Kādēļ uzņēmumi izmanto RPA rīkus

Kas ir RPA rīks?

Robotizēta procesu automatizācija (RPA) izmanto programmatūras botus, lai emulētu cilvēka mijiedarbību grafiskā lietotāja saskarnē (GUI) un tādējādi automatizētu atkārtotus un manuālus uzdevumus, ietaupītu uzņēmuma laiku, aiztaupītu piepūli un rūpes. RPA rīks ir programmatūra darbplūsmu definēšanai un botu konfigurēšanai, lai tie veiktu atvēlētus uzdevumus loģiskā secībā. Robots var veikt jebkuru vairāku darbību procesu, kas notiek GUI ātrāk un bez kļūdām. Tādējādi šis robotizētas procesu automatizācijas rīks palīdz ātri izpildīt manuālas, uz kļūdām tendētas darbplūsmas, lai darbinieki veltīt uzmanību uzdevumiem ar lielāku vērtību.

Piemēram, jūsu cilvēkresursu nodaļa var izvietot RPA rīku, lai automatizētu atvaļinājuma pieprasījumu apstrādi. Tā vietā, lai darbinieks tērētu piecas minūtes katra pieprasījuma apstrādei, RPA robots var izgūt datus no uzņēmuma resursu plānošanas sistēmas un ātrāk apstrādāt pieprasījumu citā sistēmā (tostarp arī sistēmā bez API), nepieļaujot kļūdas.

Robotizētas procesu automatizācijas rīka izveidotie roboti var veikt piešķirtas darbības un mijiedarboties ar citam sistēmām, kopējot informāciju no digitāliem displejiem (ekrānu informācijas izgūšana) vai izmantojot API. Piemēram, jūsu uzņēmums var izmantot RPA rīku, lai izveidotu robotus, kuri pierakstās lietojumprogrammās, veic darbības ar failiem un mapēm, kopē un ielīmē saturu, aizpilda veidlapas, strādā ar strukturētiem datiem un pat mijiedarbojas ar citām lietojumprogrammām.

RPA rīku izmantošanas priekšrocības

Jebkura organizācija, kas izvieto RPA rīku, var izmantot dažas vai visas tālāk aprakstītās priekšrocības.

• Cilvēkresursu efektīvāka izmantošana. RPA atbrīvo darbiniekus no atkārtotiem uzdevumiem ar zemu vērtību, piemēram, no datu ievades, sniedzot iespēju veltīt visu uzmanību darbam, kas rada lielāku vērtību uzņēmumam.
• Uzlaboti klientu saskarsmes punkti. Ja RPA izmanto uz klientiem vērstu procesu paātrināšanai, pievienotā efektivitāte uzlabo klientu pieredzi un veicina lojalitāti.
• Zemākas izmaksas. RPA roboti veic cilvēku darbu ar daudz mazākām izmaksām.
• Uzlabota analīze darbplūsmas pārvaldības izpratnei. Katrs robots ģenerē žurnālfailu ar savām darbībām, sniedzot iespēju pārraudzīt, cik efektīvi robots veic savas funkcijas.
• Uzlabota mērogojamība. Vienkārši nav iespējams mērogot darbinieku grupu tā, kā varat mērogot automatizētu robotu grupas tvērumu un sasniedzamību. RPA programmatūru var izmantot, lai robotus vienkārši dublētu un programmētu, īstenojot savstarpēji līdzīgas, bet nedaudz atšķirīgas procedūru kopas.
• Uzlabota drošība. RPA roboti nekad neaizmirst izrakstīties. Tiem var iestatīt arī “taimautu”, lai nepieciešamības gadījumā sistēmas nebūtu pieejamas, tādējādi samazinot risku, ka sistēmas nokļūs ļaunprātīgu urķu rokās.

Kādi ir RPA rīki salīdzinājumā ar citiem procesu automatizācijas risinājumiem?

Lai izprastu RPA rīku sniegtās priekšrocības salīdzinājumā ar citiem darbplūsmas automatizācijas risinājumiem, ir lietderīgi izprast automatizācijas un RPA atšķirības. Darbplūsmas automatizācija izmanto tehnoloģiju, lai samazinātu manuāli veicamo darbību skaitu uzņēmējdarbības procesā, bet process tik un tā jāpabeidz cilvēkam. RPA rīki izveido robotus darbam GUI, tādēļ nekāda iejaukšanās no cilvēka puses nav nepieciešama. Tie var būt uzraudzīti procesi, kuros cilvēki joprojām iniciē uzdevumus, vai arī neuzraudzīti procesi, kas ir pilnībā automatizēti.

