Жұмыс ағынын автоматтандыру құралдары дегеніміз не?

Жұмыс ағынын автоматтандыру бағдарламалық жасақтамасының анықтамасы

Жұмыс ағынын автоматтандыру бағдарламалық жасақтамасы бизнестердің уақытты үнемдеуіне, адам қателігінің қаупін азайтуына және жұмыс орнындағы өнімділікті арттыруына көмектесу үшін дәстүрлі қолмен реттелетін және жалықтыратын тапсырмаларды жеңілдетеді. Процестерді автоматтандыру арқылы ол топтардың қайталанатын тапсырмалар орнына әсері жоғары жобаларға назар аударуына мүмкіндік береді және мүмкіндік аймақтарын анықтауына көмектесу үшін жұмыс ағындарының көрінісін береді.

Жұмыс ағынын автоматтандыру бизнестердің өз процестерін бірнеше жолмен нақтылауына көмектеседі:

• Тапсырмаларды автоматтандыру және іске қосу.
• Тиімділік пен өнімділікті жақсарту.
• Процесс жақсартулары үшін аймақтарды анықтау.
• Жұмыс ағындарын басқару және өнімділікті бақылау.
• Еске салғыштарды орнату.
• Топтарды синхрондаулы ұстау.
• Әрекетті мәліметтерді жинау.
• Ресурс қолданысын оңтайландыру.

Жұмыс ағынын автоматтандыру бағдарламалық жасақтамасы деректер көздерінде және адам интеллектіне еліктей отырып, сол деректерді өңдеу үшін ережелер жинағында жұмыс істейді. Әдетте осы жұмыс ағыны құралдары «A орын алса, онда В әрекетін орындаңыз» ережесімен жұмыс істейтін «егер/онда мәлімдемелеріне» сәйкес келеді. Бұл ережелерге негізделген логикалық жүйе оқиғадан кейін орындалатын әрекеттерді белгілеп, уақыт пен ақшаны үнемдейді, сонымен қатар адам қателерінің қаупін азайтады.

Жұмыс ағынын автоматтандыру құралдарының түрлері

Деректерді енгізуден бастап ықтимал тұтынушыларды дамыту мен есепке алуға дейін — жұмыс ағынын автоматтандыру құралдары бос жұмысты азайтуға және процестерді оңтайландыруға арналған. Бұл компания уақыты мен ресурстарын барынша арттыруға көмектесіп, қызметкерлерге көбінесе мәселелерді шешуді және креативті ойлауды қажет ететін жоғары әсер ететін жобаларға назар аударуға мүмкіндік береді, бұл — жұмыс ағынын автоматтандырудың ең жақсы бағдарламалық жасақтамасы да алмастыра алмайтын нәрсе.

Жұмыс ағынын автоматтандыру бағдарламалық жасақтамасы — бизнес процестерін басқару (BPM) негізгі бөлігі және ұйымыңыздағы негізгі функцияларды оңтайландыруға және қолмен реттелетін тапсырмаларды оңтайландыруға арналған бірнеше құрал бар. Жұмыс ағынын автоматтандыру құралдарының кейбір түрлері мыналарды қамтиды:

Жобаны басқару

Жұмыс ағынын автоматтандыру құралының ең танымал түрі, жобаларды басқару бағдарламалары процестерді оңтайландыру үшін адамдарды, деректерді және басқа активтерді біріктіруге көмектеседі. Құралдардың мұндай түрлері бірлесіп жұмыс істеуді жақсартады және бірнеше топтағы жұмыс жеткізілімін анықтауға, басқаруға және жақсартуға көмектеседі. Жобаның көрінуін жоғары және байланысты ашық ұстау арқылы процестер ақыр соңында біркелкі және тиімдірек жұмыс істейді.

