Hva er verktøy for arbeidsflytautomatisering?

Definisjon av programvare for arbeidsflytautomatisering

Programvare for arbeidsflytautomatisering effektiviserer manuelle og kjedelige oppgaver for å hjelpe virksomheter med å spare tid, redusere risikoen for menneskelige feil og øke arbeidsplassproduktiviteten. Ved å automatisere prosesser kan team fokusere på prosjekter med høyere innvirkning i stedet for gjentakende oppgaver – og det gir innsyn i arbeidsflytprosesser for å bidra til å identifisere salgsmulighetsområder.

Arbeidsflytautomatisering hjelper virksomheter med å justere prosessene på flere måter ved å gjøre følgende:

• automatisering og utløsning av oppgaver
• forbedring av effektivitet og produktivitet
• identifisering av områder for prosessforbedringer
• administrering av arbeidsflyter og overvåking av ytelse
• konfigurering av påminnelser
• holde kolleger synkronisert
• innsamling av praktisk innsikt
• optimalisering av ressursbruk

Programvare for arbeidsflytautomatisering kjører på datakilder og et sett med regler for å manipulere data, noe som etterligner menneskelig intelligens. Disse arbeidsflytverktøyene følger vanligvis hvis/så-setninger og følger en regel for «hvis A skjer, så gjør B». Dette regelbaserte logikksystemet viser handlinger som skal etterfølge en hendelse – noe som sparer tid og penger i tillegg til å redusere risikoen for menneskelige feil.

Typer verktøy for arbeidsflytautomatisering

Verktøy for arbeidsflytautomatisering hjelper til med alt fra dataoppføring til å ta vare på kunder og regnskapsføring og er utformet for å redusere kjedelig arbeid og optimalisere prosesser. Dette bidrar til å maksimere virksomhetens tid og ressurser slik at ansatte kan fokusere på prosjekter med høyere innvirkning som ofte krever mer problemløsning og kreativ tenking – noe selv den beste programvaren for arbeidsflytautomatisering ikke kan erstatte.

Programvare for arbeidsflytautomatisering er en viktig del av administrasjon av forretningsprosesser (BPM), og det finner flere verktøy for å optimalisere kjernefunksjonene i organisasjonen og effektivisere manuelle oppgaver. Noen typer verktøy for arbeidsflytautomatisering omfatter følgende:

Prosjektstyring

Prosjektstyringsapper er kanskje den typen verktøy for arbeidsflytautomatisering som er lettest å kjenne igjen, og de hjelper til med å koble sammen personer, data og andre ressurser for å optimalisere prosesser. Denne typen verktøy forbedrer samarbeid og bidrar til å definere, administrere og forbedre arbeidslevering i flere ulike team. Ved å ha god innsikt i prosjektet og kommunikasjonen åpen kjører prosesser jevnere og mer effektivt.

Salg og markedsføring

Arbeidsflytverktøy for salg og markedsføring gjør data fra potensielle og faktiske kunder enklere å håndtere. De beste appene bruker innebygd analyse til å finne ineffektivitet og gjøre prosesser raskere i flere ulike kanaler – fra e-post og SMS til sosiale medier. Disse automatiseringsverktøyene gjentar ikke bare den samme oppgaven hver gang. Mange oppretter faktisk arbeidsflytprosesser for å sende tilpasset markedsføringsinnhold basert på kundeatferd.

Kundeservice

Arbeidsflytverktøy for kundeservice hjelper til med å tildele forespørsler automatisk til agenter, sende automatiske svar på vanlige spørsmål og automatisk merke forespørsler basert på spørsmålet som er sendt inn. Med arbeidsflytautomatisering for kundeservice kan virksomheter løse flere kundehenvendelser raskere, noe som gir menneskelige agenter mer tid til mer kompliserte problemer.

Finans

Verktøy for finansarbeidsflytautomatisering hjelper virksomheter med å holde økonomiske prosesser organisert, i samsvar og konsekvente. Denne typen arbeidsflytprosesser kan være til hjelp i daglige operasjoner som budsjettgodkjenninger, fakturering, innkjøps- og utgiftsforespørsler samt kontooppføringer.

Personalressurser

Arbeidsflytverktøy for personalressurser hjelper til med automatisering av dokumentasjon og reduserer administrativ oversikt, noe som reduserer risikoen for feil og gir bedre støtte til de ansatt. Denne typen verktøy kan hjelpe med administrasjon av nyansettelser, timelister, stillingsannonser og fraværsforespørsler – noe som gir HR-ansatte mer tid til å fokusere på viktigere oppgaver.

