Mik azok a munkafolyamatautomatizálási-eszközök?

A munkafolyamatautomatizálási-szoftver definíciója

A munkafolyamat automatizálási eszközök és szoftverek szabályalapú logika alkalmazásával racionalizálják a hagyományosan manuális és idegőrlő feladatokat, így segítenek a vállalkozásoknak időt megtakarítani, csökkenteni az emberi hibák lehetőségét, és megsokszorozzák a munkahelyi termelékenységet. A folyamatok automatizálásával lehetővé teszik, hogy a csapatok a fontosabb projektekre koncentrálhassanak az ismétlődő feladatok helyett, mindemellett átláthatóbbá teszi a munkafolyamatokat, hogy segítsen a lehetőségeket tartogató területek felderítésében.

A Munkafolyamat-automatizálás  segít a vállalkozásoknak sok szempontból racionalizálni a munkafolyamataikat a következők révén:

• Feladatok automatizálása és automatikus indítása.
• A hatékonyság és termelékenység javítása.
• A folyamatfejlesztési lehetőségeket kínáló területek felfedezése.
• Munkafolyamatok kezelése és teljesítményfigyelés.
• Emlékeztetők beállítása.
• A csapatok szinkronban tartása.
• Gyakorlatban is hasznosítható betekintő adatok gyűjtése.
• Erőforrás-használat optimalizálása.

A munkafolyamatautomatizálási-szoftver adatforrásokon fut és szabálykészleteket használ az adatok a manipulálásához az emberi intelligenciát utánozva. Ezek a munkafolyamatkezelő eszközök általában „ha/akkor állításokat” követnek, egy olyan szabály mentén, ahol „ha A történik B-t kell tenni”. Ez a szabályalapú logika meghatározza azokat a műveleteket, amelyeknek egy esemény után be kell következniük – ezzel idő és pénz takarítható meg és csökkenti az emberi hibák kockázatát.

A munkafolyamatautomatizálási-eszközök típusai

Legyen szó adatbevitelről, érdeklődők gondozásáról vagy könyvelésről, a munkafolyamatautomatizálási-eszközök célja, hogy visszaszorítsák az adminisztrációt és optimalizálják a folyamatokat. Ez lehetővé teszi, hogy a vállalat maximalizálja az idő és az erőforrások hatékony kihasználását, hogy a munkavállalók fontosabb projektekre koncentrálhassanak, ahol általában több problémamegoldásra és kreatív gondolkodásra van szükség – amiket még a legjobb munkafolyamatautomatizálási-szoftver sem tud helyettesíteni.

A munkafolyamatautomatizálási-szoftver kulcsfontosságú része a üzleti folyamatok kezelésének (BPM), és számos eszköz érhető el, amelyekkel optimalizálhatók az alapvető funkciók a vállalaton belül, és racionalizálhatók a manuális feladatok. A munkafolyamatautomatizálási-eszközök típusai például a következők:

Projektmenedzsment

A munkafolyamatautomatizálási-eszközök közül a legismertebbek talán a projektmenedzsment-alkalmazások, amelyek segítenek összekapcsolni az embereket, adatokat és más eszközöket a folyamatok optimalizálása érdekében. Az ilyen típusú eszközök javítják az együttműködést, és segítenek definiálni, felügyelni és javítani a munkavégzést több csapat között. Azáltal, hogy a projekt az előtérben marad, és a kommunikáció nyílt, a folyamatok gördülékenyen és hatékonyan működhetnek.

Értékesítés és marketing

Az értékesítés és marketing területén használható munkafolyamatkezelő eszközök megkönnyítik a potenciális ügyfelek és a valódi ügyfelek adatainak kezelését. A legjobb alkalmazások beépített elemzéseket használnak, hogy segítsenek felfedezni a hatékonysággal kapcsolatos problémákat, és felgyorsítani a folyamatokat több csatornán is – legyen szó e-mailről, SMS-ről vagy közösségi médiáról. Ezek az automatizálási eszközök nem egyszerűen megismétlik ugyanazt a feladatot minden alkalommal; valójában több közülük munkafolyamatokat hoz létre a testreszabott marketingtartalmak kiküldéséhez az ügyfelek viselkedése alapján.

Ügyfélszolgálat

Az ügyfélszolgálatoknak szánt munkafolyamatkezelő eszközök segítenek a jegyek automatikus hozzárendelésében az ügynökökhöz, automatikus válaszokat küldenek a gyakori kérdésekre, és automatikusan megcímkézik a jegyeket a beküldött kérdések alapján. Az ügyfélszolgálati munkafolyamatok automatizálásával a vállalkozások gyorsabban oldhatnak meg több ügyfélproblémát – így az élő ügynököknek több ideje marad az összetettebb problémákra.

Pénzügy

A pénzügyi munkafolyamatautomatizálási-eszközök segítenek a vállalatoknak a pénzügyi folyamatok rendezettségének, megfelelőségének és következetességének fenntartásában. Ezek a típusú munkafolyamatok segítenek az olyan mindennapi feladatokban, mint a költségvetések jóváhagyása, számlázás, beszerzési és kiadási kérelmek kezelése és könyvelési rekordok létrehozása.

Emberi erőforrások

Az emberi erőforrások területére készült munkafolyamatkezelő eszközök segítenek a dokumentációkészítés automatizálásában és az adminisztratív terhek csökkentésében, illetve az alkalmazottak hatékonyabb támogatásában. Ezek az eszközök segíthetnek az új belépők kezelésében, a munkaidő-nyilvántartásban, álláshirdetésekben és a szabadságkérelmekben – így a HR-szakemberek az igazán értékes feladatokra koncentrálhatnak.

