Kas ir intelektiskā dokumentu apstrāde?
Ir sasniegts datu piesātinājuma punkts. Mūsdienās organizācijām bieži ir tik daudz datu, ka ir grūti atšķirt vērtīgu informācija no nevajadzīgas. Liela apjoma datizrace praktiskas informācijas iegūšanai var būt dārga un laikietilpīga. Intelektiska dokumentu apstrāde jeb IDP būs lielisks palīgs.
Intelektiskā dokumentu apstrāde (IDP) ir darbplūsmas automatizācija tehnoloģija, kas skenē, lasa, izgūst, kategorizē un organizē jēgpilnu informāciju pieejamos formātos no lielām datu straumēm. Tehnoloģija var apstrādāt daudzus un dažādus dokumentu veidus: papīra dokumentus, PDF failus, Word dokumentus, izklājlapas un daudzus citus formātus. IDP primārā funkcija ir iegūt vērtīgu informāciju lielās datu kopās bez cilvēkresursiem.
Pastāv vairākas priekšrocības dokumentu apstrādes automatizēšanai, izmantojot IDP. Ar mākslīgā intelekta palīdzību IDP var likvidēt nepieciešamību pēc manuālas datu ievades un apstrādes darbiniekiem. Tas ne tikai palielina datu apstrādes ātrumu, bet arī samazina tās izmaksas, vienlaikus samazinot cilvēka pieļautu kļūdu risku lielākai efektivitātei.
Modernajām organizācijām parasti ir lieli trīs datu tipu apjomi: strukturēti, nestrukturēti un daļēji strukturēti dati. Strukturētie dati ir organizēti un vieglāk lasāmi datu apstrādes darbiniekiem. Savukārt nestrukturētu datu apstrāde un analīze ir laikietilpīga. Daļēji strukturētiem datiem piemīt abu minēto datu veidu īpatnības. Intelektiskās dokumentu apstrādes risinājumi spēj automatizēt strukturētu, nestrukturētu un daļēji strukturētu datu apstrādi.
Kā darbojas intelektiskā dokumentu apstrāde?
Intelektisko dokumentu apstrādi veido vairākas darbības.
Tā sākas ar intelektisko dokumentu atpazīšanu, kad IDP dokumentu skenēšanai un klasificēšanai izmanto sarežģītu padziļinātas mācīšanās mākslīgā intelekta tehnoloģiju. Šī tehnoloģija var būt apmācīta līdz 190 valodām un spēj lasīt un interpretēt dokumentus līdzīgi kā datu apstrādes darbinieks.
Kad dati ir klasificēti, intelektiskās dokumentu automatizācijas programmatūra sāk izgūt organizācijai vērtīgus datus. Izgūšana tiek paveikta, izmantojot kognitīvas mākslīgā intelekta tehnoloģijas, kas identificē noteiktus datu fragmentus lielākā dokumenta. Pēc tam IDP organizē atbilstošos datus un atspoguļo tos viegli pieejamā formātā.
Ja jūsu organizācijai ir daudz strukturētu, daļēji strukturētu vai nestrukturētu datu, būtu vērts apsvērt intelektisko dokumentu apstrādi kā investīciju jūsu biznesa procesu pārvaldības stratēģija ietvaros.
Intelektiskās dokumentu apstrādes nodrošinātie ieguvumi
Intelektiskā dokumentu apstrāde veiksmīgi palīdz uzlabot biznesa procesus un palielināt darba grupas efektivitāti. Šeit ir daži no galvenajiem ieguvumiem, automatizējot dokumentu apstrādi:
- Uzlabojiet apstrādes precizitāti, izmantojot intelektisko dokumentu apstrādi. Kļūdu koeficients, ko pieļauj darbinieki, kas apstrādā datus, ir daudz augstāks nekā IDP.
- Samaziniet dokumentu apstrādes izmaksas, automatizējot dažas no darbplūsmām. Vidēji manuāla dokumentu apstrāde izmaksā 6–8 dolārus katram dokumentam. Automatizētās dokumentu apstrādes izmaksas katram dokumentam ir ievērojami mazākas.
