Бизнес процестерін басқарудың алты қадамы

Ағымдағы мәнді жеткізетін жүргізу процесінің өзгерісі

Бір-біріне ұқсамайтын екі бизнес процесі жоқ, бірақ барлығы дерлік өзгермелі күйде. Кейде көшбасшылар мен топтар процестерді жылдам өзгертеді; басқа уақытта олар оларды толығымен қайта құрастырады. Бизнес процестерін басқару (BPM) — ұйымдардың бизнес процесінің кез келген өзгерісінің дұрыс екеніне көз жеткізуге көмектесетін жол.

BPM тиімді бастамалары арқылы компанияңыз көбірек тиімді, икемді процестерді жүзеге асыра алады. Жұмыс ағынын автоматтандыру мен басқа инновациялық технологияларды қолдану керектігін тезірек және дәл анықтаңыз. Бақылау мен талдау арқылы бизнес процестерін үздіксіз жақсартуға қол жеткізіңіз.

Әдетте, маңызды өзгеріске әкелетін BPM бастамалары келесі бизнес процестерін басқару қадамдарын қамтиды: жоспарлау, жобалау, үлгілеу, ендіру, бақылау және оңтайландыру.

Бизнес процестерін басқарудың осы алты кезеңі BPM жарамдылық кезеңін қамтиды. Ең жақсы тәжірибелерге негізделген құрылымдық, циклдік тәсіл, BPM жарамдылық кезеңі операциялық, басқару және қолдау процестерін жаңарту үшін пайдалы негізді қамтамасыз етеді.

Бірінші қадам: стратегияңызды жоспарлау

Алдымен, ұйымның негізгі бизнес мақсаттарына қолдау көрсететін бизнес процестерін басқару стратегиясын жасау үшін басшылықпен бірлесіп жұмыс істеңіз. Компаниялар өнімділіктің негізгі көрсеткіштерімен тураланған өлшенетін нәтижелер беретін жоғары әсерлі, қаупі төмен жобаларға инвестиция салғысы келеді.

Компания мақсаттарына жетудегі орындалу барысы баяулаған немесе тоқтап қалған бизнес салаларын қараңыз. Байланысты бизнес әрекеттерін бизнес процестерін басқарудың үш негізгі түрінің біріне жіктеу жолы және өзгерту керек затты кеңінен анықтаңыз.

• Адамға бағытталған BPM. Көбінесе автоматтандыру болмағандықтан, адамға бағытталған процесс адамдар айналасында жүреді. Белгілі бір шешімдер, растаулар және басқа процесс тапсырмалары тек қызметкерлердің, тұтынушылардың және басқа тұлғалардың орындауына ғана арналған. Мұндай жағдайларда BPM жүйесі жеке тұлғаларды жақсы жобаланған бағдарлама интерфейстерімен және хабарландыруымен және бақылау функцияларымен қуаттайды.
  
  Адамға бағытталған BPM мысалдарына кадр бөлімі қызметкерлерінің бос орындарды жариялау, үміткерлерді тексеру, жолдамаларды сұрау және үміткерлермен сұхбаттасу үшін менеджерлермен жұмыс істейтін жұмысқа қабылдау процестері кіреді. Тағы бір мысал — қызмет өкілдері арқылы өңделетін тұтынушының шағымдану процестері.
• Құжатқа бағытталған BPM. Қағаз және электрондық құжаттарға қатысты процестер мұқият және компанияға, салаға және реттеуші талаптарға сәйкес өңделуі керек. Құжатқа бағытталған BPM жүйесі сәйкестікті сақтау кезінде тиімділік пен дәлдікті арттыру үшін жұмыс ағынын автоматтандыруды жиі пайдаланады.
  
  Құжатты көп қажет ететін BPM мысалдарын құқықтық, қаржы, сатып алу және келісім-шарттар мен келісімдерді қарап шығу және қол қою үшін бірнеше адамға жіберетін басқа бөлімдерден табуға болады. Тағы бір мысал — электрондық денсаулық жазбаларын сақтайтын медициналық ұйымдар.
• Біріктіруге бағытталған BPM. Бұл санат кәсіпорын ресурстарын басқару (ERP), тұтынушымен қарым-қатынасты басқару (CRM) сияқты біріктіру және автоматтандыру жүйелері және адам ресурстарын басқару жүйелері (HRMS) бағдарламаларына фокусталған. Біріктіруге бағытталған BPM жүйесі адамдардың коннекторлар мен API интерфейстері арқылы бағдарламаларға, деректерге және қызметтерге жылдам қатынасуына мүмкіндік беріп, пайдаланушы өнімділігі мен қанағаттану деңгейін арттырады.
  
