Enam langkah pengurusan proses perniagaan

Memacu perubahan proses yang memberikan nilai berterusan

Tiada dua proses perniagaan yang serupa, tetapi semuanya berada dalam keadaan fluks yang hampir malar. Kadangkala pemimpin dan pasukan mengubah proses pada bila-bila masa; waktu lain mereka merekayasa semula sepenuhnya. Pengurusan proses perniagaan (BPM) ialah cara organisasi membantu memastikan bahawa sebarang perubahan proses perniagaan adalah yang betul.

Melalui inisiatif BPM yang berkesan, syarikat anda boleh melaksanakan proses yang lebih cekap dan fleksibel. Menentukan tempat menggunakan automasi aliran kerja dan teknologi inovatif lain dengan lebih cepat dan tepat. Dan mencapai peningkatan proses perniagaan yang berterusan melalui pemantauan dan analisis.

Inisiatif BPM yang memacu perubahan yang bermakna secara amnya merangkumi langkah pengurusan proses perniagaan berikut: merancang, mereka bentuk, memodelkan, melaksanakan, memantau dan mengoptimumkan.

Enam peringkat pengurusan proses perniagaan ini terdiri daripada kitaran hayat BPM. Pendekatan berstruktur dan kitaran berdasarkan amalan terbaik, kitaran hayat BPM menyediakan rangka kerja yang berguna untuk memodenkan operasi, pengurusan dan sokongan proses.

Langkah pertama: Rancang strategi anda

Pertama, bekerjasama dengan pihak pengurusan untuk mencipta strategi pengurusan proses perniagaan yang menyokong matlamat perniagaan teras organisasi. Syarikat ingin melabur dalam projek berimpak tinggi dan berisiko rendah yang memberikan hasil yang boleh diukur sejajar dengan KPI mereka.

Lihat kawasan perniagaan yang mana kemajuan dalam memenuhi objektif syarikat telah perlahan atau terhenti. Tentukan secara meluas perkara yang perlu diubah—dan cara—dengan mengkategorikan aktiviti perniagaan yang berkaitan kepada salah satu daripada tiga jenis perniagaan utama proses pengurusan:

• BPM khusus manusia. Sebahagian besar kekurangan automasi, proses khusus manusia berkisar di sekeliling orang. Keputusan tertentu, kelulusan dan tugas proses lain adalah khusus untuk pekerja, pelanggan dan individu lain untuk melaksanakannya. Dalam kes ini, BPM harus memperkasakan individu dengan antara muka aplikasi yang direka bentuk dengan baik dan pemberitahuan serta penjejakan fungsi.
  
  Contoh BPM khusus manusia termasuk proses pengambilan pekerja yang kakitangan HR bekerja dengan pengurus untuk menyiarkan pembukaan kerja, menyaring calon, meminta rujukan dan menemu duga calon. Contoh lain ialah proses aduan pelanggan yang dikendalikan oleh wakil perkhidmatan.
• BPM khusus dokumen. Proses yang melibatkan dokumen berasaskan kertas dan elektronik mesti dikendalikan dengan berhati-hati dan mengikut keperluan syarikat, industri dan peraturan. BPM khusus dokumen kerap menggunakan automasi aliran kerja untuk menggalakkan kecekapan dan ketepatan sambil mengekalkan pematuhan.
  
  Contoh BPM intensif dokumen boleh didapati di jabatan undang-undang, kewangan, pembelian dan lain-lain yang mengarahkan kontrak dan perjanjian kepada berbilang orang untuk semakan dan tandatangan. Contoh lain ialah organisasi perubatan yang mengekalkan rekod kesihatan elektronik.
• BPM khusus penyepaduan. Kategori ini memberi tumpuan kepada penyepaduan dan mengautomasikan sistem, seperti pengurusan sumber perusahaan (ERP), pengurusan perhubungan pelanggan (CRM) dan aplikasi sistem pengurusan sumber manusia (HRMS). BPM khusus penyepaduan membolehkan orang ramai mengakses aplikasi, data dan perkhidmatan dengan pantas melalui penyambung dan API, meningkatkan produktiviti pengguna dan kepuasan.
  
