Планшетке қарап отырып, бір қолында қағаз ұстап отырған адам

Бизнес процестерді автоматтандырудың 6 артықшылығы

Бизнес процестерді автоматтандыру (BPA) көмегімен компанияңыз күнделікті жұмыстарды автоматтандыру арқылы жалпы бәсекеге қабілеттілігін арттыра отырып, көптеген жедел және ұзақ мерзімді артықшылықтарға қол жеткізе алады.

Бизнес процестерді автоматтандыру дегеніміз не?

Бизнесіңіз күн сайын үлкен көлемдегі деректерді өңдеу мен көптеген тапсырмаларды шешуді жалғастыратындықтан, топ мүшелеріне қателер мен кідірістерді азайту және тиімсіз жүйелерді жақсарту қиынға соғуы мүмкін. Бизнес процестерді автоматтандыру ұйымның тиімділігі мен өнімділігін арттыратын жұмыс ағындарын құруға, басқаруға және оңтайландыруға мүмкіндік береді.

Бизнес процестерді автоматтандыру — қалыпты жағдайда қолмен реттелетін параметрлерде аяқталатын күнделікті, қайталанатын бизнес процестерін автоматтандыру. Көп деңгейлі жұмыс ағындарынан қарапайым тұтынушы жауаптарына дейін — BPA сізге қайталанатын жұмысты аяқтауға және қағазсыз процестерге тез және тиімді ауысуға мүмкіндік береді. Бұл өнімнің дамуы, сатылым, кадр бөлімі және т.б. сияқты өңделмеген деректер мен құжаттаманың шамадан тыс көлемімен жұмыс істейтін автоматтандыру жұмыстарын білдіреді. Бизнес процесті басқаруға арналған бағдарламалық жасақтаманы (BPMS) қосу бизнес процестерді автоматтандыру арқылы жасалған барлық жаңа жұмыс ағындарын басқаруға көмектеседі.

BPA шешімін ендіру артықшылықтары

Автоматтандыруға болатын және болмайтын процестерді әрі тобыңыз үшін динамикалық жұмыс ағынын құру жолын түсінгеннен кейін бизнес процестерді автоматтандыру бағдарламалық жасақтамасының артықшылықтарын пайдалана аласыз. Төменде ұйымыңыз бизнес процестеріңізді автоматтандыру үшін алатын алғашқы алты артықшылық берілген:

