Бизнестердің RPA құралдарын пайдалану себебі

RPA құралы дегеніміз не?

Роботтандырылған процесс автоматтандыруы (RPA) жүйесі қайталанатын және қолмен реттелетін тапсырмаларды автоматтандыру, жұмыс уақытын, күш-жігерді және бас ауруды үнемдеу үшін графикалық пайдаланушы интерфейсінде (GUI) адам әрекетін эмуляциялау үшін бағдарламалық жасақтама боттарын пайдаланады. RPA құралы — логикалық реттілікпен белгіленген тапсырмаларды орындау үшін жұмыс ағындарын анықтауға және боттарды конфигурациялауға арналған бағдарламалық құрал. Робот GUI интерфейсінде орын алатын кез келген көп сатылы процесті жылдамырақ және қатесіз орындай алады. Сондықтан роботтандырылған процесс автоматтандыруы құралы қызметкерлердің аса құнды тапсырмалармен жұмыс істеуі үшін қолмен, қателерге бейім жұмыс ағындарын жылдамдатуға көмектеседі.

Мысалы, кадрлар бөлімі демалыс сұрауларын автоматтандыру үшін RPA құралын қолдана алады. Қызметкер әр сұранысты өңдеуге бес минут жұмсаудың орнына RPA боты компанияның ресурстық жоспарлау жүйесінен деректерді шығарып, сұрауды басқа жүйеге тезірек (тіпті API жоқ болса да) және қатесіз өңдей алады.

Роботтандырылған процесс автоматтандыруын жасайтын боттар тағайындалған әрекеттерді орындай алады және сандық дисплейлерден ақпаратты көшіру (экранды сызып тастау) немесе API интерфейстерін қолдану арқылы басқа жүйелермен өзара әрекеттесе алады. Мысалы, бизнесіңіз бағдарламаларға кіретін, файлдар мен қалталарды басқаратын, мазмұнды көшіріп қоятын, пішіндерді толтыратын, құрылымдалған деректермен жұмыс істейтін және тіпті басқа бағдарламалармен өзара әрекеттесетін боттарды жасау RPA құралын пайдалана алады.

RPA құралдарын ендіру артықшылықтары

RPA құралын қолданатын кез келген ұйым келесі артықшылықтардың кейбірін не барлығын күтуі мүмкін:

• Адам ресурстарын жақсырақ пайдалану. RPA құралы қызметкерлерді деректерді енгізу сияқты қайталанатын, құнды емес тапсырмалардан босатады, осылайша олар бизнеске үлкен мән беретін бизнеске назар аудара алады.
• Тұтынушының сенсорлық нүктелері жақсартылды. RPA құралы тұтынушыларға қарайтын процестерді жеделдету үшін қолданылған кезде, қосымша тиімділік тұтынушылар тәжірибесін жақсартады және адалдықты тудырады.
• Төмен шығындар. RPA боттары адамның жұмысын шығынның шамалы бөлігімен орындайды.
• Жұмыс ағынын басқаруды түсіну үшін жақсартылған талдау. Әрбір бот әрекеттерінің журнал файлын құрады, осылайша оның функцияларын қаншалықты тиімді атқарып жатқанын бақылай аласыз.
• Масштабтылық жақсарды. Автоматтандырылған боттар тобының ауқымын және қолжетімділігін кеңейту үшін қызметкерлер тобын көбейту мүмкін емес. RPA бағдарламалық жасақтамасын қолдана отырып, боттарды қайталауға және оларды ұқсас, бірақ сәл өзгеше процедуралар жинағын жасауға болады.
• Жақсырақ қауіпсіздік. RPA боттары ешқашан шығуды ұмытпайды. Сонымен қатар олардың "біту уақыты" қойылуы мүмкін, сондықтан жүйелеріңіз қолжетімді емес, зиянды хакерлердің осалдығын азайтады.

RPA құралдары мен басқа процестерді автоматтандыру шешімдерімен қалай салыстырылады?

RPA құралдарының басқа жұмыс ағынын автоматтандыру шешімдерімен салыстырғанда артықшылығын түсіну үшін автоматтандыру мен RPA арасындағы айырмашылықты түсінген жөн. Жұмыс ағынын автоматтандыру іскери процестегі қолмен орындалатын қадамдарды азайту үшін технологияны қолданады, бірақ әлі де адамның процесті аяқтауын қажет етеді. RPA құралдары GUI арқылы жұмыс істейтін роботтар жасайды, сондықтан ешбір адамның араласуы қажет емес. Бұған адамдар міндетті түрде бастамашы болатын процестерге қатыса алады немесе толықтай автоматтандырылған қараусыз қалған процестер болуы мүмкін.

