Kas ir biznesa procesu pārvaldība?
Biznesa procesu pārvaldība (BPM) ir jūsu uzņēmumā veiktās darbības ar mērķi analizēt, paātrināt un optimizēt procesus, nereti izmantojot darbplūsmas automatizācija , lai racionalizētu manuālus procesus.
BPM priekšrocību atklāšana
Pirms sākat veidot BPM stratēģiju, ir svarīgi izprast efektīvu biznesa procesu nozīmi, dažādus biznesa procesu veidus, noteikt, kuras personas uzņēmumā atbild par biznesa procesiem, un kuras problēmas var novērst ar BPM palīdzību.
Iepazīstiet savus biznesa procesus
Biznesa process ir atkārtojamu uzdevumu sērija, ko veic noteiktā secībā, lai īstenotu rutīnas mērķi. Biznesa procesi var ilgt vairākas minūtes vai nedēļas un ietvert vienkāršas darbības, piemēram, darbinieku atvaļinājuma pieprasījumus, vai sarežģītas darbības, piemēram, piegādes ķēdes loģistiku. Efektīvi augstas veiktspējas procesi palīdzēs uzlabot darbinieku produktivitāti, klientu piesaisti un citas uzņēmējdarbības daļas. Neefektīvu un disfunkcionālu procesu sekas ir sadusmoti darbinieki, nevajadzīgas izmaksas, neapmierināti klienti un visbeidzot arī zaudēti ieņēmumi.
Biznesa procesus var sadalīt trīs galvenajās kategorijās:
- Darba procesi ir pamata uzņēmējdarbība un konkrētas vērtību straumes, piemēram, klientu pasūtījumi, uzņēmumu izveide un ražošanas optimizācija.
- Pārvaldības procesi ietver tādus procesus kā korporatīvā vadība, budžeta noteikšana un cilvēkresursu darbplūsmas.
- Atbalsta procesi atbalsta apjomīgākus procesus tādās nozarēs kā uzskaite, personāla atlase un tehniskais atbalsts.
Automatizējot visus biznesa procesu veidus, varat uzlabot efektivitāti, samazināt risku un uzturēt biznesa stratēģisko fokusu.
BPM darba grupas izveide
Darbinieki, kas ir atbildīgi par jebkuru biznesa procesu, tiek dēvēti par biznesa procesu īpašniekiem. Tā kā viņi pārvalda procesu no sākuma līdz beigām, viņi saprot, kā process ietekmē nākotnes procesus un kā to ietekmē pagātnes procesi. Diskrētu biznesa procesu īpašumtiesību nodošana galvenajiem darbiniekiem, kuri strādā citās nodaļās, var uzlabot izpratni un uzlabot BPM jūsu organizācijā.
Piemēram, sekmīgā BPM darba grupā lielā uzņēmumā var būt visas šīs lomas:
- Biznesa procesu eksperts. Šis eksperts izprot ilgtermiņa priekšrocības un informē organizācijas dalībnieku par BPM vērtību.
- Procesu īpašnieks. Persona vai darba grupa, kas uzņemas izaicinājumus biznesā, racionalizē darbplūsmas vai izmanto iespējas un var sniegt nozīmīgu viedokli un idejas, kas nepieciešamas lietotāju iesaistei un BPM sekmīgai darbībai.
- Biznesa procesu direktors. Šis direktors īsteno BPM pasākumus organizācijas mērogā.
- Biznesa procesu konsultants. Šis konsultants izmanto tehniskās prasmes un zināšanas par BPM, lai konsultētu biznesa procesu direktoru.
- Projektu vadītājs. Projektu vadītājs palīdz veidot un ieviest projekta plānu un pārvalda darba grupas saziņu, atskaites punktus, piegādājamos elementus un termiņus.
- Biznesa analītiķis. Analītiķis nosaka nepieciešamos procesu uzlabojumus.
- Risinājumu arhitekts. Risinājumu arhitekts sniedz tehnisko atbalstu, īpaši attiecībā uz esošo biznesa lietojumprogrammu sadarbspēju.
