बुद्धिमान दस्तावेज़ प्रसंस्करण क्या है?

डेटा एक परिपूर्णता बिंदु पर पहुंच गया है. आजकल संगठनों के पास अक्सर इतना अधिक डेटा होता है कि यह समझना मुश्किल होता है कि मूल्यवान जानकारी क्या है और बेकार जानकारी क्या है. कार्रवाई योग्य इनसाइट पाने के लिए बड़ी मात्रा में डेटा खोजना महंगा और समय लेने वाला हो सकता है. यही कारण से बुद्धिमान दस्तावेज़ प्रसंस्करण या IDP चलन में आया है.

बुद्धिमान दस्तावेज़ प्रसंस्करण (IDP) एक ऐसी कार्यप्रवाह स्वचालन तकनीक है, जो डेटा की बड़ी स्ट्रीम्स से अर्थपूर्ण जानकारी को सुलभ स्वरूपों में स्कैन करती है, पढ़ती है, निकालती है, वर्गीकृत और व्यवस्थित करती है. यह तकनीक कई अलग-अलग प्रकार के दस्तावेज़ों को संसाधित कर सकती है: कागज़ी, PDF, Word दस्तावेज़, स्प्रेडशीट और कई अन्य स्वरूप. IDP का प्राथमिक कार्य मानव इनपुट के बिना डेटा के बड़े सेट से मूल्यवान जानकारी निकालना है.

IDP के माध्यम से अपने कुछ दस्तावेज़ संसाधन को स्वचालित करने के कई फायदे हैं. कृत्रिम बुद्धिमत्ता के जरिए IDP मैनुअल डेटा प्रविष्टि और संसाधन करने वाले कर्मचारियों की आवश्यकता को खत्म कर सकता है. यह न केवल उस गति को बढ़ाता है जिस पर डेटा संसाधित किया जा सकता है बल्कि ऐसा करने की लागत को भी कम करता है—और अधिक दक्षता के लिए मानवीय त्रुटि को भी कम करता है.

आधुनिक संगठनों में आमतौर पर तीन प्रकार के डेटा की उच्च मात्रा होती है: संरचित, असंरचित और अर्ध-संरचित. संरचित डेटा व्यवस्थित होता है और मानव डेटा प्रोसेसर द्वारा अधिक आसानी से पढ़ लिया जाता है. वहीं दूसरी ओर, असंरचित डेटा को संसाधित और विश्लेषण करने में समय लगता है. अर्ध-संरचित डेटा इन दोनों के बीच में आता है. बुद्धिमान दस्तावेज़ प्रसंस्करण समाधान संरचित, असंरचित और अर्ध-संरचित डेटा के लिए डेटा संसाधन को स्वचालित करने में सक्षम होते हैं.

बुद्धिमान दस्तावेज़ प्रसंस्करण कैसे कार्य करता है?

बुद्धिमान दस्तावेज़ प्रसंस्करण के कुछ चरण हैं.

यह तब इंटेलिजेंट दस्तावेज़ पहचान के साथ शुरू होता है, जब IDP दस्तावेजों को स्कैन करने और उन्हें वर्गीकृत करने के लिए जटिल गहन शिक्षण AI तकनीक का उपयोग करता है. इस तकनीक को 190 भाषाओं में प्रशिक्षित किया जा सकता है और यह डेटा संसाधन कार्यकर्ता की तरह दस्तावेजों को पढ़ने और व्याख्या करने में सक्षम होती है.

आपके डेटा को वर्गीकृत किए जाने के बाद, इंटेलिजेंट डॉक्यूमेंट ऑटोमेशन सॉफ़्टवेयर आपके संगठन के लिए सार्थक डेटा को निकालना शुरू कर देता है. निष्कर्षण कॉग्निटिव AI तकनीकों के माध्यम से पूरा किया जाता है, जो बड़े दस्तावेज़ में मौजूदा डेटा के विशिष्ट भागों की पहचान करती हैं. उसके बाद IDP प्रासंगिक डेटा को व्यवस्थित करता है और उसे सुलभ स्वरूप में प्रस्तुत करता है.

