Mi az az RPA?
Hogyan racionalizálja a robotikus folyamatautomatizálás az üzleti folyamatokat
A gyárak és a gyártással foglalkozó szervezetek számára a robotok nem jelentenek újdonságot. Már több évtizede javítják a termelékenységeket, és felszabadítják a dolgozók kapacitását, akik így más, magasabb szintű feladatokra összpontosíthatnak. És most ugyanez a hatékonyságnövekedés olyan vállalatok számára is elérhetővé válik, ahol az alkalmazottak nagy mennyiségű üzleti, informatikai támogatási és egyéb munkafolyamat jellegű folyamatot végeznek – az RPA-nak köszönhetően.
Amikor az RPA-eszközök egy nagyobb lélegzetvételű üzletifolyamat-automatizálás stratégia részeként használják, a szoftveres „robotok” egyszerűen konfigurálhatók válaszok triggerelésére, az adatok manipulációjára és más digitális rendszerekkel való kommunikációra. A példák között egészen egyszerűeket is találhatunk, mint például egy automatikus válaszüzenet létrehozása; vagy akár egészen összetetteket, mint az e-mail, amellyel több ezer, ERP-feladatok automatizálására előre beprogramozott robot vethető be.
Kétféle RPA: felügyelt és felügyelet nélküli
Amikor az RPA-val mint munkafolyamat-automatizálás-megoldással ismerkedik, érdemes figyelembe vennie a két különböző kategóriát – a felügyelt és a felügyelet nélküli automatizálást –, mielőtt eldönti, melyik a legmegfelelőbb a szervezete számára.
Felügyelt automatizálás
A felügyelt automatizálásnak köszönhetően a magasabb értéket képviselő munkára összpontosíthat a szervezetben. A megoldás automatizálja az ismétlődő, manuális ügyfélkapcsolati tevékenységeket, és utánozza az asztalon vagy böngészőben végrehajtott műveleteket (például egérkattintásokat) úgy, hogy rögzíti, majd valós időben visszajátssza ezeket a műveleteket.
Felügyelet nélküli automatizálás
Ezzel ellentétben – ahogy a név is sugallja – a felügyelet nélküli automatizáláshoz nincs szükség arra, hogy valaki a számítógépénél üljön. Ehelyett a robotok felügyelet nélkül saját maguk elvégzik a feladatokat a műveletek rögzítésével és visszajátszásával. Mivel képesek triggerek használatára és automatizált események ütemezésére, ideális megoldást jelenthetnek a nagy mennyiségű feladatok automatizálásának felgyorsítására a teljes szervezeten belül.
Az RPA használatának előnyei
Ha bárkit megkérdez, akinek valaha is adatokat kellett kivágnia és beillesztenie hatalmas táblázatokba, az a személy megerősítheti, hogy az emberi agy kognitív képességei számára az ismétlődő, unalmas feladatok nem jelentenek túl nagy kihívást. Nem csak az a probléma, hogy a feladatot elvégző személyt az ilyen feladatok halálra untatják, de annak is nagyobb a valósíznűsége, hogy a végeredmény hibákat tartalmaz majd, valamint több időbe is telik az elvégzése, mintha egy robotra bízták volna.
Ebben rejlik az RPA használatának két legnagyobb előnye: a fokozott termelékenység és pontosság. A dolgozók kapacitása felszabadul a magasabb értéket jelentő feladatok elvégzésére, amellyel magasabb szintű munkát végezhetnek. A robotok pedig az egyszeri programozás után minden alkalommal követni fogják a szabályokat. Sosem fáradnak el, vagy unják meg a feladatot, és nem ejtenek hibákat: az eredményeik állandók és megbízhatók.
A robotok segítségével a szervezetek könnyebben tudják a folyamatokat felfelé vagy lefelé méretezni, így a szezonális munkafolyamatok és/vagy csúcsidők – egyes részlegekben vagy helyszíneken, valamint az asztal és a felhő között – könnyen kezelhetők.
Miért érdemes az RPA-t használni?
- Felszabadul a dolgozók kapacitása a magasabb értéket jelentő feladatok elvégzésére
- Fokozott termelékenység
- Nagyobb pontosság
- Gyorsabb és egyszerűbb a szükségleteknek megfelelő vertikális fel- vagy leskálázás
Gyorsabb ROI és fokozott megfelelőség
Mivel nincs szükség a fejlesztői csapat által írt egyedi kódra, a robotok rendkívül alacsony költségű megoldást jelentenek, amelyeket rendkívül egyszerű beüzemelni. Ennek eredményeképp az RPA-megoldás megvalósításának ROI-ja általában heteken belül elérhető.
Emellett a megfelelőségi követelmények teljesítése és dokumentálása sokkal egyszerűbb, mivel az RPA-robotok konzisztens és megbízható módon végzik el feladataikat. Ez csökkenti a kockázatokat, kiküszöböli az emberi hibatényező hatását, valamint felgyorsítja a jelentéskészítést, mivel minden könnyen megfigyelhető és számszerűsíthető.
