ワークフロー自動化ツールとは?

ワークフロー自動化ソフトウェアの定義

ワークフロー自動化ソフトウェアは、従来の手作業で面倒なタスクを合理化することで、企業の時間を節約し、ヒューマン エラーのリスクを軽減して、職場の生産性を向上します。プロセスを自動化すると、チームは繰り返しタスクの代わりに影響力の高いプロジェクトに専念でき、ワークフローが可視化されるため、チャンスのある領域を特定できます。

ワークフローの自動化により、自社のプロセスを下記のさまざまな方法で微調整できます:

• タスクの自動化とトリガーを行います。
• 効率と生産性を向上します。
• プロセスを向上できる分野を特定します。
• ワークフローの管理とパフォーマンスの監視を行います。
• アラームを設定します。
• チームを同期します。
• 実用的なインサイトを収集します。
• リソースの使用を最適化します。

ワークフロー自動化ソフトウェアは、データ ソース上で、そのデータを操作する一連のルールに基づいて実行され、人間の知能を模倣します。これらのワークフロー ツールは通常、「if/then 文」に従い、「A が発生した場合、B を行う」というルールに基づいて動作します。このルールに基づくシステム ロジックでイベントに従うアクションの概要を示し、時間とコストを節約してヒューマン エラーのリスクを低減します。

ワークフロー自動化ツールの種類

データ入力からリードの育成や会計まで、ワークフロー自動化ツールは時間がかかる作業を削減し、プロセスを最適化するために設計されています。これにより、会社の時間やリソースを最大限に活用でき、問題解決やクリエイティブな発想をより必要とする影響力の高いプロジェクトに社員は専念することができます。このようなプロジェクトには、最適なワークフロー自動化ソフトウェアでも代わりを務めることはできません。

ワークフロー自動化ソフトウェアはビジネス プロセス管理 (BPM) の重要な要素で、組織のコア機能を最適化し、手作業のタスクを合理化するさまざまな種類の自動化ツールが用意されています。ワークフロー自動化ツールには、以下のような種類があります。

プロジェクト管理

最も評価されるタイプのワークフロー自動化ツールと思われるプロジェクト管理アプリは、社員、データ、その他の資産を互いにリンクさせてプロセスを最適化できます。これらのタイプのツールはコラボレーションを推進し、複数のチームにまたがる作業の受け渡しを定義、管理、向上します。常にプロジェクトの可視性を高め、コミュニケーションをオープンにすることで、最終的にプロセスはよりスムーズで効率的に実行されます。

営業とマーケティング

営業およびマーケティング ワークフロー ツールは、潜在顧客や顧客のデータを管理しやすくします。最適なアプリは組み込み分析を使用して非効率な部分を検出し、メールや SMS からソーシャル メディアまで、複数のチャネルにまたがるプロセスをスピード アップします。これらの自動化ツールは毎回同じタスクを繰り返すだけでなく、実際には、多くは顧客の行動に基づいてカスタマイズしたマーケティング コンテンツを送信するためにワークフローを作成します。

カスタマー サービス

カスタマー サービス ワークフロー ツールは、チケットをオペレーターに自動的に割り当て、一般的な質問に自動返信を送信し、送信された質問に基づいてチケットに自動タグ付けします。カスタマー サービス ワークフロー自動化により、企業はより多くの顧客の問題をより迅速に解決でき、ライブ チャット オペレーターはより複雑な問題に対応できます。

財務

財務ワークフロー自動化ツールにより、会社の財務プロセスを常に整理し、コンプライアンスと一貫性を維持することができます。これらのタイプのワークフローは、予算承認、請求、購買や費用の請求、勘定の入力などの日常業務に役立ちます。

人事

人事のワークフロー ツールは、文書作成の自動化、管理者の監視業務の軽減、エラーのリスクの低減、社員のサポートの向上に役立ちます。これらのタイプのツールは、新しい雇用の管理、タイムシート、求人情報、休暇申請などで使用でき、HR 担当者は価値の高いタスクに集中する時間を増加できます。

組織はワークフロー自動化からどのようなメリットを得られますか?

