비즈니스 프로세스 관리의 6단계

지속적으로 가치를 제공하는 프로세스로 개선

두 개의 비즈니스 프로세스가 비슷하지는 않지만 둘 다 거의 계속적인 유동 상태에 있습니다. 때때로 리더와 팀은 프로세스를 그 즉시 조정하기도 하고 완전히 다시 설계하기도 합니다. 비즈니스 프로세스 관리(BPM)는 조직에서 비즈니스 프로세스를 올바로 변경하는 것인지 확인하는 방법입니다.

x효과적인 BPM 이니셔티브를 통해 기업은 보다 효율적이고 유연한 프로세스를 구현할 수 있습니다. 더 빠르고 정확하게 워크플로 자동화 및 기타 혁신적인 기술을 배포할 위치를 결정하고, 모니터링 및 분석을 통해 비즈니스 프로세스를 지속적으로 개선할 수 있습니다.

의미 있는 변화를 주도하는 BPM 이니셔티브에는 일반적으로 비즈니스 프로세스 관리 단계(계획, 설계, 모델링, 구현, 모니터링 및 최적화)가 포함됩니다.

비즈니스 프로세스 관리의 6단계는 BPM 수명 주기로 구성됩니다. 모범 사례 기반의 구조화된 순환적인 접근 방식인 BPM 수명 주기는 운영, 관리, 지원 프로세스를 현대화하는 유용한 프레임워크를 제공합니다.

1단계: 전락 수립

첫째, 조직의 핵심 비즈니스 목표를 지원하는 비즈니스 프로세스 관리 전략을 경영진과 함께 수립합니다. 기업은 KPI에 맞게 측정 가능한 성과를 제공하는 영향력이 크고 위험도가 낮은 프로젝트에 투자하기를 원합니다.

회사 목표를 달성하는 진행 과정이 느리거나 지연되는 비즈니스 영역을 살펴보세요. 관련 비즈니스 활동을 세 가지 주요 비즈니스 프로세스 관리 유형 중 하나로 분류하여 잠재적으로 변경해야 할 항목과 변경 방법을 광범위하게 정의합니다.

• 인간 중심의 BPM. 인간 중심 프로세스는 대개 자동화 없이 사람 중심으로 진행됩니다. 특정 결정과 승인, 기타 프로세스 작업은 직원, 고객, 기타 개인이 수행할 고유한 작업을 의미합니다. 이러한 경우 BPM은 잘 설계된 애플리케이션 인터페이스와 알림, 추적 기능을 통해 개인의 역량을 강화해야 합니다.
  
  인간 중심 BPM의 예로는 HR 담당자가 관리자와 함께 채용 공고를 게시하고, 후보자를 선별하고, 추천을 요청하고, 후보자를 인터뷰하는 채용 프로세스가 있습니다. 또 다른 예로 서비스 담당자가 처리하는 고객 불만 프로세스도 있습니다.
• 문서 중심의 BPM. 종이 및 전자 기반 문서와 관련된 프로세스는 회사, 산업 및 규정 요건에 따라 신중하게 처리해야 합니다. 문서 중심의 BPM은 규정 준수를 유지하는 동시에 효율성과 정확성을 높이기 위해 워크플로 자동화를 자주 사용합니다.
  
  문서 중심 BPM의 예는 계약 및 동의를 검토하고 승인받기 위해 여러 사람에게 전달하는 법률, 재무, 구매, 기타 부서에서 찾아볼 수 있습니다. 또한 전자 건강 기록을 관리하는 의료 기관도 해당됩니다.
• 통합 중심의 BPM. 이 카테고리는 통합 및 자동 시스템인 ERP(전사적 자원 관리), CRM(고객 관계 관리), HRMS(인적 자원 관리 시스템) 애플리케이션에 초점을 둡니다. 통합 중심의 BPM은 사람들이 커넥터와 API를 통해 앱, 데이터, 서비스에 빠르게 액세스할 수 있도록 하여 사용자의 생산성과 만족도를 높여줍니다.
  
  통합 중심 BPM의 예로는 마케팅 및 영업 팀이 상호 연결된 캠페인, 리드 분석, CRM 도구를 통해 잠재 고객 및 기존 고객에 관한 자세한 정보를 공유하는 것에서 찾아볼 수 있습니다.

2단계: 이상적인 프로세스 설계와 매핑

전략적 목표를 명확하게 정의하고 비즈니스의 지원을 얻은 후 개선 대상이 되는 각 프로세스를 분석하고 매핑합니다. 주요 프로세스 이벤트, 각 이벤트에 필요한 수동 및 자동화 작업, 작업을 수행하는 사람, 타임라인, 사용된 기술 등을 식별합니다. 병목 현상과 지연 사항을 찾으며 중복되고 불필요한 작업, 과도한 비용 및 인적 오류, 고객 불만 사항이나 규정 준수하지 않은 영역을 발견합니다.

다음으로, "있는 그대로" 상태를 완전히 파악했으면 인사이트를 사용하여 프로세스에 대한 새로운 비즈니스 요구 사항을 마련합니다. 그런 다음 이상적인 "향후" 상태를 설계하고 매핑합니다. 문제 해결을 위한 다양한 방법을 브레인스토밍합니다. 또한 메트릭에 기준하여 비즈니스 프로세스 개선사항을 추적하고 프로젝트 성공에 중요한 참여 역할을 하는 프로세스 관련 이해 관계자에게 요청하여 평가 데이터 수집 및 설계에 대한 피드백을 얻습니다.

