워크플로 자동화 도구란 무엇입니까?

워크플로 자동화 소프트웨어의 정의

워크플로 자동화 소프트웨어는 기존의 지루한 수동적 작업을 간소화하여 기업이 시간을 절약하고, 인적 오류의 위험을 줄이고, 작업장의 생산성을 높이도록 돕습니다. 프로세스를 자동화함으로써 팀은 반복적인 작업 대신 영향력이 더 큰 프로젝트에 집중할 수 있으며, 워크플로에 대한 가시성을 제공하여 기회 영역을 식별할 수 있습니다.

워크플로 자동화는 기업이 다음을 통해 여러 가지 방법으로 프로세스를 개선할 수 있도록 지원합니다.

• 작업을 자동화 및 트리거합니다.
• 효율성과 생산성을 높입니다.
• 프로세스 개선 영역을 파악합니다.
• 워크플로를 관리하고 성능을 모니터링합니다.
• 미리 알림을 설정합니다.
• 팀 동기화를 유지합니다.
• 실행 가능한 인사이트를 확보합니다.
• 리소스 사용을 최적화합니다.

워크플로 자동화 소프트웨어는 데이터 소스와 해당 데이터를 조작하는 일련의 규칙을 바탕으로 실행되어 인간의 지능을 모방합니다. 이러한 워크플로 도구는 일반적으로 "if/then 문"을 따르며 "A가 발생하면 B를 수행"이라는 규칙에 따라 작동합니다. 이 규칙 기반 논리 시스템은 이벤트 이후에 수행해야 하는 작업을 요약하여 시간과 비용을 절약하고 인적 실수의 위험을 줄입니다.

워크플로 자동화 도구의 유형

데이터 입력에서 잠재 고객 육성 및 회계에 이르기까지 워크플로 자동화 도구는 바쁜 업무를 줄이고 프로세스를 최적화하도록 설계되었습니다. 이는 회사의 시간과 리소스를 극대화하는 데 도움이 되며, 직원들은 더 많은 문제 해결과 창의적인 사고가 요구되는 중요한 프로젝트에 집중할 수 있습니다. 이는 최고의 워크플로 자동화 소프트웨어도 대신할 수 없는 것입니다.

워크플로 자동화 소프트웨어는 비즈니스 프로세스 관리(BPM)의 핵심 요소이며, 조직의 핵심 기능을 최적화하고 수동 작업을 간소화하는 몇 가지 도구가 있습니다. 워크플로 자동화 도구의 몇몇 유형은 다음과 같습니다.

프로젝트 관리

가장 잘 알려져 있을 유형의 워크플로 자동화 도구인 프로젝트 관리 앱은 사람, 데이터 및 기타 자산을 연결하여 프로세스를 최적화하는 데 도움이 됩니다. 이러한 유형의 도구는 협업을 개선하고 여러 팀 간의 작업 전달을 정의, 관리 및 개선하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 가시성을 높이고 커뮤니케이션을 개방하여 궁극적으로 프로세스를 더욱 원활하고 효율적으로 실행합니다.

영업 및 마케팅

영업 및 마케팅 워크플로 도구를 사용하면 잠재 고객과 고객의 데이터를 더 쉽게 관리할 수 있습니다. 최고의 앱은 기본 제공 분석을 사용하여 이메일 및 SMS에서 소셜 미디어에 이르는 여러 채널에서 비효율성을 찾고 프로세스 속도를 높입니다. 이러한 자동화 도구는 매번 동일한 작업을 반복하지 않습니다. 실제로 많은 사람들이 고객 행동에 기반하여 맞춤형 마케팅 콘텐츠를 보내는 워크플로를 만듭니다.

고객 서비스

고객 서비스 워크플로 도구는 에이전트에게 티켓을 자동 할당하고, 일반적인 질문에 자동 응답을 보내고, 제출된 질문에 따라 티켓에 자동 태그를 지정하는 데 도움이 됩니다. 고객 서비스 워크플로 자동화를 통해 기업은 더 많은 고객 문제를 더 빠르게 해결할 수 있으므로 라이브 에이전트는 보다 복잡한 문제를 해결하는 데 집중할 수 있습니다.

재무

재무 워크플로 자동화 도구는 기업이 재무 프로세스를 체계화하고 규정을 준수하며 일관성 있게 유지하는 데 도움이 됩니다. 이러한 유형의 워크플로는 예산 승인, 청구서 발행, 구매 및 경비 요청, 회계 기장과 같은 일상적인 작업에 도움이 될 수 있습니다.

인적 자원

인적 자원의 워크플로 도구는 문서를 자동화하고 관리 감독을 줄임으로써 오류 위험을 완화하고 직원에게 더 나은 지원을 제공하는 데 도움이 됩니다. 이러한 유형의 도구는 신입 사원 관리, 작업표, 채용 공고 및 휴가 요청에 도움이 될 수 있으므로 HR 전문가가 가치가 높은 작업에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

조직은 워크플로 자동화를 통해 어떤 이점을 얻을 수 있나요?