財務、マーケティング、IT のいずれのプロセスの自動化を検討しているかにかかわらず、ワークフロー自動化ソフトウェアは手作業タスクの負担を軽減し、ビジネスの時間、リソース、コストを大幅に節約します。これらのワークフロー ツールは、チームのプロセスをスピード アップするだけでなく、最も重要な作業や、詳細な意思決定のために時間を確保し、大規模なビジネス プロセス管理ソフトウェア ソリューションの一部として機能します。

ワークフロー自動化ツールのメリット

1. エラーの軽減

   データの手入力は退屈で、不正確な簿記から誤った請求書まで、組織に大きな影響をおよぼす可能性のある小さいヒューマン エラーの余地があります。一方、ワークフロー ソフトウェアは一元管理されたリアルタイム データを使用して管理タスクを実行し、コストのかかるエラーのリスクを削減します。

2. プロセスの合理化

   ワークフロー自動化ツールは、プロセスの可視化を向上してボトルネックを軽減し、プロジェクトを正しい方向に導きます。割り当てタスクとフォロー アップ タスクを自動的割り当てることができるため、パフォーマンスの追跡と管理が容易になり、プロセスの遅延を最小限に抑えることができます。

3. 生産性の向上

   退屈な手作業によるタスクを自動化すると、チームは時間とリソースに余裕ができ、より影響力の高いプロジェクトに専念できます。多くのワークフロー自動化アプリは全体的なコラボレーションも強化するため、情報の追跡、承認の要求、コミュニケーションのやり取りのフォーローアップなどに費やす時間が少なくなります。

4. コミュニケーションの向上

   明確に設計されたワークフローと自動通知により、社員は同じ情報を把握し、プロジェクトでの役割を理解できます。また、部門間のコラボレーションが容易になり、タスクに対する責任説明が向上し、すべての社員が同じ目標に向かって取り組めるようになります。

5. 詳細なインサイト

   ワークフロー自動化の重要なメリットは、視覚化が向上したリアルタイム レポートです。プロセスにデータ分析を使用することは、組織がパフォーマンス メトリックを取得してチャンスのある領域を特定し、業務に関する意思決定をより多く行うことを意味します。

ビジネス ニーズに最適なワークフロー自動化ツールの選択方法

組織に最適なワークフロー自動化ツールを選択する場合、最初に現在のプロセスを分析してボトルネックを特定し、どのチームがツールを利用するかを理解することが重要です。ビジネス ニーズの理解が深まったら、さまざまなソリューションを比較しながら以下の機能を探しましょう。

• 使いやすいインターフェイスとシンプルなナビゲーション。
• インテリジェントなドキュメント処理 (IDP) の AI と機械学習。
• 毎日使用するサードパーティ製ツールとアプリとのシームレスな統合。
• カスタマイズ可能なワークフロー。
• クラウドベースの操作性。
• データ分析とリアルタイム レポート。
• セキュリティとデータ保護の強化。
• 進化するビジネス ニーズに対応するスケーラビリティ。

ワークフロー自動化ツールの使用例

メールの返信、タスクの作成、別のソースへのデータのコピーなど、単純なプロセスに費やす時間はすぐに積み重なります。ところが、自動ワークフローを設定すると、ビジネス効率が大幅に向上し、マーケティングや財務から人事まで、中核事業の価値が高まります。

ワークフロー自動化には、以下のような活用事例があります。

• 顧客が連絡先フォームに入力した後に自動フォローアップおよび返信を送信する。
• トリガー イベント後にリード育成メールを送信する。
• 顧客への毎月の支払いに対する自動請求。
• 緊急の問題に対してタイムリーに返信するために SLA を作成する。
• 従業員経費を払い戻す。
• 期限や承認のリマインダーを送信する。
• タスクやプロジェクトをチーム メンバーに自動的に割り当てる。
• 新入社員へのオンボード。
• 休暇申請を承認する。