Biznesa procesu pārvaldības seši soļi

Veiciniet procesu maiņu, kas nodrošina pastāvīgu vērtību

Nav divu vienādu biznesa procesu, bet gandrīz visi ir konstantā plūsmas stāvoklī. Dažreiz vadītāji un komandas ātri pielāgo procesus; citkārt tās tos pilnībā pārveido. Biznesa procesu pārvaldība (BPM) organizācijām palīdz nodrošināt, ka jebkuri biznesa procesi kļūst par pareizo.

Izmantojot efektīvas BPM iniciatīvas, jūsu uzņēmums var ieviest efektīvākus, elastīgus procesus. Ātrāk un precīzāk nosakiet, kur izvietot darbplūsmu automatizāciju un citas inovatīvas tehnoloģijas. Sasniedziet nepārtrauktu biznesa procesu uzlabošanu, izmantojot uzraudzību un analīzi.

BPM iniciatīvas, kas veicina jēgpilnas izmaiņas, parasti ietver šādus biznesa procesu pārvaldības soļus: plāns, dizains, modelis, ieviešana, uzraudzība un optimizēšana.

Šie seši biznesa procesu pārvaldības posmi ietver BPM dzīves ciklu. Strukturēta, cikliska pieeja, kas balstīta uz labāko praksi, BPM dzīves cikls nodrošina noderīgu struktūru darbības, pārvaldības un atbalsta procesu modernizēšanai.

Pirmais solis: stratēģijas plānošana

Vispirms sadarbojieties ar vadību, lai izveidotu biznesa procesu pārvaldības stratēģiju, kas atbalsta organizācijas galvenos biznesa mērķus. Uzņēmumi vēlas veikt ieguldījumu augstas ietekmes, zema riska projektos, kas nodrošina izmērāmus rezultātus, kas ir cieši saskaņoti ar to KPI.

Skatiet biznesa jomas, kur progress uzņēmuma mērķu sasniegšanā ir palēnināts vai apstājies. Plaši definējiet, ko potenciāli nepieciešams mainīt un kā to izdarīt, iedalot kategorijās saistītās biznesa darbības vienā no trim galvenajiem biznesa procesu pārvaldības tipiem:

• Uz cilvēku centrēta BPM. Ar nelielām automatizācijas iespējām uz cilvēku centrētais process koncentrējas ap cilvēkiem. Noteikti lēmumi, apstiprinājumi un citi procesu uzdevumi ir unikāli paredzēti darbiniekiem, klientiem un citām personām. Šādos gadījumos BPM lietotājiem nodrošina labi noformētus programmu interfeisus, kā arī paziņošanas un izsekošanas funkcijām.
  
  Uz cilvēku centrētās BPM piemēri ietver pieņemšanas darbā procesus, kuros HR personāls strādā ar vadītājiem, lai publicētu vakances, pārbaudītu kandidātus, lūgtu rekomendācijas un intervētu kandidātus. Cita instance ir klientu sūdzību procesi, ko veic apkalpošanas pārstāvji.
• Uz dokumentiem centrēta BPM. Procesus, kas saistīti ar papīra un elektroniskiem dokumentiem, jāapstrādā uzmanīgi un atbilstoši uzņēmuma, nozares un normatīvajām prasībām. Uz dokumentiem centrēta BPM bieži izmanto darbplūsmas automatizāciju, lai veicinātu efektivitāti un precizitāti, vienlaikus uzturot atbilstību.
  
  Ar intensīvu dokumentu izmantošanu saistītas BPM piemērus var atrast juridiskajās, finanšu, iepirkumu un citās nodaļās, kas maršrutē līgumus un vienošanās vairāku personu pārskatīšanai un apstiprināšanai. Cits piemērs ir medicīniskās organizācijas, kas uztur elektroniskos veselības ierakstus.
• Uz integrāciju centrēta BPM. Šī kategorija fokusējas uz sistēmu integrēšanu automatizēšanu, piemēram, uzņēmuma resursu pārvaldību (ERP), klientu attiecību pārvaldību (CRM) un cilvēkresursu pārvaldības sistēmu (HRMS) programmām. Uz integrāciju centrēta BPM lietotājiem sniedz iespēju ātri piekļūt programmām, datiem un pakalpojumiem, izmantojot savienotājus un API, uzlabojot lietotāju produktivitāti un apmierinātību.
  
