Apa saja aplikasi pemrosesan dokumen?

Aplikasi pemrosesan dokumen menggunakan pembelajaran mesin dan kecerdasan buatan (AI) untuk mengekstrak data dari dokumen dan formulir. Aplikasi ini mengambil data, seperti informasi dari faktur, kuitansi, dan pesanan pengiriman dalam email atau kertas, kemudian mendigitalkan dan menyimpannya dalam format database terstruktur. Data tersebut kemudian diimpor ke sistem target, seperti solusi perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) atau manajemen hubungan pelanggan (CRM). Efisiensi yang diberikan oleh aplikasi pemrosesan dokumen dapat membantu perusahaan menghemat uang, meningkatkan produktivitas, serta membebaskan karyawan dari tugas bernilai rendah yang berulang dan rawan kesalahan.

Menemukan solusi untuk mendigitalkan dokumen kertas dalam jumlah besar adalah tantangan yang akan dihadapi perusahaan. Aplikasi pemrosesan dokumen memberikan efisiensi luar biasa di area ini dengan tidak hanya menghilangkan tugas entri data secara manual yang menghabiskan banyak tenaga, tetapi juga memberikan wawasan bisnis tentang cara mengoptimalkan data.

Kumpulan

Data dari sumber seperti dokumen kertas, PDF, email, dan formulir elektronik dipindai dan didigitalkan.

Prapemrosesan

Kualitas dan akurasi data yang dipindai ditingkatkan dengan tindakan seperti mengoreksi sudut miring, mengurangi noise dengan menghilangkan bintik atau tanda di latar belakang, serta memotong area luar yang tidak diinginkan dari gambar.

Klasifikasi

Dokumen dibagi menjadi beberapa kategori berdasarkan format, konten, dan jenisnya untuk membantu meningkatkan pengekstrakan dan pengarsipan data.

Pengekstrakan

Proses saat OCR mengekstrak data dari dokumen dan menentukan jenis yang perlu diterjemahkan (mis., nama, nomor, tanggal, teks tulisan tangan) adalah langkah yang sangat penting.

Validasi

RPA memeriksa dan memverifikasi semua data sebelum memindahkannya ke sistem, database, dan alur kerja yang relevan. Setiap ketidakakuratan akan ditandai di tahapan ini untuk ditinjau dan dikoreksi secara manual.

Integrasi

Setelah semua proses dijalankan, data akan dikirim ke database dan repositori yang relevan melalui antarmuka pemrograman aplikasi.

Apa itu analisis dokumen pembelajaran mendalam?

Dokumentasi pembelajaran mendalam terintegrasi dengan pemrosesan dokumen dengan mengandalkan kemampuan jaringan neural untuk mengenali pola dalam data, terutama untuk analisis dokumen dan tata letak, identifikasi teks, dan pengambilan dokumen. Seperti cara belajar otak manusia, jaringan neural mengumpulkan banyak informasi dan pengetahuan sebanyak mungkin dari berbagai lapisan dan menjadi semakin pintar.

Analisis dokumen pembelajaran mendalam menggunakan kemampuannya untuk mendukung AI yang mirip manusia melalui berbagai algoritma jaringan neural, terutama konvolusi dan berulang. Jaringan neural konvolusi memfilter gambar untuk mendeteksi setiap elemen di dalamnya, sedangkan jaringan neural berulang mampu mengingat poin data, hal ini akan membentuk kemampuan untuk memprediksi hasil.

Manfaat pemrosesan dokumen otomatis

Pemrosesan dokumen otomatis meningkatkan proses bisnis dan efisiensi tim dengan memberikan kecepatan, akurasi, dan skalabilitas. Ini dapat sangat memengaruhi cara peningkatan proses dan keuntungan di berbagai industri seperti hukum, real estat, perawatan kesehatan, dan perbankan.

Manfaat utama pemrosesan dokumen otomatis meliputi:

Pengambilan cepat:

Dokumen yang telah didigitalkan dapat diakses secara virtual kapan pun dan di mana pun oleh siapa pun yang telah diotorisasi untuk melihatnya.

Keamanan dan privasi yang lebih baik

Pelaku bisnis dapat mengenkripsi file mereka dan menetapkan tingkat keamanan untuk melindungi data dari pengguna yang tidak diinginkan.

Penghematan waktu dan biaya:

Dengan menghilangkan proses pengelolaan file kertas yang memakan waktu dan biaya, karyawan memiliki lebih banyak waktu untuk mengerjakan hal yang lebih penting dan menjadi lebih produktif.

Risiko kesalahan akibat kelalaian manusia berkurang:

Tanpa perlu entri data secara manual, automasi dokumen sangat meningkatkan akurasi dan kualitas dokumen.

Peningkatan kolaborasi:

Karyawan di tim yang berbeda di seluruh departemen dapat membagikan dan mengerjakan dokumen secara bersama, mengetahui status secara real time.

Standardisasi templat:

Automasi dokumen memungkinkan standardisasi templat dan struktur yang dapat diterapkan ke alur kerja secara berkelanjutan.

Cara memilih solusi perangkat lunak pemrosesan dokumen

Memilih solusi pemrosesan dokumen tergantung pada faktor khusus sesuai kebutuhan Anda. Salah satu hal terpenting yang harus dipertimbangkan adalah memilih untuk menjalankan solusi di cloud atau langsung di lokasi. Sistem berbasis cloud di-host oleh penyedia dan berbayar serta dapat secara otomatis menyimpan semua data sehingga dapat diakses secara online. Sedangkan pada solusi lokal, Anda akan menggunakan server dan penyimpanan, melakukan pemeliharaan, dan menjalankan pencadangan sendiri.

Pertimbangan penting lainnya dalam memilih solusi pemrosesan dokumen adalah:

Pencarian:

Alangkah baiknya jika ada banyak opsi pencarian, seperti nama dan jenis file, konten, serta tanggal diubah. Solusi juga sebaiknya mampu menetapkan metadata dan tag untuk mengelola semua file Anda.

Struktur file yang mudah:

Struktur file harus logis dan mudah digunakan oleh semua pengguna.

Keamanan:

Sistem harus dapat Anda gunakan untuk membatasi akses ke dokumen sensitif dan menetapkan izin berdasarkan pengguna.

Kemudahan:

Semua karyawan harus dapat dengan mudah menggunakan sistem untuk mengerjakan tugas harian tanpa kebingungan dan disrupsi.

Integrasi:

Pastikan Anda dapat menggunakan sistem dengan program yang sudah Anda gunakan, seperti perangkat lunak hubungan pelanggan dan klien email Anda.