कार्यप्रवाह स्वचालन टूल्स क्या हैं?

कार्यप्रवाह स्वचालन सॉफ़्टवेयर की परिभाषा

कार्यप्रवाह स्वचालन सॉफ़्टवेयर व्यवसायों को समय बचाने, मानवीय त्रुटि के जोखिम को कम करने और कार्यस्थल उत्पादकता को बढ़ावा देने में मदद करने के लिए पारंपरिक रूप से मैन्युअल और थकाऊ कार्यों को सुव्यवस्थित करता है. प्रक्रियाओं को स्वचालित करके, यह टीमों को बार-बार किए जाने वाले कार्यों के बजाय उच्च प्रभाव वाली परियोजनाओं पर ध्यान केंद्रित करने में मदद देता है—और अवसर के क्षेत्रों की पहचान करने में मदद करने के लिए कार्यप्रवाह में स्पष्टता देता है.

कार्यप्रवाह स्वचालन निम्न के द्वारा व्यवसायों को अपनी प्रक्रियाओं को कई तरीकों से परिष्कृत करने में सहायता करता है:

• कार्यों को स्वचालित और ट्रिगर करना.
• दक्षता और उत्पादकता में सुधार करना.
• प्रक्रिया में सुधार के लिए क्षेत्रों की पहचान करना.
• कार्यप्रवाह प्रबंधित करना और प्रदर्शन की निगरानी करना.
• अनुस्मारक सेट करना.
• टीमों को सिंक में रखना.
• कार्रवाई योग्य गहन जानकारी एकत्र करना.
• संसाधन उपयोग का अनुकूलन करना.

कार्यप्रवाह स्वचालन सॉफ़्टवेयर डेटा के स्रोतों और उस डेटा में हेरफेर करने के लिए कई नियमों पर चलता है, जो मानव बुद्धि की नकल करता है. ये कार्यप्रवाह टूल आम तौर पर "अगर ए होता है, तो बी करें" के नियम पर काम करते हुए "अगर/फिर कथन" का पालन करते हैं. यह नियम-आधारित तर्क प्रणाली उन कार्रवाइयों की रूपरेखा तैयार करती है जो किसी इवेंट के बाद होनी चाहिए—जिससे समय और धन की बचत होती है और साथ ही मानवीय गलतियों के होने का जोखिम कम होता है.

कार्यप्रवाह स्वचालन टूल के प्रकार

डेटा एंट्री से लेकर लीड नर्चरिंग और लेखांकन तक, कार्यप्रवाह स्वचालन टूल्स को व्यस्तता को कम करने और प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है. यह कंपनी के समय और संसाधनों का अधिकतम लाभ उठाने में मदद करता है, जिससे उन कर्मचारियों को उच्च-प्रभाव वाली परियोजनाओं पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है, जिन्हें अक्सर अधिक समस्या समाधान और रचनात्मक सोच की ज़रूरत होती है—यह कुछ ऐसा है जो सबसे अच्छा कार्यप्रवाह स्वचालन सॉफ़्टवेयर भी बदल नहीं पाएगा.

कार्यप्रवाह स्वचालन सॉफ़्टवेयर व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन (BPM) का महत्वपूर्ण हिस्सा है, और आपके संगठन में मुख्य कार्यों को अनुकूलित करने और मैन्युअल कार्यों को सुव्यवस्थित करने के लिए कई टूल्स हैं. कुछ प्रकार के कार्यप्रवाह स्वचालन टूल्स में निम्न शामिल हैं:

प्रोजेक्ट प्रबंधन

शायद सबसे अधिक मान्यता प्राप्त प्रकार का कार्यप्रवाह स्वचालन टूल, प्रोजेक्ट प्रबंधन ऐप लोगों, डेटा और अन्य संपत्तियों को प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए एक साथ जोड़ने में मदद करता है. इस प्रकार के टूल सहयोग में सुधार करते हैं और कार्य वितरण को कई टीमों में परिभाषित करने, प्रबंधित करने और बेहतर बनाने में मदद करते हैं. परियोजना की दृश्यता उच्च और संचार खुला रखने से, प्रक्रियाएं अंततः अधिक सुचारू रूप से और कुशलता से चलती हैं.