Hvordan drar organisasjonen nytte av arbeidsflytautomatisering?

Enten du er ute etter å automatisere prosesser innen finans, markedsføring eller IT, tar programvare for arbeidsflytautomatisering hånd om manuelle oppgaver og sparer virksomheter tid, ressurser og penger. Disse arbeidsflytverktøyene gjør ikke bare prosessene for teamet raskere, de frigjør også tid for arbeidet som betyr mest og veileder fremtidig beslutningstaking – noe som fungerer som en større løsning for programvare for administrasjon av forretningsprosesser.

Fordelene med verktøy for arbeidsflytautomatisering

1. Færre feil

   Manuell dataoppføring er kjedelig og gir rom for små menneskelige feil som kan ha stor innvirkning på organisasjonen – fra bokføring av unøyaktigheter til feil fakturaer. Arbeidsflytprogramvare bruker derimot sentraliserte sanntidsdata til å kjøre administrative oppgaver, noe som reduserer risikoen for kostbare feil.

2. Effektiviserte prosesser

   Verktøy for arbeidsflytautomatisering øker innsynet i prosesser, reduserer flaskehalser og holder prosjekter på rett spor. Siden oppdrags- og oppfølgingsoppgaver automatisk kan tildeles, er ytelsen enklere å spore og administrere – noe som reduserer forsinkelser i prosessen.

3. Forbedret produktivitet

   Når kjedelige og manuelle oppgaver automatiseres, har team mer tid og flere ressurser til å fokusere på prosjekter med større innvirkning. Mange apper for arbeidsflytautomatisering forbedrer samarbeid generelt – slik at mindre tid sløses på å spore informasjon, få godkjenninger og følge opp kommunikasjon frem og tilbake.

4. Bedre kommunikasjon

   Tydelig utformede arbeidsflytprosesser og automatiske varsler hjelper ansatte med å samarbeide og forstå rollene sine i et prosjekt. Det gjør også samarbeid i ulike funksjoner enklere og forbedrer ansvarligheten for oppgaver, noe som sikrer at alle arbeider mot samme mål.

5. Dypere innsikt

   Sanntidsrapportering med bedre visualisering er en av hovedfordelene med arbeidsflytautomatisering. Ved å bruke dataanalyse i prosesser kan organisasjoner registrere ytelsesmåledata, identifisere salgsmulighetsområder og ta veloverveide beslutninger om driften.

Slik velger du de beste verktøyene for arbeidsflytautomatisering for dine forretningsbehov

Når du skal velge det beste verktøyet for arbeidsflytautomatisering for organisasjonen, er det viktig først å analysere nåværende prosesser, fastslå flaskehalser og forstå hvilke team som skal bruke verktøyene. Når du har en bedre forståelse av virksomhetens behov, kan du se etter følgende funksjoner mens du sammenligner ulike løsninger:

• et brukervennlig grensesnitt og enkel navigering
• kunstig intelligens og maskinlæring for intelligent dokumentbehandling
• effektive integreringer med tredjepartsverktøy og appene du bruker hver dag
• arbeidsflytprosesser som kan tilpasses
• skybasert operabilitet
• dataanalyse og sanntidsrapportering
• økt sikkerhet og databeskyttelse
• skalerbarhet for forretningsbehov som utvikler seg

Eksempler på verktøy for arbeidsflytautomatisering i bruk

Det går ofte mye tid på enkle prosesser som å svare på e-poster, opprette oppgaver eller kopiere data fra en kilde til en annen, men ved å konfigurere automatiserte arbeidsflyter kan virksomheter drastisk øke effektiviteten og legge verdi tilbake i kjerneoperasjonene – fra markedsføring og finans til menneskelige ressurser.

Noen eksempler på arbeidsflytautomatisering i bruk omfatter følgende:

• sending av automatisert oppfølging og svar etter at en kunde fyller ut et kontaktskjema
• sending av e-postsekvenser for å ta vare på potensielle kunder etter at en hendelse er utløst
• automatisk fakturering av kunder for månedlige betalinger
• oppretting av serviceavtaler for å sørge for svar til rett tid på problemer som haster
• refusjon av ansattes utgifter
• sending av påminnelser for frister og godkjenninger
• automatisk tildeling av oppgaver og prosjekter til teammedlemmer
• innføring av nye ansatte
• godkjenning av ferieforespørsler