  Uz integrāciju centrētas BPM piemēri ietver mārketinga un pārdošanas darba grupas, kas izmanto savstarpēji saistītus kampaņu, potenciālo klientu analīzes un CRM rīkus detalizētas informācijas par potenciālajiem un esošajiem klientiem kopīgošanai.

Otrais solis: ideālo procesu izstrāde un kartēšana

Tiklīdz esat skaidri definējis stratēģiskos mērķus un esat guvis atbalstu no uzņēmuma, analizējiet un kartējiet katru procesu, ko paredzēts uzlabot. Identificējiet galvenos procesu notikumus, manuālos un automatizētos uzdevumus, kas nepieciešami katram no tiem, cilvēkus, kuri tos izpilda, laika grafikus un izmantotās tehnoloģijas. Meklēt sastrēgumus un aizkaves; liekus, nevajadzīgus uzdevumus un jomas, kuras raksturo pārmērīgas izmaksas un cilvēku kļūdas, klientu neapmierinātība vai neatbilstība.

Pēc tam, kad būsit pilnīgi izpratis esošo stāvokli, izmantojiet ieskatus, lai izveidotu procesam jaunas biznesa prasības. Tad noformējiet un kartējiet ideālu sasniedzamo stāvokli. Apspriediet dažādus veidus, kā atrisināt problēmas. Arī ieskicēsiet rādītājus, lai izsekotu biznesa procesu uzlabojumus. Lūdziet procesu ieinteresētajām pusēm, kuru dalība ir būtiska projekta veiksmīgai gaitai, palīdzēt apkopot novērtējuma datus un sniegt atsauksmes par dizainu.

Jūsu BPM iniciatīvu sākumā jūsu uzņēmums var vēlēties pieņemt biznesa procesu uzlabošanas metodoloģiju, lai tālāk strukturētu jūsu pieeju un nodrošinātu kopēju izpratni par mērķi. Lai gan biznesa procesu uzlabošanas metodoloģijām ir dažādi principi un metodes, tie visi mēģina palīdzēt likvidēt lieko, mazināt šķēršļus, uzlabot sadarbību un veicināt kultūras izmaiņas.

Biežākās biznesa procesu uzlabošanas metodes ietver:

• Spējā pārvaldība
• Kaizen
• Samazinošā pārvaldība
• Six Sigma
• Kopējās kvalitātes pārvaldība

Izmantojiet arī procesu izpētes, procesu kartēšanas un citas biznesa procesu pārvaldības programmatūras (BPMS) priekšrocības, lai ātri analizētu un vizualizētu darbplūsmas. Līdzīgi pārdomāti BPMS (iBPMS) risinājumi var palīdzēt uzlabot darbplūsmas ar mākoni, mākslīgo intelektu un lielo datu analīzes iespējām.

Trešais solis: procesu plūsmu modelēšana un testēšana

Šajā solī testējiet ideālo dizainu. Izveidojiet prototipa modeli, kas digitāli attēlo visas procesa darbības, biznesa kārtulas un datu plūsmas. Pēc tam palaidiet simulācijas pret modeli, izmantojot dažādas mainīgo kombinācijas, piemēram, laiku, izmaksas un resursus. Balstoties uz rezultātiem, turpiniet pielāgot un testēt modeli, modificējot esošās darbplūsmas vai veidojot jaunas, lai veicinātu optimālus biznesa rezultātus.

Simulācijas modelēšana nodrošina ekonomisku veidu, kā analizēt procesa veiktspēju dažādos apstākļos. BPMS rīki, kas automatizē modelēšanu, testēšanu un analīzi, var būtiski racionalizēt šo soli. Tie arī palīdzēs jūsu uzņēmumam ātrāk noteikt, kā uzlabot dizainu pirms izmaiņu ieviešanas darba vidē.

