgens inzetten voor zaken met meer toegevoegde waarde.

3. Eenvoudig data- en documentbeheer

Bij het gebruik van handmatige processen kun je schriftelijke communicatie, spreadsheets en andere documenten – op papier of uitgewisseld via e-mail – gemakkelijk uit het oog verliezen. En als informatie verplaatst moet worden of voor berekeningen van de ene naar de andere databron moet worden overgezet, is er meer kans op menselijke fouten en moet er meer tijd geïnvesteerd worden. Met procesautomatisering vind je al je data en al je documenten terug op één locatie, waardoor het documentbeheer wordt gestroomlijnd en alles eenvoudig kan worden geordend en opgevraagd.

4. Zichtbaarheid en transparantie

Je hoeft je team geen extra ondersteuning te bieden: automatiseringsoplossingen zorgen ervoor dat er best practices worden gevolgd en governance wordt afgedwongen. Dankzij de mogelijkheden voor dataverzameling, rapportage en analytics kun je datadashboards bekijken die inzicht en transparantie bieden in de huidige werkzaamheden van alle medewerkers, zodat je beter onderbouwde beslissingen kunt nemen.

5. Standaardisatie en conformiteit van processen

Automatiseringsprocessen volgen strikte richtlijnen over wie bevoegd is om wijzigingen aan te brengen of documenten bij te werken – maar mogelijk volgen je teamleden die niet altijd. Als je gebruikmaakt van BPA hoef je je geen zorgen te maken over gemiste stappen, aangezien het proces al in het systeem is ingebouwd. Je kunt een efficiënte digitale werkstroomautomatisering opzetten waarmee gegarandeerd wordt dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomt. Dat betekent ook dat bedrijven kunnen volgen wie welke data gebruikt – via een moeiteloze registratie van namen, datums en opdrachtgegevens. En doordat deze informatie wordt vastgelegd, worden controletrajecten vereenvoudigd en kun je gemakkelijker naleving aantonen.

6. Meer tevredenheid onder werknemers en klanten

Als je werknemers veel van hun dagelijkse werkzaamheden zonder problemen en foutloos kunnen uitvoeren, zal je team er veel minder moeite mee hebben een geautomatiseerde oplossing aan je proces toe te voegen. Automatisering levert een frictieloze omgeving waarin werknemers optimaal tot hun recht kunnen komen. Managers kunnen sneller goedkeuring geven zodat de medewerkers zich kunnen richten op belangrijkere projecten die motiveren en innovatieve bedrijfsbeslissingen mogelijk maken. Een extra pluspunt is dat je ook je klanten beter van dienst kunt zijn. Aangezien zij meer nauwkeurige en consistente data krijgen, zullen ze tevredener zijn met de producten of eindresultaten.

Ga meer gestroomlijnd te werk met Microsoft Power Automate

Door gebruik te gaan maken van nieuwe procesautomatisering, kun je je werk kostenefficiënt, gestroomlijnd en minder foutgevoelig maken. BPA levert een holistische benadering van je bedrijfsprocessen – en met het toevoegen van software zoals een tool voor Robotic Process Automation (RPA) kun je de processen op basis van regels automatiseren die doorgaans nodig zijn aan het begin van een proces.

De sleutel voor een evenwichtige balans tussen de bovenstaande voordelen van BPA en RPA waarmee jij, je team en je organisatie geholpen worden, is het vinden van één oplossing waarmee iedereen zich eenvoudig kan aanpassen zonder dat de huidige bedrijfsstrategieën verstoord raken. Met Power Automate kun je schaalbare, tijdsbesparende werkstroomautomatiseringen ontwikkelen waarmee je alle individuele taken kunt aanpakken, zodat je in een mum van tijd veel omslachtige taken tot een goed einde kunt brengen.