Šeši verslo procesų valdymo etapai

Paskatinkite procesų pokyčius, kurie užtikrins nuolatinę vertę

Nėra dviejų vienodų verslo procesų, tačiau visi jie beveik nuolat keičiasi. Kartais vadovai ir komandos tobulina procesus realiu laiku, kitus kartus jie juos visiškai perkuria. Verslo procesų valdymas (BPM) padeda organizacijoms užtikrinti, kad kiekvienas verslo proceso pakeitimas būtų tinkamas.

Taikydama efektyvias BPM iniciatyvas jūsų įmonė gali įgyvendinti efektyvesnius, lankstesnius procesus, greičiau ir tiksliau nustatyti, kur diegti darbo eigos automatizavimą ir kitas inovatyvias technologijas, bei pasiekti nuolatinį verslo proceso tobulinimą, atliekant stebėjimą ir analizę.

BPM iniciatyvos, kurios skatina prasmingus pokyčius, paprastai apima šiuos verslo procesų valdymo veiksmus: planavimą, kūrimą, modeliavimą, įgyvendinimą, stebėjimą ir optimizavimą.

Šie šeši verslo procesų valdymo etapai sudaro BPM ciklą. Geriausia praktika pagrįstas struktūrizuotas, cikliškas BPM vykdymo ciklas pateikia naudingą sistemą veiklos, valdymo ir palaikymo procesams modernizuoti.

Pirmas veiksmas: suplanuokite savo strategiją

Pirmiausia, bendradarbiaudami su vadovais sukurkite verslo procesų valdymo strategiją, palaikančią organizacijos pagrindinius verslo tikslus. Įmonės nori investuoti į didelio poveikio, mažos rizikos projektus, pateikiančius išmatuojamus rezultatus, kurie yra glaudžiai susiję su jų KPI.

Peržiūrėkite verslo sritis, kuriose įmonės tikslų siekimas sulėtėjo arba sustojo. Apibrėžkite, ką ir kaip gali reikėti pakeisti, priskirdami susijusias veiklas vienam iš trijų pagrindinių verslo procesų valdymo tipų:

• Į žmones orientuotas BPM. Mažai automatizuotas į žmones orientuotas procesas yra susijęs su žmonėmis. Tam tikri sprendimai, patvirtinimai ir kitos proceso užduotys yra skirtos konkretiems darbuotojams, klientams ir kitiems asmenims. Tokiais atvejais BPM turėtų padėti šiems asmenims pateikdamas gerai sukurtas programų sąsajas ir pranešimų bei sekimo funkcijas.
  
  Į žmones orientuoto BPM pavyzdžiai gali būti samdos procesai, kurių metu žmogiškųjų išteklių skyriaus personalas kartu su vadovais skelbia apie laisvas darbo vietas, tikrina kandidatus, prašo rekomendacijų ir kviečia kandidatus į pokalbius. Kitas pavyzdys – su klientu skundais susiję procesai, kuriuos valdo aptarnavimo atstovai.
• Į dokumentus orientuotas BPM. Su popieriniais ir elektroniniais dokumentais susiję procesai turi būti valdomi atsargiai ir atsižvelgiant į įmonės, pramonės bei įstatyminius reikalavimus. Į dokumentus orientuotas BPM efektyvumui ir tikslumui užtikrinti, išlaikant atitiktį, naudoja darbo eigos automatizavimą.
  
  Daug dokumentų valdančio BPM pavyzdžių galima rasti teisės, finansų, pirkimo ir kituose padaliniuose, kurie sutartis nukreipia keliems žmonėms peržiūrėti ir pasirašomi. Kitas pavyzdys yra medicininės organizacijos, kurios tvarko elektroninius sveikatos įrašus.
• Į integravimą orientuotas BPM. Ši kategorija yra orientuota į tokių sistemų, kaip įmonės išteklių valdymo (ERP), ryšių su klientais valdymo (CRM) ir žmogiškųjų išteklių valdymo sistemų (HRMS) programų, integravimą ir automatizavimą. Į integravimą orientuotas BPM suteikia galimybę žmonėms greitai pasiekti programas, duomenis ir paslaugas, naudojant jungtis ir API, taip didindamas vartotojų produktyvumą ir pasitenkinimą.
  