RPA құралдары кодтауды қажет етпейді немесе мүлдем қажет етпейді, өйткені боттар қызметкерлер қолданатын бірдей инфрақұрылым мен шешімдерді қолданатындықтан, негізгі құрылымыңызды өзгерту қажет емес. Іскери пайдаланушылар RPA шешімдерін қолданады. Шын мәнінде, кейбір RPA шешімдері күн сайын жұмыс істейтін қолмен орындалатын процестерді автоматтандыруға қабілетті әуесқой әзірлеушілерге (техникалық білімі жоқ қызметкерлерге) арналған. АТ-ны аз немесе мүлдем қоспағанда, жұмыстарды оңтайландыруға және дәстүрлі даму шығындарын төлемей қызметкерлердің қанағаттануын арттыра аласыз.

Сонымен қатар RPA құралы дәстүрлі процесті автоматтандыру құралдарынан келесідей ерекшеленеді:

• Дәстүрлі автоматтандыру процестері технология инфрақұрылымының бір бөлігін немесе барлығын өзгертуді талап етуі мүмкін. RPA боттары GUI интерфейсінде жұмыс істейді және басқа жүйелермен адамдар сияқты өзара әрекеттеседі.
• RPA боттары бірнеше бағдарламаға арналған процестерді автоматтандыруға тиімділігі жеткілікті.
• RPA боттары деректерді енгізу сияқты қайталанатын, жалпы процестерге арналғандықтан, олар масштабталады және жалғыз жұмыс ағынына арналған жұмыс ағынының шешіміне қарағанда оңайырақ жаңартылған.

RPA бағдарламалық жасақтамасы қайталанатын, ережеге негізделген жұмыс ағындарының тиімділігін арттыру арқылы құндылық жасайды, ал кейбір процестер қызметкерлеріңізге қалдырылады. Негізінде, көптеген құрылымсыз деректерді немесе графикалық ақпаратты қолданатын және жылдам өзгеретін параметрлерге тәуелді процестерді шығармашылық қызметкерлеріңіз басқара алады.

RPA бүгінгі және ертеңгі рөлі

Қазіргі уақытта RPA бағдарламалық жасақтамасы айтарлықтай көрнекілікке ие, өйткені компаниялар оны қолдануды үйренеді және уақыт пен шығынды үнемдеу сияқты ұсынатын артықшылықтарын қадағалайды. Барлық технологиялар сияқты RPA құралы көбірек жаңарып, бизнестің қажеттіліктеріне қарай өзгереді. RPA құралдарының дамуына қатысты бірнеше болжам:

• AI көмегімен тереңірек біріктіру. RPA дамыған сайын, бизнестер оны AI, компьютерлік оқыту немесе тіпті Заттар интернеті (IoT) сияқты келесі деңгейдегі технологиялармен танысудың жаңа жолдарын табуы мүмкін және кейбір компанияларда бұрыннан бар. Гиперавтоматика немесе зерделі автоматика RPA құралдары орындай алатын тапсырмаларды кеңейтеді және оларға әртүрлі кешенді міндеттерді автоматтандыруға мүмкіндік береді.
• Неғұрлым күрделі автоматика. Бизнестер RPA құралын барлық қарапайым тапсырмаларды автоматтандыру үшін пайдаланады, бірақ оны AI және компьютерлік оқыту жүйесімен біріктіру тасымалдауы мүмкін жаңа тапсырмалар ауқымын құлыптан босатады. Мысалы, қазіргі кезде бизнестер құжаттарды цифрландыру үшін RPA құралдарын пайдалана алады, бірақ АІ енгізілген RPA құралдары құжаттардың мазмұнын түсініп, қатесіз тиімді жіктей алады.
• Қымбат емес және көбірек қолжетімді. RPA құралдары нарыққа алғаш шыққан кезде оларды табу қиынырақ болды және қымбат болуы мүмкін. RPA бағдарламалық жасақтамасына сұраныс артқандықтан, қазір оны көптеген компаниялар ұсынады. Қосымша опциялардың көмегімен бағалар төмендеуі мүмкін және мүмкіндіктер бәсекеге қабілеттірек болады.

RPA бағдарламалық жасақтамасының негізгі функциялары

Қазіргі уақытта көптеген RPA құралдары нарықта, олардың әрқайсысының ерекшеліктері бар. Кемінде жақсы RPA бағдарламалық жасақтамасы мына негізгі функционалдылықтарды ұсынады:

