Over software voor bedrijfsprocesbeheer
Met software voor bedrijfsprocesbeheer (BPMS) kan een bedrijf geautomatiseerde bedrijfsprocessen definiëren, implementeren en beheren. Zo kunnen tijdrovende handmatige processen worden omgezet in gestroomlijnde werkstromen binnen bedrijfsapplicaties.
Met de toevoeging van cloud, AI en big data-analytics verandert BPMS in intelligente BPMS (iBPMS), waarmee je processen verder kunt automatiseren, de ontwikkeling van werkstromen kunt versnellen en de indeling van bedrijfsprocessen kunt verbeteren.
Hoe kan BPMS mijn bedrijf helpen?
Met BPMS kun je bedrijfsprocessen automatiseren om tal van taken te stroomlijnen en ervoor zorgen dat de juiste processen worden gevolgd bij activiteiten als documentrevisie en -goedkeuring, documentbeheer, HR-onboarding en het beheer van verzoeken door werknemers.
BPMS automatiseert triggergebaseerde communicatie, zoals taakwaarschuwingen via e-mail, betalingsherinneringen en bedankbrieven, en verbetert daarmee de werkstromen in je hele bedrijf. Met BPMS kun je zelfs e-mailmarketingcampagnes maken om de juiste boodschap of reactie op het juiste moment te leveren.
De voordelen van BPMS
Met BPMS- en iBPMS-oplossingen kun je eenvoudig werkstroomautomatisering inbouwen in tal van bedrijfsapplicaties om processen te standaardiseren, met als resultaat:
Grotere efficiëntie
Als je software voor bedrijfsprocesbeheer implementeert, zijn de mensen in je hele bedrijf minder tijd kwijt aan terugkerende, handmatige processen. Ze kunnen dan meer werk gedaan krijgen, waardoor de productiviteit stijgt.
Meer flexibiliteit
Doordat bedrijven hun bedrijfsprocessen kunnen documenteren, standaardiseren en automatiseren, maakt BPMS het makkelijker om verandering te stimuleren en hierop in te spelen met de snelle en consistente implementatie van nieuwe processen in de hele organisatie.
Gestroomlijnde samenwerking
Met BPMS kunnen teams taken en toewijzingen automatisch doorsturen en worden nieuwe of bijgewerkte processen in realtime in gebruik genomen, zodat iedereen altijd op één lijn blijft.
Verbeterde compliance
Bedrijven kunnen BPMS gebruiken om regels in hun processen in te bouwen om ervoor te zorgen dat bestaande regelgeving wordt nageleefd en wetswijzigingen snel kunnen worden doorgevoerd met minimale onderbreking.
Betere klantbetrokkenheid en -ondersteuning
Omdat BPMS een consistente toepassing van bedrijfsprocessen garandeert, kunnen bedrijven belangrijke aspecten van klantinteracties instellen, afdwingen en controleren. Klanten en bedrijven profiteren van een grotere mate van personalisatie, automatische ticketaanmaak, uniforme triggergebaseerde reacties en consistent lead- en casebeheer.
Wie gebruikt BPMS?
Vrijwel iedereen in je bedrijf kan automatisering ontwerpen en implementeren, zodat ze meer gedaan kunnen krijgen in minder tijd met een moderne BPMS-oplossing.
Nog maar een paar jaar geleden was de automatisering van bedrijfsprocessen een complex proces. Ontwikkelaars spendeerden veel tijd aan overleg met de stakeholders van het bedrijf om elke taak binnen een proces in kaart te brengen en vervolgens volledig nieuwe code voor elk geautomatiseerd proces te schrijven. Als een proces later werd gewijzigd, moest er meer in kaart worden gebracht, meer code worden geschreven en meer tijd worden besteed aan updates.
De beste BPMS-platforms van vandaag maken procesautomatisering een stuk eenvoudiger doordat er minder of geen ondersteuning van ontwikkelaars en IT nodig is. Met deze systemen kunnen organisaties uiterst complexe processen implementeren en kunnen teams en personen op eenvoudige wijze geautomatiseerde processen maken en implementeren.
