Manfaat Otomatisasi Proses Secara Robotik yang harus Anda ketahui

Manfaat otomatisasi proses secara robotik

Dengan RPA, Anda dapat mengotomatiskan proses dan tugas untuk menghemat waktu dan menghindari kesalahan umum akibat kelalaian manusia. Perangkat lunak RPA bekerja dengan mengonfigurasi bot untuk melakukan tugas yang biasa dikerjakan oleh manusia. Bot dapat diatur untuk mengeklik dan mengetik di berbagai aplikasi, serta dikonfigurasi untuk mengerjakan tugas yang lebih kompleks tanpa perlu campur tangan manusia. RPA bermanfaat untuk bisnis Anda dengan mengotomatiskan berbagai aktivitas, termasuk mentransfer data, memperbarui profil pelanggan, melakukan entri data, mengelola inventaris, dan tugas lain yang lebih kompleks.

Berikut tujuh manfaat utama dari otomatisasi proses secara robotik:

1. Menghemat waktu

   Tugas administratif yang berulang adalah bagian umum dari banyak proses bisnis. RPA memungkinkan perusahaan Anda mengotomatiskan dan melakukan tugas berulang dengan sangat cepat, secara robotik. Selain itu, manfaat lain dari RPA adalah perusahaan dan karyawan Anda dapat memanfaatkan lebih banyak waktu untuk tugas sensitif dan kompleks.

2. Meningkatkan ROI

   Alat RPA mengelola tugas yang berulang dengan lebih efisien dibandingkan manusia, dan membantu meningkatkan produktivitas kerja. Itulah mengapa salah satu manfaat terbesar dari RPA adalah dampak positifnya terhadap ROI. Dengan otomatisasi proses secara robotik, bisnis Anda dapat meningkatkan beberapa proses serta mengumpulkan data kualitatif dan kuantitatif dengan jumlah yang signifikan dari waktu ke waktu, yang berguna untuk menginformasikan dan mengelola biaya secara lebih efisien.

3. Menghilangkan kesalahan akibat kelalaian manusia

   Faktanya, seterampil apa pun seseorang menjalankan perannya, kelalaian dan kelelahan menjadi faktor yang harus selalu dipertimbangkan. Dengan RPA, bot otomatis tidak pernah lelah, sehingga tugas dilakukan dengan akurat, sebagaimana mestinya, setiap saat.

4. Meningkatkan keamanan

   Keamanan cyber sangat penting untuk bisnis Anda, dan solusi RPA membantu menjaga dari ancaman keamanan. RPA meningkatkan keamanan dengan mengurangi interaksi manusia dengan data dan informasi sensitif, yang membantu mencegah kebocoran dan penyalahgunaan data yang sangat berharga. Alat RPA membantu mengamankan bisnis Anda, menjaganya dari akses pengguna yang tidak sah, atau keluar dari akun karena dipicu.

5. Meningkatkan kepatuhan

   Kepatuhan adalah hal penting untuk keandalan dan keberlanjutan bisnis Anda, solusi RPA bekerja sesuai aturan dan pedoman yang ditetapkan dengan akurasi dan konsistensi tinggi. Biasanya, sebagian besar organisasi mengikuti berbagai peraturan industri dan pemerintah, dan organisasi tersebut diuntungkan oleh penggunaan RPA yang diotomatisasi dengan kepatuhan yang konsisten. Selain itu, RPA dapat diaudit dari satu lokasi, tidak perlu menerapkan beberapa audit aplikasi—yang mengurangi risiko kepatuhan. Otomatisasi proses secara robotik dapat diterapkan untuk pengiriman dan alur kerja kontrak, pembaruan formulir, pemberitahuan terkait kepatuhan, serta peringatan.

6. Skalakan otomatisasi proses bisnis

   Saat perusahaan Anda menerapkan alat RPA untuk lebih banyak kegiatan bisnis, proses dan tugas automasi meluas ke seluruh organisasi Anda. Otomatisasi proses secara robotik juga memungkinkan bisnis Anda berkembang untuk memenuhi peningkatan permintaan musiman, serta memproyeksikan target dengan lebih percaya diri, baik untuk memproses pesanan, faktur, mengelola inventaris, ataupun bentuk produksi dan layanan lainnya.

7. Kepuasan karyawan

   Ketika proses yang membosankan diotomatisasi, karyawan dapat difokuskan pada kebutuhan bisnis yang lebih penting. Karena RPA mengurangi tugas berulang yang biasanya dilakukan oleh manusia, kepuasan karyawan meningkat. Karyawan kemudian dapat menerapkan keterampilan mereka untuk tugas-tugas yang memerlukan pemikiran strategis, perencanaan bisnis, hubungan masyarakat, dan bertukar pikiran.

Bagaimana automasi alur kerja memberi manfaat bagi organisasi Anda?

Automasi alur kerja mengacu pada penggunaan teknologi untuk mengotomatiskan dan menghubungkan proses bisnis untuk membentuk alur kerja yang efisien. Automasi alur kerja menggunakan RPA untuk melakukan tugas individu dalam alur kerja, berbeda dengan RPA yang mengotomatiskan dan menghubungkan seluruh proses dari awal hingga selesai—membentuk alur kerja lengkap.

