Seks trinn for administrasjon av forretningsprosesser

Frem prosessendring som leverer pågående verdi

Ingen forretningsprosesser er like, men alle er i nesten konstant endring. Noen ganger endrer ledere og grupper prosesser raskt, og andre ganger endrer de dem fullstendig. Administrasjon av forretningsprosesser (BPM) er hvordan organisasjoner bidrar til å sikre at enhver endring i forretningsprosesser er den riktige.

Gjennom effektive BPM-tiltak kan virksomheten implementere mer effektive og fleksible prosesser. Bestem raskere og mer nøyaktig hvor arbeidsflytautomatiseringen og annen nyskapende teknologi skal distribueres. Oppnå også kontinuerlig forretningsprosessforbedring gjennom overvåking og analyse.

BPM-tiltak som gir meningsfull endring, omfatter vanligvis følgende trinn i administrasjon av forretningsprosesser: planlegging, utforming, modellering, implementering, overvåking og optimalisering.

Disse seks fasene i administrasjon av forretningsprosesser utgjør BPM-livssyklusen. BPM-livssyklusen er en strukturert, enkel tilnærming basert på anbefalte fremgangsmåter og gir et nyttig rammeverk for drift, administrasjon og støtteprosesser.

Trinn én: Planlegg strategien

Samarbeid først med ledelsen for å opprette en strategi for administrasjon av forretningsprosesser som støtter organisasjonens hovedmål. Virksomheter ønsker å satse på prosjekter med lav risiko som har stor innvirkning, og som leverer målbare resultater tett samkjørt med nøkkelindikatorene.

Se på forretningsområder der fremdriften for å oppnå målsettingene går langsomt eller har stoppet opp. Definer generelt hva som må endres – og hvordan – ved å kategorisere de tilknyttede forretningsaktivitetene i en av tre hovedtyper for administrasjon av forretningsprosesser:

• Menneskefokusert BPM. En menneskefokusert prosess mangler i stor grad automatisering og omhandler personer. Det er beregnet at bestemte avgjørelser, godkjenninger og andre prosessoppgaver unikt skal utføres av ansatte, kunder og andre personer. I slike tilfeller bør BPM gi enkeltpersoner et godt utformet programgrensesnitt og gode varslings- og sporingsfunksjoner.
  
  Eksempler på menneskefokusert BPM omfatter ansettelsesprosesser der personalavdelingen samarbeider med ledere for å legge ut ledige stillinger, screene kandidater, be om referanser og intervjue kandidater. En annen forekomst er klager fra kunder som behandles av servicerepresentanter.
• Dokumentfokusert BPM. Prosesser som omfatter papirdokumenter og elektroniske dokumenter må håndteres forsiktig og i henhold til krav i virksomheten og bransjen samt forskriftsmessige krav. Dokumentfokusert BPM bruker ofte arbeidsflytautomatisering til å fremme effektivitet og nøyaktighet, samtidig som samsvar opprettholdes.
  
  Eksempler på dokumentintensiv BPM finner du i juridiske og økonomiske avdelinger samt innkjøpsavdelinger og andre avdelinger som ruter kontrakter og avtaler til flere personer for gjennomgang og godkjenning. Et annet eksempel er medisinske organisasjoner som lagrer elektroniske pasientjournaler.
• Integreringsfokusert BPM. Denne kategorien fokuserer på integrering og automatisering av systemer, for eksempel ressursplanleggingsprogrammer, kunderelasjonshåndtering og personaladministrasjonssystemer (HRMS). Ved hjelp av integreringsfokusert BPM kan personer raskt få tilgang til apper, data og tjenester via koblinger og API-er, noe som gjør brukerne produktive og fornøyde.
  
  Eksempler på integreringsfokusert BPM omfatter markedsførings- og salgsgrupper som bruker sammenkoblede kampanjer, kundeanalyse og kunderelasjonsverktøy til å dele detaljert informasjon om potensielle og eksisterende kunder.

Trinn to: Utform og tildel ideelle prosesser

Når du har definert de strategiske målsettingene på en klar måte og har støtte fra virksomheten, kan du analysere og tildele hver prosess som er rettet mot forbedringer. Identifiser viktige prosesshendelser, de manuelle og automatiserte oppgavene som kreves for hver enkelt, personene som utfører dem, tidslinjer og eventuell teknologi som brukes. Se etter flaskehalser og forsinkelser: overflødige og unødvendige oppgaver, områder som kjennetegnes av store kostnader og menneskelige feil, misfornøyde kunder eller manglende samsvar.

Når du forstår hvordan det står til, kan du bruke innsikten til å etablere nye forretningskrav for prosessen. Deretter kan du utforme og tildele en ideell tilstand. Diskuter ulike måter å løse problemer på. I tillegg kan du skissere måleverdier for å spore forbedringer i forretningsprosesser. Spør prosessinteressenter, med deltakere som er viktige for å lykkes i prosjektet, for å hjelpe til med å samle inn vurderingsdata og gi tilbakemelding om utforminger.