Het korte antwoord op de vraag 'Wie gebruikt BPMS?' is dus iedereen die dit nodig heeft.
Automatiseren met BPMS
Een goede BPMS-softwareoplossing haalt het giswerk uit het ontwerp en de implementatie van geautomatiseerde processen, zodat je een stapsgewijze aanpak kunt volgen op basis van sjablonen. De beste BPMS-oplossingen bieden een efficiënte, geïntegreerde manier om het volgende te doen:
- Bepaal en ontwerp het proces dat je wilt automatiseren.
Begrijp de zakelijke context van het proces en bestudeer bestaande documentatie of procesmodellen waarin die wordt gedefinieerd.
- Modelleer de logica of stappen in de bedrijfsprocesstroom.
Definieer de fasen en stappen in het bedrijfsproces in de BPMS en test diverse bedrijfsscenario's op het platform met de ingebouwde tools voor modellering.
- Bouw automatisering met ontwerptools die gebruikmaken van aanwijzen en klikken, zonder code te schrijven.
Gebruik de library met ingebouwde sjablonen en connectoren van de BPMS-oplossing om de processtromen en gebruikersinterfaces voor het bedrijfsproces te maken.
- Implementeer en deel je geautomatiseerde proces met je team of het hele bedrijf.
Kies hoe je het geautomatiseerde proces wilt distribueren en aan wie, en bekijk hoe het in de praktijk werkt.
Een BPMS-oplossing kiezen
Als je het beheer van bedrijfsprocessen wilt vereenvoudigen, is het verstandig een paar BPMS-oplossingen te selecteren waarmee mensen eenvoudig automatisering kunnen leren en gebruiken. Met de beste automatiseringsplatforms van vandaag kan dit – en nog veel meer. Zorg dat je de volgende vragen kunt beantwoorden voordat je op zoek gaat:
Op welke processen ga je je richten?
Bepaal of je een oplossing nodig hebt om routinetaken zoals factuurverwerking te automatiseren of een oplossing die de automatisering van complexe, langlopende processen zoals budgetbeheer of prestatiebewaking kan ondersteunen.
Wie gaat het gebruiken?
De gekozen BPMS-oplossing is een belangrijk onderdeel van een effectieve digitale transformatie en moet bruikbaar zijn voor iedereen in het bedrijf. De beste BPMS-oplossingen met weinig code beschikken over mogelijkheden voor Robotic Process Automation (RPA) die de overstap eenvoudiger maken voor de hele organisatie.
Hoe kun je BPMS implementeren?
Een belangrijke beslissing die je moet nemen, is of je een cloud- of on-premises BPMS-oplossing gaat implementeren.
De belangrijkste voordelen van een BPMS-platform in de vorm van cloudsoftware als een dienst (SaaS) bestaan uit vereenvoudigde implementatie omdat de applicatie vanaf de eerste dag gebruiksklaar is, schaalbaarheid omdat je dan je abonnement uitbreidt en niet je infrastructuur, en voorspelbare kosten met betalen per gebruik.
De grootste voordelen van een on-premises BPMS-platform zijn controle omdat het platform zich binnen je infrastructuur bevindt, en beveiliging omdat je data binnen je systemen blijven en beperkt toegankelijk zijn.
Wie gaat je BPMS-oplossing ondersteunen?
De implementatie en het onderhoud van een on-premises BPMS-oplossing vraagt om een forse investering in IT-infrastructuur en -personeel. Met een SaaS BPMS-platform zonder veel code is er veel minder IT nodig.
Wat kun je je veroorloven?
Hoewel het kostenplaatje altijd belangrijk is, moet je ook je verwachte rendement op investeringen in overweging nemen. Hoe meer mogelijkheden de tool biedt, hoe meer waarde dit oplevert voor je bedrijf.