Cos'è l'elaborazione intelligente dei documenti?
I dati hanno raggiunto un punto di saturazione. Le organizzazioni oggi spesso dispongono di così tanti dati che è difficile decifrare quali siano le informazioni preziose e quali solo elementi di disturbo. L'estrazione di grandi quantità di dati per ottenere informazioni dettagliate utili può essere costosa e dispendiosa in termini di tempo. È qui che entra in gioco l'elaborazione intelligente dei documenti, o IDP.
L'elaborazione intelligente dei documenti (IDP) è una tecnologia di automazione dei flussi di lavoro che scansiona, legge, estrae, classifica e organizza le informazioni significative in formati accessibili da grandi flussi di dati. La tecnologia può elaborare molti tipi diversi di documenti: documenti cartacei, PDF, documenti Word, fogli di calcolo e una moltitudine di altri formati. La funzione principale di IDP è estrarre informazioni preziose in grandi set di dati senza intervento umano.
Ci sono diversi vantaggi nell'automatizzare l'elaborazione dei documenti tramite IDP. Grazie all'intelligenza artificiale, IDP può eliminare la necessità di immissione e elaborazione manuale dei dati. Ciò non solo aumenta la velocità con cui i dati vengono elaborati, ma riduce i costi per farlo, limitando anche l'errore umano per una maggiore efficienza.
Le organizzazioni moderne in genere hanno volumi elevati di tre tipi di dati: strutturati, non strutturati e semistrutturati. I dati strutturati sono organizzati e più facilmente letti dai responsabili del trattamento dei dati umani. I dati non strutturati richiedono molto tempo per l'elaborazione e l'analisi. I dati semistrutturati sono nel mezzo. Le soluzioni per l'elaborazione intelligente dei documenti sono in grado di automatizzare l'elaborazione dei dati strutturati, non strutturati e semi-strutturati.
Come funziona l'elaborazione intelligente dei documenti?
Sono previsti alcuni passaggi per l'elaborazione intelligente dei documenti.
Inizia con il riconoscimento intelligente dei documenti, quando IDP utilizza la complessa tecnologia di intelligenza artificiale di Deep Learning per scansionare i documenti e classificarli. Questa tecnologia può essere sottoposta a training per un massimo di 190 lingue ed è in grado di leggere e interpretare documenti proprio come farebbe un addetto all'elaborazione dati.
Una volta che i dati sono classificati, il software di automazione intelligente dei documenti inizia a estrarre i dati di valore per l'organizzazione. L'estrazione avviene tramite tecnologie di intelligenza artificiale che identificano dati specifici dal documento in generale. IDP poi organizza i dati rilevanti e li presenta in un formato facilmente accessibile.
Se la tua organizzazione dispone di grandi quantità di dati strutturati, semi-strutturati o non strutturati, l'elaborazione intelligente dei documenti è un investimento che vale la pena considerare come parte della tua strategia per la gestione dei processi aziendali.
Vantaggi dell'elaborazione intelligente dei documenti
È stato dimostrato che l'elaborazione intelligente dei documenti migliora i processi aziendali e aumenta l'efficienza dei team. Ecco alcuni dei principali vantaggi dell'automazione dell'elaborazione dei documenti:
- Maggiore precisione dei risultati con l'elaborazione intelligente dei documenti. Il tasso di errore per gli elaboratori di dati umani è molto più alto di quello di IDP.
- Riduzione dei costi di elaborazione dei documenti automatizzando alcuni flussi di lavoro. In media, l'elaborazione manuale dei documenti costa da 6 a 8 dollari per documento. Il costo per documento dell'elaborazione automatizzata dei documenti è notevolmente inferiore.
- Aumenta la produttività dei dipendenti offrendo loro l'opportunità di svolgere un lavoro di maggiore impatto. Senza la necessità di elaborare documenti dispendiosi in termini di tempo, i dipendenti sono liberi di prestare la loro attenzione altrove.
Qual è la differenza tra elaborazione intelligente dei documenti ed elaborazione automatizzata dei documenti?
L'elaborazione automatizzata dei documenti è una tecnologia correlata, ma molto diversa da IDP. L'elaborazione automatizzata dei documenti viene utilizzata principalmente per digitalizzare i documenti cartacei. La creazione di copie digitali dei documenti cartacei consente di indicizzarli e renderli ricercabili all'interno di un database. Questo è fondamentale per organizzazioni come DMV che fanno affidamento sulla documentazione cartacea ma necessitano della digitalizzazione dei dati.
L'elaborazione intelligente dei documenti è un software di gestione dei processi aziendali in grado di digitalizzare e indicizzare documenti cartacei, ma va anche oltre con la separazione di informazioni preziose e la creazione di informazioni dettagliate dai dati dei documenti cartacei (o di qualsiasi altro tipo), piuttosto che offrire solo l'accesso computerizzato.
Come scegliere un software per l'elaborazione intelligente dei documenti
Sono previsti alcuni passaggi per scegliere il miglior software di elaborazione intelligente dei documenti per l'organizzazione.
- Il primo passo nella scelta di una IDP è identificare le esigenze di elaborazione dei dati dell'organizzazione. I dati sono più strutturati o non strutturati? In che formato è la maggior parte dei dati? Quale elaborazione dei dati vuoi automatizzare?
