Apa itu alat otomatisasi alur kerja?

Definisi perangkat lunak otomatisasi alur kerja

Perangkat lunak otomatisasi alur kerja merampingkan tugas manual dan monoton untuk membantu bisnis menghemat waktu, mengurangi risiko kesalahan akibat kelalaian, dan meningkatkan produktivitas tempat kerja. Otomatisasi proses memungkinkan tim untuk fokus pada proyek berdampak tinggi, bukan pada tugas berulang, dan memberi visibilitas alur kerja untuk mengidentifikasi peluang.

Otomatisasi alur kerja membantu bisnis menyempurnakan proses mereka dalam beberapa hal dengan:

• Otomatisasi dan pemicuan tugas.
• Meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
• Mengidentifikasi area yang memerlukan pengoptimalan proses.
• Mengelola alur kerja dan memantau performa.
• Mengatur pengingat.
• Menjaga keselarasan dalam tim.
• Mengumpulkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti.
• Mengoptimalkan penggunaan sumber daya.

Perangkat lunak otomatisasi alur kerja berjalan menggunakan sumber data dan serangkaian peraturan untuk memanipulasi data tersebut, meniru kecerdasan manusia. Alat-alat alur kerja tersebut biasanya mengikuti "perintah jika/maka", bekerja dengan aturan "jika A terjadi, lakukan B". Sistem berbasis aturan ini menguraikan tindakan untuk merespons suatu kejadian, sehingga menghemat waktu, biaya, serta mengurangi risiko kesalahan karena kelalaian.

Jenis-jenis alat otomatisasi alur kerja

Alat otomatisasi alur kerja dirancang untuk mengurangi pekerjaan yang merepotkan dan mengoptimalkan proses, mulai dari entri data hingga pemeliharaan prospek dan akuntansi. Hal ini memaksimalkan waktu dan sumber daya perusahaan, memungkinkan karyawan untuk fokus pada proyek berdampak lebih tinggi yang sering kali memerlukan pemecahan masalah dan pemikiran kreatif, hal yang tidak dapat digantikan bahkan oleh perangkat otomatisasi alur kerja terbaik.

Perangkat lunak otomatisasi alur kerja adalah bagian utama dari manajemen proses bisnis (BPM), dan ada beberapa alat untuk mengoptimalkan fungsi-fungsi inti dalam organisasi Anda dan merampingkan tugas manual. Beberapa jenis alat otomatisasi alur kerja meliputi:

Manajemen proyek

Aplikasi manajemen proyek merupakan jenis alat otomatisasi alur kerja yang paling terkenal, dan berfungsi untuk menghubungkan karyawan, data, dan aset lainnya untuk mengoptimalkan proses. Jenis-jenis alat ini meningkatkan kolaborasi dan membantu menentukan, mengelola, dan meningkatkan pengiriman kerja di berbagai tim. Dengan menjaga visibilitas proyek yang tinggi dan komunikasi yang terbuka, semua proses dapat berjalan lebih lancar dan efisien.

Penjualan dan pemasaran

Alat alur kerja penjualan dan pemasaran memudahkan pengelolaan data dari prospek dan pelanggan. Aplikasi terbaik menggunakan analitik bawaan untuk membantu menemukan inefisiensi dan mempercepat proses di berbagai saluran, mulai dari email, SMS, hingga media sosial. Alat-alat otomatisasi ini tidak hanya melakukan tugas yang sama sepanjang waktu; bahkan, banyak yang menciptakan alur kerja untuk mengirimkan konten pemasaran yang disesuaikan dengan perilaku pelanggan.

Layanan pelanggan

Alat alur kerja layanan pelanggan membantu menetapkan tiket ke agen, menjawab pertanyaan umum, dan menandai tiket berdasarkan pertanyaan yang diajukan, secara otomatis. Dengan otomatisasi alur kerja layanan pelanggan, bisnis dapat menyelesaikan lebih banyak masalah pelanggan dengan lebih cepat—agar agen langsung dapat fokus ke masalah yang lebih kompleks.

Keuangan

Alat otomatisasi alur kerja keuangan membantu perusahaan menjaga proses keuangan yang teratur, patuh, dan konsisten. Jenis-jenis alur kerja ini dapat membantu operasi harian seperti penyetujuan anggaran, faktur, permintaan pembelian dan pengeluaran, serta entri akuntansi.

Sumber daya manusia

Alat alur kerja dalam sumber daya manusia membantu otomatisasi dokumentasi dan merampingkan pengawasan administratif, mengurangi risiko kesalahan, dan menyediakan dukungan yang lebih baik untuk karyawan. Jenis alat ini dapat membantu dalam hal manajemen karyawan baru, mengelola lembar waktu, lowongan pekerjaan, dan permintaan cuti, sehingga profesional SDM memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas bernilai tinggi.