  Į integravimą orientuoto BPM pavyzdžiai apima rinkodaros ir pardavimo komandas, kurios naudoja jungtines kampanijas, galimų klientų analizę ir CRM įrankius, kad galėtų bendrai naudotis išsamia informacija apie potencialius ir esamus klientus.

Antras veiksmas: sukurkite tinkamus procesus ir nubraižykite jų schemas

Kai būsite aiškiai apibrėžę strateginius tikslus ir gavę verslo palaikymą, išanalizuokite kiekvieną norimą tobulinti procesą ir nubraižykite jo schemą. Identifikuokite svarbiausius proceso įvykius, kiekvienam iš jų reikalingas neautomatines ir automatizuotas užduotis, žmones, kurie atliks šias užduotis, laiko juostas ir naudotas technologijas. Ieškokite ribojimų ir vėlavimų, perteklinių ir nereikalingų užduočių bei sričių, susijusių su per didelėmis išlaidomis ir personalo klaidomis, klientų nepasitenkinimu arba neatitiktimi.

Kai visiškai suprasite esamą būseną, naudodami įžvalgas nustatykite procesui naujus verslo reikalavimus. Tada sukurkite tinkamą būseną ir nubraižykite jos schemą. Apsvarstykite įvairius problemų sprendimo būdus. Taip pat apibrėžkite metriką, kuri padės sekti verslo procesų tobulinimą. Paprašykite su procesais susijusių žmonių, kurių dalyvavimas itin svarbus projekto sėkmei, padėti surinkti vertinimo duomenis ir pateikti atsiliepimus apie sukurtus procesus.

BPM iniciatyvų pradžioje jūsų įmonė gali norėti patvirtinti verslo procesų tobulinimo metodologiją, kad galėtų toliau struktūrizuoti jūsų metodą ir skatinti bendrą prasmės jausmą. Nors verslo procesų tobulinimo metodologijos turi skirtingus principus ir technikas, jų visų tikslas – padėti mažinti nuostolius, šalinti kliūtis, stiprinti bendradarbiavimą ir skatinti kultūrinius pokyčius.

Bendri verslo procesų tobulinimo metodai apima:

• Lankstusis valdymas
• „Kaizen“ metodas
• „Lean“ valdymas
• Šešių sigmų struktūrinė schema
• Bendras kokybės valdymas

Pasinaudokite procesų gavybos, procesų schemų ir kitos verslo procesų valdymo programinės įrangos (BPMS) teikiamais privalumais, kad galėtumėte greitai analizuoti ir vizualizuoti darbo eigas. Išmanieji BPMS (iBPMS) sprendimai taip pat gali padėti gerinti darbo eigas, naudojant debesies, DI ir didžiųjų duomenų analizės galimybes.

Trečias veiksmas: modeliuokite ir tikrinkite procesų srautus

Šio veiksmo metu patikrinkite sukurtus procesus. Sukurkite prototipo modelį, kuriame visos procesų veiklos, veiklų taisyklės ir duomenų srautai pateikiami skaitmeniniu būdu. Tada vykdykite modeliavimą naudodami skirtingas kintamųjų kombinacijas, pvz., laiko, išlaidų ir išteklių. Remdamiesi rezultatais toliau koreguokite ir tikrinkite modelį, modifikuodami esamas darbo eigas arba kurdami naujas, kad paskatintumėte optimalius verslo rezultatus.

Modeliavimas – tai pigus būdas analizuoti, kaip procesas veikia skirtingomis sąlygomis. BPMS įrankiai, kurie automatizuoja modeliavimą, tikrinimą ir analizę, gali reikšmingai supaprastinti šį veiksmą. Jie taip pat gali padėti jūsų įmonei greičiau nuspręsti, kaip patobulinti procesus, prieš pateikiant keitimus į darbo aplinką.

