Kas yra dokumentų apdorojimo programos?
Dokumentų apdorojimo programos naudoja mašininį mokymą ir dirbtinį intelektą (DI), kad išgautų duomenis iš dokumentų ir formų. Ji gauna duomenis, pvz., informaciją iš sąskaitų faktūrų, kvitų ir pristatymo užsakymų el. paštu arba popierine forma, suskaitmenina ir saugo struktūrizuotos duomenų bazės formatu. Tada šie duomenys importuojami į tikslinę sistemą, pvz., įmonės išteklių planavimo (ERP) arba ryšių su klientais valdymo (CRM) sprendimą. Dokumentų apdorojimo programų teikiamas efektyvumas gali turėti didelės įtakos tam, kaip įmonės taupo pinigus, didina našumą ir atleidžia darbuotojus nuo pasikartojančių mažos vertės užduočių, kuriose dažnai pasitaiko klaidų.
Rasti sprendimą, kaip skaitmeninti popierinius dokumentus, yra iššūkis, su kuriuo tam tikru momentu susidurs daugelis įmonių. Dokumentų apdorojimo programos suteikia didelį efektyvumą šioje srityje, nes ne tik pašalina daug darbo reikalaujančią užduotį įvesti duomenis rankiniu būdu, bet ir suteikia įmonėms įžvalgų, kaip išnaudoti jų duomenis.
Kaip veikia dokumentų apdorojimas?
Dokumentų apdorojimas pagrįstas optiniu ženklų atpažinimu (OCR), mašininiu mokymu ir robotinis procesų automatizavimas (RPA). Šie trys elementai iš esmės gali interpretuoti ir suprasti informaciją panašiai kaip žmonės.
- OCR atpažįsta spausdintą, parašytą arba įvestą tekstą iš nuskaitytų dokumentų ar vaizdų. Jis identifikuoja šviesias ir tamsias sritis nuskaitytame turinyje ir ieško raidžių arba skaitmenų, kurie vėliau suskirstomi į kategorijas pagal pasikartojimus ar ypatybes.
- Mašininis mokymas kuria algoritmus, kurie mokosi iš dokumentų šablonų ir konteksto. Apdorodamas vis daugiau informacijos, mašininis mokymas mokosi iš visų naudojimo atvejų, su kuriais susiduria, tampa išmanesnis ir veiksmingesnis priimant sprendimus.
- RPA naudoja robotus, kurie veikia pagal gautas taisykles ir instrukcijas, kad automatizuotų pasikartojančias užduotis. Naudodama pažangias teksto atpažinimo galimybes, RPA gali greitai apdoroti duomenis iš kelių šaltinių.
Kai OCR, mašininis mokymas ir RPA veikia kartu, dokumentų apdorojimas paprastai atliekamas toliau nurodytais veiksmais.
Rinkimas
Duomenys iš šaltinių, pvz., popierinių dokumentų, PDF, el. laiškų ir elektroninių formų, yra nuskaitomi ir skaitmeninami.
Išankstinis apdorojimas
Nuskaitytų duomenų kokybę ir tikslumą pagerina tokie dalykai kaip iškreiptų kampų taisymas, nereikalingos informacijos mažinimas pašalinant bet kokias fono dėmes ar žymes ir vaizdų nereikalingų išorinių sričių apkarpymas.
Klasifikacija
Dokumentai skirstomi į skirtingas kategorijas pagal jų formatą, turinį ir tipą, o tai padeda pagerinti duomenų išgavimą ir archyvavimą.
Išgavimas
Esminis veiksmas procese, kai OCR išgauna duomenis iš dokumentų ir apibrėžia, kokius tipus reikia išversti (pvz., vardus, skaičius, datas, ranka rašytą tekstą).
Tikrinimas
RPA patikrina ir patvirtina visus duomenis prieš perkeliant juos į atitinkamas sistemas, duomenų bazes ir darbo srautus. Bet kokie netikslumai šiame etape pažymimi, kad būtų galima peržiūrėti ir pataisyti rankiniu būdu.
Integracija
Įvykdžius visus kitus procesus, duomenys siunčiami į atitinkamas duomenų bazes ir saugyklas naudojant programų programavimo sąsajas.
Kas yra išsamaus mokymosi dokumentų analizė?
Išsamaus mokymosi instrukcija integruojama su dokumentų apdorojimu ir remiasi neuroninių tinklų galimybėmis, kad galėtų atpažinti duomenų šablonus, ypač atliekant dokumentų ir maketų analizę, teksto identifikaciją ir dokumentų išgavimą. Neuroniniai tinklai renka informaciją daugelyje sluoksnių ir, įgydami vis daugiau informacijos bei žinių, tampa vis protingesni ir protingesni, panašiai kaip žmogaus smegenys.
Išsamaus mokymosi dokumentų analizė naudoja DI, veikiantį panašiai kaip žmogaus smegenys, ir skirtingus neuroninių tinklų algoritmus, daugiausia konvoliucinius ir pasikartojančius. Konvoliuciniai neuroniniai tinklai filtruoja vaizdus, kad aptiktų kiekvieną juose esantį elementą, o pasikartojantys neuroniniai tinklai gali prisiminti duomenų elementus, tai formuoja jų gebėjimą numatyti būsimus rezultatus.