- Viedokļu līderi. Personas, kuras nereti ieņem vadītāja lomu grupā, agrīni pieņem un popularizē jaunas idejas, prakses un rīkus, kā arī palīdz precizēt biznesa procesu uzlabojumus un popularizē pārmaiņas.
- BPM atbalsta grupa. Šajā grupā ietilpst svarīgākie IT speciālisti, korporatīvās plānošanas speciālisti un citi vadītāji, kuri palīdz īstenot BPM standartus, metodes, vadību un tehnoloģiju.
Nezaudējiet iespējas
Līdz šim BPM ir piederējusi uzņēmuma vadībai — galu galā tie ir biznesa procesi. Tomēr, attīstoties sarežģītai biznesa procesu pārvaldības programmatūrai, pašlaik nozīmīgāku lomu ieņem IT. Jūs varat iegūt produktīvu līdzsvaru starp tehnoloģiskajām un biznesa prasībām, ja atļausit IT speciālistiem izvietot pašapkalpošanās darbplūsmu automatizācijas platformu, kurai nepieciešams minimāls kodēšanas apjoms un kuru uzņēmuma darbinieki var izmantot, lai racionalizētu procesus un novērstu problēmas, kuras vislabāk izprot tieši viņi.
Maksimāla automatizācija
BPM pamatā ir automatizācija. Lietojot mūsdienās pieejamo tehnoloģiju, sekmīgiem uzņēmumiem ir jāizmanto visas iespējas automatizēt atkārtotus, laikietilpīgus, manuālus procesus. Darbplūsmu automatizācija sniedz iespēju racionalizēt biznesa procesus, piemēram, datu ievadi, darbības sociālajos plašsaziņas līdzekļos, krājumus, pārskatus un citas darbības. Varat atbrīvot darbiniekus no atkārtotiem rutīnas procesiem, uzlabot produktivitāti, samazināt izmaksas un ierobežot cilvēka pieļautās kļūdas.
Štata izstrādātāju kultūras izveide
Varat arī optimizēt dažus biznesa procesus, izmantojot mobilo programmu izveidi , kas palīdz darbiniekiem uzturēt sakarus un uzlabot efektivitāti, pārveidot darba procesus un ģenerēt biznesa ieskatus reāllaikā. Izmantojot piemērotu programmu izstrādes platformu, tehniskie speciālisti, IT speciālisti un parasti lietotāji uzņēmumā var izveidot štata izstrādātāju kultūru un patstāvīgi izstrādāt minimāli kodējamus biznesa risinājumus, nevis pilnībā paļauties uz uzņēmuma vadību un profesionāliem izstrādātājiem.
Visu iespēju izmantošana
Jums nav jāsadzīvo ar neefektīviem manuāliem procesiem, papildu izmaksām un pazaudētām iespējām. Ja pareizajiem darbiniekiem piešķirsit pareizās lomas, iegūsit stabilu izpratni par uzņēmuma procesiem un labus automatizācijas rīkus, jūsu uzņēmums varēs izmantot BPM, lai:
- Ierobežojiet nogurdinošus tiešsaistes iegādes procesus, kas kavē klientus un traucē pārdošanu.
- Automatizējiet manuālus procesus, kas aizņem pārāk daudz laika, pārāk daudz izmaksā un kaitina darbiniekus.
- Likvidējiet finanšu procesu šķēršļus, kas aizkavē maksājumus.
- Samaziniet dublēšanu, kas iznieko resursus.
- Saīsināt vai standartizējiet garus vai kļūdainus procesus, kas ietekmē termiņus.
- Racionalizējiet neefektīvu klientu pievienošanu, kas pasliktina attiecības.
Biznesa procesu pārvaldības stratēģijas izveide
Ja jūsu uzņēmumam sagādā grūtības darba, pārvaldības un atbalsta procesi, kas ir sarežģīti, lieki, pārāk ilgi, lēni vai dārgi, visaptverošas BPM stratēģijas izveide var palīdzēt. Tālāk aprakstītā paraugprakse palīdzēs īstenot BPM iniciatīvu un novērtēt darba rezultātus.
