Wat is Process Mining?

Procesmining, datamining en bedrijfsprocesbeheer: wat is het verschil?

Procesmining, datamining en bedrijfsprocesbeheer (BPM) worden vaak met elkaar worden verward, dus het is goed het verschil te kennen tussen de drie begrippen en de werking ervan.

Voor de duidelijkheid beginnen we met datamining.

Datamining is de overkoepelende term voor het analyseren van grote hoeveelheden data om patronen te ontdekken, trends te signaleren en inzichten voor toekomstig gebruik te verzamelen. Procesmining is daarentegen simpelweg een vorm van datamining die specifiek wordt gebruikt om patronen binnen de processen van een organisatie te vinden.

Bij procesmining gaat het erom informatie over bedrijfsprocessen te vinden om een bepaald bedrijfsproces te ontdekken, te vergelijken of te verbeteren, terwijl het bij datamining draait om een veel bredere set met data om bijvoorbeeld klantgedrag te voorspellen, klantverloop te onderzoeken, fraude op te sporen en andere nuttige persoonlijke informatie over klanten te ontdekken.

Procesmining is dus een intern proces dat het bedrijf van binnenuit verbetert, terwijl datamining de bredere generieke term is voor het analyseren van alle datasets, waarbij ook sprake kan zijn van verbetering van externe kansen buiten het bedrijf, zoals verbetering van sales of leads.

Aan de andere kant verwijst bedrijfsprocesbeheer (BPM) naar de menselijke inspanningen binnen je bedrijf om processen te analyseren, te versnellen en te optimaliseren.

Bij bedrijfsprocesbeheer worden deze processen doorgaans handmatig geregistreerd in een softwarematig volgsysteem, via vraaggesprekken, workshops en vragenlijsten. De data uit bedrijfsprocesbeheer is doorgaans meer kwalitatief, aangezien de input afkomstig is van mensen. Bij procesmining wordt diezelfde data meer kwantitatief benaderd.

Bedrijfsprocesbeheer is dus een beeld van de bedrijfsprocessen zoals gezien vanuit menselijke activiteiten, terwijl procesmining het feitelijke proces blootlegt op basis van objectieve data.

Een andere manier om het verschil tussen de twee concepten te begrijpen is deze: bedrijfsprocesbeheer is wat bedrijven menen wat ze zijn, terwijl procesmining ze helpt ontdekken wie en wat ze werkelijk zijn vanuit een objectief standpunt.

Voor meer informatie over bedrijfsprocesbeheer lees je “Wat is bedrijfsprocesbeheer?”

Typen modellen voor bedrijfsprocesmining

Procesmining kent drie hoofdvormen: (1) detectie, (2) conformiteit en (3) verbetering.

1. Detectie: Het meest gangbare type procesmining is een detectieproces. Een detectieproces is het gebruik van data uit gebeurtenislogboeken om een procesmodel te ontwikkelen zonder enige externe invloed van een bestaand procesmodel. Met een detectieproces wordt er geen informatie van een bestaand procesmodel gebruikt om de ontwikkeling van een nieuw procesmodel aan te vullen of te beïnvloeden.
2. Conformiteit: Met een conformiteitscontroleproces wordt nagegaan of een beoogd procesmodel in de praktijk gebruikt wordt. Bij dit type proces wordt een procesdefinitie voor een bestaand procesmodel beoordeeld op basis van de relevante gebeurtenislogboekdata en wordt geprobeerd eventuele afwijkingen van het beoogde procesmodel op te sporen.
3. Verbetering: Bij een verbeterproces (ook bekend als organisatorische mining, prestatiemining of een uitbreidingsproces) draait het om verbetering van een bestaand procesmodel op basis van data uit een conformiteitscontroleproces. Bij een verbeterproces kan bijvoorbeeld data uit een conformiteitscontrole worden gebruikt om een aan het licht gekomen knelpunt of niet-productieve variant weg te werken.

Waarom is procesmining belangrijk?

Procesmining biedt tal van voordelen voor verschillende sectoren – van de wortels ervan in de academische wereld tot het uitgestrekte domein van het bedrijfsleven.

Alleen al in de laatste decennia heeft procesmining zich ontwikkeld tot een van de meest waardevolle en belangrijke nieuwe technologieën die door bedrijven wordt ingezet, niet alleen om bedrijfsprocessen te verbeteren maar ook om zich in het volgende decennium verder te ontplooien.