- Uzlabojiet darbinieku produktivitāti, nodrošinot viņiem iespēju veikt nozīmīgāku darbu. Ja nav nepieciešamības apstrādāt bezjēdzīgus laikietilpīgus dokumentus, darbinieki var brīvi novirzīt savu uzmanību citiem uzdevumiem.
Kāda ir atšķirība starp intelektisko dokumentu apstrādi un automatizēto dokumentu apstrādi?
Automatizētā dokumentu apstrāde ir ar IDP saistīta, bet ļoti atšķirīga tehnoloģija. Automatizēto dokumentu apstrādi galvenokārt izmanto, lai digitalizētu papīra dokumentus. Papīra dokumentu digitālu kopiju veidošana ļauj tos indeksēt un padarīt meklējamus datu bāzē. Tas ir būtiski tādām organizācijām kā DMV, kas balstās uz papīra dokumentāciju, bet kuru datus nepieciešams digitalizēt.
Intelektiskā dokumentu apstrāde ir biznesa procesu pārvaldības programmatūra, kas spēj digitalizēt un indeksēt papīra dokumentus, kā arī veic vairākas citas darbības, atdalot vērtīgu informāciju un sniedzot ieskatus no datiem papīra dokumentos (vai jebkādos citos), nevis tikai datorizētu piekļuvi tiem.
Kā izvēlēties intelektisko dokumentu apstrādes programmatūru
Jāveic dažas darbības, lai jūsu organizācijai izvēlētos vislabāko intelektiskās dokumentu apstrādes programmatūru.
- Pirmā darbība IDP izvēlē ir identificēt jūsu organizācijas datu apstrādes vajadzības. Vai jums ir vairāk strukturētu vai nestrukturētu datu? Kādā formātā ir jūsu datu lielākā daļa? Cik daudz datu apstrādes vēlaties automatizēt?
- Pēc tam ir jānovērtē, kuri dati būtu ideāli intelektiskajai dokumentu apstrādei. Ņemiet vērā, cik laikietilpīga ir katras datu kopas apstrāde un kādu datu automatizācija sniegtu jūsu organizācijai vislielāko ieguvumu. Dokumenti, kuru manuālā apstrāde notiek visilgāk, var būt labi IDP kandidāti.
- Tiklīdz ir identificētas dokumentu apstrādes darbplūsmas, kuras vēlaties automatizēt, varat pieņemt lēmumu par intelektiskās dokumentu apstrādes programmatūru. Jums būtu jāpieņem lēmums, balstoties uz automatizācijas pieprasījumu un jūsu organizācijas prasībām automatizētai dokumentu apstrādei. Šeit ir daži jautājumi, kurus varat uzdot, lai veiktu izvēli:
- Cik ātri var ieviest intelektisko dokumentu automatizācijas risinājumu?
- Cik vienkārši ir uzturēt programmatūru?
- Kādu atbalsta līmeni programmatūras uzņēmums nodrošina saviem intelektiskās dokumentu automatizācijas pakalpojumiem?
- Vai intelektiskā dokumentu atpazīšanas tehnoloģija programmatūrā var lasīt visus dokumentus, ko organizācija vēlas apstrādāt?
- Vai programmatūras precizitāte būtiski samazinās kļūdu skaitu?
Intelektiskās dokumentu apstrādes lietošanas gadījumi
IDP tiek izmantota dažādās nozarēs. Šeit ir daži intelektiskās dokumentu apstrādes lietošanas gadījumi:
- Finanšu nodaļas var automatizēt kreditoru funkcijas, piemēram, rēķinu apstrādi.
- Personāla vadības nodaļas var apstrādāt CV, pārbaudīt darbiniekus un apstrādāt darbinieku aptaujas un citus cilvēkresursu datus, izmantojot IDP.
- Valsts iestādes pārvalda atļaujas, izsniedz e-dokumentus un apstrādā programmas, izmantojot intelektiskās dokumentu apstrādes programmatūru.
