Wat je moet weten over de voordelen van RPA

De voordelen van robotgestuurde procesautomatisering

Met RPA kan je bedrijf processen en taken automatiseren en zo tijd besparen en gangbare menselijke fouten voorkomen. RPA-software werkt door bots zo te configureren dat ze taken uitvoeren die normaal gesproken door mensen worden gedaan. Bots kunnen leren klikken en typen in applicaties en kunnen daarnaast worden geconfigureerd om meer complexe taken aan te pakken, zonder de noodzaak van menselijk ingrijpen. RPA levert voordelen voor je bedrijf op door de automatisering van allerlei activiteiten, zoals dataoverdracht, het bijwerken van klantprofielen, data-invoer, voorraadbeheer en andere complexere taken.

Hier zijn zeven belangrijke voordelen van robotgestuurde procesautomatisering:

1. Tijd besparen

   Repetitieve administratieve taken zijn een gangbaar onderdeel van veel bedrijfsprocessen. Met RPA kan je bedrijf repetitieve taken automatiseren en uitvoeren met een hoge robotgestuurde snelheid. Je bedrijf en werknemers profiteren bovendien van RPA doordat ze meer tijd overhouden voor gevoelige en complexe taken.

2. Toename in ROI

   RPA-tools zijn efficiënter in het beheren van repetitieve taken dan mensen en ze helpen je bedrijf de werkproductiviteit op te voeren. Een van de grootste voordelen van RPA is dan ook de positieve impact op de ROI. Met robotgestuurde procesautomatisering kan je bedrijf allerlei processen verbeteren en in de loop van de tijd aanzienlijke hoeveelheden kwalitatieve en kwantitatieve data verzamelen, waardoor de informatievoorziening wordt verbeterd en de kosten efficiënter worden beheerd.

3. Menselijke fouten voorkomen

   Realistisch gezien zijn menselijke fouten en vermoeidheid altijd factoren van belang, hoe bekwaam iemand ook is. Met RPA worden geautomatiseerde bots nooit moe. Alle taken worden dus nauwkeurig uitgevoerd zoals het hoort, telkens opnieuw.

4. Betere beveiliging

   Cyberbeveiliging is uiterst belangrijk voor je bedrijf en RPA-oplossingen beschermen je tegen beveiligingsproblemen. RPA verbetert de beveiliging door het aantal menselijke interacties met gevoelige data en informatie te beperken, wat kostbare datalekken en -inbreuken helpt voorkomen. Met RPA-tools blijft je onderneming veilig, of het nu gaat om het beschermen tegen onbevoegde toegang of het afdwingen van afmeldingen na een gebeurtenistrigger.

5. Betere naleving

   Naleving is belangrijk voor de betrouwbaarheid en duurzaamheid van je bedrijf en RPA-oplossingen volgen nauwkeurig en consistent een set regels en richtlijnen. De meeste organisaties volgen doorgaans verschillende industriële en overheidsvoorschriften en deze organisaties plukken de voordelen van RPA met geautomatiseerde, consistente naleving. Bovendien kan RPA vanuit een enkele locatie gecontroleerd worden zodat er niet meerdere applicaties nagetrokken hoeven te worden. Hierdoor worden de nalevingsrisico’s verlaagd. Robotgestuurde procesautomatisering kan worden toegepast op contractwerkstromen en -indieningen, updates van formulieren en nalevingsgerelateerde berichten en waarschuwingen.

6. Bedrijfsprocessen schalen

   Als je bedrijf een RPA-tool gebruikt voor meerdere bedrijfsactiviteiten, wordt de automatisering van processen en taken uitgebreid binnen de organisatie. Met robotgestuurde procesautomatisering kan je bedrijf met meer vertrouwen de schaal aanpassen om te kunnen voldoen aan seizoensgebonden vraagtoename en geprojecteerde doelen – of het nu gaat om orderverwerking, voorraadbeheer of andere vormen van productie en service.

7. Tevredenheid van werknemers

   Wanneer lastige taken worden geautomatiseerd, kunnen de werknemers zich op meer cruciale behoeften van je bedrijf gaan richten. Aangezien RPA het repetitieve werk vermindert dat meestal door mensen wordt gedaan, neemt de tevredenheid onder de werknemers toe. Zij kunnen hun vaardigheden richten op taken die om een strategische benadering vragen, zoals bedrijfsplanning, PR en brainstormsessies.

Wat is het voordeel van werkstroomautomatisering voor jouw organisatie?

Werkstroomautomatisering is het gebruik van automatiseringstechnologie om bedrijfsprocessen te automatiseren en te verbinden om tot een gestroomlijnde werkstroom te komen. Hoewel werkstroomautomatisering gebruikmaakt van RPA om de individuele taken binnen een werkstroom te automatiseren, verschilt het van RPA omdat het volledige processen van begin tot eind automatiseert en verbindt zodat er een complete werkstroom ontstaat.

