Seseorang sedang memegang dokumen di satu tangan sambil melihat tablet

6 manfaat otomatisasi proses bisnis

Dengan otomatisasi proses bisnis (BPA), perusahaan Anda dapat merasakan banyak manfaat langsung dan jangka panjang melalui otomatisasi operasi harian, meningkatkan daya saingnya secara keseluruhan.

Apa itu otomatisasi proses bisnis?

Karena bisnis Anda terus memproses data dalam jumlah besar dan menangani banyak pekerjaan setiap harinya, anggota tim menjadi kesulitan untuk mengurangi margin kesalahan dan penundaan serta meningkatkan efisiensi sistem. Otomatisasi proses bisnis memungkinkan Anda membangun, mengelola, dan mengoptimalkan alur kerja yang dapat meningkatkan efektivitas dan produktivitas organisasi.

Otomatisasi proses bisnis (BPA) mengotomatiskan proses bisnis harian dan berulang yang biasanya diselesaikan secara manual. Mulai dari alur kerja multilevel hingga respons pelanggan yang sederhana, BPA menawarkan kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan berulang dan mengonversi ke proses tanpa kertas dengan cepat dan efisien. Artinya, Anda dapat mengotomatiskan pekerjaan yang berkaitan dengan banyak dokumentasi dan data mentah seperti pengembangan produk, penjualan, sumber daya manusia, dan banyak lagi. Menambahkan perangkat lunak manajemen proses bisnis (BPMS) akan membantu pengelolaan semua alur kerja baru yang dibuat dengan mengotomatiskan proses bisnis baru Anda.

Manfaat menerapkan solusi BPA

Setelah Anda memahami mana proses yang bisa dan tidak bisa diotomatisasi, serta cara membangun alur kerja yang dinamis untuk tim, Anda dapat memaksimalkan manfaat yang ditawarkan perangkat lunak otomatisasi proses bisnis. Berikut enam manfaat utama yang akan didapatkan organisasi Anda dengan otomatisasi proses bisnis:

  1. Peningkatan efisiensi dan produktivitas. Dengan menambahkan solusi otomatisasi baru yang mengurangi potensi kesalahan, proses bisnis Anda akan lebih efisien dan minim kesalahan. Dengan meniadakan proses manual harian monoton yang biasa dilakukan oleh tim, Anda menghilangkan tugas yang menghambat dan mempercepat proses bisnis tingkat tinggi antara unit bisnis, anggota tim, dan semua orang dalam organisasi Anda.
  2. Penghematan waktu dan biaya. Otomatisasi membantu bisnis Anda menghemat biaya dan meningkatkan profitabilitas, terutama bagi tim yang bekerja menggunakan pemrosesan dokumen kertas secara manual. Karena proses otomatisasi mempercepat operasi internal, Anda dapat menghemat waktu dan biaya yang dibutuhkan oleh sumber daya untuk menyelesaikan proses tersebut, serta menugaskan karyawan yang sebelumnya menangani pekerjaan manual untuk tugas yang lebih penting.
  3. Manajemen dokumen dan data lebih mudah. Ketika menerapkan proses manual, karyawan bisa saja melewatkan komunikasi tertulis, spreadsheet, dan dokumen lainnya, baik yang tercetak maupun yang dikirimkan melalui email. Selain itu, memindahkan informasi atau melakukan penghitungan dari satu sumber data ke yang lainnya rentan salah karena kelalaian, serta memakan banyak waktu. Otomatisasi proses berfungsi untuk menempatkan semua dokumen dan data Anda dalam satu wadah, merampingkan manajemen dokumen agar pengelolaan dan pengambilannya lebih mudah.
  4. Visibilitas dan transparansi. Anda tidak perlu menyediakan dukungan tambahan kepada tim Anda karena solusi otomatisasi membantu menjamin penerapan praktik terbaik dan tata kelola. Dengan kapabilitas untuk mengumpulkan, melaporkan, dan menganalisis data, Anda dapat melihat dasbor data yang memberikan visibilitas dan transparansi tentang apa yang sedang dikerjakan setiap orang, sehingga Anda dapat membuat keputusan yang lebih tepat.
  5. Standardisasi dan kepatuhan proses. Aturan terkait siapa yang dapat mengubah atau memperbarui dokumen dalam proses otomatisasi sangat ketat, tetapi anggota tim Anda mungkin tidak selalu mengikutinya. Dengan menerapkan BPA, Anda tidak perlu khawatir akan ada proses yang terlewat karena prosesnya sudah terintegrasi ke dalam sistem. Anda dapat membuat otomatisasi alur kerja digital yang efisien untuk memastikan tersampaikannya informasi yang tepat kepada orang yang tepat. Artinya, bisnis juga dapat melacak penggunaan data setiap orang—melalui pencatatan nama, tanggal, dan detail penetapan dengan mudah. Dokumentasi informasi tersebut juga membantu Anda untuk membuat jejak audit dan menunjukkan kepatuhan.
  6. Peningkatan kepuasan pelanggan dan karyawan. Menambahkan solusi otomatis ke proses bisnis Anda dapat membantu karyawan untuk menyelesaikan banyak tanggung jawab sehari-hari dengan mudah tanpa kesalahan, membuat tim Anda makin bersemangat. Otomatisasi menciptakan lingkungan bebas gangguan untuk mendukung perkembangan karyawan. Persetujuan manajer yang lebih cepat membuat karyawan dapat fokus ke proyek lebih penting yang mendukung dan menginovasi keputusan bisnis. Bonusnya, kepuasan pelanggan Anda akan meningkat. Karena pelanggan Anda menerima data yang lebih akurat dan konsisten, mereka akan lebih puas dengan produk atau hasil akhirnya.

Mulai perampingan dengan Microsoft Power Automate

Dengan menerapkan otomatisasi proses baru, Anda dapat membuat pekerjaan semakin hemat biaya, efisien, dan minim kesalahan. BPA berperan sebagai pendekatan menyeluruh untuk mengoptimalkan proses bisnis, menambahkan perangkat lunak seperti alat otomatisasi proses secara robotik untuk membantu otomatisasi tugas berbasis aturan yang biasanya diperlukan di awal proses.

Kunci untuk menyeimbangkan BPA dengan RPA adalah membantu Anda, tim, dan organisasi Anda menemukan satu solusi mudah diterapkan tanpa mengganggu strategi bisnis saat ini. Power Automate membangun otomatisasi alur kerja terukur dan hemat waktu yang dapat menangani semua pekerjaan individual Anda, sehingga banyak tugas monoton dapat dilakukan dalam waktu singkat.