Seseorang sedang menelepon dan melihat komputer laptop

6 manfaat otomasi proses bisnis

Karena bisnis Anda terus memproses data dalam jumlah besar dan menangani banyak tugas setiap hari, akan lebih sulit untuk mengurangi margin kesalahan, penundaan, dan sistem bisnis yang tidak efisien untuk anggota tim Anda. Dengan menambahkan perangkat lunak intuitif seperti otomasi proses bisnis, perusahaan Anda dapat memperoleh banyak manfaat langsung dan jangka panjang melalui otomatisasi operasi harian, memungkinkan bisnis Anda bersaing di pasar yang kompetitif saat ini.

Apa itu otomasi proses bisnis?

Otomasi proses bisnis (BPA) adalah otomasi proses bisnis harian dan berulang yang biasanya diselesaikan secara manual. Mulai dari alur kerja multi-level hingga respons pelanggan yang sederhana, BPA menawarkan Anda kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan berulang dan mengonversi ke proses tanpa kertas dengan cepat dan efisien. Artinya, Anda dapat mengotomasi pekerjaan dengan banyak data mentah dan dokumentasi seperti pengembangan produk, penjualan, sumber daya manusia, dan lainnya. Menambahkan perangkat lunak manajemen proses bisnis (BPMS) akan membantu mengelola semua alur kerja baru yang dibuat dari otomasi proses bisnis baru Anda untuk membangun, mengelola, dan mengoptimalkan efektivitas dan efisiensi organisasi Anda.

Manfaat menerapkan solusi BPA

Setelah Anda memahami proses mana yang bisa dan tidak bisa diotomatisasi, serta bagaimana membangun alur kerja yang dinamis untuk tim Anda, Anda dapat memaksimalkan manfaat yang ditawarkan perangkat lunak otomatisasi. Berikut enam manfaat utama yang akan organisasi Anda dapatkan dengan mengotomatisasi proses bisnis Anda:

1. Efisiensi dan produktivitas meningkat

Saat menambahkan solusi otomatisasi baru yang mengurangi potensi kesalahan, proses bisnis Anda akan lebih sederhana dengan lebih sedikit kesalahan. Dengan meninggalkan proses manual harian monoton yang biasa dilakukan oleh tim, Anda meniadakan tugas yang menghambat dan mempercepat proses bisnis tingkat tinggi antara unit bisnis, anggota tim, dan semua orang dalam organisasi Anda.

2. Mengurangi waktu dan biaya

Otomatisasi membantu mengurangi biaya dan meningkatkan profitabilitas bisnis Anda, terutama dalam pekerjaan yang terkait dengan proses kertas manual. Karena proses otomatisasi mempercepat operasi internal Anda, mudah untuk menghemat waktu dan uang pada sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proses tersebut, dan Anda dapat menugaskan kembali karyawan yang sebelumnya ditugaskan menangani pekerjaan manual ke hal-hal yang lebih penting.

3. Manajemen dokumen dan data yang mudah

Penggunaan proses manual rentan kehilangan jejak komunikasi tertulis, spreadsheet, dan dokumen lain baik yang dicetak maupun diteruskan antar-email. Selain itu, memindahkan informasi atau menghitung dari satu sumber data ke sumber data berikutnya memperbesar kemungkinan adanya kesalahan manusia, serta lebih banyak waktu yang dihabiskan. Otomatisasi proses berarti bahwa semua dokumen dan data Anda disimpan di satu lokasi, menyederhanakan manajemen dokumen sehingga penataan dan pengambilannya menjadi mudah.

4. Visibilitas dan transparansi

Anda tidak perlu menyediakan dukungan tambahan kepada tim Anda karena solusi otomatisasi menjamin penerapan praktik terbaik dan tata kelola. Melalui pengumpulan data, pelaporan, dan kemampuan analitiknya, Anda akan dapat melihat dasbor data yang menawarkan visibilitas dan transparansi tentang apa yang sedang dikerjakan semua orang, sehingga Anda dapat membuat keputusan yang lebih tepat.

5. Standardisasi dan kepatuhan proses

Proses otomatisasi memiliki panduan ketat tentang siapa yang dapat mengubah atau memperbarui dokumen, tetapi anggota tim Anda mungkin tidak selalu mengikutinya. Dengan menerapkan BPA, Anda tidak perlu khawatir tentang langkah yang terlewat karena prosesnya sudah terintegrasi ke dalam sistem. Anda dapat membuat otomatisasi alur kerja digital yang efisien guna memastikan informasi yang tepat diarahkan ke orang yang tepat pada waktu yang tepat. Artinya, bisnis juga akan dapat melacak siapa yang menggunakan data apa—melalui pencatatan nama, tanggal, dan detail yang sangat jelas. Mendokumentasikan informasi tersebut juga membantu Anda saat jejak audit dan menjalankan kepatuhan.

6. Meningkatnya kepuasan karyawan dan pelanggan

Karena karyawan Anda dapat menyelesaikan banyak tanggung jawab sehari-hari dengan mudah tanpa kesalahan, tim Anda akan menjadi semakin efisien berkat penambahan solusi otomatis ke proses Anda. Otomatisasi menyediakan lingkungan bebas gangguan untuk mendukung perkembangan karyawan. Persetujuan manajer yang lebih cepat menandakan bahwa karyawan Anda dapat fokus pada proyek lebih penting yang memotivasi dan menginovasi keputusan bisnis. Bonusnya, kepuasan pelanggan Anda akan meningkat. Karena pelanggan Anda menerima data yang lebih akurat dan konsisten, mereka akan lebih puas dengan produk atau hasil akhirnya.

Mulai menyederhanakan dengan Microsoft Power Automate

Dengan menerapkan otomatisasi proses baru, Anda dapat membuat pekerjaan Anda hemat biaya, efisien, dan minim kesalahan. BPA berfungsi sebagai pendekatan menyeluruh untuk mengoptimalkan proses bisnis Anda, dan penambahan perangkat lunak seperti alat otomatisasi proses secara robotik (RPA) membantu mengotomatisasi proses berbasis aturan yang biasanya diperlukan pada awal proses.

Kunci untuk menyeimbangkan manfaat di atas dengan BPA dan RPA adalah membantu Anda, tim, dan organisasi Anda menemukan satu solusi yang dapat Anda sesuaikan dengan mudah tanpa mengganggu strategi bisnis Anda saat ini. Power Automate membangun otomatisasi alur kerja yang terukur dan hemat waktu yang dapat menangani semua pekerjaan individual Anda, memungkinkan Anda menyelesaikan sejumlah besar tugas yang monoton dalam waktu singkat.