Сатылым және маркетинг

Сатылым және маркетинг жұмыс ағыны құралдары перспективалар мен тұтынушылардан деректерді басқаруды жеңілдетеді. Ең жақсы бағдарламалар тиімсіздіктерді табуға және электрондық пошта мен SMS-тен әлеуметтік желіге дейінгі көптеген арналардағы процестерді жылдамдатуға көмектесу үшін кірістірілген талдауды пайдаланады. Бұл автоматтандыру құралдары бір тапсырманы әр уақытта қайталамайды; негізінде, көпшілігі тұтынушы әрекетіне негізделген теңшелген маркетинг мазмұнын жіберу үшін жұмыс ағындарын жасайды.

Customer Service

Тұтынушыға қызмет көрсету жұмыс ағыны құралдары агенттерге билеттерді автоматты түрде тағайындауға, жалпы сұрақтарға автоматты жауаптарды жіберуге және жіберілген сұраққа негізделген билеттерді автоматты белгілеуге көмектеседі. Тұтынушыға қызмет көрсету жұмыс ағынын автоматтандыру арқылы бизнестер тұтынушылардың көбірек мәселелерін тезірек шеше алады және күрделі мәселелер үшін тірі агенттерді босатады.

Қаржы

Қаржылық жұмыс ағынын автоматтандыру құралдары компанияларға қаржылық процестерді ұйымдасқан, үйлесімді және дәйекті ұстауға көмектеседі. Жұмыс ағындарының мұндай түрлері бюджетті бекіту, шот-фактура ұсыну, сатып алу және шығыс сұраулары және есеп жазбалары сияқты күнделікті операцияларға көмектесуі мүмкін.

Адами ресурстар

Адам ресурстарындағы жұмыс ағыны құралдары құжаттаманы автоматтандыруға және әкімшілік қадағалауды қысқартуға, қателік қаупін азайтуға және қызметкерлерге жақсырақ қолдау көрсетуге көмектеседі. Құралдардың мұндай түрлері жаңа жұмысқа қабылдауды басқару, уақыт кестелері, жұмыс туралы хабарландырулар және демалыс уақытына сұрау салу арқылы көмектесіп, кадр бөлімі мамандарына жоғары құнды тапсырмаларға назар аударуға көбірек уақыт береді.

Жұмыс ағынын автоматтандыру ұйымыңызға қалай артықшылық әкеледі?

Қаржы, маркетинг немесе АТ саласындағы процестерді автоматтандыруды қаласаңыз, жұмыс ағынын автоматтандыру бағдарламалық жасақтамасы қолмен реттелетін тапсырмалардың ауыртпалығын жеңілдетеді және бизнеске уақытты, ресурстарды және ақшаны үнемдейді. Бұл жұмыс ағыны құралдары тобыңыздың процестерін жылдамдатып қана қоймайды, сонымен қатар ең маңызды жұмыс үшін уақытты босатуға көмектеседі және болашақ шешім қабылдауға бағыттап, үлкенірек бизнес процесті басқаруға арналған бағдарламалық жасақтама шешімінің бөлігі ретінде жұмыс істейді.

Жұмыс ағынын автоматтандыру құралдарының артықшылықтары

1. Қате аз

   Деректерді қолмен енгізу жалықтырады және ұйымыңызға үлкен әсер етуі мүмкін кішігірім адам қателеріне мүмкіндік туындайды (шот дәлсіздіктерінен қате шот-фактураларға дейін). Керісінше, жұмыс ағыны бағдарламалық жасақтамасы әкімшілік тапсырмаларды орындау үшін орталықтандырылған, нақты уақыттағы деректерді пайдаланып, қымбат қателер қаупін азайтады.

2. Жеңілдетілген процестер

   Жұмыс ағынын автоматтандыру құралдары процестердің көрінуін арттырады, кедергілерді азайтады және жобалардың дұрыс бағытта қозғалуын қамтамасыз етеді. Тағайындаулар мен кейінгі тапсырмалар автоматты түрде тағайындалуы мүмкін болғандықтан, өнімділікті бақылау және басқару жеңілдеп, процестегі кідірістерді азайтады.

