कार्यप्रवाह स्वचालन के साथ अधिक कार्य कैसे करें

कार्यप्रवाह स्वचालन क्या है?

कहीं भी आपका व्यवसाय दोहराए जाने वाले, मैन्युअल कार्यों का सामना करता है, आप कार्यप्रवाह स्वचालन का उपयोग कर सकते हैं. कार्यप्रवाह स्वचालन किसी कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक किसी भी मैन्युअल प्रक्रिया को समाप्त करने के लिए नियम-आधारित तर्क का उपयोग करने की प्रक्रिया है. कागज आधारित डिजिटलीकरण और अनुकूलन के अलावाव्यवसाय प्रक्रियाएँ, आपके कार्यप्रवाह को सुव्यवस्थित करने से कार्यों को पूरा करने में समय की बचत हो सकती है, त्रुटियों को कम किया जा सकता है और कर्मचारियों को अधिक रणनीतिक, प्रभावशाली कार्य पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिल सकती है.

कार्यप्रवाह स्वचालन आधुनिक व्यवसाय प्रबंधन का सबसे ज़रूरी हिस्सा है. जैसे-जैसे अधिक कंपनियाँ अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं में स्वचालन को शामिल करना शुरू करेंगी और इसके फ़ायदे देखेंगी, वैसे-वैसे कार्यप्रवाह स्वचालन के बाज़ार में बढ़ोत्तरी ही देखने को मिलेगी. अनिवार्यता के रूप में परिष्कृत तकनीक की शुरुआत करने का मतलब है कि अधिक व्यवसाय कार्यप्रवाह स्वचालन का उपयोग काम करने के सुव्यवस्थित, कुशल तरीके बनाने, कई उद्योगों को बाधित करने और अपने बाज़ारों में प्रतिस्पर्धात्मक लाभ पैदा करने के लिए करेंगे.

पांच आसान चरणों में प्रभावी कार्यप्रवाह स्वचालन

सही सॉफ़्टवेयर के साथ, मैन्युअल प्रक्रियाओं को स्वचालित करना सरल और बेहद फायदेमंद हो सकता है. अप्रभावी, मैन्युअल कार्यों को प्रभावी ढंग से समाप्त करने और आपके व्यवसाय के काम करने के तरीके को बदलने के लिए, आपको यह जानना होगा कि कौन सी प्रक्रियाएँ आपको रोक रही हैं, अपने स्वचालन विकल्पों को समझना होगा, अंगीकरण को प्रबंधित करना होगा, प्रशिक्षण प्रदान करना होगा और अपनी सफलता को मापना होगा.

अपने कार्यप्रवाह को स्वचालित करने के लिए इन पाँच आसान चरणों का उपयोग करें:

1. अपनी प्रक्रियाएँ चुनें. अक्षम, अत्यधिक जटिल, या बहुत महंगी प्रक्रियाओं की पहचान करें. उन्हें रैंक करें और स्वचालन के लिए अपने शीर्ष उम्मीदवारों को चुनें.
2. क्या आप खोज करते हैं. अन्य संगठनों ने समान प्रक्रियाओं को स्वचालित कैसे किया है? स्वचालित कार्यप्रवाह बनाने और कार्यान्वित करने के लिए अपने विकल्पों पर विचार करें—क्या आप आईटी पेशेवरों को बुलाएँगे या क्या आपकी कंपनी के नागरिक डेवलपर अपने स्वयं के शक्तिशाली स्वचालित कार्यप्रवाह बनाने के लिए कम कोड वाले कार्यस्थल स्वचालन उपकरण का उपयोग कर सकते हैं?
3. परिवर्तन प्रबंधित करें और अपनाने को बढ़ावा दें. अपने नए कार्यप्रवाह लॉन्च करने के बाद, यह सुनिश्चित करना ज़रूरी है कि उन्हें पूरी कंपनी में अपनाया गया है—जितने अधिक लोग आपके स्वचालित कार्यप्रवाह का उपयोग करेंगे, वे उतने ही अधिक प्रभावी होंगे.
4. अपने कर्मचारियों के साथ संवाद करें और उन्हें प्रशिक्षित करें. सुनिश्चित करें कि हर कोई जानता है कि उनके कामकाजी जीवन को आसान बनाने में मदद करने के लिए नए उपकरण मौजूद हैं. अंगीकरण को आसान बनाने के लिए आवश्यक दस्तावेज़ और प्रशिक्षण प्रदान करें.
5. मूल्यांकन और परिष्कृत करें. अपनी नई प्रक्रियाओं की सफलता को तुरंत मापना शुरू करें. पूर्व निर्धारित प्रमुख प्रदर्शन संकेतकों (KPI) पर नज़र रखने से, आपके नए स्वचालित कार्यप्रवाह की प्रभावशीलता स्पष्ट हो जाएगी, और आप उचित समायोजन करने में सक्षम होंगे.

