Zašto sve više tvrtki uvodi alate za automatizaciju poslovnih procesa (RPA)

Što je RPA alat?

Robotska automatizacija procesa (RPA) koristi softverske botove za oponašanje ljudske interakcije unutar grafičkog korisničkog sučelja (GUI) za automatizaciju ponavljajućih i ručnih zadataka, štedeći tvrtkama vrijeme i trud. RPA alat softver je za definiranje tijeka rada i konfiguriranje botova za obavljanje određenih zadataka u logičkom slijedu. Robotski alat može brže i bez pogrešaka izvesti bilo koji GUI proces u više koraka, stoga vam robotska automatizacija procesa pomaže ubrzati ručne, pogreškama sklone tijekove rada, a vaši zaposlenici mogu se posvetiti važnijim poslovima.

Na primjer, vaš odjel za ljudske resurse može primijeniti RPA alat za automatizaciju obrade zahtjeva za odmor. Umjesto da zaposlenik potroši pet minuta na obradu svakog zahtjeva, RPA bot može izvući podatke iz korporacijskog sustava planiranja raspodjele resursa tvrtke i brže obraditi zahtjev u drugi sustav, čak i onaj koji nema API-jeve, bez grešaka.

Botovi koje stvara alat za robotsku automatizaciju procesa mogu izvršiti dodijeljene akcije i komunicirati s drugim sustavima putem kopiranja informacija s digitalnih zaslona (izvlačenje sa zaslona) ili upotrebom API-jeva. Primjerice, vaša tvrtka može upotrijebiti RPA alat za stvaranje botova koji se prijavljuju u aplikacije, manipuliraju datotekama i mapama, kopiraju i lijepe sadržaje, popunjavaju obrasce, rade sa strukturiranim podacima te čak komuniciraju s drugim aplikacijama.

Prednosti usvajanja RPA alata

Svaka organizacija koja koristi RPA alat može očekivati neke od sljedećih pogodnosti ili sve njih:

• Bolja uporaba ljudskih resursa. RPA oslobađa zaposlenike ponavljajućih zadataka male vrijednosti, poput unosa podataka, kako bi se mogli usredotočiti na posao koji tvrtki donosi veću vrijednost.
• Poboljšane dodirne točke klijenata. Kada se RPA upotrijebi za ubrzavanje procesa usmjerenih prema klijentima, dodana učinkovitost poboljšava korisničko iskustvo i potiče vjernost.
• Niži troškovi. RPA botovi obavljaju posao ljudi za djelić njihove cijene.
• Poboljšana analitika za razumijevanje vašeg upravljanja tijekovima rada. Svaki bot generira datoteku zapisnika svojih aktivnosti kako biste mogli pratiti koliko učinkovito izvršava svoje funkcije.
• Poboljšana skalabilnost. Tim zaposlenika jednostavno nije moguće skalirati na način na koji možete skalirati opseg i doseg skupine automatiziranih botova. Korištenjem RPA softvera, botovi se lako mogu duplicirati i programirati za postizanje sličnog, ali pomalo drugačijeg skupa postupaka.
• Bolja sigurnost. RPA botovi se nikada ne zaborave odjaviti. Mogu se i postaviti na „vremensko ograničenje”, tako da vaši sustavi budu nepristupačni kad bi trebali biti, smanjujući ranjivost na zlonamjerne hakere.

Kakvi su RPA alati u usporedbi s drugim rješenjima za automatizaciju procesa?

Da biste razumjeli prednost RPA alata u usporedbi s drugim rješenjima za automatizaciju tijeka rada, korisno je razumjeti razliku između automatizacije i RPA-a. Automatizacija tijeka rada koristi tehnologiju za smanjenje ručnih koraka u poslovnom procesu, ali i dalje zahtijeva da osoba dovrši postupak. RPA alati stvaraju robote za rad kroz GUI tako da ljudska intervencija nije potrebna. To mogu biti nadzirani procesi u kojima ljudi još uvijek moraju pokrenuti zadatke ili mogu biti nenadzirani procesi koji su u potpunosti automatizirani.

