Iemand houdt papieren in één hand en bekijkt een tablet

Zes voordelen van automatisering van bedrijfsprocessen

Met automatisering van bedrijfsprocessen (BPA) plukt je bedrijf veel directe en langetermijnvoordelen door dagelijkse activiteiten te automatiseren, zodat het algehele concurrentievermogen groter wordt.

Wat is automatisering van bedrijfsprocessen?

Als je bedrijf continu grote hoeveelheden data verwerkt en elke dag opnieuw veel verschillende taken moet uitvoeren, kan het voor teamleden lastiger worden om de foutmarge te verlagen, vertragingen te beperken en met inefficiënte bedrijfssystemen te werken. Door bedrijfsprocessen te automatiseren, kun je werkstromen ontwikkelen, beheren en optimaliseren die de effectiviteit en productiviteit van de organisatie naar een hoger plan tillen.

Automatisering van bedrijfsprocessen is het automatiseren van dagelijkse, herhaalbare bedrijfsprocessen die normaliter handmatig worden uitgevoerd. De inzet van BPA kan variëren van werkstromen op meerdere niveaus tot eenvoudige reacties op klanten. BPA geeft je de mogelijkheid snel en efficiënt repetitief werk te doen en over te stappen op papierloze processen. Het draait hierbij om de automatisering van taken waarbij grote hoeveelheden onbewerkte data en documentatie een rol spelen, zoals productontwikkeling, sales, human resources, enzovoort. Met de inzet van software voor bedrijfsprocesbeheer (BPMS) kun je alle nieuwe werkstromen voor de automatisering van bedrijfsprocessen beheren.

De voordelen van een BPA-oplossing

Als je weet welke processen je al dan niet kunt automatiseren en hoe je een dynamische werkstroom creëert voor je team, kun je de voordelen van software voor bedrijfsprocesbeheer gaan benutten. Dit zijn de zes belangrijkste voordelen van automatisering van bedrijfsprocessen voor je organisatie:

  1. Verbeterde efficiëntie en productiviteit. Als je een nieuwe automatiseringsoplossing gebruikt waarmee de kans op fouten wordt geëlimineerd, is je bedrijf per direct meer gestroomlijnd en wordt de foutmarge verlaagd. Je neemt niet alleen lastige en omslachtige processen weg die dagelijks handmatig door je team worden uitgevoerd, maar verwijdert ook knelpunten en versnelt bedrijfsprocessen op hoger niveau tussen afdelingen, teamleden en alle andere spelers binnen de organisatie.
  2. Minder tijd en kosten. Met automatisering kan je bedrijf de kosten verlagen en de winstgevendheid vergroten, met name voor teams die werken op gebieden waarbij sprake is van handmatige papieren processen. Aangezien automatisering de interne activiteiten versnelt, kun je eenvoudig tijd en geld besparen voor de resources die nodig zijn om die processen af te ronden – en je kunt werknemers die voorheen handmatig werk deden vervolgens inzetten voor zaken met meer toegevoegde waarde.
  3. Eenvoudig data- en documentbeheer. Bij het gebruik van handmatige processen kunnen werknemers schriftelijke communicatie, spreadsheets en andere documenten – op papier of uitgewisseld via e-mail – gemakkelijk uit het oog verliezen. En als informatie verplaatst moet worden of voor berekeningen van de ene naar de andere databron moet worden overgezet, is er meer kans op menselijke fouten en moet er meer tijd geïnvesteerd worden. Met procesautomatisering vind je al je data en al je documenten terug op één locatie, waardoor het documentbeheer wordt gestroomlijnd en alles eenvoudig kan worden geordend en opgevraagd.
  4. Zichtbaarheid en transparantie. Je hoeft je team geen extra ondersteuning te bieden: automatiseringsoplossingen zorgen ervoor dat er best practices worden gevolgd en governance wordt afgedwongen. Dankzij de mogelijkheden voor dataverzameling, rapportage en analytics kun je datadashboards bekijken die inzicht en transparantie bieden in de huidige werkzaamheden van alle medewerkers, zodat je beter onderbouwde beslissingen kunt nemen.
  5. Standaardisatie en conformiteit van processen. Automatiseringsprocessen volgen strikte richtlijnen over wie bevoegd is om wijzigingen aan te brengen of documenten bij te werken – maar mogelijk volgen je teamleden die niet altijd. Als je gebruikmaakt van BPA hoef je je geen zorgen te maken over gemiste stappen, aangezien het proces al in het systeem is ingebouwd. Je kunt een efficiënte digitale werkstroomautomatisering opzetten waarmee gegarandeerd wordt dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomt. Dat betekent ook dat bedrijven kunnen volgen wie welke data gebruikt – via een moeiteloze registratie van namen, datums en opdrachtgegevens. En doordat deze informatie wordt vastgelegd, kun je controletrajecten opzetten en naleving aantonen.
  6. Meer tevredenheid onder werknemers en klanten. Met de toevoeging van een geautomatiseerde oplossing aan je proces, kunnen je werknemers veel van hun dagelijkse werkzaamheden zonder problemen en foutloos uitvoeren, waardoor de tevredenheid binnen het team groter wordt. Automatisering levert een frictieloze omgeving waarin werknemers optimaal tot hun recht kunnen komen. Managers kunnen sneller goedkeuring geven zodat de medewerkers zich kunnen richten op belangrijkere projecten die motiveren en innovatieve bedrijfsbeslissingen mogelijk maken. Een extra pluspunt is dat je ook je klanten beter van dienst kunt zijn. Aangezien zij meer nauwkeurige en consistente data krijgen, zullen ze tevredener zijn met de producten of eindresultaten.

Ga meer gestroomlijnd te werk met Microsoft Power Automate

Door gebruik te gaan maken van nieuwe procesautomatisering, kun je je werk kostenefficiënt, gestroomlijnd en minder foutgevoelig maken. BPA levert een holistische benadering van je bedrijfsprocessen – en met het toevoegen van software zoals een tool voor robotgestuurde procesautomatisering kun je de taken op basis van regels automatiseren die doorgaans nodig zijn aan het begin van een proces.

De sleutel tot een evenwichtige balans tussen BPA en RPA is het vinden van één oplossing waarmee jij, je team en je organisatie zich eenvoudig kunnen aanpassen zonder de huidige bedrijfsstrategieën te verstoren. Met Power Automate bouw je schaalbare, tijdsbesparende werkstroomautomatiseringen waarmee je alle individuele taken kunt aanpakken, zodat je in een mum van tijd veel omslachtige taken tot een goed einde brengt.