Tidlig i BPM-tiltakene kan det hende at virksomheten ønsker å ta i bruk en metode for forretningsprosessforbedring for å strukturere tilnærmingen ytterligere og fostre et felles formål. Selv om metoder for forretningsprosessforbedring har forskjellige prinsipper og teknikker, ønsker de alle å bidra til å eliminere avfall, fjerne hindringer, styrke samarbeidet og fremme kulturell endring.

Vanlige metoder for forretningsprosessforbedring omfatter følgende:

• Fleksibel administrasjon
• Kaizen
• Lean management
• Six Sigma
• Administrasjon av total kvalitet

I tillegg kan du dra nytte av prosessutvinning, prosesstildeling og andre programvare for administrasjon av forretningsprosesser (BPMS) for å analysere og visualisere arbeidsflyten raskt. BPMS-løsninger (iBPMS) kan på samme måte hjelpe deg med å forbedre arbeidsflyten med funksjoner for sky, kunstig intelligens og stordataanalyse.

Trinn tre: Modeller og test prosessflytene

I dette trinnet tester du den ideelle utformingen. Bygg en prototypemodell som representerer alle prosessaktiviteter, forretningsregler og dataflytprosesser digitalt. Deretter kjører du simuleringer mot modellen ved hjelp av ulike kombinasjoner av variabler, for eksempel tid, kostnader og ressurser. Basert på resultatene kan du fortsette å justere og teste modellen, endre eksisterende arbeidsflytprosesser eller opprette nye for å oppnå optimale forretningsresultater.

Simuleringsmodeller gir en kostnadseffektiv måte å analysere hvordan en prosess fungerer under forskjellige forhold på. BPMS-verktøy som automatiserer modellering, testing og analyse kan effektivisere dette trinnet betydelig. De kan også hjelpe virksomheten med å finne ut hvordan du kan forbedre en utforming før endringer i arbeidsmiljøet rulles ut.

Trinn fire: Implementer forbedringer

Du er klar til å publisere med den optimaliserte prosessen. Begynn med å teste løsningen i en liten gruppe. Bruk deretter tilbakemeldingen fra gruppen til å utvikle prosessen videre. Dra nytte av BPMS-forhåndsbygde maler og koblinger for å utvikle intuitive brukergrensesnitt for nylig automatiserte og integrerte prosesser.

Før du formelt publiserer prosessen i organisasjonen, bør du ha planer og ressurser på plass for prosjekt- og endringsadministrasjon. Gi gruppene en enkel overgang slik at du kan finne ut av feil, unngå driftsavbrudd og oppmuntre til innføring. Fullfør også måleverdiene, og bruk forretningsanalyseverktøy til å bygge instrumentbord og generere rapporter som gir innsikt i sanntid eller innsikt med minimal forsinkelse.

Som en del av endringsadministrasjonsplanen kan du oppdatere jobbroller og ansvarsområder og avholde opplæringsøkter med ansatte. Varsle berørte kunder og leverandører og tilby støtte.

Trinn fem: Overvåk og spor ytelsesmåleverdier

I denne fasen av livssyklusen for administrasjon av forretningsprosesser identifiserer du mulige områder for ytterligere endring ved å overvåke data for å generere ytelsesmåleverdier. Avhengig av målsettingene kan du fordype deg i ulike aspekter ved ny prosesseffektivitet, for eksempel hvor godt:

• En arbeidsflyt fungerer i en prosess.
• En prosess fungerer i den større organisasjonen.
• En prosess fungerer fra et teknisk perspektiv.

Snakk også med interessenter for å finne ut mer om tids- og kostnadsbesparelser – både realiserte og potensielle – og oppdag flaskehalser.

Bruk forretningsanalyseverktøy til å generere, visualisere og rapportere måleverdier, sammenligne statistikk med bransjeytelsestester og evaluere hvordan de måler seg mot organisasjonens nøkkelindikatorer. Igjen kan du dra nytte av BPMS-løsninger for å hjelpe til med datainnsamling og simuleringsmodellering. Overvåk ytelsen så ofte som mulig for å sikre at BPM-tiltaket fortsetter å oppfylle målene og støtte organisasjonens overordnede forretningsmål.

Trinn seks: Optimaliser basert på ny innsikt

Overvåkings- og sporingstiltak har generert en mengde praktisk innsikt. Nå er det på tide å bruke denne informasjonen til å øke innsatsen i forretningsprosessforbedring. Gjennom kontinuerlig iterasjon og utvikling bør du stadig utvikle prosessen og arbeidsflytene for å oppnå ny driftseffektivitet. Ofte vil du kunne avdekke flere muligheter for automatisering, standardisering og integrering.

Jakten på å generere større forretningsverdi slutter aldri, og det gjør heller ikke jakten på prosessovervåking og optimalisering av aktiviteter. Forretningsstrategier, markedsbetingelser og forskriftsmessige krav endres stadig, så du må være klar til å tilpasse prosessene.

Hvis omstendighetene krever store oppdateringer, kan du starte BPM-livssyklusen på nytt. Virksomheten har nå gjort fasene i administrasjon for forretningsprosess til sine egne. Ledere og prosessinteressenter kan samarbeide for å lage en strategi for nye tiltak.