Kas ir darbplūsmu automatizācijas rīki?

Darbplūsmu automatizācijas programmatūras definīcija

Darbplūsmu automatizācijas programmatūra racionalizē tradicionālus manuālus un vienmuļus uzdevumus, lai palīdzētu uzņēmumiem ietaupīt laiku, mazināt cilvēku kļūdu risku un palielināt produktivitāti darbvietā. Automatizējot procesus, komandas var koncentrēties uz svarīgākiem projektiem, nevis rutīnas uzdevumiem, un tiek nodrošināta darbplūsmu redzamība, lai noteiktu potenciālās iespējas.

Darbplūsmu automatizācija palīdz uzņēmumiem uzlabot procesus vairākos veidos:

• Uzdevumu automatizācija un aktivizēšana.
• Uzlabota efektivitāte un produktivitāte.
• Nepieciešamo procesu uzlabojumu identificēšana.
• Darbplūsmu pārvaldība un veiktspējas pārraudzība.
• Atgādinājumu iestatīšana.
• Darba grupu sinhronizēšana.
• Veicamo darbību ieskatu apkopošana.
• Resursu lietojuma optimizācija.

Darbplūsmu automatizācijas programmatūra izmanto datu avotus un kārtulu kopu, lai manipulētu datus, atdarinot cilvēka intelektu. Šie darbplūsmu rīki parasti seko “ja/tad priekšrakstiem”, ievērojot principu “ja notiek A, tad notiek B”. Šī uz noteikumiem balstītā sistēma apraksta darbības, kas seko notikumam, ietaupot laiku un naudu, kā arī samazinot cilvēka kļūdu risku.

Darbplūsmu automatizācijas rīku tipi

No datu ievades līdz potenciālo klientu piesaistei un grāmatvedībai — darbplūsmu automatizācijas rīki ir izstrādāti, lai samazinātu rutīnas uzdevumus un optimizētu procesus. Tas palīdz maksimāli izmantot uzņēmuma laiku un resursus, ļaujot darbiniekiem pievērsties svarīgākiem projektiem, kas bieži prasa vairāk problēmu risināšanas un radošas domāšanas — to nespēj aizstāt pat labākā darbplūsmu automatizācijas programmatūra.

Darbplūsmu automatizācijas programmatūra ir svarīga biznesa procesu pārvaldības (BPM) sastāvdaļa, un pastāv vairāki rīki, kas palīdz optimizēt pamatfunkcijas jūsu organizācijā un racionalizēt manuālus uzdevumus. Daži darbplūsmu automatizācijas rīku tipi ietver:

Projekta pārvaldība

Iespējams, vispazīstamākais darbplūsmu automatizācijas rīku tips, proti, projektu pārvaldības programmas palīdz sasaistīt cilvēkus, datus un citus resursus, lai optimizētu procesus. Šie rīku tipi uzlabo sadarbību un palīdz definēt, pārvaldīt un uzlabot darbu izpildi vairākās komandās. Ievērojot projektu redzamību un atvērtu saziņu, procesi parasti noris vienmērīgāk un efektīvāk.

Pārdošana un mārketings

Pārdošanas un mārketinga darbplūsmu rīki atvieglo potenciālo un esošo klientu datu pārvaldību. Labākās programmas izmanto iebūvētās analīzes iespējas, lai palīdzētu atrast neefektivitātes un paātrināt procesus vairākos kanālos, sākot ar e-pasta ziņojumiem un īsziņām un beidzot ar multividi. Šie automatizācijas rīki katru reizi neatkārto tikai vienu un to pašu uzdevumu. Patiesībā daudzi izveido darbplūsmas, lai nosūtītu pielāgotu mārketinga saturu, pamatojoties uz klienta uzvedību.

Klientu apkalpošana

Klientu apkalpošanas darbplūsmu rīki palīdz automātiski piešķirt biļetes aģentiem, nosūtīt automātiskas atbildes uz bieži uzdotiem jautājumiem un automātiski atzīmēt biļetes, pamatojoties uz iesniegtajiem jautājumiem. Izmantojot klientu apkalpošanas darbplūsmu automatizāciju, uzņēmumi var ātrāk atrisināt klientu problēmas, atbrīvojot aģentus sarežģītāku problēmu risināšanai.

Finanses

Finanšu darbplūsmu automatizācijas rīki palīdz uzņēmumiem organizēt finanšu procesus un tos paturēt atbilstošus un konsekventus. Šie darbplūsmu tipi var palīdzēt ar ikdienas darbībām, piemēram, budžetu apstiprināšanu, rēķinu izrakstīšanu, iepirkumu un izdevumu pieprasījumiem un grāmatvedības ierakstiem.

Personāla vadība

Darbplūsmu rīki personāla vadībā palīdz automatizēt dokumentāciju un samazināt administrācijas izmaksas, mazinot kļūdu risku un sniedzot labāku atbalstu darbiniekiem. Šie rīku tipi var palīdzēt ar darbinieku nolīgšanas pārvaldību, izklājlapām, darba sludinājumiem un atvaļinājumu pieprasījumiem, sniedzot personāla vadības darbiniekiem vairāk laika pievērsties svarīgākiem uzdevumiem.