De reden daarvoor is dat procesmining veel meer is dan alleen verbetering van de verkoop. Met deze aanpak kunnen bedrijven ook de operationele kosten verlagen die van invloed zijn op de algehele ROI, door inefficiënties in operationele modellen te kwantificeren zodat managers objectieve, datagestuurde beslissingen kunnen nemen over de juiste toewijzing van resources om zo werkstromen te verbeteren.

Als je meer wilt weten over de manier waarop procesmining jouw bedrijf kan helpen, bekijk je deze rondleiding over Microsoft Procesadviseur met een zelfgestuurde demo.

Voordelen van procesmining

Procesmining biedt voor elke bedrijfstak verschillende voordelen. Een paar voordelen op een rijtje:

• Objectieve inzichten: Procesmining biedt op feiten gebaseerde inzichten op grond van werkelijke data om je managers te helpen bestaande bedrijfsprocessen te controleren, te analyseren en te verbeteren.
• Goedkoper, sneller en nauwkeuriger: Anders dan bij de handmatige processen die we vaak zien bij bedrijfsprocesbeheer, levert procesmining veel sneller en goedkoper meer nauwkeurige informatie op dan workshops waarin processen in kaart worden gebracht en andere handmatige invoerprocessen.
• Werkt met bestaande systemen: Procesmining kan samenwerken met je bestaande softwaresystemen. Je kunt bestaande technologische investeringen dus uitbreiden zonder in nieuwe softwaretechnologieën te hoeven investeren.

Als je meer te weten wilt komen over de manier waarop procesmining en robotgestuurde procesautomatisering (RPA) de productiviteit, snelheid en compliance kunnen verbeteren, lees je: “Wat je moet weten over de voordelen van RPA.”

Hoe procesmining werkt met ontwikkeling met weinig code

De meeste bedrijven zetten zich in om sneller werk te leveren. Het is dan ook logisch dat ze de overstap maken naar ontwikkelmodellen met weinig code die minder afhankelijk zijn van projecten met veel programmeerwerk en een team met ontwikkelaars.

Procesmining kan helpen bepalen welke bedrijfsprocessen het beste werken in combinatie met een ontwikkelmodel met weinig code.

Maar wat is ontwikkelen met weinig code? Het is een alternatieve benadering van softwareontwikkeling die maar weinig kennis of ervaring met programmeren vraagt.

Anders gezegd, ontwikkelaars en niet-ontwikkelaars kunnen eenvoudig en snel nieuwe applicaties en producten ontwikkelen door gebruik te maken van kant-en-klare modules, sjablonen, functionaliteit voor slepen en neerzetten en geautomatiseerde processen.

Hierdoor kunnen afdelingen met ontwikkelaars en niet-ontwikkelaars met een verrassend korte omlooptijd websites, apps en andere digitale producten maken.

Wanneer organisaties gebruikmaken van procesmining, kunnen ze eerst bepalen welke processen sneller ontwikkeld kunnen worden met een ontwikkelmodel met weinig code voordat ze een dergelijk ontwikkelmodel bedrijfsbreed uitrollen. Daarnaast kunnen ze beter prioriteiten stellen voor programmeerintensieve processen waarvoor ontwikkelaars moeten worden ingezet.

Met procesmining kan de overstap naar een ontwikkelmodel met weinig code dus soepeler verlopen, zonder dat er een onnodige achterstand ontstaat.

De objectieve data uit procesmining geeft je managers bovendien een nauwkeurige kaart in handen voor het herontwerp van elk werkstroomproces van boven naar onder, voor een vlotte en naadloze overgang naar een ontwikkelmodel met weinig code.

Voor meer informatie over ontwikkelen met weinig code lees je: “Wat is een ontwikkelplatform met weinig code?”

Hoe software voor procesmining werkstromen verbetert: voorbeelden en gebruiksscenario’s

Tools en technieken voor procesmining kunnen worden gebruikt om proceswerkstromen te verbeteren voor een scala aan sectoren.

Aangezien procesmining operationele inefficiënties markeert en kwantificeert, zijn veel bedrijfstakken inmiddels begonnen met het gebruik van tools voor procesmining om na te gaan hoe elk proces in de organisatie verbeterd kan worden.

