Što su aplikacije za obradu dokumenata?

Aplikacije za obradu dokumenata upotrebljavaju strojno učenje i umjetnu inteligenciju (AI) za izdvajanje podataka iz dokumenata i obrazaca. One uzimaju podatke, kao što su podaci s faktura, računa i naloga za isporuku u obliku e-pošte ili papirnatom obliku, digitaliziraju ih i pohranjuju u strukturirani format baze podataka. Ti se podaci zatim uvoze u ciljni sustav, kao što je rješenje za planiranje poslovnih resursa (ERP) ili upravljanje odnosima s klijentima (CRM). Učinkovitost koju pružaju aplikacije za obradu dokumenata može imati veliki učinak na način na koji tvrtke štede novac, povećavaju produktivnost i oslobađaju zaposlenike od ponavljajućih zadataka male vrijednosti kod kojih postoji veća mogućnost pogrešaka.

Pronalaženje rješenja za digitalizaciju velikih količina papirnatih dokumenata izazov je s kojim će se u jednom trenutku suočiti mnoge tvrtke. Aplikacije za obradu dokumenata pružaju veliku učinkovitost u tom području ne samo time što eliminiraju zadatak ručnog unosa podataka koji zahtijeva puno rada, već i time što tvrtkama daju uvide u to kako bolje iskoristiti svoje podatke.

Prikupljanje

Skeniraju se i digitaliziraju podaci iz izvora kao što su papirnati dokumenti, PDF-ovi, e-pošta i elektronički obrasci.

Prethodna obrada

Kvaliteta i točnost skeniranih podataka poboljšava se radnjama kao što su ispravljanje iskrivljenih kutova, smanjenje šuma uklanjanjem bilo kakvih pozadinskih mrlja ili oznaka i obrezivanje neželjenih vanjskih područja na slikama.

Klasifikacija

Dokumenti se razdvajaju u različite kategorije ovisno o formatu, sadržaju i vrsti, što omogućuje bolje izdvajanje i arhiviranje podataka.

Izdvajanje

Ključni korak u procesu u kojem OCR izdvaja podatke iz dokumenata i definira koje vrste treba prevesti (npr. imena, brojeve, datume, rukom pisani tekst).

Provjera valjanosti

RPA provjerava i potvrđuje valjanosti svih podataka prije njihova premještanja u relevantne sustave, baze podataka i tijekove rada. U toj se fazi označavaju sve netočnosti radi ručnog pregleda i ispravka.

Integracija

Nakon izvođenja svih ostalih procesa podaci se šalju u relevantne baze podataka i spremnike putem sučelja za programiranje aplikacija.

Što je analiza dokumenata metodom dubokog učenja?

Dokumentacija dobivena primjenom dubokog učenja integrira se s obradom dokumenata oslanjanjem na sposobnosti neuronskih mreža da prepoznaju obrasce u podacima, posebno za analizu dokumenata i rasporeda, prepoznavanje teksta i dohvaćanje dokumenata. Neuronske mreže prikupljaju informacije na brojnim razinama i stječu sve više informacija i znanja te postaju sve pametnije, što je mehanizam učenja sličan onom u ljudskom mozgu.

Analiza dokumenata primjenom dubokog učenje upotrebljava svoju sposobnost pokretanja umjetne inteligencije slične ljudskoj putem različitih algoritama neuronske mreže, uglavnom konvolucijskih i rekurentnih. Konvolucijske neuronske mreže filtriraju slike kako bi otkrile svaki element unutar njih, a rekurentne neuronske mreže u stanju su zapamtiti podatkovne točke, što utječe na njihovu sposobnost predviđanja ishoda u budućnosti.

Prednosti automatizirane obrade dokumenata

Automatizirana obrada dokumenata poboljšava poslovne procese i povećava učinkovitost tima pružanjem brzine, točnosti i skalabilnosti. Može imati dalekosežan utjecaj na način na koji djelatnosti kao što su pravo, nekretnine, zdravstvo i bankarstvo poboljšavaju svoje procese i prihode.

Ključne prednosti automatizirane obrade dokumenata uključuju sljedeće:

Brzo dohvaćanje:

Nakon digitalizacije dokumenti su dostupni gotovo bilo kada i bilo gdje svakom tko ima ovlaštenje za njihov pregled.

Poboljšana sigurnost i privatnost:

Tvrtke mogu šifrirati svoje datoteke i dodijeliti razine sigurnosti kako bi zaštitile svoje podatke od neželjenih korisnika.

Ušteda vremena i troškova:

Eliminiranjem dugotrajnog i skupog procesa upravljanja papirnatim datotekama zaposlenici imaju više vremena i mogu se posvetiti se ciljevima od ključne važnosti za poslovanje i biti produktivniji.

Smanjeni rizik ljudske pogreške:

S obzirom na to da nije potreban ručni unos podataka, automatizacija dokumenata uvelike poboljšava točnost i kvalitetu dokumenata.

Povećana suradnja:

Zaposlenici u različitim timovima u različitim odjelima mogu zajednički koristiti dokumente i raditi na njima, a pritom im se prikazuje stanje dokumenata u stvarnom vremenu.

Standardizirani predlošci:

Automatizacija dokumenata omogućuje standardizaciju predložaka i struktura koje se mogu stalno primjenjivati na tijekove rada.

Kako odabrati softversko rješenje za obradu dokumenata

Odabir rješenja za obradu dokumenata ovisi o čimbenicima povezanim s vašim određenim potrebama. Jedna od najvažnijih odluka koju treba razmotriti jest želite li da se vaše rješenje izvodi u oblaku ili na vašoj lokaciji. Sustave temeljene u oblaku hostira davatelj usluga uz naknadu i automatski sprema sve vaše podatke, pa je sve dostupno na mreži. Lokalno rješenje znači da ćete upotrebljavati vlastite poslužitelje i pohranu, sami izvoditi održavanje i sami pokretati sigurnosna kopiranja.

Pri odabiru rješenja za obradu dokumenta potrebno je razmotriti i druge važne stvari, kao što su sljedeće:

Pretraživanje:

Dobro je pravilo imati širok izbor opcija pretraživanja, uključujući naziv i vrstu datoteke, sadržaj i datume izmjene. Dobro je imati i mogućnost dodjele metapodataka i oznaka radi organiziranja svih vaših datoteka.

Jednostavna struktura datoteke:

Važno je da je struktura datoteke jednostavna za upotrebu i logična za sve korisnike.

Sigurnost:

Sustav bi vam trebao omogućiti da ograničite pristup osjetljivim dokumentima i postavite dozvole za svakog korisnika.

Jednostavnost:

Svi zaposlenici trebali bi moći jednostavno upotrebljavati sustav bez zabuna i ometanja pri obavljanju svojih svakodnevnih zadataka.

Integracija:

Provjerite možete li upotrebljavati sustav s programima koji su već u upotrebi, kao što su klijent e-pošte i softver za odnose s klijentima.