  Contoh BPM khusus integrasi termasuk pasukan pemasaran dan jualan yang menggunakan kempen yang saling berkait, analitis bakal pelanggan dan alat CRM untuk berkongsi maklumat terperinci tentang potensi dan pelanggan sedia ada.

Langkah kedua: Reka bentuk dan petakan proses yang ideal

Setelah anda mentakrifkan objektif strategik dengan jelas dan mendapat sokongan daripada perniagaan, analisis dan petakan setiap proses yang disasarkan untuk penambahbaikan. Kenal pasti peristiwa proses utama, tugas manual dan automatik yang diperlukan untuk setiap satu, orang yang melaksanakannya, garis masa dan sebarang teknologi yang digunakan. Cari masalah dan kelewatan; tugas berlebihan, tidak perlu; dan kawasan yang dicirikan oleh kos yang berlebihan dan kesilapan manusia, ketidakpuasan hati pelanggan, atau ketidakpatuhan.

Seterusnya, setelah anda memahami sepenuhnya keadaan "sebagaimana adanya", gunakan cerapan untuk mewujudkan keperluan perniagaan baharu untuk proses tersebut. Kemudian, reka dan petakan keadaan "menjadi" yang ideal. Sumbangsaran pelbagai cara untuk menyelesaikan masalah. Juga, rangkakan metrik untuk menjejaki penambahbaikan proses perniagaan. Tanya pihak berkepentingan proses, yang penyertaan mereka penting untuk kejayaan projek, untuk membantu mengumpul data penilaian dan memberikan maklum balas tentang reka bentuk.

Pada awal inisiatif BPM anda, syarikat anda mungkin mahu menggunakan metodologi penambahbaikan proses perniagaan untuk menstrukturkan lagi pendekatan anda dan memupuk rasa tujuan yang dikongsi. Walaupun metodologi penambahbaikan proses perniagaan mempunyai prinsip dan teknik yang berbeza, semuanya berusaha untuk membantu untuk menghapuskan pembaziran, menghapuskan halangan, meningkatkan kerjasama dan memacu budaya perubahan.

Kaedah penambahbaikan proses perniagaan biasa termasuk:

• Pengurusan Agile
• Kaizen
• Pengurusan Lean
• Six Sigma
• Jumlah pengurusan kualiti

Juga, manfaatkan perlombongan proses, pemetaan proses dan lain-lain perisian pengurusan proses perniagaan (BPMS) untuk menganalisis dan menggambarkan aliran kerja dengan cepat. Begitu juga, penyelesaian BPMS pintar (iBPMS) boleh membantu meningkatkan aliran kerja dengan awan, AI dan keupayaan analitis data besar.

Langkah ketiga: Model dan aliran proses ujian

Dalam langkah ini, uji reka bentuk yang ideal. Bina model prototaip yang mewakili semua aktiviti proses, peraturan perniagaan dan aliran data secara digital. Kemudian, jalankan simulasi terhadap model menggunakan kombinasi pemboleh ubah yang berbeza, seperti masa, kos dan sumber. Berdasarkan keputusan, teruskan melaraskan dan menguji model, mengubah suai aliran kerja sedia ada atau mencipta yang baharu untuk memacu hasil perniagaan yang optimum.

Pemodelan simulasi menyediakan cara yang menjimatkan kos untuk menganalisis cara sesuatu proses berlaku berdasarkan keadaan yang berbeza. Alat BPMS yang mengautomasikan pemodelan, ujian dan analisis boleh menyelaraskan langkah ini dengan ketara. Mereka juga boleh membantu syarikat anda menentukan cara menambah baik reka bentuk dengan lebih cepat sebelum melancarkan perubahan dalam persekitaran kerja.

