Apa itu pemrosesan dokumen cerdas?
Data telah mencapai titik jenuh. Organisasi memiliki begitu banyak data sehingga sulit untuk menguraikan mana informasi yang bernilai dan mana yang tidak. Mempelajari begitu banyak data untuk mendapatkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti memerlukan biaya dan waktu yang tidak sedikit. Di situlah pemrosesan dokumen cerdas atau IDP diperlukan.
Pemrosesan dokumen cerdas (IDP) adalah teknologi otomatisasi alur kerja yang mampu memindai, membaca, mengekstrak, mengategorikan, dan mengelola informasi berarti dari aliran data yang besar ke dalam format yang mudah diakses. Teknologi ini dapat memproses berbagai jenis dokumen: kertas, PDF, dokumen Word, spreadsheet, dan banyak format lainnya. Fungsi utama IDP adalah mengekstrak informasi bernilai dalam banyak himpunan data tanpa bantuan manusia.
Ada banyak keuntungan dari otomatisasi beberapa pemrosesan dokumen Anda melalui IDP. Melalui kecerdasan buatan, IDP dapat menghilangkan kebutuhan akan pekerja untuk entri data dan pemrosesan secara manual. Hal ini tidak hanya meningkatkan kecepatan pemrosesan data, tetapi juga memangkas biayanya sekaligus mengurangi kesalahan akibat kelalaian manusia sehingga lebih efisien.
Organisasi modern biasanya memiliki banyak tiga jenis data: terstruktur, tidak terstruktur, dan semiterstruktur. Data terstruktur diatur dan lebih mudah dibaca oleh pemroses data manusia. Di sisi lain, data tidak terstruktur memerlukan waktu lama untuk diproses dan dianalisis. Data semiterstruktur berada di tengah-tengah. Solusi pemrosesan dokumen cerdas mampu mengotomatiskan pemrosesan data untuk data terstruktur, tidak terstruktur, dan semiterstruktur.
Bagaimana cara kerja pemrosesan dokumen cerdas?
Ada beberapa langkah untuk pemrosesan dokumen cerdas.
Dimulai dengan pengenalan dokumen cerdas, ketika IDP menggunakan teknologi AI pembelajaran mendalam yang kompleks untuk memindai dokumen dan mengklasifikasikannya. Teknologi ini dapat dilatih dalam hingga 190 bahasa dan mampu membaca serta menginterpretasikan dokumen seperti pekerja pemrosesan data.
Setelah data diklasifikasikan, perangkat lunak automasi dokumen cerdas mulai mengekstrak data yang bernilai bagi organisasi Anda. Pengekstrakan dilakukan melalui teknologi AI kognitif yang mengidentifikasi bagian data tertentu dari dokumen yang lebih besar. IDP kemudian mengelola data yang relevan dan menyajikannya dalam format yang mudah diakses.
Jika organisasi Anda memiliki data terstruktur, semi terstruktur, atau tidak terstruktur dalam jumlah besar, pemrosesan dokumen cerdas adalah investasi yang layak dipertimbangkan sebagai bagian dari strategi manajemen proses bisnis Anda.
Manfaat pemrosesan dokumen cerdas
Pemrosesan dokumen cerdas telah teruji meningkatkan proses bisnis dan efisiensi tim. Berikut adalah beberapa keuntungan utama dari otomatisasi pemrosesan dokumen:
- Meningkatkan akurasi pemrosesan dengan pemrosesan dokumen cerdas. Tingkat kesalahan pada pemrosesan data oleh manusia jauh lebih tinggi dibandingkan pemrosesan oleh IDP.
- Mengurangi biaya pemrosesan dokumen dengan mengotomatiskan beberapa alur kerja. Rata-rata, pemrosesan dokumen secara manual menghabiskan 6 sampai 8 dolar per dokumen. Biaya pemrosesan per dokumen menggunakan pemrosesan dokumen otomatis jauh lebih rendah dari itu.
- Meningkatkan produktivitas karyawan dengan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan yang lebih penting. Tanpa pemrosesan dokumen yang memakan waktu, karyawan dapat melakukan hal lain.
Apa perbedaan antara pemrosesan dokumen cerdas dan pemrosesan dokumen otomatis?
Teknologi pemrosesan dokumen otomatis dan IDP saling berkaitan tetapi sangat berbeda. Fungsi utama pemrosesan dokumen otomatis adalah untuk mendigitalkan dokumen kertas. Pembuatan salinan digital dokumen kertas membuatnya bisa dibuat indeks dan mudah dicari dalam database. Ini sangat penting untuk organisasi seperti DMV yang mengandalkan dokumentasi kertas tetapi perlu mendigitalkan datanya.
Pemrosesan dokumen cerdas adalah perangkat lunak manajemen proses bisnis yang mampu mendigitalkan dan membuat indeks dokumen kertas serta dapat memisahkan informasi bernilai dan memberikan wawasan data yang ada dalam dokumen kertas (atau jenis dokumen lainnya), bukan hanya menyediakan akses terkomputerisasi.
Cara memilih perangkat lunak pemrosesan dokumen cerdas
Ada beberapa langkah untuk memilih perangkat lunak pemrosesan dokumen cerdas terbaik untuk organisasi Anda.
- Langkah pertama saat memilih IDP adalah mengidentifikasi kebutuhan pemrosesan data organisasi Anda. Data Anda lebih banyak terstruktur atau tidak terstruktur? Dalam format apa sebagian besar data Anda? Berapa banyak pemrosesan data yang ingin Anda otomatiskan?
