Apakah itu aplikasi pemprosesan dokumen?

Aplikasi pemprosesan dokumen menggunakan pembelajaran mesin dan kecerdasan buatan (AI) untuk mengekstrak data daripada dokumen dan borang. Mereka mengambil data, seperti maklumat daripada invois, resit dan pesanan penghantaran dalam bentuk e-mel atau kertas, mendigitalkan dan menyimpan data dalam format pangkalan data berstruktur. Kemudian, data tersebut diimport ke dalam sistem sasaran, seperti perancangan sumber perusahaan (ERP) atau penyelesaian pengurusan perhubungan pelanggan (CRM). Kecekapan yang disediakan oleh aplikasi pemprosesan dokumen boleh memberikan impak besar pada cara perniagaan menjimatkan wang, meningkatkan produktiviti dan membebaskan pekerja daripada tugasan bernilai rendah yang berulang dan cenderung ralat.

Mencari penyelesaian untuk mendigitalkan jumlah dokumen berasaskan kertas merupakan cabaran yang akan dihadapi oleh banyak perniagaan pada satu ketika. Aplikasi pemprosesan dokumen memberikan kecekapan yang hebat dalam bahagian ini dengan bukan sahaja menghapuskan tugasan intensif buruh kemasukan data manual, tetapi juga dengan memberikan cerapan perniagaan tentang cara untuk mendapatkan lebih banyak daripada data mereka.

Koleksi

Data daripada sumber seperti dokumen kertas, PDF, e-mel dan borang elektronik diimbas dan didigitalkan.

Prapemprosesan

Kualiti dan ketepatan data yang diimbas dipertingkatkan dengan perkara seperti membetulkan sudut terpencong, mengurangkan hingar dengan menghapuskan sebarang bintik atau tanda latar belakang dan memangkas kawasan luar yang tidak diingini daripada imej.

Pengelasan

Dokumen dipisahkan ke dalam kategori berbeza berdasarkan format, kandungan dan jenis dokumen, yang membantu untuk meningkatkan pengekstrakan dan pengarkiban data.

Pengekstrakan

Satu langkah penting dalam proses yang OCR mengekstrak data daripada dokumen dan mentakrifkan jenis data yang perlu diterjemahkan (cth., nama, nombor, tarikh, teks tulisan tangan).

Pensahihan

RPA menyemak dan mengesahkan semua data sebelum mengalihkan data tersebut ke dalam sistem, pangkalan data dan aliran kerja yang berkaitan. Sebarang ketidaktepatan dibenderakan pada peringkat ini untuk semakan dan pembetulan manual.

Penyepaduan

Setelah semua proses lain dijalankan, data dihantar ke pangkalan data dan repositori yang berkaitan melalui antara muka pengaturcaraan aplikasi.

Apakah itu analisis dokumen pembelajaran mendalam?

Dokumentasi pembelajaran mendalam disepadukan dengan pemprosesan dokumen dengan bergantung pada keupayaan rangkaian neural untuk mengecam corak dalam data, terutamanya untuk analisis dokumen dan reka letak, pengenalan teks dan pengambilan dokumen. Sama seperti cara otak manusia belajar, rangkaian neural mengumpulkan maklumat pada banyak lapisan dengan memperoleh lebih banyak maklumat dan pengetahuan, menjadi lebih bijak dari semasa ke semasa.

Analisis dokumen pembelajaran mendalam menggunakan keupayaan untuk memperkasakan AI seperti manusia melalui algoritma rangkaian neural yang berbeza, terutamanya perlingkaran dan berulang. Rangkaian neural perlingkaran menapis melalui imej untuk mengesan setiap elemen dalam rangkaian tersebut, manakala rangkaian neural berulang dapat mengingat titik data, yang membentuk keupayaan mereka untuk meramalkan hasil masa hadapan.

Manfaat pemprosesan dokumen automatik

Pemprosesan dokumen automatik meningkatkan proses perniagaan dan meningkatkan kecekapan pasukan dengan menyampaikan kelajuan, ketepatan dan kebolehskalaan. Ia boleh memberikan kesan yang meluas terhadap cara industri seperti undang-undang, hartanah, penjagaan kesihatan dan perbankan meningkatkan proses dan garis dasar mereka.

Manfaat utama pemprosesan dokumen automatik termasuk:

Pengambilan pantas:

Setelah dokumen didigitalkan, ia boleh dicapai hampir pada bila-bila masa dan di mana-mana sahaja untuk sesiapa sahaja yang dibenarkan untuk melihat dokumen tersebut.

Keselamatan dan privasi yang ditambah baik

Perniagaan boleh menyulitkan fail mereka dan menetapkan tahap keselamatan untuk melindungi data mereka daripada pengguna yang tidak diingini.

Penjimatan masa dan kos:

Dengan menghapuskan proses pengurusan fail kertas yang memakan masa dan mahal, pekerja mempunyai lebih banyak masa untuk menumpukan kepada objektif kritikal perniagaan dan menjadi lebih produktif.

Pengurangan risiko kesilapan manusia:

Tanpa memerlukan kemasukan data manual, automasi dokumen dapat meningkatkan ketepatan dan kualiti dokumen dengan ketara.

Peningkatan kerjasama:

Pekerja dalam pasukan yang berbeza di seluruh jabatan boleh berkongsi dan mengerjakan dokumen bersama-sama, sentiasa mengetahui status dalam masa nyata.

Templat diseragamkan:

Automasi dokumen membolehkan penyeragaman templat dan struktur yang boleh digunakan pada aliran kerja secara berterusan.

Cara memilih penyelesaian perisian pemprosesan dokumen

Memilih penyelesaian pemprosesan dokumen bergantung pada faktor khusus untuk keperluan anda. Salah satu keputusan paling penting untuk dipertimbangkan adalah sama ada anda mahu penyelesaian anda dijalankan di awan atau di tapak di lokasi anda. Sistem berasaskan awan dihoskan oleh pembekal dengan bayaran dan menyimpan semua data anda secara automatik, menjadikan segala-galanya boleh dicapai dalam talian. Penyelesaian di premis bermakna anda akan menggunakan pelayan dan storan anda sendiri, melakukan penyelenggaraan anda sendiri dan menjalankan sandaran anda sendiri.

Pertimbangan penting lain untuk memilih penyelesaian pemprosesan dokumen termasuk:

Mencari:

Menjadi satu peraturan yang baik untuk mempunyai pelbagai pilihan carian, termasuk nama dan jenis fail, kandungan dan tarikh yang diubah suai. Ia juga bagus untuk dapat menetapkan metadata dan tag untuk mengatur semua fail anda.

Struktur fail mudah:

Penting untuk struktur fail mudah digunakan dan logik untuk semua pengguna.

Keselamatan:

Sistem harus membenarkan anda menyekat capaian kepada dokumen sensitif dan menetapkan kebenaran oleh pengguna.

Keringkasan:

Semua pekerja seharusnya boleh menggunakan sistem dengan mudah tanpa kekeliruan dan tanpa gangguan kepada tugas harian mereka.

Penyepaduan:

Pastikan anda boleh menggunakan sistem dengan program yang anda sudah gunakan, seperti klien e-mel anda dan perisian perhubungan pelanggan.