RPA alati zahtijevaju malo ili nimalo kodiranja, a s obzirom na to da botovi koriste istu infrastrukturu i rješenja koja koriste zaposlenici, ne morate mijenjati svoju temeljnu arhitekturu. Poslovni korisnici pokreću RPA rješenja. Zapravo, neka su RPA rješenja dizajnirana za amaterske razvojne inženjere, zaposlenike bez tehničkog predznanja, koji mogu automatizirati ručne procese s kojima svakodnevno rade. Uz minimalno ili nikakvo sudjelovanje IT-ja, možete optimizirati poslovanje i poboljšati zadovoljstvo zaposlenika bez plaćanja troškova tradicionalnog razvoja.

RPA se od tradicionalnih alata za automatizaciju procesa razlikuje i na sljedeće načine:

• Tradicionalni procesi automatizacije mogu zahtijevati promjenu jednog dijela ili cijele tehnološke infrastrukture. RPA botovi rade unutar GUI-ja i komuniciraju s drugim sustavima na isti način kao i ljudi.
• RPA botovi su dovoljno fleksibilni za automatizaciju procesa za više aplikacija.
• S obzirom na to da su RPA botovi namijenjeni ponavljajućim, generičkim procesima kao što je unos podataka, skalabilni su i jednostavnije se nadogradnju od rješenja tijeka rada koje je dizajnirano za jedan proces.

Iako RPA softver stvara vrijednost poboljšanjem učinkovitosti ponavljajućih tijekova rada koji se temelje na pravilima, neki je procese najbolje prepustiti zaposlenicima. Općenito govoreći, procese koji koriste puno nestrukturiranih podataka ili grafičkih podataka i koji su ovisni o parametrima koji se brzo mijenjaju, najbolje je prepustiti na upravljanje vašim kreativnim zaposlenicima.

Uloga RPA-ova danas i u budućnosti

RPA softver trenutno zarađuje veliku vidljivost jer tvrtke uče kako ga koristiti i iz prve ruke pratiti koje pogodnosti on daje, primjerice uštedu vremena i novaca. Međutim, kao sva tehnologija, RPA će postati sofisticiraniji i mijenjati se kako se poslovne potrebe budu mijenjale. Ovo je nekoliko predviđanja o načinima na koje bi se RPA alati mogli mijenjati:

• Dublja integracija s umjetnom inteligencijom. Kako RPA napreduje, tvrtke će vjerojatno otkriti nove načine njegovog spajanja s tehnologijom više razine, kao što su umjetna inteligencija, strojno učenje ili čak Internet stvari (IoT), a neke su tvrtke to već učinile. Hiper-automatizacija, odnosno pametna automatizacija, proširuje vrste zadataka koje RPA alati mogu obavljati i daje im moć automatiziranja raznih složenih zadataka.
• Složenije automatizacije. Tvrtke koriste RPA za automatizaciju svih vrsta svakodnevnih zadataka, ali spajanjem istog s umjetnom inteligencijom i strojnim učenjem otključat će se čitav niz zadataka koje može pojednostaviti. Na primjer, tvrtke trenutno mogu upotrijebiti RPA alate za digitalizaciju dokumenata, ali RPA alati koji rade s umjetnom inteligencijom također mogu razumjeti sadržaj dokumenata i učinkovito ga klasificirati bez pogrešaka.
• Jeftinije i pristupačnije. Kada su RPA alati prvi put izašli na tržište, bilo ih je teže nabaviti i ponekad su bili skupi. No, s obzirom na to da se povećala potražnja za RPA softverom, sada ga nudi više tvrtki. S više dostupnih mogućnosti, cijene će vjerojatno pasti, a značajke će postati konkurentnije.

