दस्तावेज़ संसाधन एप्लिकेशन क्या हैं?

दस्तावेज़ संसाधन एप्लिकेशन दस्तावेज़ों और प्रपत्रों से डेटा निकालने के लिए मशीन लर्निंग और कृत्रिम बुद्धिमत्ता (AI) का उपयोग करते हैं. वे इनवॉइस, रसीदों और ईमेल में डिलीवरी ऑर्डर या कागज़ी प्रपत्र से जानकारी जैसा डेटा लेते हैं, उसे डिजिटाइज़ करते हैं और एक संरचित डेटाबेस स्वरूप में संग्रहित करते हैं. उसके बाद उस डेटा को एंटरप्राइज़ संसाधन नियोजन (ERP) या ग्राहक संबंध प्रबंधन (CRM) समाधान जैसे लक्ष्य सिस्टम में आयात किया जाता है. दस्तावेज़ संसाधन एप्लिकेशन द्वारा प्रदान की जाने वाली क्षमताएँ इस बात पर बड़ा प्रभाव डाल सकती हैं कि कैसे व्यवसाय पैसा बचाएँ, उत्पादकता बढाएँ और कर्मचारियों को दोहराए जाने वाले कम-मूल्य वाले, त्रुटि-प्रवण कार्यों से मुक्त करें.

भारी मात्रा में कागज़-आधारित दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ करने के लिए एक समाधान खोजना एक चुनौती है, जिसका कई व्यवसायों को कभी न कभी सामना करना पड़ेगा. दस्तावेज़ संसाधन एप्लिकेशन इस क्षेत्र में न केवल मैन्युअल डेटा प्रविष्टि के गहन-श्रमिक कार्य को समाप्त करके, बल्कि व्यवसायों को अपने डेटा से अधिक से अधिक लाभ प्राप्त करने की इनसाइट प्रदान करके शानदार दक्षता प्रदान करते हैं.

संग्रह

कागज़ी दस्तावेजों, PDF, ईमेल और इलेक्ट्रॉनिक फ़ॉर्म जैसे स्रोतों से डेटा स्कैन और डिजिटाइज़ किया जाता है.

पूर्व-संसाधन

स्कैन किए गए डेटा की गुणवत्ता और सटीकता को विषम कोणों को ठीक करके, पृष्ठभूमि के धब्बों या निशान को हटाकर नॉइज़ को कम करके और छवियों से अवांछित बाहरी क्षेत्रों को क्रॉप करके सुधारा जाता है.

वर्गीकरण

दस्तावेज़ों को उनके स्वरूप, सामग्री और प्रकार के आधार पर विभिन्न श्रेणियों में विभाजित किया जाता है, जो डेटा के निष्कर्षण और संग्रह को बेहतर बनाने में मदद करता है.

निष्कर्षण

प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण चरण, जिसमें OCR दस्तावेजों से डेटा को निकालता है और परिभाषित करता है कि किन प्रकारों का अनुवाद करने की आवश्यकता है (जैसे, नाम, संख्याएं, तिथियां, हस्तलिखित पाठ).

प्रमाणीकरण

RPA डेटा को प्रासंगिक सिस्टम, डेटाबेस और वर्क स्ट्रीम में स्थानांतरित करने से पहले सभी डेटा की जाँच करता और उन्हें सत्यापित करता है. इस अवस्था पर सभी अशुद्धियों को मैन्युअल समीक्षा और सुधार के लिए चिह्नित किया जाता है.

एकीकरण

सभी प्रक्रियाओं को चलाए जाने के बाद, डेटा को एप्लिकेशन प्रोग्रामिंग इंटरफ़ेस के माध्यम से प्रासंगिक डेटाबेस और रिपॉ‍ज़ि‍टरीज़ में भेजा जाता है.

गहन शिक्षण दस्तावेज़ विश्लेषण क्या है?

गहन शिक्षण दस्तावेज़ विशेष रूप से दस्तावेज़ और लेआउट विश्लेषण करने के लिए, पाठ पहचान और दस्तावेज़ पुनर्प्राप्ति के लिए डेटा में पैटर्न की पहचान करने हेतु न्यूट्रल नेटवर्क की क्षमताओं पर भरोसा करके दस्तावेज़ संसाधन के साथ एकीकृत करता है. ठीक उसी तरह जैसे मानव मस्तिष्क सीखता है, न्यूट्रल नेटवर्क अधिक से अधिक जानकारी और ज्ञान प्राप्त करके कई परतों पर जानकारी एकत्र करते हैं और जैसे-जैसे वे आगे बढ़ते हैं, वे स्मार्ट और स्मार्ट होते जाते हैं.

गहन शिक्षण दस्तावेज़ विश्लेषण विभिन्न न्यूट्रल नेटवर्क एल्गोरिदम मुख्यतः दृढ़ और आवर्तक के माध्यम से मानव-जैसे AI को शक्ति देने की अपनी क्षमता का उपयोग करता है. दृढ़ न्यूट्रल नेटवर्क छवियों के भीतर प्रत्येक तत्व का पता लगाने के लिए उन्हें फ़िल्टर करते हैं, जबकि आवर्तक न्यूट्रल नेटवर्क डेटा बिंदुओं को याद रखने में सक्षम होते हैं, जो भविष्य के परिणामों का पूर्वानुमान लगाने की उनकी क्षमता को आकार देते हैं.