RPA rīkiem nepieciešama minimāla kodēšana vai tā vispār nav nepieciešama, un, tā kā roboti izmanto to pašu infrastruktūru un risinājumus, ko izmanto darbinieki, jums nav jāmaina uzņēmuma pamatā esošā arhitektūra. Uzņēmuma lietotāji vada RPA risinājumus. Faktiski daži RPA risinājumi ir paredzēti štata izstrādātājiem — darbiniekiem bez tehniskām zināšanām, — kuri var automatizēt ikdienā veicamās manuālās darbības. Ar minimālu IT iesaisti vai bez tās varat optimizēt operācijas un uzlabot darbinieku apmierinātību, izvairoties no tradicionālajām izstrādes izmaksām.

RPA atšķiras no tradicionālajiem procesu automatizācijas rīkiem arī tālāk aprakstītajos veidos.

• Tradicionālajiem automatizācijas procesiem var būt nepieciešams mainīt visu tehnoloģiju infrastruktūru vai tās daļu. RPA roboti darbojas GUI un mijiedarbojas ar citām sistēmām tādā pašā veidā kā cilvēki.
• RPA roboti ir pietiekami elastīgi, lai automatizētu procesus vairākām lietojumprogrammām.
• Tā kā RPA roboti ir paredzēti atkārtotiem, vispārīgiem procesiem, piemēram, datu ievadei, tie ir mērogojami un ērtāk jaunināmi nekā darbplūsmas risinājums, kas ir izstrādāts vienam procesam.

RPA programmatūra rada vērtību, uzlabojot atkārtotu, uz kārtulām balstītu darbplūsmu efektivitāti, tomēr dažus procesus labāk uzticēt darbiniekiem. Vispārīgi ņemot, radošu darbinieku pārziņā labāk atstāt procesus, kas izmanto daudz nestrukturētu datu vai grafiskas informācijas, kā arī ir atkarīgi no ļoti mainīgiem parametriem.

RPA loma šodien un rīt

Pašlaik RPA programmatūra piesaista daudz uzmanības, jo uzņēmumi apgūst tās izmantošanu un novēro RPA piedāvātās priekšrocības, piemēram, laika un izmaksu ietaupījumu. Bet, tāpat kā visas tehnoloģijas, arī RPA kļūs sarežģītāka un mainīsies atbilstoši pārmaiņām uzņēmējdarbībā. Tālāk sniegtas dažas prognozes par RPA rīku iespējamo attīstību.

• Padziļināta integrācija ar mākslīgo intelektu. RPA attīstoties, uzņēmumi, visticamāk, atklās jaunus veidus, kā to izmantot kopā ar tādām jaunākajām tehnoloģijām kā mākslīgais intelekts, algoritmiskā mācīšanās vai pat lietiskais internets (Internet of Things — IoT), un daži uzņēmumi to jau ir paveikuši. Hiperautomatizācija jeb viedā automatizācija paplašina RPA rīku veicamo uzdevumu klāstu, kā arī palīdz rīkiem automatizēt dažādus sarežģītus uzdevumus.
• Sarežģītāka automatizācija. Uzņēmumi izmanto RPA, lai automatizētu dažādus vienmuļus uzdevumus, taču apvienošana ar mākslīgo intelektu un algoritmisko mācīšanos radīs pavisam jaunus uzdevumus, ko varēs racionalizēt ar RPA palīdzību. Piemēram, uzņēmumi pašlaik var izmantot RPA rīkus, lai digitalizētu dokumentus, bet ar mākslīgo intelektu papildināti RPA rīki varētu arī izprast dokumentu saturu un tos efektīvi klasificēt, nepieļaujot kļūdas.
• Lētāks un pieejamāks risinājums. Kad RPA rīki pirmoreiz nokļuva tirgū, to pieejamība bija ierobežota un cena — augsta. Bet, tā kā pieprasījums pēc RPA programmatūras ir audzis, tagad to piedāvā vairāk uzņēmumu. Tā kā ir pieejams vairāk opciju, cenas, visticamāk, samazināsies un līdzekļi vairāk konkurēs savā starpā.

RPA programmatūras galvenās funkcionalitātes

Pašlaik tirgū ir pieejami daudzi RPA rīki ar dažādiem līdzekļiem. Tālāk aprakstīts labas RPA programmatūras minimālais pamata funkciju klāsts.

• Savstarpēja saderība. Jūsu RPA programmatūrai ir jābūt saderīgai ar esošajām darbvirsmas lietojumprogrammām, tīmekļa lietojumprogrammām un citām svarīgākajām programmatūras lietojumprogrammām. Tai nepieciešama arī iespēja izveidot savienojumu ar sistēmas API, lasīt datu bāzes un veikt tajās ierakstus.
• Datu apjoma palielināšana. Jūsu programmatūrai jāvar izgūt datus no tīmekļa vietnēm un sociālajiem plašsaziņas līdzekļiem.
• Dažādu datu tipu apstrāde. Programmatūrai jāvar izgūt un ievadīt datus, kombinēt no dažādiem avotiem iegūtus datus un ievērot nosacījuma priekšrakstus, piemēram, if/else.
• Interfeisu programmēšana. Programmējams interfeiss ir svarīgs. RPA programmatūra var nodrošināt viedas vai izzinošas iespējas, lai konfigurētu robotus lēmumu pieņemšanai un palīdzētu uzņēmumam darboties efektīvāk. Piemēram, roboti var palīdzēt atbildēt uz IT atbalsta biļetēm, atbrīvojot IT darba grupu no administratīvā sloga daļas un sniedzot iespēju veltīt uzmanību citām iniciatīvām. Dažas programmatūras opcijas nodrošina pat bezkoda metodes robotu programmēšanai, bet visiem RPA rīkiem ir nepieciešama iespēja mijiedarboties ar dažāda veida lietojumprogrammām, e-pasta ziņojumiem, failiem un mapēm.

RPA programmatūras izvēle un darbs ar to

Kad sākat novērtēt pieejamos RPA rīkus, ņemiet vērā kāda veida procesus plānojat automatizēt. Katrā robotizētās procesu automatizācijas rīkā ir iebūvētas dažādas vadīklas un komandas, kas nosaka rīka iespējas, tādēļ pārliecinieties, vai šīs vadīklas un komandas atbilst jūsu darbplūsmas automatizācijas mērķiem. Mēģiniet arī atrast atkārtoti izmantojamus komponentus un pārliecinieties, vai roboti var ērti funkcionēt esošajās sistēmās.

Izvēloties savai organizācijai piemērotu RPA programmatūru, ņemiet vērā tālāk norādītos kritērijus.

• Ērta lietošana. RPA programmatūrai jābūt pietiekami vienkāršai, lai lietotājs ar ierobežotām programmēšanas prasmēm varētu izveidot automatizāciju un pēc tam konfigurēt darbplūsmu RPA programmatūrā. Ir pieejami pat daži RPA piedāvājumi ar minimālu kodēšanas apjomu, ko štata izstrādātāja bez IT prasmēm var izmantot savu darbplūsmu automatizācijai. Jebkurai izvēlētajai programmatūrai ir jānodrošina iebūvētas, paplašināmas komandas, vedņi un GUI.
• Elastīgas lietošanas iespējas. Programmatūrā jābūt iespējai konfigurēt pielāgotus līdzekļus, nemaksājot piegādātājam papildu maksu par pielāgošanu. Programmatūrai arī jābūt piemērotai dažādiem lietošanas gadījumiem un datu daudzumam, nodrošinot nemainīgu veiktspēju.
• Mērogojamība. RPA programmatūrai jābūt ātri mērogojamai atbilstoši uzņēmuma darbības prasībām, kā arī jāizmanto atjauninājumi. Programmatūrā jānodrošina arī iespēja darbināt vairākus robotus un darbplūsmas.

Kā nozares izmanto RPA programmatūru

Dažādi uzņēmumi ir atraduši veidu, kā gūt labumu no RPA programmatūras. Piemēram, tādas nozares kā veselības aprūpes nozare var izmantot RPA, lai izveidotu tikšanās, ievadītu pacientu datus, apstrādātu prasības un pārvaldītu norēķinus. Tālāk aprakstīts, kā citas nozares izmanto RPA rīkus, lai pārveidotu savu darbību.

• Mazumtirdzniecība. Pasūtījumu atjaunināšana, preču piegāde un sūtījumu izsekošana.
• Telekomunikācijas. Pārraudzība, krāpniecisku datu pārvaldība un klientu datu atjaunināšana.
• Banku pakalpojumi. Darba efektivitātes, datu precizitātes un drošības uzlabošana.
• Apdrošināšana. Darba procesu pārvaldība, klientu datu ievade un palīdzība lietojumprogrammu darbināšanā.
• Ražošana. Palīdzība ar piegādes ķēdes procesiem, materiālu komplektu izveide, klientu apkalpošana un atbalsts un administrēšana.