यदि आपके संगठन में बड़ी मात्रा में संरचित, अर्ध-संरचित या असंरचित डेटा है, तो बुद्धिमान दस्तावेज़ प्रसंस्करण आपकी व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन रणनीति के भाग के रूप में एक निवेश करने योग्य विकल्प है.

बुद्धिमान दस्तावेज़ प्रसंस्करण और स्वचालित दस्तावेज़ प्रसंस्करण के बीच क्या अंतर है?

स्वचालित दस्तावेज़ प्रसंस्करण IDP से संबंधित है, लेकिन इससे बहुत अलग तकनीक है. स्वचालित दस्तावेज़ प्रसंस्करण का उपयोग मुख्य रूप से कागज़ी दस्तावेज़ों को डिजिटल बनाने के लिए किया जाता है. कागज़ी दस्तावेजों की डिजिटल प्रतियां बनाने से वे अनुक्रमित और डेटाबेस के भीतर खोजने योग्य हो जाते हैं. यह DMV जैसे संगठनों के लिए महत्वपूर्ण है, जो कागज़ी दस्तावेज़ीकरण पर भरोसा करते हैं, लेकिन उन्हें अपने डेटा को डिजिटल करने की आवश्यकता होती है.

बुद्धिमान दस्तावेज़ प्रसंस्करण एक व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन सॉफ़्टवेयर है, जो कागज़ी दस्तावेजों को डिजिटल बना सकता है और उन्हें अनुक्रमित कर सकता है, लेकिन यह उन तक केवल कम्प्यूटरीकृत पहुंच देने के अलावा, मूल्यवान जानकारी को अलग करके और कागज़ी दस्तावेज़ों (या किसी अन्य प्रकार) के डेटा से इनसाइट प्रदान करके कई कदम आगे भी जाता है.

बुद्धिमान दस्तावेज़ प्रसंस्करण सॉफ़्टवेयर कैसे चुनें

अपने संगठन के लिए सर्वोत्तम बुद्धिमान दस्तावेज़ प्रसंस्करण सॉफ़्टवेयर चुनने के लिए कुछ चरण मौजूद हैं.

1. IDP चुनने का पहला चरण अपने संगठन की डेटा संसाधन आवश्यकताओं की पहचान करना है. क्या आपके पास अधिक संरचित या असंरचित डेटा है? आपका अधिकांश डेटा किस स्वरूप में है? आप अपने डेटा संसाधन को किस हद तक स्वचालित करना चाहते हैं?
2. इसके बाद, आपको यह आकलन करना चाहिए कि आपका कौन सा डेटा बुद्धिमान दस्तावेज़ प्रसंस्करण के लिए आदर्श रहेगा. जानें कि आपके प्रत्येक डेटा सेट को संसाधित करने में कितना समय लगता है, और किसे स्वचालित किए जाने से आपका संगठन सबसे अधिक लाभान्वित होगा. जिन दस्तावेज़ों को मैन्युअल रूप से संसाधित करने में सबसे अधिक समय लगता है, वे IDP के लिए अच्छे विकल्प हो सकते हैं.
3. उस दस्तावेज़ संसाधन कार्यप्रवाह की पहचान कर लेने के बाद, जिसे आप स्वचालित करना चाहते हैं, आप बुद्धिमान दस्तावेज़ प्रसंस्करण सॉफ़्टवेयर पर निर्णय लेने के लिए तैयार हो जाते हैं. आपको अपना निर्णय स्वचालन की मांग और स्वचालित दस्तावेज़ प्रसंस्करण के लिए आपके संगठन की आवश्यकताओं के आधार पर करना चाहिए. यहां कुछ प्रश्न दिए गए हैं जो आप अपनी पसंद जाहिर करने के लिए पूछ सकते हैं: