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कार्यप्रवाह स्वचालन के साथ अधिक कार्य कैसे करें

ग्राहक सहायता कर्मचारियों से लेकर सीईओ तक, लगभग सभी व्यावसायिक पेशेवर अपने कार्यदिवसों का बहुत अधिक समय—लगभग आधा समय तक—अनुत्पादक, निरर्थक, मैन्युअल प्रक्रियाओं पर व्यतीत करते हैं, जिन्हें स्वचालित किया जा सकता है. नियमित, समय लेने वाले कार्य कर्मचारियों को हर स्तर पर कम कुशल बनाते हैं, लेकिन स्मार्ट व्यवसाय प्रभावी ढंग से काम करने में सभी की मदद करने के लिए कार्यप्रवाह स्वचालन का उपयोग करते हैं.

कार्यप्रवाह स्वचालन आधुनिक व्यवसाय प्रबंधन का दिल है, और यह लगातार तकनीक में सुधार और तेज़ी से नवाचार द्वारा संचालित है. जैसे-जैसे अधिक कंपनियां अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं में स्वचालन को शामिल करना शुरू करेंगी और इसके लाभों का एहसास करेंगी, कार्यप्रवाह स्वचालन के लिए बाजार केवल बढ़ेगा. जैसे-जैसे तकनीक अधिक प्रचलित और परिष्कृत होती जाएगी, अधिक व्यवसाय कार्यप्रवाह स्वचालन का उपयोग काम करने के सुव्यवस्थित, कुशल तरीके बनाने, कई उद्योगों को बाधित करने और अपने बाजारों में प्रतिस्पर्धात्मक लाभ पैदा करने के लिए करेंगे.

कार्यप्रवाह स्वचालन क्या है?

अपने व्यवसाय के लिए सही कार्यप्रवाह स्वचालन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके, आप डेटा प्रविष्टि, सामाजिक मीडिया अद्यतन और ईमेल के जवाब देना जैसी मैन्युअल प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित, स्वचालित कार्यप्रवाह से बदल सकते हैं, जो समय बचाते हैं, त्रुटियों को कम करते हैं, ताकि आप गलतियों को सुधारने में कम समय व्यतीत करें, और अधिक सामरिक, प्रभावशाली कार्य पर ध्यान केंद्रित करने में कर्मचारियों की मदद कर सकें.

कार्यप्रवाह स्वचालन के साथ, आप पेपर-आधारित व्यवसाय प्रक्रियाएँ को डिजिटाइज़ और ऑप्टिमाइज़ भी करेंगे, जैसे इन्वेंट्री ऑर्डर करना या अनुमोदन के अनुरोधों का जवाब देना. जहाँ भी आपके व्यवसाय को दोहराए जाने वाले मैन्युअल कार्यों का सामना करना पड़ें, आप उन कार्य प्रक्रियाओं को और अधिक सफल बनाने में सहायता के लिए कार्यप्रवाह स्वचालन का उपयोग कर सकते हैं.

पांच आसान चरणों में प्रभावी कार्यप्रवाह स्वचालन

सही सॉफ़्टवेयर के साथ, मैन्युअल प्रक्रियाओं को स्वचालित करना सरल और बेहद फायदेमंद हो सकता है. अप्रभावी, मैन्युअल कार्यों को प्रभावी ढंग से समाप्त करने और आपके व्यवसाय के काम करने के तरीके को बदलने के लिए, आपको यह जानना होगा कि कौन सी प्रक्रियाएं आपको रोक रही हैं, अपने स्वचालन विकल्पों को समझना होगा, एडॉप्शन को प्रबंधित करना होगा, प्रशिक्षण प्रदान करना होगा और अपनी सफलता को मापना होगा.

अपने कार्यप्रवाह को स्वचालित करने के लिए इन पाँच आसान चरणों का उपयोग करें:

  1. अपनी प्रक्रियाओं को चुनें. उन प्रक्रियाओं की पहचान करें जो अप्रभावी हैं, अत्यधिक जटिल हैं, या बहुत महंगी हैं, और फिर उन्हें रैंक करें और स्वचालन के लिए अपने शीर्ष उम्मीदवारों को चुनें.
  2. अपनी शोध करें. अन्य संगठनों ने समान प्रक्रियाओं को स्वचालित कैसे किया है? स्वचालित कार्यप्रवाह बनाने और कार्यान्वित करने के लिए अपने विकल्पों पर विचार करें—क्या आप IT पेशेवरों को बुलाएंगे, या क्या आपकी कंपनी के सिटीज़न डेवलपर अपने स्वयं के शक्तिशाली स्वचालित कार्यप्रवाह बनाने के लिए लो-कोड वाले कार्यस्थल स्वचालन उपकरण का उपयोग कर सकते हैं?
  3. परिवर्तन प्रबंधित करें और एडॉप्शन बढ़ाएँ. अपने नए कार्यप्रवाहों को लॉन्च करने के बाद, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि उन्हें पूरी कंपनी ने अपनाया है—स्वचालित कार्यप्रवाह का उपयोग करने वाले जितने अधिक लोग होंगे, वे उतने ही अधिक प्रभावी होंगे.
  4. अपने कर्मचारियों के साथ संवाद करें और उन्हें प्रशिक्षित करें. सुनिश्चित करें कि हर कोई जानता है कि उनके कामकाजी जीवन को आसान बनाने में मदद करने के लिए नए उपकरण मौजूद हैं. एडॉप्शन को आसान बनाने के लिए उन्हें आवश्यक दस्तावेज़ और प्रशिक्षण प्रदान करें.
  5. मूल्यांकन और परिष्कृत करें. अपनी नई प्रक्रियाओं की सफलता को तुरंत मापना शुरू करें. पूर्व निर्धारित मुख्य प्रदर्शन संकेतकों का ट्रैक रखने से, स्वचालित कार्यप्रवाह की प्रभावशीलता स्पष्ट हो जाएगी, और आप उचित समायोजन करने में सक्षम होंगे.

कार्यप्रवाह स्वचालन सॉफ़्टवेयर के साथ प्रतिभा को सशक्त बनाएं

अब जब आप जानते हैं कि कार्यप्रवाह स्वचालन क्या है, तो विचार करें कि आप इसे और उस मान को कैसे प्राप्त कर सकते हैं, जिसे जनरेट करने में यह आपकी मदद करेगा. कार्यप्रवाह स्वचालन को आपके व्यवसाय में लाने का सबसे आसान तरीका कार्यप्रवाह स्वचालन सॉफ़्टवेयर या क्लाउड-आधारित कार्यप्रवाह स्वचालन सेवा के माध्यम से है.

सही लोगों को शक्ति

ये तकनीकें उन लोगों के हाथों में उन्नतिशील कार्यप्रवाह विकसित करने की शक्ति देती हैं, जो आपके व्यवसाय को सबसे अच्छी तरह से जानते हैं: आपके कर्मचारी, जो प्रत्यक्ष रूप से उन प्रक्रियाओं का अनुभव करते हैं जिन्हें स्वचालन के साथ त्वरित और बेहतर बनाया जा सकता है. यह मुश्किल नहीं होना चाहिए. अधिकांश व्यवसायों में, लगभग हर कर्मचारी शक्तिशाली कार्यप्रवाह बनाने के लिए लो-कोड या नो-कोड स्वचालन तकनीक का उपयोग करने वाला एक सिटीज़न डेवलपर हो सकता है.

एक ऐसे कार्यप्रवाह स्वचालन समाधान की तलाश करना महत्वपूर्ण है, जो कि सहज, उपयोग में आसान और लचीला हो. आदर्श रूप से, आप पूर्व-निर्मित कनेक्टर्स के साथ एक ऐसी तकनीक चाहते हैं, जिसके चलते आप अपने कार्यप्रवाह में कई तरह के एप्लिकेशन शामिल कर सकते हैं.

व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने का एक अन्य तरीका लो-कोड ऐप डेवलपमेंट तकनीक का उपयोग करना है, ताकि इंजीनियरों, सामान्य व्यावसायिक उपयोगकर्ताओं या कंपनी लीडर उनके लिए आवश्यक मोबाइल ऐप बनाएं की सहायता की जा सके, जिससे वे पेशेवर डेवलपर्स पर निर्भर हुए बिना कनेक्टेड रहें, उत्पादकता से कार्य करें और अवसरों को पूरा करें.

क्लाउड में कार्यप्रवाह

ध्यान रखें कि क्लाउड-आधारित स्वचालन उपकरण बेहतर स्केलेबिलिटी और उच्च स्तरीय सुरक्षा सहित अपने ऑन-प्रिमाइसेस समकक्षों की तुलना में बेहतर लाभ प्रदान करते हैं. इसके अलावा, कार्यप्रवाह स्वचालन सॉफ़्टवेयर को आपकी कंपनी के मौजूदा व्यावसायिक विश्लेषण उपकरणों के साथ मिलकर काम करना चाहिए, जो स्वचालित कार्यप्रवाह के प्रदर्शन को मॉनीटर करना आसान बनाते हैं.

अंत में, मोबाइल क्षमताओं के साथ कार्यप्रवाह स्वचालन सॉफ़्टवेयर के चलते कर्मचारी किसी भी समय, कहीं से भी कार्यप्रवाहों को सुरक्षित रूप से स्वचालित कर सकते हैं.

यह कैसे काम करता है

कार्यप्रवाह स्वचालन के साथ, उपयोगकर्ता क्रियाओं की एक श्रृंखला के लिए एक ट्रिगर सेट करते हैं. उदाहरण के लिए, जब किसी नए कर्मचारी को काम पर रखा जाता है, तो उस कर्मचारी को तुरंत एक स्वागत ईमेल भेजने और नई-भर्ती संबंधी कागजी कार्रवाई को सही से भरने की प्रक्रिया पर मार्गदर्शन देने के लिए एक स्वचालित कार्यप्रवाह बनाया जा सकता है.

उपयोगकर्ता सामान्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं को पूरा करने के लिए आवश्यक कार्यों की श्रृंखला को परिभाषित करते हैं. परिभाषित किए जाने के बाद, स्वचालित कार्यप्रवाह निर्दिष्ट ट्रिगर के होने पर असाइन की गई क्रियाएँ करेगा.

काम करने के बेहतर तरीके खोजें

बनाए गए स्वचालित समाधानों से सभी को सशक्त बनाएं, ताकि वे Microsoft Power Automate के साथ अपने कार्यदिवस का अधिक से अधिक लाभ उठा सकें. सभी कर्मचारियों को दोहराए जाने वाले, समय लेने वाले कार्यों से मुक्त करने और अधिक सामरिक, गतिशील कार्यस्थल बनाने में मदद करने के लिए—प्रवाहों का उपयोग करें—जिन्हें Power Automate कार्यप्रवाह स्वचालन कहता है.