3. Жақсартылған өнімділік

   Жалықтыратын және қолмен реттелетін тапсырмалар автоматтандырылған кезде, топтарда әсері жоғары жобаларға назар аудару үшін көбірек уақыт пен ресурстар болады. Көптеген жұмыс ағынын автоматтандыру бағдарламалары жалпы бірлесіп жұмыс істеуді жақсартады, сондықтан ақпаратты бақылауға, растауларды іздеуге немесе кері байланысқа шығуға аз уақыт кетеді.

4. Жақсырақ байланыс

   Анық жобаланған жұмыс ағындары және автоматтандырылған хабарландырулар қызметкерлерге бір бетте қалуға және жобадағы рөлдерін түсінуге көмектеседі. Сонымен қатар ол функционалдық бірлесіп жұмыс істеуді жеңілдетіп және тапсырмалар үшін жауапкершілікті жақсартып, барлығының бір мақсатқа жұмыс істеуін қамтамасыз етеді.

5. Терең түсініктер

   Жақсырақ көрнекілендіруі бар нақты уақыттағы есептілік — жұмыс ағынын автоматтандырудың басты артықшылығы. Процестердегі деректер талдауын пайдалану ұйымдардың өнімділік көрсеткіштерін алуына, мүмкіндіктер аймақтарын анықтауына және жеке операциялары туралы көбірек ақпараттық шешімдер қабылдауына мүмкіндік береді.

Бизнес қажеттіліктеріне ең жақсы жұмыс ағынын автоматтандыру құралдарын таңдау жолы

Ұйымыңыз үшін ең жақсы жұмыс ағынын автоматтандыру құралын таңдаған кезде, алдымен ағымдағы процестерді талдау, кедергілерді анықтау және құралдарды қандай топтар пайдаланатынын түсіну маңызды. Бизнес қажеттіліктеріңізді жақсырақ түсінгеннен кейін, әртүрлі шешімдерді салыстыра отырып, келесі мүмкіндіктерді іздеңіз:

• Түсінікті интерфейс және қарапайым навигация.
• Құжаттарды зерделі өңдеуге (IDP) арналған AI және компьютерлік оқыту.
• Үшінші тарап құралдарымен және күнделікті қолданатын қолданбалармен үздіксіз біріктірулер.
• Реттелетін жұмыс ағындары.
• Бұлтқа негізделген жұмыс.
• Деректер талдауы және нақты уақыттағы есептілік.
• Жетілдірілген қауіпсіздік және деректер қорғанысы.
• Өзгермелі бизнес қажеттіліктері үшін масштабталу.

Қолданыстағы жұмыс ағынын автоматтандыру құралдарының мысалдары

Электрондық хаттарға жауап беру, тапсырмалар жасау немесе деректерді бір көзден екіншісіне көшіру сияқты қарапайым процестерге жұмсалған уақыт тез қосылуы мүмкін. Дегенмен автоматтандырылған жұмыс ағындарын орнату арқылы бизнестер тиімділікті күрт арттырып, маркетинг пен қаржыдан адам ресурстарына дейінгі негізгі операцияларға қайта құн қоса алады.

Жұмыс ағынын автоматтандырудың кейбір мысалдары мыналарды қамтиды:

• Тұтынушы байланыс пішінін толтырғаннан кейін автоматтандырылған бақылаулар мен жауаптарды жіберу.
• Іске қосылған оқиғадан кейін ықтимал тұтынушыларды дамыту үшін электрондық пошта тізбектерін жіберу.
• Тұтынушыларға ай сайынғы төлемдер бойынша шот-фактураны автоматты түрде ұсыну.
• Шұғыл мәселелерге уақтылы жауап беру үшін SLA келісімдерін жасау.
• Қызметкерлердің шығыстары өтеу.
• Мерзімдері мен растаулары туралы еске салғыштарды жіберу.
• Топ мүшелеріне тапсырмалар мен жобаларды автоматты түрде тағайындау.
• Жаңа қызметкерлерді қабылдау.
• Демалыс сұрауларын растау.