  1. Жақсартылған тиімділік пен өнімділік. Қателіктерді болдырмайтын жаңа автоматтандыру шешімін қосқан кезде бизнесіңіз жеделдетіліп, қателері аз болады. Тобыңыз күн сайын жасалатын қолайсыз және ауыр қолмен жасалатын процестерді алып тастай отырып, кедергі тапсырмаларды азайтып, бөлімшелер, топ мүшелері және ұйымыңыздағы барлық адамдар арасындағы жоғары деңгейдегі бизнес процестерді жеделдетесіз.
  2. Уақыт пен шығындар қысқартылған. Автоматтандыру қолмен реттелетін қағаз процестеріне қатысты жауапкершіліктерін орындайтын топтар арасында бизнесіңізге шығындарды азайтуға және кірісті арттыруға көмектеседі. Процестерді автоматтандыру ішкі жұмыстарды жеделдететіндіктен, осы процестерді аяқтауға қажетті ресурстарға уақыт пен ақшаны үнемдеу оңай және сіз бұрын жұмыс күшімен тағайындалған қызметкерлерді маңызды мәселелер бойынша қайта тағайындай аласыз.
  3. Қарапайым деректер мен құжаттарды басқару. Қолмен орындалатын процестерді пайдаланған кезде, қызметкерлер жазбаша хабарламалар, электрондық кестелер және басылып шыққан немесе электрондық пошта арқылы жіберілген басқа құжаттар бақылауын жоғалтады. Сонымен қатар ақпаратты жылжытуға немесе бір дереккөзден екіншісіне есептеуге тура келеді, бұл адамның қателік жасау ықтималдығын арттырады және көп уақытты қажет етеді. Процестерді автоматтандыру құжаттарыңыз бен деректеріңіз бір орында орналасқанын әрі оны ұйымдастыру және іздеу қарапайым болуы құжат айналымы оңтайландырылғанын білдіреді.
  4. Көрнекілігі мен мөлдірлігі. Автоматтандыру шешімдері ең озық тәжірибелерді ұстануға және басқарудың күшіне енуіне кепілдік беруге көмектесетіндіктен, тобыңызға қосымша қолдау көрсетудің қажеті жоқ. Деректерді жинау, есеп беру және оның аналитикалық мүмкіндіктері арқылы білікті шешімдер қабылдай алу үшін қазіргі уақытта жұмыс істеп тұрған жүйеге көрнекілік мен мөлдірлікті қамтамасыз ететін бақылау тақтасын көре аласыз.
  5. Процесті стандарттау және сәйкестендіру. Автоматтандыру процестерінде өзгертулер жасай алатын немесе құжаттарды жаңарта алатын адам туралы қатаң нұсқаулар бар, бірақ топ мүшелеріңіз оларды үнемі орындай бермейді. BPA орнында болған кезде өткізіп алған қадамдар туралы алаңдамайсыз, себебі процесс жүйеге еніп қойған. Дұрыс ақпарат дұрыс адамға дұрыс уақытта жіберілуін қамтамасыз ететін сандық жұмыс ағынын автоматтандыру құра аласыз. Сонымен қатар бұл бизнестер кедергісіз аттар, күндер мен тағайындау мәліметтерін тіркеу арқылы кімнің қандай деректер пайдаланатынын бақылай алатынын білдіреді. Сонымен қатар бұл ақпаратты құжаттау аудиторлық тексерістер жасауға және сәйкестікті көрсетуге көмектеседі.
  6. Қызметкер мен тұтынушының қанағаттануы жақсартылған. Процесіңізге автоматтандырылған шешімді қосу қызметкерлердің күн сайын көптеген міндеттерін қатесіз оңай орындауына мүмкіндік береді, бұл тобыңызды әлдеқайда бақытты етеді. Автоматтандыру кедергісіз ортаны ұсынады, онда қызметкерлер өсе алады. Менеджер мақұлдаулары тезірек болады, демек қызметкерлеріңіз іскери шешімдерді ынталандыратын және жаңартатын маңызды жобаларға назар аудара алады. Бонус ретінде сізде бақытты тұтынушылар болады. Тұтынушыларыңыз дәлірек және дәйекті деректерді алатындықтан, олар түпкілікті өнімге немесе нәтижеге қанағаттанатын болады.

Microsoft Power Automate көмегімен оңтайландыруды бастау

Жаңа процестерді автоматтандыруды қолдану арқылы жұмысыңызды үнемді, оңтайландырылған және қателіктерге аз сезімтал ете аласыз. Сонымен қатар BPA бизнес процестеріңізді оңтайландырудың кешенді тәсілі қызметін атқарады, роботтандырылған процесс автоматтандыруы құралы сияқты бағдарламалық жасақтаманы қосу әдетте процесс басында қажет ережеге негізделген тапсырмаларды автоматтандыруға көмектеседі.

RPA көмегімен BPA артықшылығын теңестіру кілті — сізге, тобыңызға және ұйымыңызға ағымдағы бизнес стратегияларының ешқайсысына кедергі келтірмей, оңай бейімделетін бір шешім табу. Power Automate барлық жеке жұмыстармен жұмыс істей алатын, ауқымды және уақытты үнемдейтін жұмыс ағынын автоматтандыру жүйесін құрады, бұл қысқа уақыт ішінде көптеген тапсырмаларды орындауға мүмкіндік береді.