Što je inteligentna obrada dokumenata?
Količina podataka dosegla je točku zasićenja. Današnje tvrtke ili ustanove često imaju toliko podataka da je teško razlučiti što je dragocjena informacija, a što samo šum. Dubinska analiza golemih količina podataka kako bi se dobili korisni uvidi može biti skupa i vremenski zahtjevna. Tu na scenu stupa inteligentna obrada dokumenata ili IDP.
Inteligentna obrada dokumenata (IDP) je tehnologija automatizacije tijeka rada koja iz velikih količina podataka skenira, čita, izdvaja, kategorizira informacije i organizira ih u dostupne formate. Ta tehnologija može obraditi veliki broj različitih vrsta dokumenata: papirnate dokumente, PDF-ove, dokumente programa Word, proračunske tablice i mnoštvo drugih formata. Primarna je funkcija IDP-a izdvajanje vrijednih informacija iz velikih skupova podataka bez ljudske intervencije.
Automatizacija dijela obrade dokumenata uz pomoć IDP-a ima nekoliko prednosti. Putem umjetne inteligencije IDP može eliminirati potrebu ručnim unosom podataka i izvršiteljima obrade. Time ne samo da se povećava brzina kojom se podaci mogu obraditi, već se i smanjuje trošak obrade, kao i ljudske pogreške, čime se postiže veća učinkovitost.
Moderne tvrtke ili ustanove obično imaju velike količine tri vrste podataka: strukturirani, nestrukturirani i polustrukturirani. Strukturirani podaci organizirani su i lakše ih čitaju ljudski izvršitelji obrade podataka. S druge strane, obrada i analiza nestrukturiranih podataka zahtijeva puno vremena. Polustrukturirani podaci negdje su između. Rješenja za inteligentnu obradu dokumenata mogu automatizirati obradu podataka za strukturirane, nestrukturirane i polustrukturirane podatke.
Kako funkcionira inteligentna obrada dokumenata?
Potrebno je izvršiti nekoliko koraka za inteligentnu obradu dokumenata.
Započinje s inteligentnim prepoznavanjem dokumenata. Pritom IDP upotrebljava složenu tehnologiju umjetne inteligencije za duboko učenje kako bi skenirao dokumente i klasificirao ih. Ta se tehnologija može uvježbati na do 190 jezika i može čitati i tumačiti dokumente slično kao što bi to učinio zaposlenik zadužen za obradu podataka.
Nakon što se vaši podaci klasificiraju, inteligentni softver za automatizaciju dokumenata započinje s izdvajanjem podataka koji imaju vrijednost za vašu tvrtku ili organizaciju. Izdvajanje se izvodi putem kognitivnih tehnologija umjetne inteligencije koje identificiraju određene dijelove podataka u većem dokumentu. IDP zatim organizira relevantne podatke i prikazuje ih u lako dostupnom formatu.
Ako vaša tvrtka ili ustanova ima velike količine strukturiranih, polustrukturiranih ili nestrukturiranih podataka, u sklopu svoje strategije za upravljanje poslovnim procesima trebali biste svakako razmisliti o ulaganju u inteligentnu obradu dokumenata.
Prednosti inteligentne obrade dokumenata
Dokazano je da inteligentna obrada dokumenata poboljšava poslovne procese i povećava učinkovitost tima. Ovo su neke ključne prednosti automatizacije obrade dokumenata:
- Povećajte točnost obrade uz pomoć inteligentne obrade dokumenata. Stopa pogreške ljudskog izvršitelja obrade podataka mnogo je veća nego za IDP.
- Smanjite troškove obrade dokumenata automatiziranjem nekih od svojih tijekova rada. Ručna obrada dokumenata u prosjeku košta od šest do osam dolara po dokumentu. Trošak automatizirane obrade dokumenata po dokumentu znatno je niži od toga.
- Povećajte produktivnost zaposlenika tako što ćete im omogućiti da obavljaju važnije zadatke. Kad ne moraju gubiti vrijeme na obradu podataka, mogu se usredotočiti na nešto drugo.
Koja je razlika između inteligentne obrade dokumenata i automatizirane obrade dokumenata?
Automatizirana obrada dokumenata je tehnologija srodna IDP-u, ali opet vrlo različita. Automatizirana obrada dokumenata u prvom se redu upotrebljava za digitalizaciju papirnatih dokumenata. Izrada digitalnih kopija papirnatih dokumenata omogućuje njihovo indeksiranje, pa ih se može pretraživati u bazi podataka. To je od ključne važnosti za tvrtke ili ustanove kao što je DMV koje se oslanjaju na papirnatu dokumentaciju, ali moraju digitalizirati svoje podatke.
Inteligentna obrada dokumenata je softver za upravljanje poslovnim procesima koji može digitalizirati i indeksirati papirnate dokumente, ali ne ostaje samo na tome, već i razdvaja vrijedne podatke i pruža uvide iz podataka na papirnatim dokumentima (ili bilo kojoj drugi vrsti dokumenata), umjesto da samo pruža računalni pristup tim podacima.
Kako odabrati softver za inteligentnu obradu dokumenata
Odabir najboljeg softvera za inteligentnu obradu dokumenata za vašu tvrtku ili ustanovu sastoji se do nekoliko koraka.
- Kao prvi korak u odabiru IDP-a potrebno je utvrditi potrebe obrade podataka u vašoj tvrtki ili ustanovi. Imate li više strukturiranih ili nestrukturiranih podataka? U kojem je formatu većina vaših podataka? U kolikoj mjeri želite automatizirati obradu podataka?
