Hva er intelligent dokumentbehandling?
Data har nådd et metningspunkt. I dag har organisasjoner ofte så mye data at det er vanskelig å skille hva som er verdifull informasjon, og hva som bare er støy. Det kan være dyrt og tidkrevende å utvinne data for praktisk innsikt. Det er der intelligent dokumentbehandling kommer inn.
Intelligent dokumentbehandling er en teknologi for arbeidsflytautomatisering som skanner, leser, trekker ut, kategoriserer og organiserer meningsfull informasjon i tilgjengelige formater fra store datastrømmer. Teknologien kan behandle mange forskjellige typer dokumenter, blant annet papirer, PDF-filer, Word-dokumenter, regneark og en rekke andre formater. Hovedfunksjonen til intelligent dokumentbehandling er å trekke ut verdifull informasjon i store sett med data uten menneskelig inngripen.
Det er flere fordeler med å automatisere noe av dokumentbehandlingen med intelligent dokumentbehandling. Ved hjelp av kunstig intelligens kan intelligent dokumentbehandling eliminere behovet for manuell dataregistrering og databehandlere. Dette øker ikke bare hastigheten som data kan behandles med, men reduserer kostnaden ved å gjøre det – samtidig som den reduserer menneskelige feil for å øke effektiviteten.
Moderne organisasjoner har vanligvis store volumer av tre typer data: strukturerte, ustrukturerte og halvstrukturerte. Strukturerte data er organisert og lettere å lese av databehandlere. Ustrukturerte data er derimot tidkrevende å behandle og analysere. Halvstrukturerte data havner et sted i mellom. Intelligente dokumentbehandlingsløsninger kan automatisere databehandling for strukturerte, ustrukturerte og halvstrukturerte data.
Hvordan fungerer intelligent dokumentbehandling?
Det er noen trinn i intelligent dokumentbehandling.
Den begynner med dokumentgjenkjenning der intelligent dokumentbehandling bruker avansert teknologi med kunstig intelligens til å skanne dokumenter og klassifisere dem. Denne teknologien kan læres opp på opptil 190 språk og er i stand til å lese og tolke dokumenter på samme måte som en databehandler kan.
Når dataene er klassifisert, begynner programvaren for intelligent dokumentautomatisering å trekke ut dataene med verdi for organisasjonen. Uttrekking kan oppnås ved hjelp av kognitiv teknologi med kunstig intelligens som identifiserer bestemte datadeler fra et større dokument. Intelligent dokumentbehandling organiserer deretter de relevante dataene og presenterer dem i et lett tilgjengelig format.
Hvis organisasjonen har store mengder strukturerte, halvstrukturerte eller ustrukturerte data, er intelligent dokumentbehandling en investering det er verdt å vurdere som en del av strategien for administrasjon av forretningsprosesser.
Fordelene med intelligent dokumentbehandling
Intelligent dokumentbehandling har vist seg å forbedre forretningsprosessene og øke de ansattes effektivitet. Her er noen av hovedfordelene med å automatisere dokumentbehandlingen:
- Øk nøyaktigheten i behandlingen med intelligent dokumentbehandling. Andelen menneskelige databehandlerfeil er mye høyere enn den er for intelligent dokumentbehandling.
- Reduser kostnaden på behandlingen av dokumenter ved å automatisere noen av arbeidsflytene. I gjennomsnitt koster manuell dokumentbehandling 6 til 8 dollar per dokument. Kostnaden per dokument for automatisert dokumentbehandling er betydelig lavere enn det.
- Øk ansattes produktivitet ved å gi dem muligheten til å gjøre mer virkningsfullt arbeid. Uten behovet for å behandle tidkrevende dokumenter kan ansatte vie oppmerksomheten andre steder.
Hva er forskjellen mellom intelligent dokumentbehandling og automatisert dokumentbehandling?
Automatisert dokumentbehandling ligner, men er en helt annen teknologi enn intelligent dokumentbehandling. Automatisert dokumentbehandling brukes hovedsakelig til å digitalisere papirdokumenter. Oppretting av digitale kopier av papirdokumenter gjør at de kan indekseres og søkes etter i en database. Dette er viktig for organisasjoner som biltilsynet som er avhengige av papirdokumentasjon, men som trenger digitale data.
Intelligent dokumentbehandling er en programvare for administrasjon av forretningsprosesser som kan digitalisere og indeksere papirdokumenter, men som også utover dette ved å skille ut verdifull informasjon og gi innsikt fra dataene i papirdokumenter (eller andre typer dokumenter), i stedet for bare datastyrt tilgang til dem.
Slik velger du programvare for intelligent dokumentbehandling
Det er noen trinnene ved å velge den beste programvaren for intelligent dokumentbehandling for organisasjonen.
- Det første trinnet ved å velge intelligent dokumentbehandling er å identifisere behovene for databehandling i organisasjonen. Har du mer strukturerte eller ustrukturerte data? Hvilket format er mesteparten av dataene i? Hvor mye av databehandlingen vil du automatisere?