• Өзара үйлесімділік. RPA бағдарламалық жасақтамасы бұрыннан жұмыс үстелі бағдарламаларымен, веб-бағдарламалармен және басқа да негізгі бағдарламалық жасақтамалармен жұмыс істеуі керек. Сонымен қатар ол жүйелік API интерфейстеріне қосылып, дерекқорларды оқуға/жазуға мүмкіндігі болуы керек.
• Деректерді ұлғайту. Бағдарламалық жасақтама веб-сайттардан және әлеуметтік желіден деректерді шығарып алуы керек.
• Деректердің әртүрлі түрлерін өңдеу. Бағдарламалық жасақтама бірнеше дереккөзден деректерді шығарып, енгізіп, біріктіреді және "егер/онда" сияқты шартты мәлімдемелерді орындай алады.
• Интерфейстерді бағдарламалау. Бағдарламаланатын интерфейс маңызды. RPA бағдарламалық жасақтамасы бизнесіңізді тиімдірек жұмыс істеуіне көмектесетін шешімдер жасауға боттарды конфигурациялау үшін зерделі немесе танымдық мүмкіндіктер бере алады. Мысалы, боттар АТ қолдау билеттеріне жауап беруге көмектеседі, бұл АТ тобын кейбір әкімшілік жүктемелерден босатып, осылайша басқа бастамаларға назар аудартады. Бағдарламалық жасақтаманың кейбір нұсқалары боттарды бағдарламалауға арналған кодсыз әдістерді ұсынады, бірақ барлық RPA құралдары әртүрлі бағдарламалармен, электрондық пошталармен, файлдармен және қалталармен өзара әрекеттесуі керек.

RPA бағдарламалық жасақтамасын таңдау және онымен жұмыс істеу

Қолжетімді RPA құралдарын бағалауды бастаған кезде, қандай процестерді автоматтандыруды жоспарлап отырғаныңызды ұмытпаңыз. Әр роботтандырылған процесс автоматтандыруы құралына мүмкіндіктерін анықтайтын әртүрлі басқару элементтері мен пәрмендері кірістіріледі, сондықтан олардың жұмыс ағынын автоматтандыру мақсаттарына сәйкес келетіндігіне көз жеткізіңіз. Сонымен қатар қайта пайдалануға болатын құрамдастарды табуға тырысыңыз және боттарыңыздың қолданыстағы жүйелерде оңай жұмыс істейтіндігіне көз жеткізіңіз.

Ұйымыңызға арналған RPA бағдарламалық жасақтамасын таңдаған кезде келесі шарттарды ескеріңіз:

• Қолдануға оңай. RPA бағдарламалық жасақтамасы бағдарламалау дағдылары шектеулі адам үшін автоматтандыруды құрып, одан кейін RPA бағдарламалық жасақтамасында жұмыс ағынын теңшеуге жеткілікті деңгейде оңай болуы керек. АТ дағдылары жоқ әуесқой әзірлеушілер жұмыс ағындарын автоматтандыру үшін қолдана алатын кейбір төмен кодты RPA ұсыныстары да бар. Сіз таңдаған кез келген бағдарламалық жасақтама кірістірілген, кеңейтілетін пәрмендер, шеберлер мен GUI интерфейстерін ұсынуы керек.
• Тиімді. Бағдарламалық жасақтама сатушыға теңшеу үшін қосымша ақы төлеместен теңшелетін мүмкіндіктерді конфигурациялауға мүмкіндік беруі керек. Сонымен қатар ол әртүрлі пайдалану жағдайларын және әртүрлі көлемдегі деректерді өңдеуге қабілетті болуы керек.
• Масштабталатын. RPA бағдарламалық жасақтамасы бизнесіңіздің жедел талаптарын қанағаттандыру және жаңартуларды қабылдау үшін тез масштабталуы керек. Бағдарламалық жасақтама бірнеше бот пен бірнеше жұмыс ағынын іске қосуы керек.

Салаларда RPA бағдарламалық жасақтамасын пайдалану жолы

Бизнестің барлық түрлері RPA бағдарламалық жасақтамасынан пайда табудың жолын тапты. Мысалы, денсаулық сақтау сияқты салалар RPA құралын кездесулер жасау, емделуші деректерін енгізу, талаптарды қарау және шот ұсынуды басқару мақсатында қолдана алады. Басқа салалардың өз процестерін түрлендіру үшін RPA құралдарын пайдалану жолдары төменде берілген:

• Бөлшек сауда. Тапсырыстарды жаңарту, өнімдерді жеткізу және жөнелтімдерді бақылау.
• Телекоммуникация. Мониторинг, алаяқтық туралы деректерді басқару және тұтынушы деректерін жаңарту.
• Банк қызметі. Жұмыс тиімділігін, деректердің дәлдігін және қауіпсіздігін жақсарту.
• Сақтандыру. Жұмыс ағындарын басқару, тұтынушы деректерін енгізу және бағдарламаларды іске қосуға көмектесу.
• Өндіріс. Жеткізілім тізбегіндегі процестермен көмектесу, материалдар үшін шот ұсыну, тұтынушыларға қызмет және қолдау көрсету, әкімшілік.

