비즈니스 프로세스 관리란 무엇인가요?

BPM 이점 활용

BPM 전략 구축을 시작하기 전에 먼저 효율적인 비즈니스 프로세스가 왜 중요한지, 비즈니스 프로세스에는 어떤 유형들이 있는지, 회사에서 누가 담당해야 하는지, BPM이 어떤 문제를 해결할 수 있는지 등을 이해하는 것이 중요합니다.

비즈니스 프로세스의 올바른 이해

비즈니스 프로세스는 일상적인 목표를 달성하기 위해 순차적으로 완료하는 일련의 반복적인 작업입니다. 비즈니스 프로세스는 몇 분 또는 몇 주가 소요될 수 있으며 직원 휴가 요청과 같은 간단한 활동이나 공급망 물류 등의 복잡한 활동이 포함될 수 있습니다. 효율적이고 효과적인 프로세스는 직원 생산성, 고객 참여, 비즈니스의 모든 측면을 개선하는 데 도움이 됩니다. 기능적인 측면에서 비효율적인 프로세스는 직원의 불만, 불필요한 비용, 고객 불만족으로 이어져 결국 수익 손실을 초래합니다.

비즈니스 프로세스는 다음 세 가지 주요 범주로 나뉩니다.

• 운영 프로세스: 핵심 비즈니스를 비롯하여 고객 주문, 계정 생성, 제조 최적화와 같은 특정 가치 흐름을 다룹니다.
• 관리 프로세스: 기업 거버넌스, 예산, HR 워크플로 등이 포함됩니다.
• 지원 프로세스: 회계, 채용, 기술 지원과 같은 영역에서 더 큰 프로세스를 지원합니다.

모든 유형의 비즈니스 프로세스를 자동화함으로써 기업은 운영 효율성을 높이고 위험을 줄이며 비즈니스를 보다 전략적으로 집중할 수 있습니다.

BPM 팀 구축

비즈니스 프로세스를 담당하는 직원은 비즈니스 프로세스 소유자라고 합니다. 전체 프로세스를 총괄하여 관리하기 때문에 프로세스 전후에서 어떤 프로세스에 영향을 주고 받는지를 이해합니다. 다른 부서와 협력하는 핵심 직원에게 개별 비즈니스 프로세스의 소유권을 부여함으로써 조직 전체에 대한 이해도를 높이고 BPM을 향상시킬 수 있습니다.

예를 들어 대규모 기업의 성공적인 BPM 팀에는 다음과 같은 역할이 모두 포함됩니다.

• 비즈니스 프로세스 챔피언. 챔피언은 광범위한 이점을 이해하고 BPM의 가치를 조직에 전달합니다.
• 프로세스 담당자. 개별 인력 또는 팀은 비즈니스 과제 해결, 워크플로 간소화, 기회 포착을 통해 사용자 동의와 BPM 성공에 중요한 핵심적 관점 및 입력을 제공합니다.
• 비즈니스 프로세스 디렉터. 디렉터는 조직 전반의 BPM 활동을 주도적으로 이끌며 노력합니다.
• 비즈니스 프로세스 컨설턴트. 컨설턴트는 BPM에 대한 기술적 역량과 이해를 바탕으로 비즈니스 프로세스 디렉터에게 조언합니다.
• 프로젝트 관리자. 프로젝트 관리자는 프로젝트 계획을 수립하고 구현하는 데 도움을 주고 팀 커뮤니케이션, 주요 일정, 납품, 마감일을 관리합니다.
• 비즈니스 분석가. 분석가는 필요한 프로세스 개선 사항을 정확히 찾아줍니다.
• 솔루션 아키텍트. 솔루션 아키텍트는 기술 지원 중에서도 특히 기존 LOB(기간 업무) 애플리케이션과의 상호 운용성과 관련한 지원을 제공합니다.
• 인플루언서. 업계 동료 중 리더 역할을 하는 인플루언서는 초기에 새로운 아이디어, 사례, 도구를 도입하여 널리 사용하면서 비즈니스 프로세스 개선 사항을 정의하고 변화를 지지합니다.
• BPM 지원 그룹. 이 그룹은 주요 IT 전문가, 기업 계획 담당자, 기타 리더십(BPM 표준, 방법, 거버넌스, 기술의 제도화를 지원)으로 구성됩니다.

비즈니스 프로세스 관리 전략 구축

비즈니스의 운영, 관리, 지원 프로세스가 번거롭고, 중복적이며, 너무 오래 걸리고 느리거나, 높은 운영 비용으로 어려움을 겪는 경우 포괄적인 BPM 전략을 구축하면 도움이 됩니다. 다음의 모범 사례는 BPM 이니셔티브를 시작하고 성공을 평가하는 데 도움이 됩니다.

• 경영진의 지원 확보. 비즈니스 프로세스 개선 계획을 지원하는 리소스가 필요한 경우에 중요합니다.
• 특정 프로세스 분석 및 매핑. 플로 차트, 마인드 매핑 또는 프로세스 마이닝 소프트웨어를 사용하여 병목 현상, 중복된 노력, 불필요한 지연 사항을 발견합니다. 개선할 수 있는 사항을 파악하기 위해 프로세스에 가장 많이 관여하는 사람들에게서 피드백을 받으세요. 변화를 위한 지지는 이들로부터 시작됩니다.
• 프로세스 재설계. 이해 관계자의 의견을 듣고 모든 사람이 마인드 매핑과 분석에서 배운 교훈을 포함하여 프로세스 간소화의 가치를 이해하고 있는지 확인합니다. 중요하고 복잡한 워크플로에 대한 영향 분석을 고려합니다.
• 리소스 통합 및 변화 구현. 프로젝트 관리 소프트웨어, 워크플로 자동화 도구, 실시간 대시보드 등과 같이 효과적인 BPM 플랫폼을 구축하는 데 필요한 리소스를 수집합니다. 특정한 납품 및 일정에 따라 변경 사항을 만들어 관리하며 비즈니스 가치에 맞게 리소스를 선택하고 관리하세요. 먼저 소규모 파일럿을 롤아웃하여 버그를 해결하고 개선된 사례에 대해 열의를 갖고 도입을 유도할 수 있습니다.
• 추적 및 최적화. 이해 관계자들과 함께 새로운 프로세스가 어떻게 작동하는지 모니터링합니다. 필요에 따라 개선 사항을 추가할 수 있도록 준비하세요.

BPM 가치 창출

위의 모범 사례를 따르고 강력한 BPM 팀을 구축하고 프로세스를 개선하여 더 많은 가치를 창출할 수 있는 방법을 이해하면 비즈니스 프로세스 관리에서 다음과 같은 실질적인 이점을 얻을 수 있습니다.

• 생산성 향상. 효율적인 프로세스를 통해 직원은 더 효율적으로 작업하고, 작업 영역 분석 소프트웨어로 성과 메트릭을 평가할 수 있습니다.
• 더 빠르게 이점 확보. IT 프로세스 개선을 통해 비즈니스의 소프트웨어 애플리케이션을 개발하고 배포하는 속도에 영향을 줍니다.
• 품질 향상. 개발을 가속화하는 것 외에도 테스트 개선을 통해 성능 또는 보안 문제를 신속하게 해결하여 제품 또는 서비스 품질을 향상시킵니다.
• 고객 만족도 향상. 비즈니스의 고객 서비스 프로세스를 수정하여 고객을 확보하고 충성도를 높입니다.
• 직원의 업무 경험 향상. 효율적인 비즈니스 프로세스는 직장에서의 높은 만족도를 이루는 기초가 되며 사기를 개선하고 잠재적 이직률을 감소시킵니다.