Құжаттарды өңдеу бағдарламалары дегеніміз не?

Құжаттарды өңдеу бағдарламалары құжаттар мен пішіндерден деректерді шығарып алу үшін компьютерлік оқыту мен жасанды интеллектіні (AI) пайдаланады. Олар электрондық пошта немесе қағаз пішінінде шот-фактуралардан, түбіртектерден және жеткізуге тапсырыстардан ақпаратты алады, оны цифрлайды және құрылымдық дерекқор пішімінде сақтайды. Одан кейін бұл деректер мекеме ресурстарын жоспарлау (ERP) немесе тұтынушымен қарым-қатынасты басқару (CRM) шешімі сияқты мақсатты жүйеге импортталады. Құжаттарды өңдеу бағдарламалары қамтамасыз ететін тиімділік бизнестердің ақшаны үнемдеуіне, өнімділікті арттыруына және қызметкерлерді қайталанатын құны төмен, қателерге бейім тапсырмалардан босатуға айтарлықтай әсер етуі мүмкін.

Қағаз негізіндегі құжаттар көлемдерін цифрландырудың шешімін табу — көптеген бизнестерде кез келген уақытта кездесетін қиындық. Құжаттарды өңдеу бағдарламалары деректерді қолмен енгізудің көп еңбекті қажет ететін тапсырмасын жойып қана қоймай, сонымен бірге бизнестерге өз деректерінен қалай көбірек алуға болатыны туралы түсінік беру арқылы осы салада үлкен тиімділік береді.

Жиын

Қағаз құжаттар, PDF файлдары, электрондық пошталар және электрондық пішіндер сияқты көздерден алынған деректер сканерленіп, цифрланады.

Өңдеу

Сканерленген деректердің сапасы мен дәлдігі қиғаш бұрыштарды түзету, фондық дақтарды немесе белгілерді жою арқылы шуды азайту және кескіндерден қажетсіз сыртқы аймақтарды қиып тастау сияқты әрекеттер арқылы жақсарады.

Жіктеме

Құжаттар пішіміне, мазмұнына және түріне қарай әртүрлі санаттарға бөлінеді, бұл деректерді шығарып алуды және мұрағаттауды жақсартуға көмектеседі.

Шығарып алу

Бұл процестегі шешуші қадам — OCR жүйесінің құжаттардан деректерді шығарып алуы және аудару керек түрлерін анықтауы (мысалы, атаулар, сандар, күндер, қолмен жазылған мәтін).

Тексеру

RPA тиісті жүйелерге, дерекқорларға және жұмыс ағындарына көшірмес бұрын барлық деректерді тексереді және растайды. Кез келген дәлсіздіктер осы кезеңде қолмен қарап шығу және түзету үшін белгіленеді.

Біріктіру

Барлық басқа процестер іске қосылса, деректер қолданбалы бағдарламалау интерфейстері арқылы тиісті дерекқорлар мен репозиторийлерге жіберіледі.

Оқу құжаттарын терең талдау дегеніміз не?

Терең оқу құжаттамасы деректердегі үлгілерді, әсіресе құжат пен орналасу талдауы, мәтінді сәйкестендіру және құжаттарды іздеу үшін анықтайтын нейрондық желілердің мүмкіндіктеріне сүйену арқылы құжаттарды өңдеумен біріктіріледі. Адам миының қалай үйренетіні сияқты, нейрондық желілер де барған сайын көбірек ақпарат пен білім алу арқылы көптеген қабаттарда ақпаратты жинайды, олар барған сайын зерделірек болады.

Оқу құжаттарын терең талдау оның адамға ұқсас жасанды интеллектіні әртүрлі нейрондық желі алгоритмдері (негізінен конволюционды және қайталанатын) арқылы қуаттау мүмкіндігін пайдаланады. Конволюциялық нейрондық желілер олардың ішіндегі әрбір элементті анықтау үшін кескіндерді сүзеді, ал қайталанатын нейрондық желілер деректер нүктелерін есте сақтай алады, бұл болашақ нәтижелерді болжау мүмкіндігін қалыптастырады.