재무, 마케팅 또는 IT의 프로세스를 자동화하려는 경우 워크플로 자동화 소프트웨어를 사용하면 수동 작업의 부담을 줄이고 기업의 시간, 리소스 및 비용을 크게 절약할 수 있습니다. 이러한 워크플로 도구는 팀의 프로세스 속도를 높일 뿐만 아니라 가장 중요한 작업에 시간을 할애하고 더 큰 비즈니스 프로세스 관리 소프트웨어 솔루션의 일부로 작업하여 향후 의사 결정을 안내합니다.

워크플로 자동화 도구의 이점

1. 오류 감소

   수동 데이터 입력은 지루하고 부정확한 부기에서 잘못된 청구서에 이르기까지 조직에 큰 영향을 미칠 수 있는 작은 인적 실수의 여지가 있습니다. 반면에 워크플로 소프트웨어는 중앙 집중식 실시간 데이터를 사용하여 관리 작업을 실행하므로 비용이 많이 드는 오류의 위험이 줄어듭니다.

2. 프로세스 간소화

   워크플로 자동화 도구는 프로세스의 가시성을 높이고 병목 현상을 줄이며 프로젝트가 올바른 방향으로 진행되도록 합니다. 할당 및 후속 작업이 자동으로 할당될 수 있으므로 성과를 추적하고 관리하기가 더 쉬워져 프로세스 지연이 최소화됩니다.

3. 생산성 향상

   지루하고 수동적인 작업이 자동화되면 팀은 영향력이 더 큰 프로젝트에 더 많은 시간과 리소스를 집중할 수 있습니다. 많은 워크플로 자동화 앱은 또한 전반적인 협업을 향상하므로 정보를 추적하거나, 승인을 구하거나, 주고받는 커뮤니케이션을 추적하는 데 낭비되는 시간이 줄어듭니다.

4. 커뮤니케이션 향상

   명확하게 설계된 워크플로와 자동화된 알림은 직원들이 정보를 공유하고 프로젝트에서 자신의 역할을 이해하는 데 도움이 됩니다. 또한 부서 간에 더 쉽게 협업하고 작업에 대한 책임을 강화하여 모든 사람이 동일한 목표를 향해 일할 수 있도록 합니다.

5. 심층적인 인사이트

   더 나은 시각화를 통한 실시간 보고는 워크플로 자동화의 주요 이점입니다. 프로세스에서 데이터 분석을 사용하면 조직이 성과 메트릭을 평가하고 기회 영역을 식별하여 정보에 입각한 운영 결정을 내릴 수 있습니다.

비즈니스 요구에 가장 적합한 워크플로 자동화 도구를 선택하는 방법

조직에 가장 적합한 워크플로 자동화 도구를 선택할 때는 먼저 현재 프로세스를 분석하고 병목 현상을 정확히 찾아낸 후 어떤 팀에서 도구를 사용할 것인지 이해하는 것이 중요합니다. 비즈니스 요구를 더 잘 이해했다면 다양한 솔루션을 비교할 때 다음 기능을 확인하세요.

• 사용자 친화적인 인터페이스 와 단순한 탐색.
• 지능형 문서 처리(IDP)를 위한 AI 및 기계 학습.
• 타사 도구 및 매일 사용하는 앱과 원활하게 통합.
• 사용자 지정 워크플로.
• 클라우드 기반 운영.
• 데이터 분석 및 실시간 보고.
• 향상된 보안 및 데이터 보호.
• 변화하는 비즈니스 요구에 맞춰 확장.

사용 중인 워크플로 자동화 도구의 예

이메일에 회신하거나, 작업을 생성하거나, 한 소스에서 다른 소스로 데이터를 복사하는 것과 같은 간단한 프로세스에 소요되는 시간은 빠르게 합산할 수 있습니다. 그러나 자동화된 워크플로를 설정하면 기업은 효율성을 크게 높이는 한편 마케팅 및 재무에서 인적 자원에 이르는 핵심 운영에 가치를 다시 더할 수 있습니다.

사용 중인 워크플로 자동화의 몇 가지 예는 다음과 같습니다.

• 고객이 문의 양식을 작성한 후 자동화된 후속 조치 및 응답 전송.
• 트리거된 이벤트 후에 잠재 고객 육성 이메일 시퀀스 전송.
• 월별 결제에 대해 고객에게 자동으로 청구서 발행.
• 긴급한 문제에 적시에 응답할 수 있도록 SLA 생성.
• 직원 비용 상환.
• 마감일 및 승인에 대한 미리 알림 보내기.
• 팀원에게 작업 및 프로젝트 자동 할당.
• 신입 사원 온보딩.
• 휴가 요청 승인.