Što su alati za automatizaciju tijeka rada?

Definicija softvera za automatizaciju tijeka rada

Softver za automatizaciju tijeka rada pojednostavljuje uobičajeno ručne i zamorne zadatke kako bi tvrtke mogle uštedjeti vrijeme, smanjiti rizik ljudske pogreške i poboljšati produktivnost na radnom mjestu. Automatizacijom procesa omogućuje timovima da se usredotoče na projekte većeg utjecaja umjesto na ponavljajuće zadatke te pruža vidljivost tijekova rada kako bi se jednostavnije odredila područja prilike.

Automatizacija tijeka rada pomaže tvrtkama da poboljšaju svoje procese na nekoliko načina:

• Automatizacija i pokretanje zadataka.
• Poboljšanje učinkovitosti i produktivnosti.
• Određivanje područja za poboljšanja procesa.
• Upravljanje tijekovima rada i nadzor performansi.
• Postavljanje podsjetnika.
• Sinkronizacija timova.
• Prikupljanje uvida na temelju kojih se može djelovati.
• Optimizacija iskorištenosti resursa.

Softver za automatizaciju tijeka rada upotrebljava izvore podataka i skup pravila za rukovanje tim podacima, imitirajući ljudsku inteligenciju. Ti alati za tijek rada obično slijede „naredbe ako/onda”, radeći na pravilu „ako se dogodi A, onda učinite B”. Taj sustav logike temeljen na pravilima definira radnje koje bi trebale uslijediti nakon događaja, što štedi vrijeme i novac te smanjuje rizik od ljudskih pogrešaka.

Vrste alata za automatizaciju tijeka rada

Od unosa podataka o podrške potencijalnih klijenata i računovodstva, alati za automatizaciju tijeka rada osmišljeni su za smanjenje papirologije i optimizaciju procesa. To tvrtkama pomaže da maksimalno iskoriste vrijeme i resurse, a zaposlenici se mogu usredotočiti na projekte većeg utjecaja koji često zahtijevaju više rješavanja problema i kreativnog razmišljanja, nešto što čak ni najbolji softver za automatizaciju tijeka rada ne može zamijeniti.

Softver za automatizaciju tijeka rada ključni je dio upravljanja poslovnim procesima (BMP) i postoji nekoliko alata za optimizaciju ključnih funkcija u vašoj tvrtki ili ustanovi i pojednostavljenje ručnih zadataka. Neke vrste alata za automatizaciju tijeka rada uključuju:

Upravljanje projektom

Vjerojatno najpoznatija vrsta alata za automatizaciju tijeka rada, aplikacije za upravljanje projektima pomažu u povezivanju ljudi, podataka i drugih sredstava radi optimizacije procesa. Te vrste alata poboljšavaju suradnju i pomažu u određivanju, poboljšanju raspodjele posla među više timova i upravljanje raspodjelom. Održavanjem visoke vidljivosti projekta i otvorene komunikacije procesi se u konačnici izvršavaju glatko i učinkovito.

Prodaja i marketing

Prodajni i marketinški alati tijeka rada olakšavaju upravljanje podacima potencijalnih kandidata i klijenata. Najbolje aplikacije upotrebljavaju ugrađenu analitiku kao pomoć u određivanju neučinkovitosti i ubrzavanju procesa na više kanala – od e-pošte i SMS poruka do društvenih mreža. Ti alati za automatizaciju nisu ograničeni samo na ponavljanje istog zadatka uvijek iznova; mnogi stvaraju tijekove rada za slanje prilagođenog marketinškog sadržaja na temelju ponašanja klijenata.

Služba za korisnike

Alati tijeka rada službe za korisnike pomažu u automatskoj dodjeli zahtjeva agentima, slanju automatskih odgovora na česta pitanja i automatskom označavanju zahtjeva na temelju poslanog pitanja. Uz automatizaciju tijeka rada službe za korisnike tvrtke mogu brže rješavati više problema klijenata, čime se agente oslobađa za rad na zahtjevnijim problemima.

Financije

Alati za automatizaciju financijskih tijekova rada tvrtkama pomažu da financijski procesi budu organizirani, usklađeni i dosljedni. Te vrste tijekova rada mogu vam pomoći s dnevnim postupcima kao što su odobrenja budžeta, slanje faktura, zahtjevi za kupnju i troškove i računovodstveni unosi.

Ljudski resursi

Alati za automatizaciju tijeka rada u ljudskim resursima pomažu u automatizaciji dokumentacije i smanjenju administrativnog nadzora, čime se smanjuje rizik od pogreške i pruža bolja podrška zaposlenicima. Te vrste alata mogu olakšati upravljanje zapošljavanjima, izradu vremenskih tablica, objavu oglasa za posao i zahtjeve za godišnjim odmorom, što stručnjacima za ljudske resurse pruža više vremena da se usredotoče na zadatke visoke vrijednosti.

