6 prednosti koje pruža automatizacija poslovnih procesa

Što je automatizacija poslovnih procesa?

Budući da vaša tvrtka svakodnevno obrađuje velike količine podataka i izvršava niz poslovnih zadataka, izbjeći pogreške, spriječiti kašnjenja i poboljšati učinkovitost sustava članovima tima može postati pravi izazov. Automatizacija poslovnih procesa omogućuje vam da izradite i optimizirate tijekove rada te njima upravljate na način koji će povećati učinkovitost i produktivnost vaše organizacije.

Automatizacija poslovnih procesa (BPA) automatizacija je svakodnevnih, ponovljivih poslovnih procesa koji se obično izvršavaju u ručnim postavkama. U rasponu od tijekova rada na više razina do jednostavnih odgovora klijentima, automatizacija poslovnih procesa nudi vam mogućnost izvršavanja ponavljajućih poslova i pretvaranja u procese prilikom kojih neće morati upotrebljavati papir brzo i učinkovito. To znači automatizaciju poslova koji se bave jako velikom količinom neobrađenih podataka i dokumentacijom poput one o razvoju proizvoda, prodaji, ljudskim resursima i još mnogo toga. Dodavanje softver za upravljanje poslovnim procesima (BPMS) pomaže u upravljanju svim novim tijekovima rada stvorenima iz vaše automatizacije poslovnih procesa.

Prednosti uvođenja rješenja za automatizaciju poslovnih procesa

Jednom kada shvatite koji se procesi mogu, a koji ne mogu automatizirati, kao i kako izgraditi dinamični tijek rada za svoj tim, moći ćete iskoristiti ono što softver za automatizaciju poslovnih procesa nudi. Evo šest najboljih pogodnosti koje će vaša tvrtka ili ustanova dobiti zahvaljujući automatizaciji vaših poslovnih procesa:

1. Poboljšana učinkovitost i produktivnost. Prilikom dodavanja novog rješenja za automatizaciju koje eliminira mogućnosti pogrešaka vaše će poslovanje trenutačno postati jednostavnije te će uključivati manje pogrešaka. Uklanjanjem nezgrapnih i mukotrpnih ručnih postupaka koje vaš tim svakodnevno izvršava uklanjate i zadatke koji uzimaju mnogo vremena te ubrzavate poslovne procese više razine među poslovnim jedinicama, članova tima i svih u vašoj tvrtki ili ustanovi.
2. Smanjen utrošak vremena i troškovi rada. Automatizacija pomaže vašem poslovanju smanjiti troškove i povećati profitabilnost, posebice kada je riječ o odgovornostima povezanima s ručnim procesima koji uključuju upotrebu papira. S obzirom na to da automatizacija procesa ubrzava vaše unutarnje operacije, lako je uštedjeti vrijeme i novac na resursima potrebnim za dovršenje tih procesa, a onim zaposlenicima kojima su prethodno dodijeljeni ručni zadaci moći ćete dodijeliti važnije poslove.
3. Jednostavno upravljanje podacima i dokumentima. Kada koriste ručne procese, zaposlenici mogu izgubiti trag pisanih poruka, proračunskih tablica i drugih dokumenata, bilo da su ispisani ili proslijeđeni putem e-pošte. Osim toga, potreba za premještanjem podataka ili preračunavanjem iz jednog izvora podataka u drugi znači više mogućnosti za ljudske pogreške, kao i više izgubljenog vremena. Automatizacija procesa znači da su svi vaši dokumenti i podaci smješteni na jednom mjestu, što pojednostavljuje upravljanje dokumentima, kao i njihovu organizaciju i dohvaćanje.
4. Vidljivost i transparentnost. Svojem timu nećete morati pružati dodatnu podršku jer rješenja za automatizaciju jamče poštivanje najboljih praksi i provođenje upravljanja. Kroz prikupljanje podataka, izvještavanje i analitičke sposobnosti moći ćete pregledavati nadzorne ploče podataka koje nude vidljivost i transparentnost onoga na čemu svi u određenom trenutku rade, a zbog toga ćete moći donositi utemeljenije odluke.
5. Standardizacija procesa i osiguravanje usklađenosti. Postupci automatizacije imaju stroge smjernice o tome tko može unositi promjene ili ažurirati dokumente, ali članovi vašeg tima možda ih neće uvijek slijediti. Ako je automatizacija poslovnih procesa već uvedena, ne morate se brinuti o propuštenim koracima jer je postupak već ugrađen u sustav. Možete stvoriti učinkovitu digitalnu automatizacija tijeka rada koja osigurava usmjeravanje pravih informacija do prave osobe u pravo vrijeme. To također znači da će tvrtke moći pratiti tko koristi koje podatke evidentiranjem imena, datuma i pojedinosti o dodjeli bez muke. Dokumentiranje tih podataka također vam pomaže kada radite sa zapisima o nadzoru ili prilikom dokazivanja sukladnosti.
6. Veće zadovoljstvo zaposlenika i klijenata. Budući da će vaši zaposlenici moći jednostavno izvršavati mnogo svojih svakodnevnih obveza bez greške, vaš će tim biti puno sretniji zbog dodavanja automatiziranog rješenja u proces. Automatizacija pruža okruženje bez trenja u kojem zaposlenici mogu napredovati. Odobrenja voditelja dobivaju se brže, što znači da se vaši zaposlenici mogu usredotočiti na važnije projekte koji motiviraju i inoviraju poslovne odluke. A kao bonus imat ćete i sretnije klijente. Budući da će vaši klijenti dobivati točnije i dosljednije podatke, bit će zadovoljniji konačnim proizvodom ili rezultatima.