Hier zijn vier manieren waarop je organisatie kan profiteren van werkstroomautomatisering:

1. Vereenvoudigde processen

   Werkstroomautomatisering verbindt en automatiseert verschillende werkgerelateerde activiteiten en voert taken sneller en nauwkeuriger uit dan mensen, waardoor processen eenvoudiger worden voor je organisatie.

2. Verhoogde productiviteit

   Soms moeten bedrijven processen sneller kunnen uitvoeren om aan een bovengemiddelde vraag te kunnen voldoen. Software voor werkstroomautomatisering verhoogt de productiviteit door de snelheid en nauwkeurigheid van bedrijfsprocessen te verhogen en geautomatiseerde processen binnen je organisatie te schalen. Een toename in productiviteit betekent meer vermogen om je organisatie en klantenbestand van dienst te zijn en te laten groeien.

3. Meer betrouwbaarheid

   Aangezien geautomatiseerde processen de regels van een werkstroom nauwkeurig volgen, is de foutmarge van de resultaten een stuk kleiner. Je organisatie krijgt meer vertrouwen doordat automatiseringstools telkens opnieuw een vertrouwde en betrouwbare uitkomst bieden.

4. Kostenbeheer

   Elk bedrijf wil de kosten en uitgaven efficiënt beheren. Helaas worden bedrijfsprocessen vaak beïnvloed door een scala aan variabelen zoals de vraag uit de markt – en door variabele menselijke output, waardoor de kosten kunnen schommelen. Met werkstroomautomatisering worden standaardprocessen geautomatiseerd en worden de uitkomsten en kosten dus beter voorspelbaar. Werkstroomautomatisering verlaagt de behoefte aan extra resources en je organisatie is dan ook beter uitgerust om de kosten te beheren en consistenter in te spelen op een wisselende vraag.

RPA voor bedrijfstakken en afdelingen

RPA kan worden afgestemd op de uitvoering van beheertaken voor verschillende bedrijfstakken en afdelingen. Hieronder zie je hoe zes bedrijfstakken en afdelingen robotgestuurde procesautomatisering kunnen inzetten:

1. Informatietechnologie

   IT-afdelingen trekken profijt uit RPA-tools door een verbeterde naleving, taakverlichting en verlaagde beveiligingsrisico’s. Deze afdelingen hebben geregeld te maken met een stroom aan vragen, tickets en beveiligingstaken. RPA verlaagt de werkdruk van IT-afdelingen als de inzet wordt gericht op taken waarvoor geen specifieke tussenkomst is vereist, zoals een eerste beoordeling van tickets en herinneringen voor software-updates. RPA kan evenwel ook specialistische taken aan, zoals nalevingscontroles voor applicaties en de configuratie en het beheer van de infrastructuur.

2. Human Resources

   Beperk de tijd die nodig is om repetitieve taken uit te voeren voor activiteiten als werving en onboarding van werknemers. HR kan RPA-software gebruiken om tijdens het zoeken naar goed geschikt en relevant personeel snel sollicitaties te verwerken. RPA kan ook worden aangepast voor het uitvoeren van routinematige onboardingtaken zoals het doorgeven van inloggegevens, e-mailgegevens, wachtwoorden en de benodigde onboardingdocumentatie aan nieuwe medewerkers.

3. Financiën

   Voor financiële teams zijn nauwkeurige data en registratie factoren van essentieel belang. RPA-tools vergroten de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de boekhouding en het databeheer. RPA-software kan financiële afdelingen ook bijstaan door het uitvoeren van eenvoudige of complexe financiële berekeningen, het automatiseren van communicatie rond vorderingen, automatische consolidatie en rapportage en het valideren van betalingen.

4. Verkoop

   Met een RPA-oplossing worden salesprocessen een stuk eenvoudiger. Salesteams kunnen automatisering gebruiken om het volume aan potentiële bedrijven te vergroten via geautomatiseerd contact, updates van profielen en het binnenhalen van nieuwe leads. Een RPA-tool verlaagt bovendien de behoefte aan afdelingsoverschrijdende routinetaken, zodat de samenwerking tussen salesteams en andere afdelingen wordt verbeterd.

5. Marketing

   Marketingteams kunnen op verschillende manieren profiteren van robotgestuurde procesautomatisering. Marketingafdelingen kunnen RPA bijvoorbeeld implementeren voor het kopen van advertenties, het versturen van handleidingen op basis van triggers, werkstroombeheer en analytics. Met RPA-software voorkomen marketingteams een onnodige inzet van creatief talent en kunnen ze zich richten op het maken en leveren van content.

6. Bedrijfsactiviteiten

   RPA kan de kosten van diverse operationele processen stroomlijnen en beperken. Zo kan RPA worden ingezet om snel verzoeken te beoordelen en af te handelen als onderdeel van inkoopprocessen. Binnen toeleveringsketens kan RPA het beheer voeren over geplaatste orders, communicatie over orders, afhandeling en betalingsverwerking.