- Successivamente, puoi valutare quali dati sarebbero ideali per l'elaborazione intelligente dei documenti. Considera quanto tempo richiede l'elaborazione di ciascuno dei tuoi set di dati e quali sarebbero i maggiori vantaggi per l'organizzazione se fossero automatizzati. I documenti che richiedono più tempo per essere elaborati manualmente possono essere buoni candidati per l'IDP.
- Dopo aver identificato i flussi di lavoro di elaborazione dei documenti da automatizzare, sei pronto per decidere il software di elaborazione intelligente dei documenti. Dovresti prendere la tua decisione valutando la domanda di automazione e i requisiti dell'organizzazione per l'elaborazione automatizzata dei documenti. Ecco alcune domande che potresti porre per definire la tua scelta:
- In quanto tempo può essere implementata la soluzione di automazione intelligente dei documenti?
- Con quanta facilità è possibile mantenere il software?
- Quale livello di supporto fornisce l'azienda di software per i servizi di automazione intelligente dei documenti?
- La tecnologia di riconoscimento intelligente dei documenti nel software può leggere tutti i documenti che l'organizzazione desidera elaborare?
- La precisione del software migliorerà significativamente il tasso di errore?
Casi d'uso per l'elaborazione intelligente dei documenti
IDP è utilizzato in tutti i settori. Ecco alcuni casi d'uso dell'elaborazione intelligente dei documenti:
- Dati finanziari I dipartimenti possono automatizzare le funzioni di contabilità fornitori come l'elaborazione delle fatture.
- Risorse umane I reparti possono elaborare curricula, esaminare i dipendenti ed eseguire sondaggi sui dipendenti e altri dati delle risorse umane con IDP.
- Agenzie governative Gestisci permessi, emetti documenti elettronici ed elabora le applicazioni con un software di elaborazione intelligente dei documenti.
- Compagnie assicurative Utilizza l'elaborazione automatizzata dei documenti per esaminare i reclami, rilevare le frodi, valutare le polizze assicurative e accelerare l'elaborazione dei documenti dell'organizzazione.
- Studi legali Elabora, archivia e gestisci i dati legali con una precisione maggiore rispetto all'elaborazione manuale dei documenti tramite IDP.
Questi sono solo alcuni dei settori in cui l'elaborazione intelligente dei documenti viene utilizzata per accelerare e migliorare i flussi di lavoro di elaborazione dei dati. Se stai lavorando con il software giusto, IDP offre un'ampia gamma di applicazioni e vantaggi per la maggior parte delle organizzazioni.
Semplifica l'elaborazione dei documenti con Microsoft Power Automate
Utilizzando l'elaborazione intelligente dei documenti nell'organizzazione, sarai in grado di raccogliere dati utili dai documenti con meno errori umani e a un costo inferiore. Poiché IDP libera i tuoi dipendenti dalla noiosa elaborazione di grandi volumi di dati, estrae automaticamente le informazioni dettagliate sui dati in formati facili da usare e accessibili.
IDP è solo una delle automazioni del flusso di lavoro abilitate da Power Automate che elimina le attività ripetitive e rende il lavoro più efficiente. Con gli strumenti di trascinamento con uso limitato di codice Power Automate può aiutarti a creare nuovi modi per portare a termine le cose.
Domande frequenti
Cos'è l'elaborazione intelligente dei documenti?
L'elaborazione intelligente dei documenti (IDP) è una tecnologia di automazione del flusso di lavoro che scansiona, legge, estrae e organizza informazioni significative da grandi flussi di dati.
Come funziona l'elaborazione intelligente?
L'elaborazione intelligente dei documenti utilizza la tecnologia di riconoscimento intelligente dei documenti per classificare i documenti, quindi elabora i dati con la tecnologia di riconoscimento dei modelli. Dopo che il documento è stato elaborato, il software IDP estrae i dati significativi e li assembla in un formato accessibile.
Quali sono i vantaggi dell'elaborazione intelligente dei documenti?
È stato dimostrato che l'elaborazione intelligente dei documenti aumenta la precisione, l'efficienza e la velocità dell'elaborazione dei dati per le organizzazioni di tutti i settori.
Qual è la differenza tra elaborazione intelligente dei documenti ed elaborazione automatizzata dei documenti?
L'elaborazione automatizzata dei documenti viene utilizzata principalmente per digitalizzare i documenti cartacei. L'elaborazione intelligente dei documenti supporta completamente molti tipi diversi di documenti e organizza i dati rilevanti, eliminando la necessità degli elaboratori di dati umani.
Come si implementa un software per l'elaborazione intelligente dei documenti?
L'implementazione del software per documenti intelligenti inizia con una valutazione dei flussi di lavoro di elaborazione dei documenti per determinare quali possono essere automatizzati. Una volta che sai quali documenti desideri automatizzare, puoi identificare i flussi di lavoro che richiedono il massimo livello di accuratezza e iniziare l'automazione.
Quali sono alcuni casi d'uso di elaborazione intelligente dei documenti?
L'elaborazione intelligente dei documenti può essere utilizzata in tutti i settori, dalle compagnie assicurative alle agenzie governative, per accelerare e perfezionare l'elaborazione di molti tipi diversi di dati.