Ketvirtas veiksmas: įgyvendinkite patobulinimus

Jūs jau esate pasirengę paleisti savo optimizuotą procesą. Pradėkite nuo koncepcijos įrodymo sprendimo, kurio metu procesą tikrina maža grupė. Tada pasinaudodami atsiliepimais atitinkamai patobulinkite procesą. Pasinaudodami iš anksto sukurtais BPMS šablonais ir jungtimis kurkite intuityvias vartotojų sąsajas naujai automatizuotiems ir integruotiems procesams.

Prieš oficialiai paleisdami procesą didesnei organizacijai, parenkite projektų ir pokyčių valdymo planus bei išteklius. Tinkamai paruoškite komandas perėjimui, kad sklandžiai susidorotumėte su pradiniais nesusipratimais, išvengtumėte veiklos pertrūkių ir paskatintumėte priėmimą. Taip pat užbaikite metriką ir pasinaudokite verslo įžvalgų (BI) įrankiais, kad būtų kuriamos ataskaitų sritys ir generuojamos ataskaitos, kuriose bus teikiamos įžvalgos realiuoju arba beveik realiuoju laiku.

Vykdydami savo pokyčių valdymo planą atnaujinkite pareigas ir atsakomybes bei renkite mokymus darbuotojams. Praneškite paveiktiems klientams ir tiekėjams bei pasiūlykite pagalbą.

Penktas veiksmas: stebėkite ir sekite efektyvumo metriką

Šiame BPM ciklo etape stebėdami duomenis, pagal kuriuos generuojama efektyvumo metrika, nustatykite galimas tolesnių pokyčių sritis. Priklausomai nuo jūsų tikslų, galite gilintis į skirtingus naujų procesų efektyvumo aspektus, pvz., kaip gerai:

• Darbo eigos funkcijos procese.
• Proceso funkcijos didesnėje organizacijoje.
• Procesas veikia techninės perspektyvos atžvilgiu.

Taip pat pasikalbėkite su susijusiais asmenimis ir sužinokite daugiau apie laiko bei išlaidų taupymą – jau įgyvendintą ir potencialų – bei išsiaiškinkite ribojančius veiksnius.

Naudodami BI įrankius generuokite, vizualizuokite metriką ir teikite jos ataskaitas, lygindami statistinius duomenis su rinkos etalonais ir vertindami, kaip jie atitinka jūsų organizacijos KPI. Dar kartą pasinaudokite BPMS sprendimais, kurie padės rinkti duomenis ir modeliuoti. Kaip įmanoma reguliariau stebėkite efektyvumą, kad užtikrintumėte, jog BPM iniciatyva atitinka savo tikslus ir palaiko organizacijos didesnius verslo tikslus.

Šeštas veiksmas: optimizuokite atsižvelgdami į naujas įžvalgas

Jūsų stebėjimo ir sekimo pastangos sugeneravo daug naudingų įžvalgų. Dabar pats laikas panaudoti šią informaciją verslo procesų tobulinimui. Nuolat kartodami ir taikydami naujoves toliau tobulinkite procesą bei jo darbo eigas, kad pasiektumėte dar didesnį veiklos efektyvumą. Dažnai atrasite papildomų automatizavimo, standartizavimo ir integravimo galimybių.

Siekis sukurti didesnę verslo vertę niekada nesibaigia, kaip nesibaigia ir procesų stebėjimas bei optimizavimas. Verslo strategijos, rinkos sąlygos ir įstatyminiai reikalavimai nuolat keičiasi, todėl būkite pasirengę pritaikyti savo procesus prie šių pokyčių.

Jei aplinkybės reikalauja reikšmingų atnaujinimų, pradėkite BPM ciklą iš naujo. Iki šiol jūsų įmonė verslo procesų valdymo etapus pavertė savais. Vadovai ir su procesais susiję asmenys gali susiburti ir sukurti naujų iniciatyvų strategijų.