Kas ir dokumentu apstrādes programmas?

Dokumentu apstrādes programmas izmanto algoritmisko mācīšanos un mākslīgo intelektu (AI), lai izgūtu datus no dokumentiem un veidlapām. Šajā procesā tiek vākti dati, piemēram, informācija no rēķiniem, kvītīm un piegādes pasūtījumiem e-pasta ziņojumā vai papīra formā. Pēc tam tie tiek digitalizēti un saglabāti strukturētā datu bāzes formātā. Šie dati tiek importēti mērķa sistēmā, piemēram, uzņēmuma resursu plānošanas (ERP) vai klientu attiecību pārvaldības (CRM) risinājumā. Dokumentu apstrādes programmu nodrošinātā efektivitāte var būtiski ietekmēt to, kā uzņēmumi ietaupa naudu, palielina produktivitāti un atbrīvo darbiniekus no atkārtotiem un mazvērtīgiem uzdevumiem ar augstu kļūdu pieļaušanas risku.

Risinājuma atrašana liela papīra formāta dokumentu apjoma digitalizēšanai ir sarežģīts izaicinājums, ar ko kādā brīdī saskarsies daudzi uzņēmumi. Dokumentu apstrādes programmas nodrošina lielu efektivitāti šajā jomā, ne tikai likvidējot manuālas datu ievades darbietilpīgo uzdevumu, bet arī sniedzot uzņēmumiem ieskatus par to, kā izmantot datus efektīvāk.

Vākšana

Dati no tādiem avotiem kā papīra dokumenti, PDF faili, e-pasta ziņojumi un elektroniskās veidlapas tiek skenēti un digitalizēti.

Iepriekšēja apstrāde

Skenēto datu kvalitāte un precizitāte tiek uzlabota, piemēram, labojot novirzītus leņķus, samazinot izplūdumu, kas tiek panākts, likvidējot visus fona plankumus vai zīmes, un apgriežot nevēlamus attēlu ārējos apgabalus.

Klasifikācija

Dokumenti tiek sadalīti dažādās kategorijās, balstoties uz to formātu, saturu un veidu, kas palīdz uzlabot datu izgūšanu un arhivēšanu.

Izgūšana

Tā ir būtiska procesa darbība, kurā OCR izgūst datus no dokumentiem un nosaka, kādus veidus nepieciešams tulkot (piemēram, nosaukumus, skaitļus, datumus, ar roku rakstīto tekstu).

Apstiprināšana

RPA pārbauda un apstiprina visus datus pirms to pārvietošanas uz atbilstošām sistēmām, datu bāzēm un darba straumēm. Visas neprecizitātes šajā posmā tiek atzīmētas ar karodziņu manuālai pārskatīšanai un labošanai.

Integrācija

Kad visi citi procesi ir palaisti, dati tiek nosūtīti uz atbilstošām datu bāzēm un repozitorijiem, izmantojot programmu programmēšanas interfeisus.

Kāda ir padziļinātas mācīšanās dokumentu analīze?

Padziļinātas mācīšanās dokumentācija tiek integrēta ar dokumentu apstrādi, balstoties uz neirālo tīklu iespējām, lai atpazītu modeļus datos, īpaši dokumentu un izkārtojuma analīzei, teksta identifikācijai un dokumenta izgūšanai. Līdzīgi kā cilvēks mācās, neirālie tīkli savāc informāciju daudzos līmeņos, iegūstot arvien vairāk informācijas un zināšanu un tādējādi laika gaitā kļūstot viedāki.

Padziļinātas mācīšanās dokumentu analīze izmanto savas spējas, lai darbinātu cilvēkam līdzīgu mākslīgo intelektu, izmantojot dažādus neirālo tīklu algoritmus, kas galvenokārt ir konvolucionāri un periodiski. Konvolucionāri neirālie tīkli filtrē attēlus, lai noteiktu katru elementu tajos, bet periodiski neirālie tīkli var atcerēties datu punktus, kas veido to spēju prognozēt nākotnes rezultātus.

Automatizētās dokumentu apstrādes nodrošinātie ieguvumi

Automatizēta dokumentu apstrāde uzlabo biznesa procesus un palielina grupas efektivitāti, nodrošinot ātrumu, precizitāti un mērogojamību. Tam var būt ilgtermiņa ietekme uz to, kā nozares, piemēram, juridiskā, nekustamā īpašuma, veselības aprūpes un banku pakalpojumu nozares, uzlabo savus procesus un darbu.

Automatizētās dokumentu apstrādes galvenās priekšrocības:

Ātra izgūšana:

Tiklīdz dokumenti ir digitalizēti, tie ir pieejami praktiski jebkurā laikā un vietā jebkurai personai, kura ir pilnvarota tos skatīt.

Uzlabota drošība un konfidencialitāte

Uzņēmumi var šifrēt savus failus un piešķirt drošības līmeņus, lai aizsargātu savus datus pret neparedzētiem lietotājiem.

Laika un izmaksu ietaupījumi:

Novēršot laikietilpīgu un dārgu papīra failu pārvaldīšanas procesu, darbiniekiem ir vairāk laika, ko veltīt biznesam nozīmīgiem mērķiem un produktīvam darbam.

Samazināts cilvēka kļūdu risks:

Ja nav nepieciešama manuāla datu ievade, dokumentu automatizācija lielā mērā uzlabo dokumentu precizitāti un kvalitāti.

Palielināta sadarbība:

Dažādu nodaļu grupu darbinieki var koplietot dokumentus un kopīgi strādāt ar tiem, saņemot informāciju par statusu reāllaikā.

Standartizētas veidnes:

Dokumentu automatizācija ļauj standartizēt veidnes un struktūras, ko pastāvīgi var pielietot darbplūsmām.

Kā izvēlēties dokumentu apstrādes programmatūras risinājumu

Dokumentu apstrādes risinājuma izvēle ir atkarīga no jūsu vajadzībām specifiskiem faktoriem. Viens no svarīgākajiem aspektiem ir apsvērt to, vai vēlaties, lai jūsu risinājums darbotos mākonī vai lokāli jūsu atrašanās vietā. Mākonī izvietotās sistēmas vieso nodrošinātājs par maksu un automātiski saglabā visus datus, padarot tos pilnā apmērā pieejamus tiešsaistē. Lokāls risinājums nozīmē, ka izmantosit savus serverus un krātuvi, pats veiksiet uzturēšanu un dublēšanas darbības.

Citi svarīgi apsvērumi dokumentu apstrādes risinājuma izvēlē:

Meklēšana:

Ieteicams izmantot dažādas meklēšanas opcijas, tostarp faila nosaukumu un veidu, saturu un modificēšanas datumus. Vēlama arī spēja piešķirt metadatus un atzīmes visu failu organizēšanai.

Skaidri saprotama failu struktūra:

Ir svarīgi, lai failu struktūra būtu viegli lietojama un loģiska visiem lietotājiem.

Drošība:

Sistēmai būtu jāļauj jums ierobežot piekļuvi sensitīviem dokumentiem un iestatīt atļaujas katram lietotājam.

Vienkāršība:

Visiem darbiniekiem vajadzētu spēt vienkārši izmantot sistēmu bez pārpratumiem un pārtraukumiem ikdienas uzdevumos.

Integrācija:

Nodrošiniet, lai sistēmu varētu izmantot kopā ar programmām, ko jau lietojat, piemēram, e-pasta klientu un klientu attiecību programmatūru.