Ključne funkcionalnosti RPA softvera

Mnogi su RPA alati trenutno dostupni na tržištu, svi s različitim značajkama. No, ovo su osnovne funkcije koje bi dobar RPA softver trebao ponuditi:

• Interoperabilnost. Vaš RPA softver trebao bi raditi s postojećim računalnim aplikacijama, web-aplikacijama i ostalim glavnim softverskim aplikacijama. Također bi trebao biti u mogućnosti povezati se s API-jevima sustava i čitati/pisati u baze podataka.
• Proširenje podataka. Vaš softver trebao bi biti u stanju izdvojiti podatke s web-stranica i društvenih mreža.
• Obrada različitih vrsta podataka. Važno je da vaš softver može izdvajati i unositi podatke, kombinirati podatke iz više izvora i slijediti uvjetne izjave poput if/else.
• Sučelja za programiranje. Programibilno sučelje je važno. RPA softver može pružiti pametne, ili kognitivne, mogućnosti za konfiguriranje botova za donošenje odluka, čime vašem poslovanju pomaže da teče bez zastoja. Primjerice, botovi vam mogu pomoći odgovoriti na IT potvrde o prijavi problema službi za podršku, čime se smanjuje administrativni posao IT tima kako bi se mogli fokusirati na druge inicijative. Meke mogućnosti softvera mogu pružiti i metode programiranja botova bez kodiranja, ali svi bi RPA alati trebali moći komunicirati s raznim vrstama aplikacija, e-pošte, datoteka i mapa.

Odabir RPA softvera i rad s istim

Kad započnete s procjenom dostupnih RPA alata, imajte na umu koje vrste procesa planirate automatizirati. U svaki alat za robotsku automatizaciju procesa ugrađene su različite kontrole i naredbe koje diktiraju njegove mogućnosti, stoga se pobrinite da odgovaraju vašim ciljevima automatizacije tijeka rada. Također, pokušajte pronaći komponente za višekratnu upotrebu i pobrinite se da botovi mogu lako funkcionirati u vašim postojećim sustavima.

Razmotrite sljedeće kriterije pri odabiru pravog RPA softvera za svoju tvrtku ili ustanovu:

• Jednostavnost upotrebe. RPA softver trebao bi biti dovoljno jednostavan za osobe s ograničenim vještinama programiranja mogu izgraditi automatizaciju i zatim konfigurirati tijek rada u RPA softveru. Postoje čak i neke „low-code” RPA ponude koje amaterski razvojni inženjeri bez IT vještina mogu upotrijebiti za automatizaciju svojih tijekova rada. Koji god softver koji odaberete trebao bi ponuditi ugrađene, proširive naredbe, čarobnjake i GUI-je.
• Fleksibilnost. Softver bi vam trebao omogućiti konfiguriranje prilagođenih značajki bez potrebe za dodatnim plaćanjem dobavljača radi prilagodbe. Također bi trebao biti u mogućnosti rukovati različitim slučajevima korištenja i različitim količinama podataka, a istovremeno zadržati dosljedne performanse.
• Skalabilnost. RPA softver bi se trebao brzo prilagoditi kako bi udovoljio operativnim zahtjevima vašeg poslovanja i prilagodio se ažuriranjima. Softver bi također trebao moći pokretati više botova i više radnih tokova.

Kako industrije koriste RPA softver

Sve vrste poslovanja otkrile su prednosti RPA softvera. Primjerice, industrije poput zdravstva mogu upotrijebiti RPA za zakazivanje pregleda, izvršavanje unosa podataka pacijenata, obradu zahtjeva i upravljanje naplatom. Evo načina na koji industrije koriste RPA alate za preobrazbu svojih procesa:

• Maloprodaja. Ažuriranje narudžbi, otpremanje proizvoda i praćenje pošiljaka.
• Telekomunikacije. Nadzor, upravljanje podacima o prijevarama i ažuriranje podataka klijenata.
• Bankarstvo. Poboljšanje učinkovitosti rada, točnosti podataka i sigurnosti.
• Osiguranje. Upravljanje radnim procesima, unos podataka klijenata i pomoć u pokretanju aplikacija.
• Proizvodnja. Pomaganje u procesima lanca opskrbe, naplata materijala, korisnička usluga i podrška te administracija.