Een aantal gebruiksscenario’s in verschillende bedrijfstakken:

• Productie: Met procesmining kunnen managers in de productiesector gemakkelijker inzicht krijgen in de productietijden voor een bepaald product en resources opnieuw toewijzen – denk aan opslagruimte, apparatuur of werknemers – om de productie te verbeteren en op de vraag in te spelen.
• Een voorbeeld: De Coca-Cola Bottling Company United liep tegen orderproblemen op met de populaire Freestyle-frisdrankautomaten. Door het gebruik van robotgestuurde procesautomatisering (RPA) met Microsoft Power Automate konden ze orders beter afhandelen zonder terug te vallen op de werving van meer fulltime medewerkers.
• Onderwijs: Met procesmining kunnen de prestaties en het gedrag van studenten worden gevolgd en beoordeeld – bijvoorbeeld de hoeveelheid tijd die elke student besteedt aan het doornemen van lesmateriaal. Bovendien kunnen leerkrachten en beheerders voor elk leerplan nagaan welke processen het beste werken.
• Gezondheidszorg: Met procesmining kan de verwerkingstijd van behandelingen voor elke patiënt worden teruggebracht en kunnen zelfs adviezen voor een sneller herstel worden gegeven.
• Openbare werken: Procesmining kan het factuurproces voor verschillende stakeholders bij openbare werken stroomlijnen voor bedrijven in diverse sectoren, zoals de bouw, de schoonmaakbranche, milieubureaus, IT en communicatie.
• Een voorbeeld: Vodafone, een toonaangevend telecombedrijf in Europa en Afrika, heeft de bedrijfsprocessen gestroomlijnd door Microsoft Power Platform beschikbaar te stellen voor alle werknemers, zodat ze over meer dan 1000 oplossingen beschikken voor het automatiseren van hun dagelijkse werkzaamheden.
• Financiën: Procesmining kan leiden tot verbetering van organisatieoverstijgende processen voor financiële instellingen, zoals controles van rekeningen, verhoging van de inkomsten en uitbreiding van het klantenbestand.
• For example: Illimity, Italy’s first cloud-native bank, used process mining and other robotic process automations (RPA) to improve its loan application and approvals processes for its applicants.
• E-commerce: Procesmining kan helpen bij het onderzoeken van het gedrag van online klanten en nieuwe strategieën adviseren om de ROI en verkoopcijfers te maximaliseren voor retailers die actief zijn in de e-commerce of andere vormen van online winkelen.
• Softwareontwikkeling: Procesmining kan softwareontwikkelaars en IT-beheerders helpen hun ontwikkelprocessen te reorganiseren tot een helder gedocumenteerde visuele kaart, zodat ze hun processen kunnen monitoren en er zeker van kunnen zijn dat de ontwikkeling verloopt zoals verwacht.

Digitale transformaties met Process Mining

Organisaties wereldwijd moeten het tempo volgen van de digitale transformaties die elk jaar plaatsvinden. Veel bedrijven hebben dan ook een sterke behoefte aan controles van de bedrijfsprocessen van boven tot onder.

Met procesmining kan een organisatie elk facet van de bedrijfsprocessen verbeteren en inzichten verzamelen over de daadwerkelijke prestaties (vergeleken met de eigen perceptie daarvan), met een heldere visuele kaart die geleverd wordt door tools voor procesmining.

Procesmining is een continuproces dat je organisatie kan voorzien van mogelijkheden om processen automatisch in kaart te brengen, detectieprocessen en data-analyses om elk proces in het bedrijf te verbeteren – zodat het met de beoogde uitkomsten blijft presteren en produceren.

Wanneer elk proces in je organisatie op elk moment met optimale efficiëntie wordt uitgevoerd, krijgt je organisatie de ruimte om snel en doeltreffend aanpassingen van en voor nieuwe technologieën door te voeren zonder de productie te hinderen of de ROI uit het oog te verliezen. Bovendien kan je organisaties nieuwe innovaties inzetten en de relaties met klanten versterken.

Als je meer wilt weten over tools voor procesmining en robotgestuurde procesautomatisering (RPA), bekijk je waarom bedrijven RPA-tools omarmen om zelf te ontdekken hoe Microsoft Power Automate je kan helpen je bedrijfsprocessen te verbeteren.