Berikut empat manfaat yang diperoleh organisasi Anda dengan automasi alur kerja:

1. Menyederhanakan proses

   Automasi alur kerja menghubungkan dan mengotomatiskan berbagai aktivitas terkait pekerjaan untuk menyelesaikan tugas lebih cepat dan lebih akurat daripada manusia, memudahkan berbagai proses untuk organisasi Anda.

2. Meningkatkan produktivitas

   Terkadang, perusahaan harus mampu melakukan proses lebih cepat agar dapat memenuhi permintaan di atas rata-rata. Perangkat lunak automasi alur kerja meningkatkan produktivitas dengan meningkatkan kecepatan dan akurasi proses bisnis, serta dengan menskalakan proses otomatis dalam organisasi Anda. Peningkatan produktivitas berarti kemampuan yang lebih unggul untuk melayani serta mengembangkan organisasi dan basis pelanggan Anda.

3. Meningkatkan keandalan

   Karena proses otomatis mematuhi aturan alur kerja secara akurat, hal tersebut akan memberikan hasil dengan kemungkinan kesalahan yang jauh lebih kecil. Oleh karena itu, organisasi Anda akan lebih percaya diri karena alat automasi selalu memberikan hasil yang andal dan dapat dipercaya.

4. Mengontrol biaya

   Setiap bisnis ingin mengelola biaya dan pengeluarannya secara efisien. Namun, proses bisnis sering dipengaruhi oleh banyak variabel seperti permintaan, ataupun variabel output manusia, yang dapat menyebabkan biaya berubah-ubah. Automasi alur kerja memungkinkan organisasi Anda mendapatkan hasil dan biaya yang lebih dapat diprediksi dengan mengotomatiskan proses standar. Menggunakan automasi alur kerja, organisasi Anda tidak memerlukan banyak sumber daya tambahan, sehingga lebih siap untuk mengelola biaya dan memenuhi berbagai permintaan dengan lebih konsisten.

RPA untuk industri dan departemen

RPA dapat disesuaikan untuk mengelola tugas di berbagai industri dan departemen. Berikut bagaimana enam industri dan departemen di bawah ini dapat menggunakan otomatisasi proses secara robotik:

1. Teknologi informasi

   Departemen teknologi informasi (TI) mendapat manfaat dari Alat RPA dengan mencapai peningkatan kepatuhan, pengurangan beban kerja, dan penurunan risiko keamanan. Departemen ini biasanya dibanjiri pertanyaan, tiket, dan tugas terkait keamanan. RPA mengurangi beban kerja departemen TI saat diterapkan untuk menangani tugas yang tidak memerlukan intervensi khusus, seperti pemilihan atau alokasi tiket, dan pengingat pembaruan perangkat lunak. Bahkan, RPA juga dapat mengelola tugas khusus seperti pemeriksaan kepatuhan di seluruh aplikasi, serta penyiapan dan pengelolaan infrastruktur.

2. Kepegawaian

   Menghemat waktu untuk melakukan tugas berulang seperti akuisisi dan orientasi karyawan. Departemen kepegawaian dapat menggunakan perangkat lunak RPA untuk memproses lamaran dengan cepat ketika mencari pelamar yang sesuai dengan posisi dan sangat terampil. RPA juga dapat disesuaikan untuk mengerjakan tugas orientasi rutin, seperti menyediakan kredensial untuk karyawan baru seperti email, kata sandi, serta dokumentasi orientasi yang diperlukan.

3. Keuangan

   Untuk tim keuangan, akurasi data dan pencatatan merupakan hal yang sangat penting. Alat RPA meningkatkan akurasi dan keandalan dalam pembukuan dan manajemen data. Perangkat lunak RPA juga dapat membantu departemen keuangan dengan melakukan penghitungan keuangan sederhana ataupun kompleks, mengotomatiskan komunikasi untuk piutang, konsolidasi otomatis, pelaporan, dan memvalidasi pembayaran.

4. Penjualan

   Dengan solusi RPA, proses penjualan menjadi lebih mudah. Dengan automasi, tim penjualan meningkatkan volume bisnis potensial melalui penjangkauan, pembaruan profil, dan perolehan prospek baru otomatis. Alat RPA juga mengurangi kebutuhan akan keahlian dalam tugas rutin lintas departemen, memungkinkan kolaborasi yang lebih baik antara tim penjualan dan departemen lain.

5. Pemasaran

   Otomatisasi proses secara robotik menguntungkan tim pemasaran dengan beberapa cara. Misalnya, departemen pemasaran menerapkan RPA untuk pembelian iklan, panduan yang dipicu, manajemen alur kerja, dan analitik. Dengan perangkat lunak RPA, tim pemasaran tidak akan kehabisan kreativitas dan bisa fokus pada pembuatan konten, serta pengiriman.

6. Operasi

   RPA dapat merampingkan dan mengurangi biaya proses operasional yang berbeda. Sebagai contoh, RPA dapat digunakan untuk menilai pertanyaan dengan cepat, kemudian memenuhi permintaan sebagai bagian dari proses pengadaan. Dan untuk rantai pemasokan, RPA mengelola penempatan pesanan, komunikasi dan pemenuhan pesanan, serta pemrosesan pembayaran.