- Apdrošināšanas sabiedrības izmanto automatizētu dokumentu apstrādi, lai apstrādātu prasības, atklātu pārkāpumus, izskatītu apdrošināšanas polises un paātrinātu jūsu organizācijas dokumentu apstrādi.
- Juridiskie biroji ar IDP palīdzību var apstrādāt, arhivēt un pārvaldīt juridiskos datus ar lielāku precizitāti nekā to nodrošina manuāla dokumentu apstrāde.
Šīs ir tikai dažas no nozarēm, kurās tiek izmantota intelektiskā dokumentu apstrāde, lai paātrinātu un uzlabotu datu apstrādes darbplūsmas. Ja strādājat ar pareizo programmatūru, IDP nodrošina plašu programmu un ieguvumu klāstu lielākajai daļai organizāciju.
Vienkāršojiet dokumentu apstrādi ar Microsoft Power Automate
Organizācijā izmantojot intelektisko dokumentu apstrādi, jūs varēsit apkopot no dokumentiem noderīgus datus ar mazāku cilvēka pieļautu kļūdu skaitu par zemākām izmaksām. IDP atbrīvo darbiniekus no vienmuļas liela datu apjoma apstrādes, izgūstot jēgpilnus datu ieskatus viegli lietojamos un pieejamos formātos.
IDP ir tikai viena no darbplūsmas automatizācijām, ko nodrošina Power Automate, kas mazina atkārtojamu uzdevumu apmēru un padara darbu efektīvāku. Izmantojot neliela koda vilkšanas un nomešanas rīkus, Power Automate var palīdzēt jums izveidot novatoriskus veidus, kā veikt dažādas darbības.
Bieži uzdotie jautājumi
Kas ir intelektiskā dokumentu apstrāde?
Intelektiskā dokumentu apstrāde (IDP) ir darbplūsmas automatizācijas tehnoloģija, kas skenē, lasa, izgūst un organizē jēgpilnu informāciju no lielām datu straumēm.
Kā darbojas intelektiskā apstrāde?
Intelektiskā dokumentu apstrāde izmanto intelektisko dokumentu atpazīšanas tehnoloģiju, lai klasificētu dokumentus, pēc tam apstrādā to datus, izmantojot modeļu atpazīšanas tehnoloģiju. Pēc dokumenta apstrādes IDP programmatūra izgūst jēgpilnus datus un sagatavo tos pieejamā formātā.
Kādi ir intelektiskās dokumentu apstrādes nodrošinātie ieguvumi?
Intelektiskā dokumentu apstrāde palielina organizāciju datu apstrādes precizitāti, efektivitāti un ātrumu dažādās nozarēs.
Kāda ir atšķirība starp intelektisko dokumentu apstrādi un automatizēto dokumentu apstrādi?
Automatizēto dokumentu apstrādi galvenokārt izmanto papīra dokumentu digitalizēšanai. Intelektiskās dokumentu apstrādes procesā tiek pilnībā apstrādāti daudzi dažādi dokumentu veidi un organizēti to attiecīgie dati, neradot nepieciešamību pēc cilvēka veiktām datu apstrādes darbībām.
Kā ieviest intelektisko dokumentu apstrādes programmatūru?
Intelektiskās dokumentu programmatūras ieviešana sākas ar dokumentu apstrādes darbplūsmu novērtējumu, lai noteiktu, kuras dokumentu apstrādes darbplūsmas var automatizēt. Tiklīdz ir zināmi dokumenti, kuru vēlaties automatizēt, jums vajadzētu noteikt darbplūsmas, kurām nepieciešams augstākais precizitātes līmenis, un sākt automatizāciju ar tām.
Kādos gadījumos tiek lietota intelektiskā dokumentu apstrāde?
Intelektisko dokumentu apstrādi var izmantot dažādās nozarēs, sākot ar apdrošināšanas uzņēmumiem līdz valsts iestādēm, lai paātrinātu un uzlabotu daudzu dažādu datu veidu apstrādi.