- Saņemiet vadības atbalstu. Tas ir būtiski, ja nepieciešami resursi biznesa procesu uzlabošanas plānu atbalstam.
- Analizējiet un kartējiet konkrēto procesu. Izmantojiet blokshēmas, ideju kartēšanu vai procesu datizraces programmatūru, lai noteiktu vājās vietas, dublētu darbu un nevajadzīgu aizkavi. Saņemiet atsauksmes no lietotājiem, kurus process vislielākajā mērā ietekmē, lai izprastu, kas jāuzlabo — pārmaiņas sākas ar lietotājiem.
- Pārplānojiet procesu. Noskaidrojiet ieinteresēto pušu viedokli un izskaidrojiet visām iesaistītajām personām procesa racionalizēšanas vērtību. Iekļaujiet no ideju kartēšanas un analīzes gūtās mācības. Apsveriet iespēju veikt ietekmes analīzi attiecībā uz kritiskām vai sarežģītām darbplūsmām.
- Apkopojiet resursus un ieviesiet izmaiņas. Apkopojiet efektīvas BPM platformas izveidei nepieciešamos resursus, piemēram, projektu vadības programmatūru, darbplūsmu automatizācijas rīkus un reāllaika informācijas paneļus. Izvēlieties resursus, kas atbilst izveidojamai uzņēmējdarbības vērtībai, un pārvaldiet izmaiņas ar konkrētiem piegādes elementiem un laika grafikiem. Vispirms laidiet klajā nelielu pilotprojektu, lai varētu izprast kļūdas, veicināt interesi par prakses uzlabojumiem un popularizēt pieņemšanu.
- Izsekojiet un optimizējiet. Pārraugiet jauno procesu darbību, sazinoties ar ieinteresētajām pusēm. Esiet gatavs(a) pēc nepieciešamības pievienot uzlabojumus.
BPM vērtības izveide
Ja ievērosit iepriekš aprakstīto paraugpraksi, izveidosit stabilu BPM darba grupu un izpratīsit, kā uzlabot procesus, lai radītu vairāk vērtības, biznesa procesu pārvaldība var sniegt materiālas priekšrocības, tai skaitā:
- Uzlabota produktivitāte. Efektīvāki procesi uzlabo darbinieku efektivitāti, un veiktspējas rādītājus var novērtēt, izmantojot darbvietas analīzes programmatūru.
- Īsāks laiks līdz pieejamām priekšrocībām. Uzlaboti IT procesi var ietekmēt programmatūras lietojumprogrammu izstrādes ātrumu un izvietojumu uzņēmumā.
- Uzlabota kvalitāte. Testēšanas uzlabojumi ne tikai paātrina attīstību, bet arī ātri novērš visas veiktspējas vai drošības problēmas, tādējādi uzlabojot preču vai pakalpojumu kvalitāti.
- Uzlabota klientu apmierinātība. Uzlaboti biznesa klientu apkalpošanas procesi var palīdzēt iegūt jaunus klientus un veicināt lojalitāti.
- Uzlabota darbinieku pieredze darbā. Efektīvi biznesa procesi ir darbinieku apmierinātības pamats — tie uzlabo noskaņojumu un var mazināt personāla mainību.
Sāciet biznesa procesu optimizēšanu tūlīt
Jebkurā uzņēmumā notiek centieni paveikt darbu labāk, ātrāk un viedāk. Visaptveroša BPM stratēģija kopā ar piemērotu darbplūsmu automatizācijas programmatūru var palīdzēt uzņēmumam īstenot šos mērķus.
Microsoft Power Automate ir ērti lietojams darbplūsmu optimizācijas risinājums, kas var palīdzēt darbiniekiem racionalizēt neefektīvus ikdienas procesus un labvēlīgi ietekmēt visu uzņēmumu.