Koje će koristi vaša tvrtka ili ustanova imati od automatizacije tijekova rada?

Neovisno o tome želite ti automatizirati procese u financijama, marketingu ili IT-ju, softver za automatizaciju smanjuje teret ručnih zadataka i tvrtkama značajno štedi vrijeme, resurse i novac. Ti alati tijeka rada ne samo da ubrzavaju procese za vaš tim, već također pomažu osloboditi vrijeme za najvažnije poslove i usmjeravaju buduće donošenje odluka radeći kao dio vašeg rješenja za softver za upravljanje poslovnim procesima.

Benefits of workflow automation tools

1. Manje pogrešaka

   Ručni unos podataka zamoran je i otvara prostor za male ljudske pogreške koje mogu značajno utjecati na vašu tvrtku ili ustanovu – od računovodstvenih netočnosti do pogrešnih faktura. S druge strane, softver tijeka rada upotrebljava centralizirane podatke u stvarnom vremenu za izvršavanje administrativnih zadataka, čime se smanjuje rizik od skupih pogrešaka.

2. Pojednostavljeni procesi

   Alati za automatizaciju tijeka rada povećavaju vidljivost procesa, čime se smanjuju uska grla i projekti se održavaju u pravom smjeru. S obzirom na to da se dodijeljene aktivnosti i naknadni zadaci mogu automatski dodjeljivati, jednostavnije je pratiti performanse i upravljati njima, što smanjuje kašnjenja u procesu.

3. Poboljšana produktivnost

   Kada su zamorni i ručni zadaci automatizirani, timovi imaju više vremena i resursa za usredotočenost na projekte većeg utjecaja. Brojne aplikacije za automatizaciju tijeka rada također poboljšavaju sveukupnu suradnju pa se troši manje vremena na praćenje i traženje informacija, traženje odobrenja ili naknadno praćenje s neprestanom komunikacijom.

4. Bolja komunikacija

   Jasno osmišljeni tijekovi rada i automatizirane obavijesti zaposlenicima pomažu da imaju savršen pregled zadataka i razumiju svoje uloge u projektu. Također olakšavaju suradnju između odjela i poboljšavaju preuzimanje odgovornosti za zadatke, čime se osigurava da svi rade prema istom cilju.

5. Detaljniji uvidi

   Izvješćivanje u stvarnom vremenu s boljom vizualizacijom ključna je prednost automatizacije tijeka rada. Upotreba analitike podataka na procesima znači da tvrtke ili ustanovu mogu snimiti mjerne podatke performansi, odrediti područja prilika i donositi informiranije odluke o svojim postupcima.

Kako odabrati najbolje alate za automatizaciju tijeka rada za svoje poslovne potrebe

Prilikom odabira najboljeg alata za automatizaciju tijeka rada za svoju tvrtku ili ustanovu, važno je da najprije analizirate trenutačne procese, odredite uska grla i razumijete koji će timovi upotrebljavati alate. Kada dobijete bolje razumijevanje poslovnih potreba, tražite sljedeće značajke prilikom usporedbe različitih rješenja:

• Praktično sučelje i jednostavna navigacija.
• Umjetna inteligencija i strojno učenje za inteligentnu obradu podataka (IDP).
• Neometane integracije s alatima trećih strana i aplikacijama koje svakodnevno upotrebljavate.
• Prilagodljivi tijekovi rada.
• Rad temeljen na oblaku.
• Analitika podataka i izvješćivanje u stvarnom vremenu.
• Poboljšana sigurnost i zaštita podataka.
• Skalabilnost za sve veće poslovne potrebe.

Primjeri alata za automatizaciju tijeka rada koji se upotrebljavaju

Vrijeme potrošeno na jednostavne procese, kao što je odgovaranje na poruke e-pošte, izrada zadataka ili kopiranje podataka iz jednog izvora u drugi može se brzo nakupiti. Postavljanjem automatiziranih tijekova rada tvrtke mogu značajno poboljšati učinkovitost i vratiti vrijednost temeljnim operacijama, od marketinga i financija do ljudskih resursa.

Neki primjeri alata za automatizaciju tijeka rada u upotrebi uključuju sljedeće:

• Slanje automatiziranih naknadnih praćenja i odgovora nakon što klijent ispuni obrazac za kontakt.
• Slanje niza poruka e-pošte za podršku potencijalnih klijenata nakon pokrenutog događaja.
• Automatsko slanje faktura klijentima za mjesečna plaćanja.
• Stvaranje SLA-ova kako biste osigurali pravodobne odgovore na hitne probleme.
• Nadoknada troškova zaposlenika.
• Slanje podsjetnika za rokove i odobrenja.
• Automatsko dodjeljivanje zadataka i projekata članovima tima.
• Uvođenje u rad novih zaposlenika.
• Odobravanje zahtjeva za godišnji odmor.