Ceturtais solis: uzlabojumu ieviešana

Esat gatavs dzīvot ar optimizēto procesu. Sāciet ar koncepcijas pārbaudes risinājumu, kur neliela grupa testē procesu. Pēc tam izmantojiet viņu atsauksmes, lai attiecīgi procesu attīstītu. Izmantojiet BPMS iepriekš veidoto veidņu un savienotāju priekšrocības, lai izveidotu nesen automatizēto un integrēto procesu intuitīvus lietotāja interfeisus.

Pirms procesa formālas palaišanas lielākā organizācijā ieviesiet plānus un resursus projektam un izmaiņu pārvaldībai. Nodrošiniet atbilstošu darba grupu pāreju, lai varētu novērst sākotnējās problēmas, nepieļaut darba pārtraukšanu un veicināt pieņemšanu. Arī pabeidziet rādītājus un izmantojiet biznesa informācijas (BI) rīkus, lai veidotu informācijas paneļus un ģenerētu pārskatus, kas sniedz reāllaika vai gandrīz reāllaika ieskatus.

Izmaiņu pārvaldības plāna ietvaros atjauniniet darba lomas un pienākumus, kā arī rīkojiet darbinieku apmācības sesijas. Informējiet ietekmētos klientus un piegādātājus un piedāvājiet atbalstu.

Piektais solis: veiktspējas rādītāju pārraudzība un izsekošana

Šajā BPM dzīves cikla fāzē identificējiet potenciālās jomas turpmākām izmaiņām, pārraugot datus veiktspējas rādītāju ģenerēšanai. Atkarībā no jūsu mērķiem varat norādīt dažādus jauno procesu efektivitātes aspektus, piemēram, cik labi:

• Darbplūsmas funkcijas procesa ietvaros.
• Procesa funkcijas lielākas organizācijas ietvaros.
• Process darbojas no tehniskās perspektīvas.

Tāpat arī sazinieties ar ieinteresētajām pusēm, lai uzzinātu vairāk par laika un izmaksu ietaupījumiem — gan realizētajiem, gan potenciālajiem — un atklājiet problēmu zonas.

Izmantojiet BI rīkus, lai ģenerētu, vizualizētu un ziņotu par rādītājiem, salīdzinot statistiku ar nozares etaloniem un novērtējot, cik lielā mērā tie atbilst jūsu organizācijas KPI. Vēlreiz izmantojiet BPMS risinājumus, lai palīdzētu datu apkopošanā un simulācijas modelēšanā. Pēc iespējas regulāri uzraugiet veiktspēju, lai nodrošinātu, ka BPM iniciatīva turpina sasniegt savus mērķus un atbalsta organizācijas lielākos biznesa mērķus.

Sestais solis: optimizācija, balstoties uz jauniem ieskatiem

Jūsu uzraudzības un izsekošanas pasākumi ir radījuši virkni izmantojamu ieskatu. Tagad ir laiks izmantot šo informāciju, lai dubultotu biznesa procesu uzlabošanu. Nepārtraukti atkārtojot un ieviešot inovācijas, turpiniet procesa un tā darbplūsmu slīpēšanu, lai sasniegtu jaunu darba efektivitāti. Bieži atklāsit papildu iespējas automatizācijai, standartizācijai un integrācijai.

Lielākas biznesa vērtības radīšanas ceļš nekad nebeidzas, nedz arī procesu pārraudzīšanas un optimizācijas darbības. Biznesa stratēģijas, tirgus apstākļi un normatīvās prasības turpina mainīties, tāpēc esiet gatavs pielāgot procesus, reaģējot uz to.

Ja apstākļi prasa svarīgus atjauninājumus, sāciet BPM dzīves ciklu vēlreiz. Līdz šim jūsu uzņēmums ir veicis biznesa procesa vadības posmus pats. Vadītāji un procesu ieinteresētās puses var vienoties par jaunu iniciatīvu stratēģiju.