BPM 이니셔티브 초기에는 비즈니스 프로세스 개선 방법론을 채택하여 접근 방식을 더욱 구조화하고 공유된 목적 의식을 육성하고자 할 수 있습니다. 각 비즈니스 프로세스 개선 방법론에는 서로 다른 원칙과 기술이 있지만 모두 낭비를 없애고, 장애물을 제거하고, 협업을 강화하고, 기업 문화 변화를 촉진하는 데 도움이 됩니다.

일반적으로 다음과 같은 비즈니스 프로세스 개선 방법이 있습니다.

• 애자일 관리
• 카이젠(Kaizen)
• 린 관리
• Six Sigma
• 종합 품질 관리(TQM)

또한 프로세스 마이닝, 프로세스 매핑 및 기타 비즈니스 프로세스 관리 소프트웨어(BPMS)를 활용하여 워크플로를 빠르게 분석하고 시각화합니다. 마찬가지로, 지능형 BPMS(iBPMS) 솔루션은 클라우드, AI 및 빅데이터 분석 기능을 통해 워크플로를 개선하는 데 도움을 줍니다.

3단계: 프로세스 흐름 모델링 및 테스트

이 단계에서는 이상적인 설계를 테스트합니다. 모든 프로세스 활동, 비즈니스 규칙, 데이터 흐름을 디지털 방식으로 나타내는 프로토타입 모델을 구축합니다. 그런 다음 시간, 비용, 리소스와 같은 다양한 변수 조합을 사용하여 모델을 시뮬레이션합니다. 성과를 바탕으로 계속해서 모델을 조정 및 테스트하고 기존 워크플로를 수정하거나 새로운 워크플로를 만들어 최적의 비즈니스 성과를 만들어냅니다.

시뮬레이션 모델링은 주어진 다양한 조건에서 프로세스가 어떻게 수행되는지를 분석하는 비용 효율적인 방법입니다. 모델링, 테스트, 분석을 자동화하는 BPMS 도구가 이 단계를 상당히 간소화할 수 있습니다. 또한 회사는 업무 환경에서 변경 사항을 적용하기 전에 설계를 개선하는 방법을 보다 신속하게 결정할 수 있습니다.

4단계: 개선 사항 구현

이제 최적화된 프로세스를 사용할 준비가 되었습니다. 소규모 그룹이 프로세스를 테스트하기 위해 사용하는 개념 증명 솔루션으로 시작합니다. 그런 다음, 피드백을 바탕으로 해당 프로세스를 발전시킵니다. 사전 구축된 BPMS 템플릿 및 커넥터를 활용하여 새롭게 자동화되고 통합된 프로세스를 위한 사용자 인터페이스를 개발합니다.

더 큰 조직과 함께 프로세스를 공식적으로 시작하기 전에 프로젝트 및 변경 관리를 위한 계획과 리소스를 마련합니다. 초기에 발생하는 어려움을 해결하고 운영 중단을 방지하여 채택을 촉진할 수 있도록 팀을 적절하게 전환시킵니다. 또한 메트릭을 완성하고 BI(비즈니스 인텔리전스) 도구를 사용하여 대시보드를 구축하고 실시간 또는 거의 실시간으로 인사이트를 제공하는 보고서를 생성합니다.

변경 관리 계획의 일부로 직무 및 책임을 업데이트하고 직원과 함께 교육 세션을 마련합니다. 영향을 받는 고객 및 공급업체에 알리고 지원해줍니다.

5단계: 성능 메트릭 모니터링 및 추적

BPM 수명 주기 단계에서 성능 메트릭을 생성하기 위해 데이터를 모니터링하고 추가적으로 변경된 잠재적 영역을 식별합니다. 목표에 맞춰 새로운 프로세스의 효과와 함께 효율성의 다양한 측면을 탐구할 수 있습니다.

• 워크플로는 프로세스 내에서 작동합니다.
• 프로세스는 더 큰 규모의 조직에서 작동합니다.
• 프로세스는 기술적인 관점에서 작동됩니다.

또한 이해 관계자와 대화하여 실현되었거나 잠재적인 시간과 비용 절감 효과에 대해 자세히 알아보고 병목 현상이 발생된 곳을 발견합니다.

BI 도구를 사용하여 메트릭을 생성하고 시각화하여 보고하고 그 통계치를 업계 벤치마크와 비교하여 조직의 다양한 KPI를 측정하는 방법을 평가합니다. 또한 BPMS 솔루션을 활용하여 데이터 수집 및 시뮬레이션 모델링을 지원합니다. 가능한 한 정기적으로 성능을 모니터링하여 BPM 이니셔티브가 계속해서 목표를 달성하여 조직의 더 큰 비즈니스 목표를 지원하도록 합니다.

6단계: 최신 인사이트를 기반으로 최적화

모니터링 및 추적을 통해 실행 가능한 인사이트를 많이 생성했습니다. 이제 이 정보를 사용하여 비즈니스 프로세스 향상을 두 배로 늘려야 합니다. 지속적인 반복과 혁신을 통해 프로세스와 워크플로를 지속적으로 개선하여 새로운 운영 효율성을 달성할 수 있습니다. 종종 자동화, 표준화, 통합을 위한 추가적인 기회를 발견하게 될 것입니다.

더 큰 비즈니스 가치를 창출하기 위한 탐구는 계속 이어지며 프로세스 모니터링과 최적화 활동 역시 끝이 없습니다. 비즈니스 전략, 시장 상황, 규제 요구 사항이 계속 변경되므로 대응하는 프로세스는 조정할 준비가 되어있어야 합니다.

상황에 따라 중요 업데이트가 필요한 경우 BPM 수명 주기를 다시 시작할 수 있습니다. 지금까지는 기업에서 비즈니스 프로세스 관리 단계를 자체적으로 만들어왔습니다. 이제는 리더와 프로세스 이해 관계자가 함께 모여 새로운 이니셔티브를 전략화합니다.