Kādus ieguvumus darbplūsmu automatizācija nodrošina jūsu organizācijai?

Neatkarīgi no tā, vai vēlaties automatizēt procesus finanšu, mārketinga vai IT jomā, darbplūsmu automatizācija atvieglo manuālo uzdevumu slogu un ietaupa uzņēmumiem daudz laika, resursu un naudas. Šie darbplūsmu rīki ne tikai paātrina procesus jūsu komandai, bet arī palīdz atbrīvot laiku svarīgākiem darbiem un pieņemt lēmumus, strādājot kā daļa no lielāka biznesa procesu pārvaldības programmatūras risinājuma.

Darbplūsmu automatizācijas rīku ieguvumi

1. Mazāk kļūdu

   Manuālā datu ievade ir vienmuļa un paver iespēju pieļaut mazas cilvēku kļūdas, kurām var būt liela ietekme uz jūsu organizāciju, sākot no grāmatvedības neprecizitātēm un beidzot ar nepareiziem rēķiniem. Taču darbplūsmu programmatūra izmanto centralizētus reāllaika datus, lai izpildītu administratīvos uzdevumus, samazinot dārgu kļūdu risku.

2. Racionalizēti procesi

   Darbplūsmu automatizācijas rīki palielina procesu redzamību, samazinot vājās vietas un nodrošinot projektu virzību pareizajā virzienā. Tā kā norīkojumus un sekojuma uzdevumus var piešķirt automātiski, ir vieglāk izsekot veiktspējai un to pārvaldīt, kas savukārt samazina kavējumus procesā.

3. Uzlabota produktivitāte

   Ja vienmuļi un manuāli uzdevumi ir automatizēti, komandām ir vairāk laika un resursu pievērsties svarīgākiem projektiem. Daudzas darbplūsmu automatizācijas programmas arī uzlabo vispārējo sadarbību — tiek patērēts mazāk laika, lai meklētu informāciju un apstiprinājumus vai sekotu līdzi saziņai darbinieku starpā.

4. Labāka saziņa

   Skaidri izstrādātas darbplūsmas un automatizēti paziņojumi palīdz darbiniekiem būt lietas kursā un izprast savu lomu projektā. Tie arī atvieglo savstarpējo saziņu un uzlabo atbildības uzņemšanos par projektiem, nodrošinot, ka visi strādā kopīgam mērķim.

5. Padziļinātāki ieskati

   Reāllaika pārskatu izveide ar labāku vizualizāciju ir darbplūsmu automatizācijas galvenā priekšrocība. Ja procesos tiek izmantota datu analīze, organizācijas var iegūt veiktspējas rādītājus, noteikt potenciālās iespējas un pieņemt informētākus lēmumus par savām darbībām.

Kā izvēlēties labākos darbplūsmas automatizācijas rīkus savai organizācijai

Izvēloties labāko darbplūsmu automatizācijas rīku savai organizācijai, ir svarīgi vispirms analizēt pašreizējos procesus, noteikt vājās vietas un noskaidrot, kuras komandas izmantos rīkus. Kad jums būs labāka izpratne par sava uzņēmuma vajadzībām, meklējiet tālāk norādītās funkcijas, salīdzinot dažādus risinājumus:

• Lietotājam draudzīgs interfeiss un vienkārša navigācija.
• Mākslīgais intelekts un mašīnmācīšanās intelektiskai dokumentu apstrādei (IDP).
• Vienmērīga integrācija ar trešo pušu rīkiem un programmām, ko izmantojat ikdienā.
• Pielāgojamas darbplūsmas.
• Mākonī izvietota darbspēja.
• Datu analīze un reāllaika pārskatu veidošana.
• Uzlabota drošība un datu aizsardzība.
• Mērogojamība pieaugošām uzņēmuma vajadzībām.

Darbplūsmu automatizācijas rīku piemēri

Laiks, kas tiek patērēts vienkāršiem procesiem, piemēram, atbildēšanai uz e-pasta ziņojumiem, uzdevumu veidošanai vai datu kopēšanai no viena avota uz citu, var ātri sakrāties. Taču, iestatot automatizētas darbplūsmas, uzņēmumi var ievērojami uzlabot efektivitāti un pievienot vērtību pamatdarbībām, sākot no mārketinga un beidzot ar personāla vadību.

Daži darbplūsmu automatizācijas rīku piemēri:

• Automatizētu sekojumu un atbilžu sūtīšana pēc tam, kad klients ir aizpildījis saziņas veidlapu.
• E-pasta ziņojumu sūtīšana potenciāliem klientiem pēc izraisīta notikuma.
• Automātiska rēķinu izrakstīšana klientiem ikmēneša maksājumiem.
• SLA izveide, lai nodrošinātu laicīgas atbildes uz svarīgiem jautājumiem.
• Darbinieku izdevumu kompensēšana.
• Atgādinājumu sūtīšana par termiņiem un apstiprinājumiem.
• Automātiska uzdevumu un projektu piešķire komandas dalībniekiem.
• Jaunu darbinieku pievienošana.
• Atvaļinājuma pieprasījumu apstiprināšana.