ビジネス プロセスの自動化で得られる 6 つのメリット

ビジネス プロセスの自動化とは

企業が日々大量のデータを処理し、膨大なタスクと格闘し続けている中で、チーム メンバーがミスや遅延の許容範囲を縮小して、非効率的なシステムを改善するのは困難な場合があります。ビジネス プロセスの自動化は、ワークフローの構築、管理、最適化を実現し、組織の効率と生産性を高めます。

ビジネス プロセスの自動化は、通常はすべてを手動で行っている日常的かつ反復的なビジネス プロセスを自動化します。多層にまたがるワークフローから顧客への単純な回答に至るまで、BPA が提供する機能を利用すると、反復的な作業をペーパーレス プロセスに迅速かつ効率的に置き換えることができます。つまり自動化できる対象は、製品開発、営業、人事など、膨大な生データやドキュメントを処理する業務を含みます。 ビジネス プロセス管理ソフトウェア (BPMS) を導入することで、新しいビジネス プロセス自動化機能により構築された新しいワークフローをすべて管理しましょう。

BPA ソリューションを実装するメリット

自動化できるプロセスの見分け方と、チームに対して動的なワークフローを構築する方法を把握したら、ビジネス プロセスの自動化ソフトウェアが提供する機能を活用できます。ビジネス プロセスの自動化が組織にもたらすメリットのうち、重要な 6 つを次に示します。

1. 効率と生産性を改善します。新しい自動化ソリューションを導入して潜在的な失敗を防止すれば、即座にビジネスが合理的になり、ミスを軽減できます。日常的な退屈で骨の折れる手動プロセスをチームから排除することで、部署、チーム メンバー、組織に属する全員が抱えるボトルネック タスクを取り除き、よりレベルが高いビジネス プロセスを加速します。
2. 時間とコストを削減します。特に手作業で行う紙のプロセスを担当しているチームに対し、自動化はビジネスのコスト削減と収益性改善に貢献します。プロセスの自動化は社内業務を加速するため、こうしたプロセスの達成にかかるリソースの時間やコストを簡単に節約でき、これまで手作業を担当していた従業員を、より重要な課題に割り当てることができます。
3. データやドキュメントの管理を簡素化します。従業員が手動プロセスに頼っていると、印刷物であれ、メールで送信したものであれ、手書きのメモ、スプレッドシート、その他の書類を見逃してしまいます。それに加え、複数のデータ ソースを跨ぐ情報の移動や計算は、ヒューマン エラーの危険性を高め、費やす時間も増加させます。プロセスの自動化を利用すると、ドキュメントとデータをすべて 1 か所に格納してドキュメント管理を合理化できるため、これらの整理や利用がシンプルになります。
4. 可視性と透明性。自動化ソリューションは、ベスト プラクティスの実践とガバナンスの適用を保証するため、チームに追加のサポートを提供する必要はありません。データ収集、レポート作成、分析機能について、可視性と透明性を提供するデータ ダッシュボードで全員が現在取り組んでいる作業を確認することで、情報に基づいた意思決定を実現します。
5. プロセスの標準化とコンプライアンス。自動化プロセスは、ドキュメントの変更や更新を許可するユーザーに関して厳格なガイドラインを備えていますが、チーム メンバーがこれに常に従うとは限りません。BPA を導入すると、こうしたプロセスは既にシステムに組み込まれているため、手順の省略を心配する必要がなくなります。効果的なデジタル ワークフローの自動化 を構築して、適切な情報を、適切な担当者に、適切なタイミングでルーティングするよう保証します。つまり企業は、名前、日付、担当の詳細を手間をかけずにログに記録することで、誰がどのデータを使用しているかを追跡可能になります。こうした情報を文書化することは、監査証跡の作成やコンプライアンスの実践にも貢献します。
6. 従業員と顧客の満足度を高めます。自動化ソリューションをプロセスに導入すると、日常的に抱える多くの担当作業を従業員がミスなしで簡単に達成できるようになり、チームにメリットをもたらします。従業員を成功に導く摩擦のない環境を自動化によって実現できます。マネージャーの承認を加速して、より重要なプロジェクトに従業員を集中させ、ビジネス上の意思決定やイノベーションを促進します。さらなるメリットとして顧客満足度も高めます。従業員に提供するデータの正確性や一貫性が向上することで、最終製品や結果を顧客の満足につなげることができます。