Automatizuoto dokumentų apdorojimo privalumai
Automatizuotas dokumentų apdorojimas pagerina verslo procesus ir padidina komandos produktyvumą, nes užtikrina greitį, tikslumą ir išplečiamumą. Tai gali turėti didelį poveikį procesų ir rezultatų gerinimui tokiose pramonės šakose kaip teisė, nekilnojamasis turtas, sveikatos priežiūra ir bankininkystė.
Toliau pateikti pagrindiniai automatizuoto dokumentų apdorojimo privalumai.
Spartusis išgavimas
Kai dokumentai yra suskaitmeninti, juos beveik bet kada ir bet kur gali pasiekti bei peržiūrėti įgalioti asmenys.
Didesnis saugumas ir privatumas
Įmonės gali užšifruoti savo failus ir priskirti saugos lygius, kad apsaugotų savo duomenis nuo nenumatytų vartotojų.
Laiko ir išlaidų taupymas
Atsisakius daug laiko užimančio ir brangaus popierinių bylų tvarkymo proceso, darbuotojai turi daugiau laiko skirti svarbiems verslo tikslams ir būti produktyvesniems.
Sumažinta žmogiškųjų klaidų rizika
Nereikalaujant rankinio duomenų įvedimo, dokumentų automatizavimas labai pagerina dokumentų tikslumą ir kokybę.
Pagerintas bendradarbiavimas
Skirtingų padalinių komandų darbuotojai gali bendrinti dokumentus ir dirbti su jais kartu, žinodami būseną realiuoju laiku.
Standartizuoti šablonai
Dokumentų automatizavimas leidžia standartizuoti šablonus ir struktūras, kuriuos galima nuolat taikyti darbo eigoms.
Kaip pasirinkti dokumentų apdorojimo programinės įrangos sprendimą
Dokumentų apdorojimo sprendimo pasirinkimas priklauso nuo konkrečių jūsų poreikių veiksnių. Vienas iš svarbiausių dalykų, kuriuos reikia apsvarstyti, yra tai, ar norite, kad sprendimas būtų vykdomas debesyje, ar jūsų vietoje. Debesies sistemas nuomoja teikėjas už mokestį ir jos automatiškai išsaugo visus jūsų duomenis, todėl viskas pasiekiama internete. Vietinis sprendimas reiškia, kad naudosite savo serverius ir saugyklą, patys atliksite priežiūrą ir kursite atsargines kopijas.
Toliau pateikti kiti svarbūs aspektai renkantis dokumentų apdorojimo sprendimą.
Ieška
Pravartu turėti daugybę ieškos parinkčių, įskaitant failo pavadinimą ir tipą, turinį ir pakeistas datas. Taip pat naudinga priskirti metaduomenis ir žymes visiems failams tvarkyti.
Paprasta failo struktūra
Svarbu, kad failo struktūra būtų paprasta naudoti ir logiška visiems vartotojams.
Sauga
Sistema turėtų leisti apriboti prieigą prie slaptų dokumentų ir nustatyti vartotojų teises.
Paprastumas
Visi darbuotojai turi turėti galimybę lengvai naudotis sistema be painiavos ir netrikdydami savo kasdienių užduočių.
Integracija
Įsitikinkite, kad galite naudoti sistemą su jau naudojamomis programomis, pvz., el. pašto klientu ir ryšių su klientais programine įranga.
Pradėkite dokumentų apdorojimo transformaciją dabar
„Microsoft Power Automate“ yra paprastas naudoti darbo eigos optimizavimo sprendimas, leidžiantis jūsų darbuotojams sukurti dokumentų apdorojimo sprendimą. Sumažinkite pasikartojančių, rankiniu būdu atliekamų, daug laiko užimančių užduočių skaičių ir leiskite savo komandoms sutelkti dėmesį į strateginį darbą naudojant vieną automatizavimo platformą.
Dažnai užduodami klausimai
Kas yra dokumentų apdorojimo programos?
Dokumentų apdorojimo programos suteikia automatizuotą sprendimą dideliems popierinių dokumentų kiekiams skaitmeninti.
Kaip veikia dokumentų apdorojimas?
Dokumentų apdorojimas yra pagrįstas mašininiu mokymu ir DI, kurie padeda išgauti iš dokumentų duomenis ir saugoti juos duomenų bazėje.
Kas yra išsamaus mokymosi dokumentų analizė?
Išsamaus mokymosi dokumentų analizė remiasi neuroninių tinklų, kurie mokosi ir įgyja žinių panašiai kaip žmogaus smegenys, galimybėmis. Kuo daugiau informacijos šie tinklai įgyja ir iš jos mokosi, tuo išmanesni jie tampa apdorodami daugiau informacijos.
Kokie yra automatizuoto dokumentų apdorojimo privalumai?
Didesnis produktyvumas, mažesnė žmogiškųjų klaidų rizika ir geresnis išplečiamumas yra keletas iš daugelio automatizuoto dokumentų apdorojimo pranašumų.
Kaip pasirinkti dokumentų apdorojimo programinės įrangos sprendimą?
Pradėkite nuo dabartinės dokumento darbo eigos įvertinimo ir nustatykite, ką norite patobulinti. Kai kurie pagrindiniai dalykai, kuriuos gali suteikti dokumentų apdorojimo sprendimas, yra nuskaitymo galimybės, debesies saugykla, paieškos funkcija, dokumento versijos valdymas ir galimybė valdyti teises.