RPA құралдарының шектеулері

RPA бағдарламалық жасақтамасы көптеген артықшылықтарды ұсынады, бірақ ол бәрін жасай алмайды. Технология дамып келе жатқанымен, ол басқа технологиялар желісінің бөлігі ретінде жақсы жұмыс істейді; бұл кез келген жедел міндетті шеше алатын, барлығын қамтитын шешім емес.

Әзірге RPA — құрылымдалған деректермен немесе алдын ала анықталған деректер үлгісіне сәйкес жүретін ақпаратпен жақсы жұмыс істейтін ережеге негізделген технология. Ол сәтті жұмыс істеуі үшін боттарды қалағаныңыздай бағдарламалауыңыз керек және олар тек осы параметрлер шеңберінде жұмыс істейді. Оны AI немесе компьютерлік оқыту технологияларымен қабаттастырмасаңыз, RPA шешіміңіз оған кіретін мазмұнды түсінбей немесе түсіндірмей, тек сіз тағайындаған ережелерді ұстана алады.

Мысалы, шот-фактуралардан немесе басқа құжаттан алынған ақпаратты өңдеу мақсатында RPA құралы үшін бұл құжаттар бір пішімге сәйкес келуі қажет. Құрал пішімнен ауытқитын кез келген файлды өңдей алмайды. Сол себепті RPA құралдары құрылымдалмаған деректерге немесе алдын ала анықталған деректер үлгісіне сәйкес келмейтін ақпаратқа сәйкес келмейді.

Оған қоса, RPA құралдары үйренбейді немесе бейімделмейді. Бизнес процестеріңіз өзгерсе, сізге жаңа процестермен жұмыс істеу үшін боттарыңызды қайта бағдарламалау қажет болады, бұл уақытты қажет етеді. RPA құралыңыз жаңа процестеріңізбен үйлеспейтін болса, оған салымыңыз қысқа мерзімді болуы мүмкін. Бұл мәселенің алдын алу үшін RPA құралын қабылдағанға дейін процестеріңіз бен технологияларыңыздың өзгеру ықтималдығын қарастырыңыз.

RPA құралдарымен сәттілікке жетуге көмектесетін жол

Кез келген басқа технология сияқты RPA бағдарламалық жасақтамасындағы жетістігіңіз оны қолдану жолыңызға байланысты. Тіпті ең жақсы құралдар түбегейлі бұзылған процесті түзете алмайды, сондықтан автоматтандыратын тапсырмалар туралы мұқият болуыңыз керек. Белгілі бір, өлшенетін мақсатты ескере отырып дұрыс мәтінмәнде қолданылатын дұрыс RPA құралы компанияңызда тиімділіктің қандай болатындығын қайта анықтай алады. Процестерді автоматтандыру үшін RPA технологиясын қолдана бастаған кезде келесі ең жақсы тәжірибелерді есте сақтаңыз:

• Автоматтандыру қажет процес туралы біліңіз. RPA құралына ең жақсы сәйкес келетін тапсырмаларды анықтау үшін барлық жұмыс процестерін тексеріңіз. RPA құралдары ақпаратты түсіне алмайтынын есте сақтаңыз, сондықтан сіз AI қосуды жоспарламасаңыз, нақты анықталған параметрлері бар және кездесулерді жоспарлау немесе шот-фактураларды өңдеу сияқты адамның көп қатысуын немесе бақылауын қажет етпейтін процесті таңдаңыз. Microsoft Power Automate сияқты кейбір бағдарламалық жасақтама автоматтандыру үшін дұрыс процестерді анықтауға көмектесетін мүмкіндіктер ұсынады.
• Дұрыс құралды таңдаңыз. Автоматтандырғыңыз келетін процестерді анықтағаннан кейін, осындай жұмысқа жақсы қолдау көрсететін құралдарды табыңыз. Барлық құралдардың әртүрлі күшті жақтары бар, сондықтан оларды мүмкіндіктерге, бағаларға, іске асыру қарапайымдылығына және бұрыннан бар бағдарламалық жасақтамамен жақсы жұмыс істеу жолына қарай бағалаңыз.
• Қызметкерлеріңізді оқытыңыз. Қызметкерлеріңізге RPA құралын пайдалану және соңында өзгерту немесе күтіп ұстау жолын үйрету — тұрақты құндылығын қамтамасыз етуге және бүкіл әлем бойынша ендіруді арттыруға көмектесетін тамаша жол.
• Нәтижелеріңізді өлшеңіз. Іске асырудан бұрын және кейін жұмыскердің өнімділігі, деректерді қабылдау дәлдігі, жоспарланған кездесулер немесе өңделген құжаттар саны сияқты өнімділіктің негізгі көрсеткіштерін (KPI) бақылаңыз. KPI көрсеткіштеріңіз іске асырылғаннан кейін жақсармаса, бұл дұрыс емес процестерді таңдағаныңыздың немесе боттарыңызға дұрыс емес параметрлер бергендігіңіздің белгісі болуы мүмкін.