Құжаттарды автоматты өңдеу артықшылықтары

Құжаттарды автоматты өңдеу жылдамдықты, дәлдікті және масштабталуды қамтамасыз ету арқылы бизнес процестерді жақсартады және топ тиімділігін арттырады. Бұл заң, жылжымайтын мүлік, денсаулық сақтау және банкинг сияқты салалардың өз процестері мен нәтижелерін жақсарту жолына кең ауқымды әсер етуі мүмкін.

Құжаттарды автоматты өңдеу негізгі артықшылықтарына мыналар кіреді:

Жылдам іздеу:

Құжаттар цифрландырылса, оларды көруге рұқсаты бар кез келген адам кез келген уақытта және жерде қолжетімді болады.

Жақсартылған қауіпсіздік пен құпиялық

Бизнестер деректерін рұқсаты жоқ пайдаланушылардан қорғау үшін файлдарын шифрлап, қауіпсіздік деңгейлерін белгілей алады.

Уақыт пен шығынды үнемдеу:

Қағаз файлдарды басқарудың көп уақытты қажет ететін және қымбат процесін жою арқылы қызметкерлердің бизнес үшін маңызды мақсаттарға және өнімдірек болуына көбірек уақыттары бар.

Адам қатесінің қаупі азайтылды:

Деректерді қолмен енгізуді керек етпей, құжаттарды автоматтандыру құжаттар дәлдігі мен сапасын айтарлықтай жақсартады.

Жақсартылған бірлесіп жұмыс істеу:

Бөлімдер бойынша әртүрлі топтардағы қызметкерлер нақты уақытта күй туралы хабардар бола отырып, құжаттармен бөлісіп, бірге жұмыс істей алады.

Стандартталған үлгілер:

Құжаттарды автоматтандыру жұмыс ағындарына тұрақты түрде қолдануға болатын үлгілер мен құрылымдарды стандарттауға мүмкіндік береді.

Құжаттарды өңдеу бағдарламалық құралының шешімін таңдау жолы

Құжаттарды өңдеу шешімін таңдау қажеттіліктеріңізге тән факторларға байланысты. Қарастырылатын ең маңызды шешімдердің бірі — шешіміңіздің бұлтта немесе орныңызда іске қосылуына қалау. Бұлтқа негізделген жүйелерді провайдер ақылы түрде орналастырады және барлық деректеріңізді автоматты түрде сақтай отырып, барлығын онлайн режимінде қолжетімді етеді. Жергілікті шешім жеке серверлер мен қойманы пайдаланатыныңызды, жеке техникалық қызмет көрсетуді орындайтыныңызды және сақтық көшірмелерді іске қосатыныңызды білдіреді.

Құжаттарды өңдеу шешімін таңдауға қатысты басқа маңызды ойларға мыналар кіреді:

Іздеу:

Файл аты мен түрін, мазмұнын және өзгертілген күндерді қоса алғанда, іздеу опцияларының кең ауқымы болуы жақсы ереже. Сонымен қатар барлық файлдарды ұйымдастыру үшін метадеректер мен тегтерді белгілей алған жақсы.

Қарапайым файл құрылымы:

Файл құрылымының барлық пайдаланушылар үшін пайдалану оңай және логикалық болуы қажет.

Қауіпсіздік:

Жүйе құпия құжаттарға қатынасуда шектеуге және пайдаланушының рұқсаттарды орнатуға мүмкіндік беруі керек.

Қарапайымдылық:

Барлық қызметкерлер жүйені шатастырмай және күнделікті тапсырмаларын бұзбай оңай пайдалана алуы керек.

Біріктіру:

Электрондық пошта клиенті және тұтынушымен қарым-қатынас бағдарламалық құралы сияқты бұрыннан пайдаланып жатқан бағдарламалармен жүйені пайдалана алатыныңызды тексеріңіз.