- Selanjutnya, Anda harus menilai data mana yang ideal untuk pemrosesan dokumen cerdas. Pertimbangkan durasi waktu pemrosesan setiap himpunan data, dan otomatisasi data mana yang paling menguntungkan organisasi Anda. Dokumen yang waktu pemrosesan manualnya paling lama dapat dijadikan sebagai kandidat untuk IDP.
- Setelah mengidentifikasi alur kerja pemrosesan dokumen yang ingin diotomatisasi, tentukan perangkat lunak pemrosesan dokumen cerdas. Anda harus menentukan sesuai permintaan automasi dan persyaratan pemrosesan dokumen otomatis di organisasi Anda. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dapat membantu Anda untuk memilih:
- Seberapa cepat solusi automasi dokumen cerdas dapat diterapkan?
- Seberapa mudah pemeliharaan perangkat lunak tersebut?
- Tingkat dukungan apa yang diberikan perusahaan perangkat lunak untuk layanan automasi dokumen cerdas mereka?
- Dapatkah teknologi pengenalan dokumen cerdas dalam perangkat lunak membaca semua dokumen yang ingin diproses oleh organisasi Anda?
- Apakah akurasi perangkat lunak akan mengurangi tingkat kesalahan secara signifikan?
Kasus penggunaan untuk pemrosesan dokumen cerdas
IDP digunakan di seluruh industri. Berikut adalah beberapa kasus penggunaan pemrosesan dokumen cerdas:
- Departemen keuangan dapat mengotomatisasi fungsi utang usaha seperti pemrosesan faktur.
- Departemen sumber daya manusia dapat menggunakan IDP untuk memproses resume, menyaring karyawan, serta memproses survei karyawan dan data SDM lainnya.
- Agensi pemerintahan menggunakan perangkat lunak pemrosesan dokumen cerdas untuk mengelola izin, menerbitkan dokumen elektronik, dan memproses permohonan.
- Perusahaan asuransi menggunakan pemrosesan dokumen otomatis untuk memproses klaim, mendeteksi penipuan, melakukan triase kebijakan asuransi, dan mempercepat pemrosesan dokumen organisasi.
- Firma hukum dapat memproses, mengarsipkan, dan mengelola data hukum dengan akurasi yang lebih tinggi menggunakan IDP dibandingkan pemrosesan dokumen secara manual.
Ini hanyalah beberapa dari banyak sektor yang menggunakan pemrosesan dokumen cerdas untuk mempercepat dan meningkatkan alur kerja pemrosesan data. Jika Anda menggunakan perangkat lunak yang tepat, IDP memiliki berbagai aplikasi dan manfaat untuk sebagian besar organisasi.
Sederhanakan pemrosesan dokumen dengan Microsoft Power Automate
Dengan pemrosesan dokumen cerdas di organisasi Anda, Anda dapat mengumpulkan data yang berguna dari dokumen dengan kesalahan manusia yang lebih minim dan biaya lebih rendah. IDP akan membebaskan karyawan Anda dari tugas pemrosesan data yang monoton dengan mengekstrak wawasan data yang berarti ke dalam format yang mudah digunakan dan diakses.
IDP hanyalah salah satu otomatisasi alur kerja dari Power Automate yang menghilangkan tugas berulang dan membuat pekerjaan lebih efisien. Dengan tarik dan lepas berkode rendah, Power Automate dapat membantu Anda menciptakan cara kerja yang inovatif.
Tanya jawab umum
Apa itu pemrosesan dokumen cerdas?
Pemrosesan dokumen cerdas (IDP) adalah teknologi otomatisasi alur kerja yang memindai, membaca, mengekstrak, dan mengelola informasi yang berarti dari aliran data yang besar.
Bagaimana cara kerja pemrosesan cerdas?
Pemrosesan dokumen cerdas menggunakan teknologi pengenalan dokumen cerdas untuk mengklasifikasikan dokumen, kemudian memproses datanya dengan teknologi pengenalan pola. Setelah dokumen diproses, perangkat lunak IDP mengekstrak data yang berarti dan menyusunnya ke dalam format yang dapat diakses.
Apa saja manfaat pemrosesan dokumen cerdas?
Pemrosesan dokumen cerdas terbukti meningkatkan akurasi, efisiensi, dan kecepatan pemrosesan data untuk organisasi di seluruh industri.
Apa perbedaan antara pemrosesan dokumen cerdas dan pemrosesan dokumen otomatis?
Fungsi utama pemrosesan dokumen otomatis adalah mendigitalkan dokumen kertas. Pemrosesan dokumen cerdas sepenuhnya memproses berbagai jenis dokumen dan mengelola data yang relevan, tanpa memerlukan pemroses data oleh manusia.
Bagaimana cara menerapkan perangkat lunak pemrosesan dokumen cerdas?
Penerapan perangkat lunak dokumen cerdas dimulai dengan penilaian alur kerja pemrosesan dokumen Anda untuk menentukan mana yang dapat diotomatisasi. Setelah mengetahui dokumen yang ingin diotomatiskan, Anda harus mengidentifikasi alur kerja yang memerlukan tingkat akurasi tertinggi dan memulai otomatisasinya.
Apa saja kasus penggunaan untuk pemrosesan dokumen cerdas?
Pemrosesan dokumen cerdas dapat digunakan di seluruh industri, mulai dari perusahaan asuransi hingga lembaga pemerintah, untuk mempercepat dan menyempurnakan pemrosesan berbagai jenis data.