विक्रय और मार्केटिंग

विक्रय और मार्केटिंग कार्यप्रवाह टूल संभावित लोगों और ग्राहकों के डेटा को प्रबंधित करना आसान बनाते हैं. ईमेल और SMS से लेकर सोशल मीडिया तक—कई चैनलों में अक्षमताओं को खोजने और प्रक्रियाओं को गति देने में मदद करने के लिए सबसे अच्छे ऐप बिल्ट-इन एनालिटिक्स का उपयोग करते हैं. ये स्वचालन टूल हर बार एक ही कार्य को दोहराते नहीं हैं; वास्तव में, कई ग्राहक व्यवहार के आधार पर अनुकूलित मार्केटिंग सामग्री भेजने के लिए कार्यप्रवाह बनाते हैं.

ग्राहक सेवा

ग्राहक सेवा कार्यप्रवाह टूल एजेंटों को टिकट ऑटो-असाइन करने, सामान्य प्रश्नों के स्वत: जवाब भेजने और सबमिट किए गए प्रश्न के आधार पर ऑटो-टैग टिकट भेजने में मदद करते हैं. ग्राहक सेवा कार्यप्रवाह स्वचालन के साथ, व्यवसाय अधिक ग्राहक समस्याओं को तेज़ी से हल कर सकते हैं—जिससे वे लाइव एजेंटों को अधिक जटिल समस्याओं के लिए आजाद कर सकते हैं.

वित्त

वित्त कार्यप्रवाह स्वचालन टूल कंपनियों को वित्तीय प्रक्रियाओं को व्यवस्थित, अनुपालित और सुसंगत रखने में मदद करते हैं. इस प्रकार के कार्यप्रवाह दैनिक कार्यों जैसे बजट की मंजूरी, इन्वॉइस करना, खरीद और व्यय अनुरोधों और लेखांकन प्रविष्टियों में मदद कर सकते हैं.

मानव संसाधन

मानव संसाधन में कार्यप्रवाह टूल दस्तावेज़ीकरण को स्वचालित करने और प्रशासनिक निरीक्षण में कटौती करने, त्रुटि के जोखिम को कम करने और कर्मचारियों को बेहतर सहायता प्रदान करने में मदद करते हैं. इस प्रकार के टूल नए हायर मैनेजमेंट, टाइमशीट, जॉब पोस्टिंग और टाइम ऑफ़ अनुरोधों में मदद कर सकते हैं—मानव संसाधन पेशेवरों को उच्च-महत्व वाले कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक समय देते हैं.

कार्यप्रवाह स्वचालन आपके संगठन को कैसे लाभान्वित करता है?

चाहे आप वित्त, मार्केटिंग, या आईटी में प्रक्रियाओं को स्वचालित करना चाहते हों, कार्यप्रवाह स्वचालन सॉफ़्टवेयर मैन्युअल कार्यों के बोझ को कम करता है और व्यवसायों के लिए महत्वपूर्ण समय, संसाधन और धन बचाता है. ये कार्यप्रवाह टूल न केवल आपकी टीम के लिए प्रक्रियाओं को गति देते हैं, वे उस काम के लिए समय खाली करने में भी मदद करता है जो सबसे ज्यादा महत्व रखता है और भविष्य के निर्णय लेने में मार्गदर्शन करता है—एक बड़े व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन सॉफ़्टवेयर समाधान के हिस्से के रूप में काम करना.

कार्यप्रवाह स्वचालन टूल के लाभ

1. कम त्रुटि

   मैन्युअल डेटा प्रविष्टि का काम थकाऊ होती है और छोटी मानवीय गलतियों के होने की संभावना होती है जो आपके संगठन पर बड़ा प्रभाव डाल सकती हैं—इनमें बहीखाता संबंधी अशुद्धियों से लेकर गलत इन्वॉइस तक शामिल हैं. दूसरी ओर, कार्यप्रवाह सॉफ़्टवेयर, प्रशासनिक कार्यों को चलाने के लिए केंद्रीकृत, रीयल-टाइम डेटा का उपयोग करता है, जिससे महंगी पड़ने वाली त्रुटियों का जोखिम कम होता है.

2. सुव्यवस्थित प्रक्रियाएं

   कार्यप्रवाह स्वचालन टूल प्रक्रियाओं की दृश्यता बढ़ाते हैं, बाधाओं को कम करते हैं और परियोजनाओं को सही दिशा में आगे बढ़ाते हैं. चूंकि असाइनमेंट और फॉलो-अप कार्य स्वचालित रूप से असाइन किए जा सकते हैं, इसलिए प्रदर्शन को ट्रैक करना और प्रबंधित करना आसान होता है—जिससे प्रक्रिया में देरी कम होती है.