Bagaimana otomatisasi alur kerja memberi manfaat bagi organisasi Anda?

Untuk mengotomatisasi proses keuangan, pemasaran, maupun TI, perangkat lunak otomatisasi alur kerja meringankan beban kerja manual dan menghemat waktu, sumber daya, dan pengeluaran bisnis. Alat alur kerja ini tidak hanya mempercepat proses untuk tim Anda, tetapi juga menghemat waktu untuk tugas yang lebih penting dan memandu pengambilan keputusan ke depannya—sebagai bagian dari solusi perangkat lunak manajemen proses bisnis yang lebih luas.

Manfaat alat otomatisasi alur kerja

1. Mengurangi kesalahan

   Entri data manual bersifat monoton dan rentan akan kelalaian kecil tetapi dapat berpengaruh besar pada organisasi Anda—mulai dari pembukuan yang tidak akurat hingga faktur yang salah. Di sisi lain, perangkat alur kerja menggunakan data terpusat real time untuk menjalankan pekerjaan administratif, mengurangi risiko kesalahan yang merugikan.

2. Merampingkan proses

   Alat otomatisasi alur kerja meningkatkan visibilitas proses, mengurangi hambatan, dan memastikan proyek berjalan sesuai rencana. Karena pekerjaan penetapan dan penindak lanjutan dapat ditetapkan secara otomatis, performa lebih mudah dilacak dan dikelola, mengurangi penundaan dalam proses.

3. Meningkatkan produktivitas

   Dengan diotomatisasinya tugas manual dan monoton, tim memiliki lebih banyak waktu dan sumber daya untuk fokus pada proyek yang berdampak lebih tinggi. Banyak aplikasi otomatisasi alur kerja juga meningkatkan kolaborasi secara keseluruhan, sehingga mengurangi waktu untuk menelusuri informasi, mendapatkan persetujuan, atau menulis komunikasi bolak-balik.

4. Komunikasi yang lebih baik

   Alur kerja dan notifikasi otomatis yang dirancang dengan baik membantu karyawan tetap selaras dan memahami peran mereka dalam sebuah proyek. Hal ini juga memudahkan kolaborasi lintas fungsi dan meningkatkan akuntabilitas pekerjaan, memastikan semua orang bekerja untuk tujuan yang sama.

5. Wawasan yang lebih mendalam

   Laporan real time dengan visualisasi yang lebih baik merupakan manfaat utama otomatisasi alur kerja. Dengan menggunakan analitik data pada proses, organisasi dapat menangkap metrik performa, mengidentifikasi peluang, dan membuat keputusan yang lebih baik terkait operasi.

Cara memilih alat otomatisasi alur kerja terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda

Saat memilih alat otomatisasi alur kerja terbaik untuk organisasi Anda, penting untuk menganalisis proses Anda terlebih dahulu, mengetahui letak hambatan, dan memahami tim mana yang akan menggunakan alat tersebut. Setelah Anda memahami kebutuhan bisnis Anda, cari fitur-fitur berikut sambil membandingkan berbagai solusi:

• Antarmuka yang mudah digunakan dan navigasi sederhana.
• AI dan pembelajaran mesin untuk pemrosesan dokumen cerdas (IDP).
• Integrasi tanpa hambatan dengan alat pihak ketiga dan aplikasi yang Anda gunakan setiap hari.
• Alur kerja yang dapat disesuaikan.
• Operabilitas berbasis cloud.
• Analitik data dan pelaporan real time.
• Meningkatnya keamanan dan perlindungan data.
• Skalabilitas untuk kebutuhan bisnis yang terus berkembang.

Contoh penggunaan alat otomatisasi alur kerja

Proses sederhana seperti membalas email, membuat tugas, atau menyalin data dari satu sumber ke lainnya dapat menyita waktu. Namun, dengan menyiapkan alur kerja otomatis, bisnis dapat meningkatkan efisiensi secara drastis dan menambahkan nilai ke operasi inti, mulai dari pemasaran dan keuangan hingga sumber daya manusia.

Beberapa contoh penggunaan otomatisasi alur kerja meliputi:

• Mengirim tindak lanjut dan balasan secara otomatis setelah pelanggan mengisi formulir kontak.
• Mengirimkan serangkaian email pemeliharaan prospek setelah ada kejadian yang terpicu.
• Pengiriman faktur secara otomatis kepada pelanggan untuk pembayaran bulanan.
• Menciptakan SLA untuk memastikan balasan tepat waktu untuk masalah yang mendesak.
• Mengganti pengeluaran karyawan.
• Mengirimkan pengingat untuk tenggat waktu dan persetujuan.
• Menetapkan tugas dan proyek kepada anggota tim secara otomatis.
• Orientasi karyawan baru.
• Menyetujui permintaan liburan.