स्वचालित दस्तावेज़ प्रसंस्करण के लाभ

स्वचालित दस्तावेज़ प्रसंस्करण व्यावसायिक प्रक्रियाओं में सुधार करता है और गति, सटीकता और स्केलेबिलिटी प्रदान करके टीम की दक्षता बढ़ाता है. कानूनी, रियल एस्टेट, स्वास्थ्य सेवा और बैंकिंग जैसे उद्योग द्वारा अपनी प्रक्रियाओं और मामलों में सुधार करने के तरीके पर इसका दूरगामी प्रभाव हो सकता है.

स्वचालित दस्तावेज़ प्रसंस्करण के मुख्य लाभों में शामिल हैं:

तेज पुनर्प्राप्ति:

दस्तावेज़ों के डिजिटाइज़ हो जाने के बाद, वे उन्हें देखने के लिए अधिकृत किसी भी व्यक्ति के लिए वर्चुअल रूप से किसी भी समय और कहीं से भी पहुंच योग्य होते हैं.

बेहतर सुरक्षा और गोपनीयता

व्यवसाय अनपेक्षित उपयोगकर्ताओं से अपने डेटा की सुरक्षा करने के लिए अपनी फ़ाइलों को एन्क्रिप्ट कर सकते हैं और सुरक्षा के स्तर असाइन कर सकते हैं.

समय और लागत बचत:

कागज़ी फ़ाइलों के प्रबंधन में समय लेने वाली और महंगी प्रक्रिया को समाप्त करके, कर्मचारियों के पास व्यवसाय संबंधी महत्वपूर्ण उद्देश्यों के लिए अधिक समय होता है और वे अधिक उत्पादक हो जाते हैं.

मानव त्रुटि का कम जोखिम:

मैन्युअल डेटा प्रविष्टि की आवश्यकता के बिना, डॉक्यूमेंट ऑटोमेशन दस्तावेज़ों की सटीकता और गुणवत्ता में बहुत सुधार करता है.

बेहतर सहयोग:

विभिन्न विभागों की विभिन्न टीमों के कर्मचारी रीयल टाइम में स्थिति से अवगत रहते हुए दस्तावेज़ों को आपस में साझा कर सकते हैं और उन पर साथ मिलकर काम कर सकते हैं.

मानकीकृत टेम्पलेट:

डॉक्यूमेंट ऑटोमेशन के चलते उन टेम्पलेट और संरचनाओं को मानकीकृत किया जा सकता है, जिन्हें निरंतर आधार पर कार्यप्रवाहों पर लागू किया जा सकता है.

दस्तावेज़ संसाधन सॉफ़्टवेयर समाधान कैसे चुनें

दस्तावेज़ संसाधन समाधान चुनना आपकी आवश्यकताओं के विशिष्ट कारकों पर निर्भर करता है. विचार करने योग्य सबसे महत्वपूर्ण निर्णयों में से एक यह है कि आप अपना समाधान क्लाउड में चलाए जाना चाहते हैं या अपने स्थान पर ऑनसाइट चलाए जाना चाहते हैं. क्लाउड-आधारित सिस्टम किसी प्रदाता द्वारा शुल्क लेकर होस्ट किए जाते हैं और आपके सभी डेटा को स्वचालित रूप से सहेजते हैं, जिससे सब कुछ ऑनलाइन सुलभ हो जाता है. ऑन-प्रिमाइसेस समाधान का अर्थ है कि आप अपने स्वयं के सर्वर और संग्रहण का उपयोग करेंगे, अपना स्वयं का रखरखाव करेंगे और अपना स्वयं का बैकअप चलाएंगे.

दस्तावेज़ संसाधन समाधान चुनने के लिए अन्य महत्वपूर्ण बातों में शामिल हैं:

खोजना:

फ़ाइल नाम और प्रकार, सामग्री और संशोधित दिनांकों सहित विभिन्न प्रकार के खोज विकल्पों का होना एक अच्छा नियम है. अपनी सभी फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए मेटाडेटा और टैग असाइन करने में सक्षम होना भी अच्छा होता है.

सरल फ़ाइल संरचना:

यह महत्वपूर्ण है कि फ़ाइल संरचना का उपयोग करना आसान हो और सभी उपयोगकर्ताओं के लिए तार्किक हो.

सुरक्षा:

सिस्टम को आपको संवेदनशील दस्तावेज़ों तक पहुंच को प्रतिबंधित करने और उपयोगकर्ता द्वारा अनुमतियां सेट करने देना चाहिए.

सादगी:

सभी कर्मचारियों को बिना किसी भ्रम के और अपने दैनिक कार्यों में व्यवधान के बिना आसानी से सिस्टम का उपयोग करने में सक्षम होना चाहिए.

एकीकरण:

सुनिश्चित करें कि आप सिस्टम का उपयोग उन प्रोग्रामों के साथ कर सकते हैं, जिनका आप पहले से उपयोग कर रहे हैं, जैसे आपका ईमेल क्लायंट और ग्राहक संबंध सॉफ़्टवेयर.