A vállalat RPA-ból származó előnyeinek meghatározása
Számos különböző iparágban tevékenykedő szervezetek is előnyhöz juthatnak az RPA-megoldás megvalósítása révén. Amikor azt elemzi, hogy az Ön vállalata számára megfelelő lenne-e, először érdemes átgondolni, hogy vannak-e olyan háttérfolyamatok, amelyek számára előnyös lehet a folyamatautomatizálás. Az ilyen szabályokon alapuló, nem szubjektív folyamatok legtöbbször olyan területeken találhatók, mint a pénzügy, a beszerzés, az ellátásilánc-menedzsment, az egészségügy, a könyvelés, az ügyfélszolgálat és az emberi erőforrások.
Az IT-támogatással és -menedzsmenttel foglalkozó vállalatok számára szintén ideális lenne az RPA használata, mivel javítja az ügyfélszolgálati műveletek és a hálózati eszközök monitorozási folyamatainak hatékonyságát. A folyamatok automatizálásának köszönhetően az informatika infrastruktúrák gyorsabban vizsgálhatják meg és oldhatják meg a problémákat.
Ezenfelül az olyan iparágak számára is előnyös lehet az RPA használata, ahol hangfelismerésre vagy automatizált online segédekre támaszkodnak, hiszen a legújabb fejlesztéseknek köszönhetően a robotok már képesek kód helyett hétköznapi nyelven válaszolni. Ez hatalmas előnyt jelenthet a nagy telefonos ügyfélszolgálatok és más szervezetek számára, ahol sok interakciót folytatnak az ügyfelekkel, mivel így megtakaríthatók bizonyos erőforrások.
Kinek származhat előnye az RPA-ból?
- A háttérfolyamatokkal rendelkező szervezetek, amelyek számára előnyös lehet a folyamatautomatizálás
- IT-támogatást és kezelést biztosító vállalatok
- Bármely olyan vállalkozás, amely hangfelismerést vagy automatizált online segédeket használ
Funkciók, amelyet érdemes figyelembe venni az RPA szoftver kiválasztásakor
Rengeteg lehetőség áll a rendelkezésére, amikor a vállalatának legmegfelelőbb RPA-megoldást szeretné kiválasztani. Mint ahogy az számos üzleti döntésnél igaz, a megfelelő megoldás megtalálása rendkívül fontos, így érdemes a következőket figyelembe vennie:
- Egyszerű használat: A szervezet bármely tagjának képesnek kell lennie a robotok létrehozására és használatára, valamint az adatok gyűjtésére, amelyek segítségével a vezetők üzleti döntéseket hozhatnak.
- Méretezhető: Olyan RPA-platformot érdemes keresni, amely centralizáltan kezelhető, és a szükséges mennyiségű különböző helyszínre méretezhető.
- Megbízható: Mivel akár több száz vagy több ezer feladatot is automatizálhat, természetes, hogy a megbízhatóság, valamint a beépített megfigyelés és elemzések kritikus fontosságúak.
- Gyors: A legjobb megoldással az új robotikus folyamatok tervezése és tesztelése mindössze néhány órát vesz igénybe, a robotok pedig gyorsan automatizálhatók.
- Intelligens: A legjobb eszközök támogatják az egyszerű, feladatokon alapuló tevékenységeket, a bármely adatforrásba történő írást és olvasást, valamint a speciális tanulási képességek kihasználását a jövőbeli automatizálások továbbfejlesztéséhez.
Érdemes lehet olyan full-stack (teljes körű) megoldást keresnie, amely hiperautomatizálást is tartalmaz
Más technológiákhoz hasonlóan az RPA lehetőségei rendkívül gyorsan fejlődnek. A szervezet számára ezért az elsődleges feladat egy erős, elsődleges, teljes körű megoldás beszerzése legyen. Azonban rendkívül fontos a további funkciók hozzáadásának képessége is – itt lép a színre a hiperautomatizálás.
Ha olyan full stack megoldást szerez be, amely hiperautomatizálást is tartalmaz, a vállalkozása kihasználhatja a technológia minden előnyeit: több folyamatautomatizálási összetevő kombinálásával olyan eszközöket és technológiákat integrálhat, amelyekkel tovább bővítheti a feladatautomatizálási lehetőségeket, többek között az API-k, a mesterséges intelligencia, a folyamatbányászat, az elemzések és más eszközök segítségével.
Első lépések az RPA-val
Fedezzen fel egy olyan eszközt, amely leegyszerűsíti az ismétlődő feladatokat és a papírmentes folyamatokat, így csak a legfontosabb dolgokra koncentrálhat. A Microsoft Power Automate egyetlen RPA-megoldással segít az idő és ráfordított erőfeszítés megtakarításában.