  Біріктіруге бағытталған BPM мысалдарына әлеуетті және бұрыннан бар тұтынушылар туралы толық ақпаратты бөлісу үшін өзара байланысты науқанды, ықтимал тұтынушыны талдауды және CRM құралдарын пайдаланатын маркетинг және сатылым топтары кіреді.

Екінші қадам: идеалды процестерді жобалау және салыстыру

Стратегиялық мақсаттарды нақты анықтап, бизнестен қолдау алғаннан кейін, жақсартуға бағытталған әрбір процесті талдап, салыстырыңыз. Негізгі процесс оқиғаларын, әрқайсысы үшін қажет қолмен реттелетін және автоматты тапсырмаларды, оларды орындайтын адамдарды, уақыт кестелерін және қолданылатын кез келген технологияларды анықтаңыз. Кедергілер мен кідірістерді, артық, қажетсіз тапсырмаларды және шамадан тыс шығындармен және адам қателерімен, тұтынушының қанағаттанбауымен немесе сәйкессіздікпен жіктелген салаларды іздеңіз.

Одан әрі «бар» күйін толық түсінгеннен кейін, процеске жаңа бизнес талаптарын орнату үшін талдауларды пайдаланыңыз. Одан кейін идеалды «болашақ» күйді жобалаңыз және салыстырыңыз. Мәселені шешудің әртүрлі тәсілдерін талдаңыз. Сонымен қатар бизнес процесінің жақсаруын бақылау үшін көрсеткіштерді көрсетіңіз. Жобаның сәттілігі үшін қатысуы маңызды болып табылатын процестің пай иелерінен бағалау деректерін жинауға және дизайндарға қатысты кері байланыс беруге көмектесуін сұраңыз.

Бұрын BPM бастамаларыңызда компанияңыз көзқарасыңызды одан әрі құрылымдау және ортақ мақсат сезімін арттыру үшін бизнес процестерін жақсарту әдістемесін қабылдағысы келуі мүмкін. Бизнес процестерін жақсарту әдістемелерінің әртүрлі қағидалары мен әдістері болғанымен, олардың барлығы қалдықты жоюға, кедергілерді жоюға, бірлесіп жұмыс істеуді жақсартуға және мәдениет өзгерісін дамытуға көмектесуге тырысады.

Бизнес процестерін жақсартудың жалпы әдістеріне мыналар кіреді:

• Тиімді басқару
• Кайдзен
• Үнемді басқару
• Алты сигма
• Жалпы сапаны басқару

Сонымен қатар жұмыс ағындарын жылдам талдау және визуализациялау үшін процестерді зерттеу, процесті салыстыру және басқа бизнес процесті басқаруға арналған бағдарламалық жасақтама (BPMS) мүмкіндіктерін пайдаланыңыз. Сәйкесінше, интеллектуалды BPMS (iBPMS) шешімдері бұлт, AI және үлкен деректерді талдау мүмкіндіктерімен жұмыс ағындарын жақсартуға көмектеседі.

Үшінші қадам: процесс ағындарын үлгілеу және сынау

Бұл қадамда идеалды дизайнды сынақтан өткізіңіз. Барлық процесс әрекеттерін, бизнес ережелерін және деректер ағындарын сандық түрде көрсететін прототип үлгісін жасаңыз. Одан кейін уақыт, шығындар және ресурстар сияқты айнымалылардың әртүрлі тіркесімдерін пайдаланып үлгіге қарсы симуляцияларды іске қосыңыз. Нәтижелерге сүйене отырып, оңтайлы бизнес нәтижелерін жүргізу үшін бұрыннан бар жұмыс процестерін өзгерту немесе жаңаларын жасау, үлгіні реттеуді және сынауды жалғастырыңыз.

Симуляцияны үлгілеу әртүрлі шарттарды ескере отырып, процестің орындалу жолын талдаудың үнемді жолын қамтамасыз етеді. Үлгілеуді, сынауды және талдауды автоматтандыратын BPMS құралдары осы қадамды айтарлықтай жеңілдетуі мүмкін. Сонымен қатар ол компанияңыздың жұмыс ортасында өзгерістерді енгізбес бұрын дизайнды жақсарту жолын тезірек анықтауына көмектеседі.