Hogyan válik a munkafolyamatok automatizálása a szervezete előnyére?

Mindegy, hogy a pénzügy, a marketing vagy az IT területén szeretne folyamatokat automatizálni, a munkafolyamatautomatizálási-szoftverek felszabadítják a manuális folyamatok terhei alól, és jelentős mennyiségű időt, erőforrást és pénzt takarítanak meg a vállalkozások számára. Ezek a munkafolyamatkezelő eszközök többre képesek a folyamatok felgyorsításánál a csapata számára, segítenek időt felszabadítani az igazán fontos munkára, és támogatást nyújtanak a jövőre vonatkozó döntések meghozatalához – egy nagyobb üzleti folyamatokat kezelő szoftver részeként.

A munkafolyamatautomatizálási eszközök előnyei

1. Kevesebb hiba

   A kézi adatbevitel idegőrlő feladat, és teret ad olyan, apró emberi hibáknak, amelyek nagy hatással lehetnek szervezetére – legyen szó a könyvelés pontatlanságairól vagy helytelen számlákról. A munkafolyamatkezelő szoftverek ezzel szemben központosított, valós idejű adatokat használnak az adminisztratív feladatok futtatásához, így csökkentve a költséges hibák kockázatát.

2. Racionalizált folyamatok

   A munkafolyamatautomatizálási-eszközök növelik a folyamatok átláthatóságát, csökkentik a szűk keresztmetszeteket, és gondoskodnak a projektek helyes irányba tereléséről. A feladatok és az utánkövető folyamatok automatikusan is kioszthatók, így egyszerűbbé válik a teljesítmény nyomon követése és felügyelete – ennek köszönhetően minimálisra csökkenthetők a késések a folyamatban.

3. Megnövekedett hatékonyság

   Ha az idegőrlő és manuális feladatok automatizálva vannak, a csapatoknak több ideje és erőforrása marad, hogy a nagyobb hatást gyakorló feladatokra koncentráljanak. Számos munkafolyamatautomatizálási-alkalmazás az általános együttműködést is javítja – így kevesebb idő folyik el az információk keresésével, jóváhagyások kérésével vagy az ide-oda áramló kommunikáció nyomon követésével.

4. Jobb kommunikáció

   A világosan megtervezett munkafolyamatok és automatizált értesítések segítenek abban, hogy az alkalmazottak egy hullámhosszon legyenek, és megértsék szerepüket a projektben. Mindemellett megkönnyíti a funkciók közötti együttműködést és javítja a feladatok számonkérhetőségét, így biztosítva, hogy mindenki a kitűzött cél irányába haladjon.

5. Alaposabb betekintő információk

   A jobb vizualizációt kínáló valós idejű jelentéskészítés a munkafolyamatok automatizálásának egyik legfontosabb előnye. Az adatelemzés alkalmazásával a folyamatokon a vállalkozások rögzíthetik a teljesítménnyel kapcsolatos mérőszámokat, azonosíthatják a lehetőségekkel kecsegtető területeket, és megalapozott döntéseket hozhatnak tevékenységeikkel kapcsolatosan.

Hogyan válassza ki a legjobb munkafolyamatautomatizálási eszközöket a vállalkozása igényeinek megfelelően

Amikor a legjobb munkafolyamatautomatizálási-eszközt szeretné kiválasztani vállalkozása számra, fontos, hogy először elemezze az aktuális folyamatait, azonosítsa a szűk keresztmetszeteket, és tisztában legyen azzal, hogy melyik csapatok fogják használni az eszközöket. Miután már alaposabban megértette az üzleti igényeit, a következő szolgáltatásokat keresse, amikor összehasonlítja a különböző megoldásokat:

• Felhasználóbarát felület és egyszerű navigáció.
• AI és gépi tanulás az intelligens dokumentumfeldolgozáshoz (IDP).
• Zökkenőmentes integráció külsős eszközökkel és a minden nap használt alkalmazásokkal.
• Testreszabható munkafolyamatok.
• Felhőalapú működés.
• Napi elemzések és valós idejű jelentéskészítés.
• Magas szintű biztonság és adatvédelem.
• Skálázhatóság a fejlődő üzleti igényekhez.

Példák a munkafolyamat-automatizálási eszközök használatára

Az olyan egyszerű feladatokra, mint az e-mailek megválaszolása, feladatok létrehozása, adatok másolása egyik forrásból egy másikba fordított idő gyorsan összeadódik. Azonban automatizált munkafolyamatok kidolgozásával a vállalkozások drasztikusan növelhetik hatékonyságukat, és értéket adhatnak vissza az alapvető tevékenységekhez – legyen szó a marketingről, a pénzügyről vagy akár a HR-ről.

Néhány példa a munkafolyamat-automatizálási eszközök használatára:

• Automatikus utánkövetés és válaszok küldése, miután az ügyfél kitöltött egy kapcsolatfelvételi űrlapot.
• Érdeklődőgondozó e-mail-sorozatok küldése egy elindítotteseményt követően.
• Automatikus számlázás az ügyfeleknek a havi kifizetésekre.
• SLA-k létrehozása, hogy a sürgős problémák biztosan gyorsan meg legyenek válaszolva.
• Alkalmazotti kiadások visszatérítése.
• Emlékeztetők küldése a határidők és jóváhagyások kapcsán.
• Feladatok és projektek automatikus hozzárendelése a csapattagokhoz.
• Új alkalmazottak betanítása.
• Szabadságkérelmek jóváhagyása.