- Deretter bør du vurdere hvilke av dataene som passer til intelligent dokumentbehandling. Vurder hvor tidkrevende hvert av datasettene er å behandle, og hvilke organisasjonen vil ha mest nytte av å automatisere. Dokumentene det tar lengste tid å behandle manuelt, kan være gode kandidater for intelligent dokumentbehandling.
- Når du har identifisert arbeidsflytene for dokumentbehandling som du vil automatisere, er du klar til å bestemme deg for programvaren for intelligent dokumentbehandling. Du bør ta beslutningen basert på behovet for automatisering og kravene som organisasjonen har for automatisert dokumentbehandling. Her er noen spørsmål du kan stille deg selv for å ta et valg:
- Hvor raskt kan den intelligente dokumentautomatiseringsløsningen implementeres?
- Hvor lett kan programvaren vedlikeholdes?
- Hvilket støttenivå tilbyr programvareselskapet for dokumentautomatiseringstjenestene?
- Kan teknologien for intelligent dokumentgjenkjenning i programvaren lese alle dokumentene som organisasjonen ønsker å behandle?
- Kommer nøyaktigheten til programvaren til å forbedre feilraten betydelig?
Brukstilfeller for intelligent dokumentbehandling
Intelligent dokumentbehandling brukes i ulike bransjer. Her er noen av brukstilfellene for intelligent dokumentbehandling:
- Økonomiavdelinger kan automatisere leverandørfunksjoner som behandling av fakturaer.
- HR-avdelinger kan behandle CV-er, screene ansatte og behandle ansattundersøkelser og andre personalopplysninger med intelligent dokumentbehandling.
- Offentlige byråer kan administrere tillatelser, utstede e-dokumenter og behandle søknader med intelligent dokumentbehandlingsprogramvare.
- Forsikringsselskaper bruker automatiseringsdokumentbehandling til å behandle krav, oppdage svindel, skrive forsikringspoliser og ekspedere organisasjonens dokumentbehandling.
- Advokatfirmaer kan behandle, arkivere og administrere juridiske data med høyere nøyaktighet enn manuell dokumentbehandling ved hjelp av intelligent dokumentbehandling.
Dette er bare noen få av bransjene der intelligent dokumentbehandling brukes til å ekspedere og forbedre arbeidsflytene for databehandling. Hvis du jobber med riktig programvare, har intelligent dokumentbehandling en rekke bruksområder og fordeler for de fleste organisasjoner.
Forenkle dokumentbehandlingen med Microsoft Power Automate
Ved å bruke intelligent dokumentbehandling i organisasjonen kan du samle inn nyttige data fra dokumentene dine med færre menneskelige feil og til lavere kostnad. Etter hvert som intelligent dokumentbehandling frigjør de ansatte fra store volumer med tidkrevende databehandling, vil det trekke ut meningsfull datainnsikt for deg i brukervennlige, tilgjengelige formater.
Intelligent dokumentbehandling er bare en av arbeidsflytautomatiseringene som muliggjøres av Power Automate som eliminerer gjentakende oppgaver og gjør arbeidet mer effektivt. Med lavekodebaserte flytt-og-slipp-verktøy kan Power Automate hjelpe deg med å lage innovative måter å gjøre ting på.
Vanlige spørsmål
Hva er intelligent dokumentbehandling?
Intelligent dokumentbehandling er en automatiseringsteknologi for arbeidsflyt som skanner, leser, trekker ut og organiserer meningsfull informasjon fra store datastrømmer.
Hvordan fungerer intelligent behandling?
Intelligent dokumentbehandling bruker intelligent dokumentgjenkjenningsteknologi til å klassifisere dokumenter og behandler deretter dataene med mønstergjenkjenningsteknologi. Når dokumentet er behandlet, trekker programvaren for intelligent dokumentbehandling ut meningsfulle data og setter dem sammen til et tilgjengelig format.
Hva er fordelene med intelligent dokumentbehandling?
Intelligent dokumentbehandling øker nøyaktigheten, effektiviteten og hastigheten på databehandlingen for organisasjoner i ulike bransjer.
Hva er forskjellen mellom intelligent dokumentbehandling og automatisert dokumentbehandling?
Automatisert dokumentbehandling brukes hovedsakelig til å digitalisere papirdokumenter. Intelligent dokumentbehandling behandler mange forskjellige typer dokumenter og organiserer relevante data slik at de ikke trenger menneskelige databehandlere.
Hvordan implementerer jeg intelligent dokumentbehandlingsprogramvare?
Implementering av intelligent dokumentprogramvare begynner med en vurdering av arbeidsflytene for dokumentbehandling for å finne ut hvilke som kan automatiseres. Når du vet hvilke dokumenter du vil automatisere, bør du identifisere arbeidsflytene som krever høyest nøyaktighet, og begynne automatiseringen med dem.
Hva er noen av brukstilfellene for intelligent dokumentbehandling?
Intelligent dokumentbehandling kan brukes i ulike bransjer, fra forsikringsselskaper til offentlige byråer, til å ekspedere og finjustere behandlingen av mange forskjellige typer data.