Төртінші қадам: жақсартуларды ендіру

Оңтайландырылған процеспен тікелей эфирге шығуға дайынсыз. Шағын топ процесті сынайтын тұжырымдаманы дәлелдейтін шешіммен бастаңыз. Одан кейін процесті тиісінше дамыту үшін кері байланысын пайдаланыңыз. Жаңа автоматты және біріктірілген процестердің интуитивті пайдаланушы интерфейстерін әзірлеу үшін BPMS алдын ала құрастырылған үлгілері мен қосқыштарының артықшылығын пайдаланыңыз.

Үлкен ұйыммен процесті ресми түрде бастамас бұрын, жоба мен өзгерістерді басқару үшін жоспарлар мен ресурстарды орналастырыңыз. Бастапқы бұрмалауларды түзетіп, жұмыс үзілістерін болдырмай және қабылдауға ықпал ету үшін топтар тиісті түрде тасымалдаңыз. Сонымен қатар көрсеткіштерді аяқтап, бақылау тақталарын жасау және нақты уақыттағы немесе нақты уақытқа жақын талдауларды қамтамасыз ететін есептерді жасау үшін бизнес сараптау (BI) құралдарын пайдаланыңыз.

Өзгерістерді басқару жоспарының бөлігі ретінде жұмыс рөлдері мен жауапкершіліктерін жаңартыңыз және қызметкерлермен оқу сеанстарын өткізіңіз. Зардап шеккен тұтынушылар мен жабдықтаушыларға хабарлаңыз және қолдау ұсынысыңыз.

Бесінші қадам: өнімділік көрсеткіштерін бақылау және қадағалау

BPM жарамдылық кезеңінің осы кезеңінде өнімділік көрсеткіштерін жасауға арналған деректерді бақылау арқылы әрі қарай өзгертетін ықтимал аймақтарды анықтаңыз. Мақсаттарыңызға байланысты жаңа процесс тиімділігінің әртүрлі аспектілерін зерттей аласыз, мысалы қалай жақсы:

• Жұмыс ағыны процесс ішінде жұмыс істейді.
• Процесс үлкенірек ұйымда жұмыс істейді.
• Процесс техникалық жағынан әрекет етеді.

Сонымен қатар уақыт пен шығынды үнемдеу (жүзеге асқан және әлеуетті) туралы көбірек білу үшін пай иелерімен сөйлесіп, кедергілерді ашыңыз.

Статистиканы салалық көрсеткіштермен салыстыру және ұйымыңыздың өнімділігінің негізгі көрсеткіштерін өлшеу жолын бағалау үшін көрсеткіштерді жасау, визуализациялау және есеп беру үшін BI құралдарын пайдаланыңыз. Деректерді жинауға және симуляцияны үлгілеуге көмектесу үшін BPMS шешімдерінің артықшылығын тағы да пайдаланыңыз. BPM бастамасының мақсаттарына жетуін және ұйымның үлкенірек бизнес мақсаттарына қолдау көрсетуін жалғастыруын қамтамасыз ету үшін өнімділікті мүмкіндігінше жүйелі түрде бақылаңыз.

Алтыншы қадам: жаңа талдауларға негізделген оңтайландыру

Бақылау және қадағалау әрекеттеріңіз көптеген іске асырылатын талдаулар берді. Бизнес процестерін жақсартуды екі есе азайту үшін осы ақпаратты пайдалану уақыты келді. Үздіксіз итерация және инновация арқылы жаңа операциялық тиімділікке қол жеткізу үшін процесс пен жұмыс ағындарын жақсартуды жалғастырыңыз. Автоматтандыру, стандарттау және біріктіру үшін көбінесе қосымша мүмкіндіктерді аша аласыз.

Іскери құндылықты арттыруға ұмтылу ешқашан аяқталмайды және процесті бақылау және оңтайландыру әрекеттері аяқталмайды. Бизнес стратегиялары, нарық жағдайлары және реттеуші талаптар өзгеруде, сондықтан процестеріңіз жауап беруге дайын болады.

Жағдайлар маңызды жаңартуларды қажет етсе, BPM жарамдылық кезеңімен қайта бастаңыз. Қазіргі уақытта кәсіпорыныңыз бизнес процестерін басқару кезеңдерін өзінше жасады. Көшбасшылар мен процестің пай иелері жаңа бастамаларды құру үшін бірге келуі мүмкін.