3. बेहतर उत्पादकता

   जब थकाऊ और मैन्युअल कार्य स्वचालित किए जाते हैं, तो टीमों के पास उच्च-प्रभाव वाली परियोजनाओं पर ध्यान केंद्रित करने के लिए ज्यादा समय और संसाधन होते हैं. कई कार्यप्रवाह स्वचालन ऐप समग्र सहयोग में भी सुधार करते हैं—जिससे जानकारी को ट्रैक करने, मंजूरी प्राप्त करने या इधर-उधर संचार के साथ फॉलो-अप करने में कम समय बर्बाद होता है.

4. बेहतर संचार

   स्पष्ट रूप से डिज़ाइन किए गए कार्यप्रवाह और स्वचालित सूचनाएं कर्मचारियों को एक ही पृष्ठ पर रहने और एक परियोजना में उनकी भूमिकाओं को समझने में मदद करती हैं. इससे क्रॉस-फ़ंक्शनल सहयोग भी आसान होता है और कार्यों के लिए जवाबदेही में सुधार होता है, इससे सुनिश्चित होता है कि हर कोई एक ही लक्ष्य की ओर काम कर रहा है.

5. गहरी जानकारी

   बेहतर दृश्यावलोकन के साथ रीयल-टाइम रिपोर्टिंग कार्यप्रवाह स्वचालन का प्रमुख लाभ है. प्रक्रियाओं पर डेटा विश्लेषण का उपयोग करने का मतलब है कि संगठन प्रदर्शन के मीट्रिक्स कैप्चर कर सकते हैं, अवसरों के क्षेत्रों की पहचान कर सकते हैं और अपने संचालन के बारे में अधिक सोच-समझ कर निर्णय ले सकते हैं.

अपनी व्यावसायिक आवश्यकताओं के लिए सर्वोत्तम कार्यप्रवाह स्वचालन टूल कैसे चुनें

अपने संगठन के लिए सबसे अच्छा कार्यप्रवाह स्वचालन टूल चुनते समय, पहले अपनी मौजूदा प्रक्रियाओं का विश्लेषण करना, बाधाओं को दूर करना और यह समझना महत्वपूर्ण है कि कौन सी टीमें टूल को उपयोग करेंगी. एक बार जब आप अपनी व्यावसायिक आवश्यकताओं की बेहतर समझ पा लेते हैं, तो विभिन्न समाधानों की तुलना करते समय निम्नलिखित विशेषताएं देखें:

• उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफेस और सरल नेविगेशन.
• बुद्धिमान दस्तावेज़ प्रसंस्करण (IDP) के लिए AI और मशीन लर्निंग.
• तृतीय-पक्ष टूल और आपके द्वारा हर रोज उपयोग किए जाने वाले ऐप्स के साथ सहज एकीकरण.
• अनुकूलन योग्य कार्यप्रवाह.
• क्लाउड-आधारित संचालन क्षमता.
• डेटा विश्लेषण और रीयल-टाइम रिपोर्टिंग.
• बेहतर रक्षा और डेटा सुरक्षा.
• व्यावसायिक आवश्यकताओं को विकसित करने के लिए मापनीयता.

 उपयोग में आने वाले कार्यप्रवाह स्वचालन टूल के उदाहरण

ईमेल का जवाब देने, कार्य बनाने या एक स्रोत से दूसरे स्रोत में डेटा कॉपी करने जैसी सरल प्रक्रियाओं में लगने वाला समय झट से जोड़ा जा सकता है. लेकिन स्वचालित कार्यप्रवाह स्थापित करके, व्यवसाय दक्षता में बहुत अधिक वृद्धि कर सकते हैं और मुख्य कार्यों—मार्केटिंग और वित्त से लेकर मानव संसाधनों तक में मूल्य जोड़ सकते हैं.

कार्रवाई वाले कार्यप्रवाह स्वचालन के कुछ उदाहरणों में निम्न शामिल हैं:

• ग्राहक द्वारा संपर्क प्रपत्र भरने के बाद स्वचालित फॉलो-अप और जवाब भेजना.
• ट्रिगर किए गए इवेंट के बाद लीड-नर्चर ईमेल अनुक्रम भेजना.
• मासिक भुगतानों के लिए ग्राहकों को स्वचालित रूप से इनवॉइस करना.
• अत्यावश्यक समस्याओं का समय पर जवाब सुनिश्चित करने के लिए SLA बनाना.
• कर्मचारी के खर्च की प्रतिपूर्ति.
• समय-सीमा और मंजूरियों के लिए रिमाइंडर भेजना.
• टीम के सदस्यों को कार्य और परियोजनाएं ऑटो-असाइन करना.
• नए कर्मचारियों को शामिल करना.
• छुट्टी के अनुरोधों को मंजूरी देना.