Ograničenja RPA alata

RPA softver nudi brojne prednosti, ali ne može činiti sve. Iako tehnologija raste, i dalje najbolje funkcionira kao dio mreže drugih tehnologija, on još uvijek nije sveobuhvatno rješenje koje može riješiti svaki operativni izazov.

Za sada je RPA tehnologija zasnovana na pravilima koja najbolje radi sa strukturiranim podacima ili informacijama koje slijede unaprijed određeni podatkovni model. Da bi uspješno funkcionirao, morate programirati botove da rade ono što vi želite, a oni će raditi samo unutar samo tih parametara. Ako ga ne uslojite s umjetnom inteligencijom ili tehnologijama strojnog učenja, vaše RPA rješenje sposobno je samo slijediti pravila koja mu dodijelite, a ne razumjeti ili interpretirati sadržaj kojem pristupa.

Primjerice, kako bi RPA alat obradio informacije iz faktura ili druge papirologije, ta papirologija mora pratiti isti format. Alat ne može obraditi datoteke koje se razlikuju od tog formata. Iz tog razloga, RPA alati nisu dobar odabir za nestrukturirane podatke ili informacije koje ne prate unaprijed određeni podatkovni model.

Uz to, RPA alati ne uče i ne prilagođavaju se. Ako se vaši poslovni procesi promijene, morat ćete reprogramirati botove za rad s novim procesima, a to može potrajati. Nadalje, ako RPA alat nije kompatibilan s novim procesima, vaše ulaganje u njega moglo bi biti kratkog vijeka. Da biste izbjegli ovaj problem, razmotrite koliko je vjerojatno da će se vaši procesi i tehnologije promijeniti prije nego što usvojite RPA alat.

Kako zajamčiti uspjeh s RPA alatima

Kao i bilo koja druga tehnologija, vaš uspjeh s RPA softverom ovisi o načinu na koji ga primijenite. Čak i najbolji alati ne mogu popraviti proces koji od temelja nije dobar, stoga je važno pažljivo razmotriti koje zadatke automatizirate. Primijenjen u pravom kontekstu s određenim, mjerljivim ciljem na umu, pravi RPA alat može redefinirati kako učinkovitost izgleda u vašoj tvrtki. Imajte na umu sljedeće najbolje prakse kada počnete koristiti RPA tehnologiju za automatizaciju svojih procesa:

• Poznajte postupak koji želite automatizirati. Nadzirite sve svoje operacijske procese kako biste saznali koji zadaci najbolje odgovaraju RPA-u. Upamtite da RPA alati općenito ne mogu razumjeti informacije, stoga, ako ne planirate uključiti i umjetnu inteligenciju, odaberite proces koji ima jasno definirane parametre i ne zahtjeva mnogo ljudskog angažmana ili nadzora, kao što su zakazivanje obaveza ili obrada faktura. Neki softveri, kao što je Microsoft Power Automate, nude mogućnosti koje će vam pomoći identificirati točne procese za automatizaciju.
• Odaberite pravi alat. Nakon utvrđivanja procesa koje želite automatizirati, pronađite alate koji najbolje podržavaju tu vrstu posla. Različiti alati imaju različite snage, stoga ih procijenite na temelju mogućnosti, cijene, jednostavnosti implementacije te koliko dobro rade s vašim postojećim softverom.
• Obučite svoje zaposlenike. Podučavanje osoblja kako koristiti, te na kraju mijenjati ili održavati, vaš RPA alat sjajan je način da osigurate njegovu kontinuiranu vrijednost i povećate usvajanje u cijeloj tvrtki.
• Izmjerite svoje rezultate. Prije i nakon implementacije, nadzirite ključne pokazatelje uspješnosti (KPI-jeve) poput produktivnosti zaposlenika, točnosti unosa podataka, broja zakazanih sastanaka ili obrađenih dokumenata. Ako se vaši KPI-jevi ne poboljšaju nakon implementacije, to bi mogao biti znak da ste odabrali pogrešne procese ili dali botovima krive parametre.