- Zatim biste trebali procijeniti koji bi od vaših podataka bili idealni za inteligentnu obradu dokumenata. Razmotrite koliko vremena zahtijeva obrada svakog od vaših skupova podataka i za koji bi od njih automatizacija bila najkorisnija za vašu tvrtku ili ustanovu. Dokumenti čija ručna obrada zahtijeva najviše vremena mogli bi biti dobri kandidati za IDP.
- Nakon što utvrdite koje tijekove rada obrade dokumenata želite automatizirati, spremni ste odabrati softver za inteligentnu obradu dokumenata. Tu biste odluku trebali donijeti na temelju zahtjeva za automatizacijom i potreba svoje tvrtke ili ustanove za automatiziranom obradom dokumenata. Ovo su neka pitanja koja biste si mogli postaviti kako biste donijeli informiranu odluku:
- Koliko brzo se može implementirati rješenje za inteligentnu automatizaciju dokumenata?
- Koliko se jednostavno softver može održavati?
- Koju razinu podrške pruža softverska tvrtka za svoje usluge inteligentne automatizacije dokumenata?
- Može li tehnologija inteligentnog prepoznavanja dokumenata u softveru pročitati sve dokumente koje vaša tvrtka ili ustanova želi obraditi?
- Hoće li točnost softvera značajno smanjiti vašu stopu pogrešaka?
Slučajevi upotrebe a za inteligentnu obradu dokumenata
IDP se upotrebljava u svim djelatnostima. Pogledajte neke slučajeve upotrebe inteligentne obrade dokumenata:
- Odjeli za financije mogu automatizirati funkcije dugovanja, kao što je obrada faktura.
- Odjeli za ljudske resurse mogu uz pomoć IDP-a obrađivati životopise, obavljati probir zaposlenika i obrađivati ankete za zaposlenike i druge podatke o ljudskim resursima.
- Državne agencije upravljaju dozvolama, izdaju e-dokumente i obrađuju zahtjeve uz pomoć softvera za inteligentnu obradu dokumenata.
- Osiguravajuća društva upotrebljavaju automatiziranu obradu dokumenata za obradu zahtjeva, otkrivanje prijevara, pregledavanje polica osiguranja i ubrzavanje obrade dokumenata vaše tvrtke ili ustanove.
- Odvjetnička društva mogu uz pomoć IDP-a obrađivati pravne podatke, arhivirati ih i upravljati njima s većom točnošću nego ručnom obradom dokumenata.
To su samo neke od djelatnosti u kojima se inteligentna obrada dokumenata upotrebljava za ubrzavanje i poboljšanje tijekova rada obrade podataka. Ako radite s odgovarajućim softverom, IDP pruža širok raspon mogućnosti primjene i niz prednosti za većinu tvrtki ili ustanova.
Pojednostavnite obradu dokumenata uz pomoć usluge Microsoft Power Automate
Upotreba inteligentne obrade dokumenata u vašoj tvrtki ili ustanovi omogućit će vam da prikupite korisne podatke iz svojih dokumenata uz manje ljudskih pogrešaka i po nižoj cijeni. Zahvaljujući IDP-u vaši zaposlenici neće se morati baviti zamornom obradom velikih količina podataka, a istodobno će vam omogućiti da dobijete važne uvide u podatke u jednostavnim i dostupnim formatima.
IDP je samo jedna od automatizacija tijeka rada koju omogućuje Power Automate, a koja eliminira ponavljajuće zadatke i čini rad učinkovitijim. Uz alate koji zahtijevaju malo kodiranja s funkcijom povlačenja i ispuštanja Power Automate vam može pomoći da stvorite inovativne načine za obavljanje zadataka.
Najčešća pitanja
Što je inteligentna obrada dokumenata?
Inteligentna obrada dokumenata (IDP) tehnologija je automatizacije tijeka rada koja skenira, čita, izdvaja i organizira značajne podatke iz velikih količina podataka.
Kako funkcionira inteligentna obrada?
Inteligentna obrada dokumenata klasificira dokumente uz pomoć tehnologije inteligentnog prepoznavanja dokumenata, a zatim obrađuje njihove podatke tehnologijom prepoznavanja obrazaca. Nakon obrade dokumenta IDP softver izdvaja značajne podatke i sastavlja ih u dostupnom formatu.
Koje su prednosti inteligentne obrade dokumenata?
Pokazalo se da inteligentna obrada dokumenata povećava točnost, učinkovitost i brzinu obrade podataka za tvrtke ili ustanove u različitim djelatnostima.
Koja je razlika između inteligentne obrade dokumenata i automatizirane obrade dokumenata?
Automatizirana obrada dokumenata u prvom se redu upotrebljava za digitalizaciju papirnatih dokumenata. Inteligentna obrada dokumenata u potpunosti obrađuje mnoge različite vrste dokumenata i organizira njihove relevantne podatke, pa nema potrebe da to čine ljudi.
Kako implementirati softver za inteligentnu obradu dokumenata?
Implementacija softvera za inteligentnu obradu dokumenata počinje procjenom vaših tijekova rada obrade dokumenata kako bi se utvrdilo koji se mogu automatizirati. Nakon što znate koje dokumente želite automatizirati, trebali biste utvrditi koji tijekovi rada zahtijevaju najvišu razinu točnosti i započeti automatizaciju od njih.
Koji su slučajevi upotrebe za inteligentnu obradu dokumenata?
Inteligentna obrada dokumenata može se upotrebljavati u svim djelatnostima, od osiguravajućih društava do državnih agencija radi ubrzavanja i preciziranja obrade mnogih različitih vrsta podataka.