RPA rīku ierobežojumi

RPA programmatūra piedāvā daudzas priekšrocības, tomēr tās iespējas nav neierobežotas. Kamēr tehnoloģija attīstās, tā funkcionē kā daļa no citu tehnoloģiju tīkla un vēl netiek piedāvāta kā visaptverošs risinājums, kas var tikt galā ar jebkuru darbības izaicinājumu.

Pašlaik RPA ir uz kārtulām balstīta tehnoloģija, kas vislabāk darbojas ar strukturētiem datiem vai informāciju, kas ļauj izmantot iepriekš noteiktu datu modeli. Lai tehnoloģija varētu darboties sekmīgi, roboti ir jāprogrammē, norādot veicamās darbības, un roboti darbosies tikai atbilstoši šiem parametriem. Ja neizmantosit RPA risinājumu kopā ar mākslīgo intelektu vai algoritmiskās mācīšanās tehnoloģijām, risinājums varēs ievērot tikai jūsu piešķirtās kārtulas, nevis izprast vai interpretēt saturu, kuram tas piekļūst.

Piemēram, lai RPA rīks varētu apstrādāt informāciju no rēķiniem vai citiem dokumentiem, visiem šiem dokumentiem jābūt vienotā formātā. Rīks nevar apstrādāt failus, kas atšķiras no attiecīgā formāta. Šī iemesla dēļ RPA rīki nav piemēroti nestrukturētiem datiem vai informācijai, kas neizmanto iepriekš noteiktu datu modeli.

Turklāt RPA rīki nemācās un nepielāgojas. Ja jūsu uzņēmējdarbības procesi mainīsies, roboti būs jāpārprogrammē, lai tie darbotos ar jaunajiem procesiem — tas var būt laikietilpīgi. Un, ja RPA rīks nebūs saderīgs ar jaunajiem procesiem, ieguldījums drīzumā var kļūt neizdevīgs. Lai izvairītos no šīs problēmas, pirms RPA rīka pieņemšanas apsveriet, cik lielā mērā jūsu uzņēmējdarbības procesi un tehnoloģijas var mainīties.

Kā palīdzēt nodrošināt sekmīgu RPA rīku izmantošanu

Līdzīgi jebkurai citai tehnoloģijai sekmīgs darbs ar RPA programmatūru ir atkarīgs no tā, kā to lietojat. Pat labākie rīki nevar labot pamatā kļūdainu procesu, tādēļ ir svarīgi rūpīgi izvērtēt, kurus uzdevumus automatizēt. Pareizi izvēlēts RPA rīks, kas lietots pareizā kontekstā ar konkrētu un izmērāmu mērķi, var pilnībā mainīt darba efektivitāti uzņēmumā. Uzsākot izmantot RPA tehnoloģiju, lai automatizētu procesus, ir jāpatur prātā tālāk aprakstītā paraugprakse.

• Izprotiet procesu, ko vēlaties automatizēt. Auditējiet visus darba procesus, lai saprastu, kuri uzdevumi ir piemērotākie RPA. Ņemiet vērā, ka RPA rīki nevar vispārīgi izprast informāciju, tādēļ, ja vien neplānojat iekļaut arī mākslīgo intelektu, izvēlieties procesu ar skaidri definētiem parametriem un ar minimālu nepieciešamo cilvēka iesaisti vai pārraudzību — šādu procesu piemēri ir tikšanās plānošana vai rēķinu apstrāde. Daži programmatūras veidi, piemēram, Microsoft Power Automate, piedāvā iespējas, lai palīdzētu identificēt automatizācijai piemērotos procesus.
• Izvēlieties pareizo rīku. Pēc automatizējamo procesu noteikšanas atrodiet attiecīgajam darbam piemērotākos rīkus. Visiem rīkiem ir dažādas priekšrocības, tādēļ novērtējiet tos, pamatojoties uz iespējām, cenu, ieviešanas sarežģītību un savietojamību ar esošo programmatūru.
• Apmāciet darbiniekus. Ja darbinieki mācēs izmantot un ar laiku arī mainīt vai uzturēt RPA rīku, varēsit nodrošināt rīka nepārtrauktu vērtību un pieņemšanu visā uzņēmumā.
• Nosakiet rezultātus. Pirms un pēc ieviešanas pārraugiet izpildes pamatrādītājus (key performance indicator — KPI), piemēram, darbinieku produktivitāti, datu uzņemšanas precizitāti, ieplānoto tikšanās reižu vai apstrādāto dokumentu skaitu. Ja pēc ieviešanas KPI neuzlabojas, tas var liecināt par nepareizi izvēlētiem procesiem vai par to, ka robotiem ir piešķirti nepareizi parametri.