Langkah empat: Laksanakan penambahbaikan

Anda sudah bersedia untuk bersiaran secara langsung dengan proses dioptimumkan anda. Mulakan dengan penyelesaian bukti konsep di mana sekumpulan kecil menguji proses tersebut. Kemudian, gunakan maklum balas mereka untuk mengembangkan proses dengan sewajarnya. Manfaatkan templat dan penyambung prabina BPMS untuk membangunkan antara muka pengguna yang intuitif untuk proses automatik dan bersepadu yang baharu.

Sebelum anda melancarkan proses secara rasmi dengan organisasi yang lebih besar, sediakan pelan dan sumber untuk pengurusan projek dan perubahan. Peralihan pasukan dengan sewajarnya supaya anda dapat menyelesaikan masalah awal, mengelakkan gangguan operasi dan menggalakkan penerimaan. Selain itu, selesaikan metrik dan gunakan alat kecerdasan perniagaan (BI) untuk membina papan pemuka dan menjana laporan yang menyediakan masa nyata atau hampir masa nyata cerapan.

Sebagai sebahagian daripada pelan pengurusan perubahan anda, kemas kini kerja dan tanggungjawab kerja dan adakan sesi latihan dengan pekerja. Beritahu pelanggan dan pembekal yang terjejas dan tawarkan sokongan.

Langkah lima: Pantau dan jejaki metrik prestasi

Dalam fasa kitaran hayat BPM kenal pasti kawasan yang berpotensi untuk perubahan selanjutnya dengan memantau data untuk menjana metrik prestasi. Bergantung pada objektif anda, anda boleh menyelidiki pelbagai aspek kecekapan proses baharu, seperti bagaimana dengan baik:

• Aliran kerja berfungsi dalam proses.
• Satu proses berfungsi dalam organisasi yang lebih besar.
• Sesuatu proses beroperasi daripada perspektif teknikal.

Selain itu, berbincang dengan pemegang amanah untuk mengetahui lebih lanjut tentang penjimatan masa dan kos—yang direalisasikan dan berpotensi—dan mendedahkannya masalah.

Gunakan alatan BI untuk menjana, menggambarkan dan melaporkan metrik, membandingkan statistik dengan penanda aras industri dan menilai cara ia mengukur sehingga KPI organisasi anda. Sekali lagi, manfaatkan penyelesaian BPMS untuk membantu pengumpulan data dan pemodelan simulasi. Pantau prestasi sekerap mungkin untuk memastikan inisiatif BPM terus memenuhi matlamatnya dan menyokong matlamat perniagaan organisasi yang lebih besar.

Langkah enam: Optimumkan berdasarkan cerapan segar

Usaha pemantauan dan penjejakan anda telah menjana terlalu banyak cerapan yang boleh diambil tindakan. Sekarang adalah masa untuk menggunakan maklumat ini untuk menggandakan peningkatan proses perniagaan. Melalui lelaran dan inovasi berterusan, teruskan memperhalusi proses dan aliran kerjanya untuk mencapai kecekapan operasi baharu. Selalunya, anda akan menemui peluang tambahan untuk automasi, penyeragaman dan penyepaduan.

Usaha untuk menjana nilai perniagaan yang lebih besar tidak pernah berakhir dan juga tidak melakukan aktiviti pemantauan dan mengoptimumkan proses. Strategi perniagaan, keadaan pasaran dan keperluan kawal selia terus berubah, jadi bersedia untuk menyesuaikan proses anda dalam respons.

Jika keadaan memerlukan kemas kini penting, mulakan kitaran hayat BPM. Pada masa ini, perusahaan anda telah menjadikan peringkat pengurusan proses perniagaan sendiri. Ketua dan pemegang amanah proses boleh berkumpul untuk menyusun strategi berkaitan inisiatif baharu.