कार्यप्रवाह स्वचालन सॉफ़्टवेयर के साथ प्रतिभा को सशक्त बनाएँ

अब जब आप जानते हैं कि कार्यप्रवाह स्वचालन क्या है, तो विचार करें कि आप इसे और उस मान को कैसे प्राप्त कर सकते हैं, जिसे जनरेट करने में यह आपकी मदद करेगा. कार्यप्रवाह स्वचालन को आपके व्यवसाय में लाने का सबसे आसान तरीका कार्यप्रवाह स्वचालन सॉफ़्टवेयर या क्लाउड-आधारित कार्यप्रवाह स्वचालन सेवा के माध्यम से है.

सही लोगों को शक्ति

ये तकनीकियाँ उन लोगों के हाथों में अभिनव कार्यप्रवाह विकसित करने की क्षमता रखती हैं जो आपके व्यवसाय को सबसे अच्छी तरह से जानते हैं: आपके कर्मचारी, जो पहली बार ऐसी प्रक्रियाओं का अनुभव करते हैं जिन्हें स्वचालन के साथ त्वरित और बेहतर बनाया जा सकता है. यह मुश्किल नहीं होना चाहिए. अधिकांश व्यवसायों में, लगभग हर कर्मचारी शक्तिशाली कार्यप्रवाह बनाने के लिए कम-कोड या बिना-कोड स्वचालन तकनीक का उपयोग कर सकता है.

कार्यप्रवाह स्वचालन समाधान को देखना महत्वपूर्ण है कि यह सहज, उपयोग में आसान और लचीला है. आदर्श रूप से, आप प्रीबिल्ट कनेक्टर वाली तकनीक चाहते हैं जो आपको अपने कार्यप्रवाह में कई तरह के एप्लिकेशन शामिल करने की अनुमति देती है. व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने का एक अन्य तरीका इंजीनियरों, सामान्य व्यावसायिक उपयोगकर्ताओं या कंपनी के नेताओं उनके लिए आवश्यक मोबाइल ऐप बनाएँ की सहायता के लिए निम्न-कोड ऐप विकास तकनीक का उपयोग करना है ताकि वे पेशेवर डेवलपर्स पर भरोसा किए बिना एक दूसरे से जुड़े रह सकें, उत्पादक रूप से काम कर सकें और अवसरों को पूरा कर सकें.

क्लाउड में कार्यप्रवाह

ध्यान रखें कि क्लाउड-आधारित स्वचालन उपकरण अपने ऑन-प्रिमाइसेस समकक्षों पर बेहतर स्केलेबिलिटी और उच्च स्तर की सुरक्षा सहित लाभ प्रदान करते हैं. साथ ही, कार्यप्रवाह ऑटोमेशन सॉफ़्टवेयर को आपकी कंपनी में मौजूदा बिज़नेस एनालिटिक्स टूल के साथ मिलकर काम करना चाहिए, जिससे स्वचालित कार्यप्रवाह के प्रदर्शन की निगरानी करना आसान हो जाता है.

अंत में, मोबाइल क्षमताओं के साथ कार्यप्रवाह ऑटोमेशन सॉफ़्टवेयर कर्मचारियों को कहीं से भी, किसी भी समय वर्कफ़्लो को सुरक्षित रूप से स्वचालित करने की अनुमति देगा.

यह कैसे काम करता है

कार्यप्रवाह ऑटोमेशन के साथ, उपयोगकर्ता क्रियाओं की एक श्रृंखला के लिए एक ट्रिगर सेट करते हैं. उदाहरण के लिए, जब एक नए कर्मचारी को काम पर रखा जाता है, तो उस कर्मचारी को तुरंत एक स्वागत ईमेल भेजने के लिए एक स्वचालित कार्यप्रवाह बनाया जा सकता है और उन्हें अपने नियुक्त हुए नए कर्मचारी पर कागज़ी कार्रवाई को भरने की प्रक्रिया के माध्यम से मार्गदर्शन कर सकता है.

उपयोगकर्ता सामान्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं को पूरा करने के लिए आवश्यक कार्यों की श्रृंखला को परिभाषित करते हैं. परिभाषा के बाद, निर्दिष्ट ट्रिगर होने पर स्वचालित कार्यप्रवाह असाइन की गई क्रियाओं को पूरा करेगा.